Örgüt şeması hazırlanırken uyulması gereken temel kurallar şu şekilde sıralanabilir: Örgüt şemaları olabildiğince açık ve basit bir şekilde hazırlanmalıdır; Örgüt şemaları kendi içinde simetrik ve dengeli olmalıdır; Benzer düzeyde yetki sahibi olan birimler şema üzerinde aynı hizada gösterilmelidir; Her örgüt şemasının bir başlığı olmalı ve ayrıca şemanın hazırlandığı tarih de belirtilmelidir; Örgüt şemalarında yer alan birimlerin sahip oldukları yetki türü açıkça belli edilmelidir; Örgütün bir bölümüne ait detaylandırılmış özel şemaların bağlı oldukları alt seviye ve üst seviyeyi de gösterecek şekilde düzenlenmesi gerekmektedir; Örgüt şemalarında yer alan birimleri gösteren dikdörtgenler birbirlerine aralarındaki ilişkinin türüne uygun bir şekilde bağlanmalıdır; Örgüt şemalarında üst seviyelerdeki birimlere ait gösterimler alt seviyelerdekine göre daha büyük çizilmelidir; Her ne kadar örgüt şemaları mevcut durumu göstermek amacıyla çizilse de gelişme aşamasında olan veya kurulması planlanan birimlerin de uygun bir şekilde şemaya dâhil edilebileceği göz ardı edilmemelidir.