Birlikte Çalışma Teknolojileri

Birlikte çalışma, bireylerin ortak bir amaç doğrultusunda gerekli görevleri yerine getirmesidir. Bu süreçte, iş birliğinin varlığı görevlerin daha verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Birlikte çalışanlar, aynı iş yerindeki, aynı bölümdeki bireylerden oluşabileceği gibi bir proje kapsamında farklı birimlerden ya da kurumlardan kişileri de içerebilir. Bu açıklamalardan görülebileceği gibi sorunun doğru yanıtı B seçeneğidir.

Birlikte çalışma, bazen yapılan iş ve işin, bazen de birlikte çalışan kişilerin koşul ve özelliklerine göre farklı şekillerde gerçekleşebilir. Çalışma zamanı açısından ele alındığında, temel olarak iki tür birlikte çalışmadan söz edilebilir:

1. Eş zamanlı birlikte çalışma: Birlikte çalışanların aynı zamanda bir araya geldiği türdür. Bir araya gelme, aynı mekânda yüz yüze olabileceği gibi, dijital teknolojiler aracılığıyla sanal olarak da gerçekleşebilir.
2. Eş zamansız birlikte çalışma: Bir iş üzerinde birlikte çalışanların farklı zamanlarda işe katkıda bulunduğu türdür.

Bu açıklamalardan da görülebileceği gibi sorunun doğru yanıtı C seçeneğidir.

Birlikte çalışma kavramının tanımı şöyle yapılmaktadır: Birden fazla kişinin, ortak bir amaca yönelik tanımlanan görevleri iletişim araçları yardımıyla esnek ve uyumlu bir şekilde gerçekleştirmesidir. Bu tanımdan da anlaşılacağı üzere sorunun doğru yanıtı A seçeneğidir.

Günümüzde, bir çalışmanın birlikte çalışma olarak tanımlanabilmesi için aşağıdaki özellikleri taşıması beklenir:

• Ortak bir amaç olması
• Kişilerin en az bir görevin tamamlanmasında rol alması
• Tanımlanan görevlerin iş için tamamlayıcı özellikte olması
• İletişim araçlarının ve teknolojilerin kullanılması
• Çalışma sürecinde zaman ve mekân esnekliğinin sağlanabilmesi
• İş bölümü yapılması
• İş birliğinin olması
• Uyumlu çalışmanın gerçekleşmesi

Bu açıklamalardan görülebileceği gibi sorunun doğru yanıtı B seçeneğidir.

Etkili ve verimli bir birlikte çalışma gerçekleştirilebilmesi için yapılacak işlerin birer proje gibi ele alınmasında ve proje yönetimi süreçlerindekine benzer şekilde yürütülmesinde yarar vardır. Bu bağlamda, aşağıdaki aşamaların uygulanması önerilmektedir:

1. İşin kapsamının belirlenmesi
2. İşin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirlenmesi
3. İşin bölümlere ayrılması ve birbirleri ile olan ilişkilerinin belirlenmesi
4. Çalışılacak kişilerin belirlenmesi
5. İletişim yönteminin belirlenmesi
6. Çalışma yöntemi ve kullanılacak araçların belirlenmesi
7. İşin ayrıntılı planının ortaya konması
8. İzin ve yetkilerin belirlenmesi
9. Veri güvenliği ve gizliliğinin sağlanması

Yukarıdaki listeden de anlaşılacağı üzere birlikte çalışma sürecinde "İşin kapsamının belirlenmesi" ilk verilmesi gereken karardır. Bu bağlamda sorunun doğru yanıtı D seçeneğidir.

Etkili ve verimli bir birlikte çalışma gerçekleştirilebilmesi için yapılacak işlerin birer proje gibi ele alınmasında ve proje yönetimi süreçlerindekine benzer şekilde yürütülmesinde yarar vardır. Bu bağlamda, aşağıdaki aşamaların uygulanması önerilmektedir:

1. İşin kapsamının belirlenmesi
2. İşin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirlenmesi
3. İşin bölümlere ayrılması ve birbirleri ile olan ilişkilerinin belirlenmesi
4. Çalışılacak kişilerin belirlenmesi
5. İletişim yönteminin belirlenmesi
6. Çalışma yöntemi ve kullanılacak araçların belirlenmesi
7. İşin ayrıntılı planının ortaya konması
8. İzin ve yetkilerin belirlenmesi
9. Veri güvenliği ve gizliliğinin sağlanması

Yukarıdaki açıklamalardan yola çıkarak sorunun doğru yanıtının E seçeneği olduğu görülebilir.

Birlikte çalışma kapsamında kullanılabilecek teknolojilerden biri de telekonferanstır. Telekonferans, farklı yerlerdeki kişilerin haberleşme teknolojileriyle birbirine bağlanarak görüşme gerçekleştirebilmesidir. Sesli konferans ve video konferans bu kavram altında incelenebilir. Sesli konferansta iletişim ses ile sağlanırken video konferansta hem ses hem görüntü kullanılabilmektedir. O halde doğru yanıt E seçeneğidir.

Video konferans, farklı konumlarda bulunan insanların çeşitli cihazlar aracılığıyla sesli ve görüntülü biçimde gerçek zamanlı haberleşmesine olanak tanımaktadır. Video konferans uygulamaları, önceleri ağ altyapısı, video konferans cihazı, televizyon seti, kamera, mikrofon ve hoparlör kurulumunu gerektirmekteydi ve bu süreçte teknik personele ihtiyaç duyulmaktaydı. Video konferans hizmetinden yararlanmak isteyenler de bu sistemlerin kurulu olduğu mekânlarda bulunmak durumundaydı. İnternet sonrası dönemde ise internet bağlantısı olan herhangi bir mobil cihaz ile zamandan ve mekândan bağımsız şekilde sesli ve görüntülü video konferans uygulamalarını kullanmak mümkündür. Bu açıklamalardan da anlaşılacağı üzere sorunun doğru yanıtı A seçeneğidir.

Günümüzde kullanılan en popüler video konferans uygulamalarının Zoom, Microsoft Teams ve Google Meet 'dir.

Transkript: Video konferans görüşmesinde sözlü olarak konuşulanların metne dönüştürülmüş hâlidir. O halde sorunun doğru yanıtı D seçeneğidir.

Ekran ve medya paylaşımı: Kullanıcılar, kendi bilgisayarlarında yüklü olan ya da ekranlarında açmış oldukları sunum, belge veya uygulamaları, video konferans oturumundaki katılımcıların görmesi için paylaşabilirler. O halde sorunun doğru yanıtı E seçeneğidir.

Video konferans için yapılması gereken teknik hazırlıklar şu şekilde sıralanmaktadır:

Güncel video konferans uygulaması: Toplantıya katılımda gecikme ya da toplantı sırasında yaşanabilecek bazı aksaklıklarla karşılaşmamak için kullanılacak uygulamanın son sürümünün yüklü olduğundan emin olunmalıdır.

Sabit internet bağlantısı: İnternet bağlantısının yavaş olması ya da sık sık kesintiye uğraması toplantıdan verim alınamaması ile sonuçlanır. Bu durumla, çoğunlukla yolculuk durumlarında karşılaşılmaktadır. Dolayısıyla, mümkünse toplantı zamanlarında sabit bir internet bağlantısına sahip olacak şekilde düzenlemelerin yapılması önerilir.

Çalışır durumda ekipman: Toplantı sırasında kullanılacak olan web kamerasının, mikrofonun ve eğer kullanılacaksa kulaklığın çalışıp çalışmadığı önceden kontrol edilmelidir.

Temiz bilgisayar ekranı: Video konferans oturumu sırasında ekran paylaşımı yapma olasılığı varsa, diğer katılımcıların masaüstünü ve tarayıcı sekmelerini görebileceği unutulmamalı, bu konuda gerekli özen gösterilmelidir.

Bu açıklamalardan görülebileceği gibi sorunun doğru yanıtı B seçeneğidir.

Toplantı sırasında kayıt alınacaksa ve/veya kayıt herhangi bir ortamda başkaları ile paylaşılacaksa katılımcılardan izin alınması gerekir. Toplantı düzenleyiciler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca katılımcılara kamera kaydı alındığını bildirmek ve onları aydınlatmak zorundadır. Toplantı kayıtlarının hangi amaçla ne kadar süre saklanacağı, kullanılabileceği ve hangi ortamlarda kimlerle paylaşılabileceği açıklanmalıdır. Bu açıklamalardan da görülebileceği gibi sorunun doğru yanıtı B seçeneğidir.

Video konferans görüşmelerinde sıklıkla videoya bakma eğilimi vardır. Ancak ekrana bakmak yerine, web kamerası merceği göz hizasına getirilmek kaydıyla konuşma sırasında kameraya bakılırsa göz teması kurma izlenimi verilebilir. Bu ise diğer katılımcılarla bağlantı kurmaya yardımcı olur. Bu açıklamalardan da anlaşılabileceği gibi sorunun doğru yanıtı A seçeneğidir.

Bulut Bilişim: Bulut sağlayıcıların sunduğu internet tabanlı bilgi işlem hizmetlerinden yararlanarak veri, yazılım ve uygulamaları saklama ve çalıştırma olarak tanımlanabilir. Bu tanımdan da anlaşılacağı üzere sorunun doğru yanıtı D seçeneğidir.

Maliyeti yüksek olan bu seçenek yerine, bulut sağlayıcılar tarafından internet aracılığıyla sunulan bilgi işlem hizmetlerinden düşük ücretle yararlanmak çok daha uygun görünmektedir. Bu hizmetler; sunucu, depolama, veri tabanı, yazılım, ağ, analiz gibi hizmetleri kapsamaktadır. Altyapı ve kaynakların yönetimi, bakım ve korunması da temel olarak bulut sağlayıcılar tarafından yapılacağından iş gücünden tasarruf edilmektedir. Bulut bilişimin diğer avantajları ise aşağıda sıralanmıştır:

• Bulut bilişimde kullanıcılar istedikleri yerden istedikleri zaman kaynaklara erişebilme olanağına sahiptir. Bu da çalışanların iş yeri dışında da herhangi bir konumdan internet aracılığıyla gerekli verilerine ulaşmasına olanak sağlayan bir esneklik getirmektedir.
• Organizasyonların sabit değil de zaman içinde istedikleri ve ihtiyaç duydukları kadar kaynak (işlemci, hafıza, depolama alanı, bant genişliği) kullanabilmeleri bulut bilişimin ölçeklenebilirlik özelliği olup hem buluttaki kaynakların verimli dağıtılmasını hem de organizasyon açısından gereksiz maliyetlerden kaçınılmasını sağlar.
• Bulut bilişimde donanım ve yazılım uygulamalarının her zaman en son sürümleri sunulmakta olup ayrıca güncelleme yapmaya gerek kalmamaktadır.
• Veriler, işletmenin ya da kişilerin cihazlarına ait depolama alanlarında değil, internet ortamında depolanmakta, farklı sunucularda da birer kopyaları tutulmaktadır. Böylelikle, veri güvenliğinde artış sağlanarak veri kayıplarının önlendiği söylenebilir.
• Bulut bilişim sayesinde, aynı belge üzerinde aynı anda birden çok kullanıcı işlem yaparak birlikte çalışabilmektedir ki bu da iş birliği ve verimlilik açısından işletmelere katkı sağlayan bir özelliktir.

Yukarıdaki açıklamalardan yola çıkarak sorunun doğru yanıtının C seçeneği olduğu görülebilir. Çünkü bulut bilişimin dezvantajlarından birisi yüksek güvenlik için çaba gösterse de veri ve dosyaların gizliliği ve korunması açısından her zaman bir risk söz konusu olabilir.

Özel Bulut: Sadece bir organizasyonun kullanımı için oluşturulan ve işletilen bulut altyapısıdır. Kurulması, yönetilmesi ve yürütülmesi organizas- yonun kendisi tarafından ya da dış hizmetin alındığı kuruluşlar tarafından gerçekleştirilir. İç bulut olarak da anılmakta ve yalnızca ağda bulunan kişilerce erişilebilmektedir. Bu model, özellikle veri gizliliğinin çok önemli olması durumunda avantaj sağlamaktadır. O halde sorunun doğru yanıtı E seçeneğidir.

olarak aşağıda belirtilen özelliklerden yararlanılabilmektedir:

• Dosya ve klasör yükleme
• Dosya ve klasörleri düzenleme
• Paylaşım ve iş birliği
• Dosya arama
• Ofis uygulamaları ile entegrasyon
• Şablonlar
• Otomatik kaydetme
• Değişiklik bildirimi
• Sürüm geçmişi
• Paylaşım:

Yukarıda yer alan işlevler incelendiğinde bulut depolama ortamlarının iş bölümünü sağlama gibi bir işlevinin olmadığı görülebilir. Dolayısıyla doğru yanıt B seçeneğidir.

Sunum uygulaması, görsellerden yararlanarak metin, tablo gibi diğer çoklu ortam ögeleriyle birleştirerek sunumlar oluşturmak için kullanılan bir araçtır. Sunum dosyaları her biri ekranda sırayla görüntülenecek ayrı slaytlardan oluşmaktadır. Slaytları tasarlamak için şablonlar, temalar ve efektlerden yararlanılabilir. Sunumlara konuşmacı notları eklenebilir. Bulut tabanlı sunum uygulamaları, birden fazla katılımcının aynı sunum üzerinde aynı anda çalışmasına olanak tanır. Bu açıklamadan da görülebileceği gibi sorunun doğru yanıtı D seçeneğidir.