Örgütlerde belge dolaşımı önemlidir. Belgelerin dolaşımındaki problem, iş akışında problemlere, düşük örgütsel verimliliğe ve başarısızlığa neden olur. Belgeler bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disket, manyetik bant vb. her türlü bilgi kaynağıdır. Belgeler, yönetim kararlarını gösteren ve doğrulayan delil niteliğindedir. İşlerin akışı ve çalışmaların sürdürülmesi belgelerle yapılır. Örgütsel etkinlikler sonucunda işin akışıyla oluşan belgeler, örgütsel yapının devamlılığı için zorunlu olan biçimsel iletişim araçlarıdır. Belgeler bilgi taşırlar, belgelerin oluşturduğun dosya ve arşivler, bilgi, araştırma ve üretim için yapılmış parasal ve zihinsel bir yatırım demektir. Belgelerden yararlanmak ancak iyi bir dosyalama ve arşivleme sistemi ile mümkün olur. Kayıt ve belgeler bürolarda ortaya çıkan gereksinmelere göre yaratılır ya da işletme dışından gelirler. Tüm bu kayıt ve belgeler, gün geçtikçe artma ve yığınlar oluşturma eğilimindedir. Küçük, büyük örgütlerde bu belgeler özel ilgi ister. Belgeler gruplanmalı, gerekli olanlar bir süre saklanmalı ya da uzun süre korunmalıdır.