Acil Durumlar İçin Tatbikat, Senaryo ve Diğer Faaliyetler

Günümüzde yaşanan büyük afet ya da felaket­lerden sonra yapılan araştırmalar kişilerin, kurum­ların ve ekiplerin acil durum müdahalesine hazır­lıklı olmasında en etkili yolun tatbikat yapmak olduğunu ortaya koymuştur. Acil durum tatbikat­ları, bireylerin acil durumlarda ortaya çıkabilecek sorunlar, acil durumlara müdahale biçimleri, eylem planları hakkındaki bilgisinin artmasını ve bu sa­yede gerçek olaylarla karşılaştıklarında daha doğru, daha kararlı ve daha hızlı cevap verme yeteneklerini geliştirmelerini sağlar. Tatbikatlar acil durum yö­netimi ile ilgili olarak bir yandan bireysel gelişimi desteklerken diğer yandan da paydaşlar arasındaki iletişimin gelişmesine, planların değerlendirilmesi­ne, eşgüdümün artmasına da olanak tanırlar.

Acil durumlarla baş etme ve acil durumları yö­netme kapasitesini sınamak ve geliştirmek için önceden yapılandırılarak tasarlanan simülasyon­lara tatbikat denilmektedir. AFAD, tatbikatı, bir acil durum veya afet halinde yapılması planlanmış olan müdahale sürecinde yer alacak eylemlerin uy­gunluğunu, yeterliliğini ve güncelliğini mümkün olduğunca gerçeğe yakın koşullar altında ve bir senaryoya bağlı kalarak denemek amacıyla yapılan uygulama olarak tanımlamaktadır.

• Acil durum planlarındaki eksiklikleri belir­lemek,
• Acil durum yönetimindeki rolleri ve so­rumlulukları açıklığa kavuşturmak,
• Acil durum yönetim planlarını değerlendir­mek,
• Katılımcılardan geribildirim alarak acil du­rum planının iyileştirilmesini sağlamak,
• Tatbikat sonuçları ve performans ölçütleri arasında karşılaştırma yaparak plan, prose­dür ve bireyleri geliştirmek,
• Ekipler, organizasyonlar ve kuruluşlar ara­sındaki koordinasyonun gelişmesini sağla­mak,
• Eğitimlerin güncelliğini, geçerliliğini ve ye­terliliğini sınamak,
• Tehlikeler ve tehlikelerin potansiyel etkileri konusunda bilinci ve farkındalığı arttırmak,
• Mevcut kaynakların ve insangücünün tah­sisinin yeterliliğini değerlendirmek

• Kolay uygulanabilir ve anlaşılabilir olmalıdır.
• Başarı ve performans ölçütleri tanımlanabilir olmalıdır.
• Süre, insan kaynakları ve maliyet açısından uygulanabilir olmalıdır.
• Geliştirilen acil durum senaryoları gerçeğe yakın olmalıdır.
• Tatbikatın amacı ve kapsamı belirlenen hedefe uygun olmalıdır.

Ülkemizdeki mevzuat incelendiğinde, gü­nümüz ulusal ve yerel ölçekli acil durum tat­bikatlarının yasal temellerini 18.12.2013 tarih ve 28855 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Afet ve Acil Durum Müdahale Hizmetleri Yönetmeliği’nden aldığı görülmektedir. Yönet­meliğin 8. maddesinde afet müdahale planları kapsamında ulusal ve yerel düzeyde tatbikatlar dü­zenleneceği; tatbikatların hizmet grubu planlarında belirtilen sayıda gerçekleştirileceği belirtilmektedir. AFAD mevzuatına göre tatbikatları yapmak ve yap­tırmak Planlama ve Zarar Azaltma Dairesi Başkanlı­ğının görevleri arasında yer almaktadır. Kurum, kuruluş ve tesislerde yapılan acil durum tatbikatları ise 18.06.2013 tarih ve 28681 sayılı İş­yerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik ile düzenlenmiştir. Yönetmeliğin 13. maddesinde hazırlanan acil durum planının uygulama adımla­rının düzenli olarak takip edilebilmesi ve uygulana­bilirliğinden emin olunması için işyerlerinde yılda en az bir defa tatbikat yapılacağı, denetleneceği ve gözden geçirilerek gerekli düzeltici ve önleyici faa­liyetler yapılacağı belirtilmektedir.

Tartışma tabanlı tatbikatlar karmaşık tatbikat sürecinin yapı taşı olarak tanımlanır. Bu tür tatbi­katlar basit olmakla birlikte kurumların ve persone­lin yeterliliklerini saptamak için değerli araçlardır. Tartışma temelli tatbikatlarda genellikle mevcut planlar, politikalar, kurumlar arası anlaşmalar ve prosedürler incelenerek stratejik konular üzerinde yoğunlaşılmaktadır. Tartışmaya dayalı tatbikatlar çoğunlukla mo­deratörler ve/veya sunum yapan kişiler tarafından yönetilir ve tatbikatın hedeflerine ulaşabilmesi için katılımcılar yönlendirilir. Tartışma tabanlı tatbikat­lar arasında seminerler, çalıştaylar, masabaşı tatbi­katları ve oyunlar yer almaktadır.

Operasyon/işlem tabanlı tatbikatlar, acil du­rumlara karşı fiili ve gerçekçi tepki ile karakterize edildiğinden tatbikat döngüsünün daha ileri bir seviyesini temsil eder. Bu gruptaki tatbikatlar tar­tışma tabanlı tatbikatlarla geliştirilip kesinleştirilen planları, politikaları, anlaşmaları ve prosedürleri doğrulamak için kullanılır. Operasyon/işlem ta­banlı tatbikatlar rollerin ve sorumlulukların net­leştirilmesini, plan ve prosedürlerin uygulanması sırasında ortaya çıkan boşlukların belirlenmesini sağlar ve bireysel performans ile takım performan­sını geliştirebilirler. Operasyon/işlem tabanlı tatbi­katlar arasında alıştırmalar, işlevsel tatbikatlar ve tam kapsamlı tatbikatlar bulunur.

Masabaşı tatbikatlar kilit personelin acil duruma ilişkin senaryoları resmi olmayan bir ortamda tartış­masıdır. Bu tür tatbikatların amacı, acil durum ortaya çıkmadan önce planları, politikaları ve prosedürleri değerlendirmek veya önceden ta­nımlanan bir olayın önlenmesi, olay gerçekle­şirse tepki gösterilmesi ve üstesinden gelinmesi için gerekli sistemlerin acil durum eylem planı çerçevesinde değerlendirmesini yapmaktır. Masabaşı tatbikatlarda katılımcılar, fiili veya simüle edilmiş acil durum koşulları altında hız­lı ve spontan karar vermeye zorlanmak yerine konuları derinlemesine düşünerek ve tartışarak karar vermeye teşvik edilir. Masabaşı tatbikatın faydalı ve başarılı olması katılımcıların enerjik katılımına ve mevcut politika, prosedür ve plan­ları derinlemesine irdelemesine bağlıdır.

• Yetkililer sorumluluklarıyla ilgili kritik ko­nularda bilgi sahibi olur.
• Ekibe problem çözme konusunda deneyim kazandırır.
• Katılımcılar karşılıklı bilgi paylaşır.
• Kuruluşlar arası / kurumlar arası koordinas­yon ve eşgüdüm kurulmasını sağlar.
• Katılımcıları daha karmaşık tatbikatlara hazırlar.

İşlevsel tatbikatlar acil durum müdahale ekibi­nin eylem planları doğrultusunda simüle edilmiş bir ortamda görevlerini yerine getirerek planları doğru­lamalarını ve hazırbulunuşluklarını arttırmalarını sağlayan tatbikatlardır. İşlevsel bir tatbikatta yapılan faaliyetler belirli bir senaryo ile yönlendirilir. İşlevsel tatbikatlar bir ekibin senaryo ile belir­lenen bir olaya yanıt verme yeteneğini test eden, tamamen simüle edilmiş ve etkileşimli bir tatbi­kattır. Bunu, acil durum müdahalesi ve yönetimi­ne ilişkin bir planın, politikanın veya prosedürün belirlenen senaryo doğrultusunda işlevselliğini test ederek yapar. İşlevsel tatbikatlar Acil Durum Yö­netim Merkezi’nde interktif bir tatbikat senaryo­su aracılığıyla kapasite ve işlevleri doğrulamak ve değerlendirmek üzere tasarlanmıştır. İşlevsel tatbi­katlar acil durum ekibine stresli, zaman kısıtı olan bir çevrede hızlı ve etkili yanıtlar gerektiren gerçek problemler sunarak uygulamalı bir ortamda gerçek işlemleri simüle eder. Bunun için mümkün oldu­ğunca gerçekçi bir ortam yaratılır; telsiz, telefon, harita gibi araçlar kullanılır.

İşlevsel tatbikat ekibi;

• Tatbikatı yönlendiren ve amaç ve senaryo­dan sapmalar olduğunda müdahale eden bir yürütücü;
• Acil durum ortaya çıktığında gerçek hayatta davranacakları şekliyle tatbikata dahil olan oyuncu olarak tanımlanan müdahale ekibi üyeleri,
• Gerçek durum oluştuğunda müdahale eki­binde yer alacak diğer kişilerin rollerini üst­lenen ve mesajları tatbikat katılımcılarına ileten simülasyon takımı,
• Tatbikatın başarı performansını değerlen­diren gözlemciler/değerlendiriciler den oluşur.

Tam kapsamlı tatbikatlar en karmaşık ve ger­çeğe en yakın tatbikat türüdür. Tam kapsamlı tat­bikatlar gerçek zamanlı olarak yürütülür ve gerçek olaylara ve süreçlere oldukça yakın, çok stresli, zaman kısıtı olan bir ortam yaratır. Tam kapsamlı tatbikatların gerçekçiliği, ekip üyeleri eğitimli dahi olsa eleştirel düşünme, hızlı problem çözme ve et­kili tepkiler gerektiren durumlarda ortaya çıkabile­cek karmaşık ve gerçekçi problemleri gün yüzüne çıkarmaktadır. Tam kapsamlı tatbikatlar acil du­rumlara hazırlıklı olmanın birçok yö­nünü sınayan, çok aktörlü ve çok ör­gütlü tatbikatlardır.

Tam kapsamlı tatbikatlar şu özellikleri içerir:

• Birimler, personel ve teçhizat seferber edilir.
• Belirlenmiş politikalar ve prosedürler senar­yoya uygun şekilde kullanılır.
• Yeterlilik, tahsis ve kaynakların dağılımı öl­çülür.
• Performans analiz edilir.
• Bilginin koordinasyonu sınanır.
• İletişim kapasitesi değerlendirilir.

Acil durum tatbi­katlarında yer alacak paydaşlar;

• tatbikatın türü,
• tatbikatın yapılacağı düzey,
• tatbikatın amacı ve kapsamı,
• afetin türü

gibi faktörlere göre farklılık göstermektedir.

2. Tatbikat Öncesi Süreç

-Tatbikat tasarımı öncesi olanak ve kısıt­lılıkların belirlenmesi,

-Tatbikat tasarımının yapılması,

2. Tatbikat Süreci

-Tatbikatın gerçekleştirilmesi.

3. Tatbikat Sonrası Süreç

-Tatbikat sonucu değerlendirmelerin yapılması ve raporlamanın gerçekleşti­rilmesi,

-Değerlendirme ve raporlama sonucu elde edilen çıktılara göre acil durum planlarının geliştirilmesi.

1. Hedeflerin tanımlanması
2. Senaryonun tanımlanması
3. Ana görevlerin ve lojistiğin nasıl gerçekleşti­rileceğinin tanımlanması
4. Tatbikat sırasının planlanması
5. Tatbikat sonrası değerlendirmenin yapılmasına ilişkin değerlendirme yöntem ve ölçütlerine karar verilmesi

Tatbikat sonrası değerlendirme doğrultusun­da raporlama işlemlerinin eksiksiz bir şekilde gerçekleştirilmesi, tatbikat sürecindeki eksiklik ve olumsuzlukların ortaya konulması ve bu hu­susların acil durum planlarında giderilmesi açı­sından önemlidir. Çünkü eksiksiz bir raporlama, ilgili eksiklik ve olumsuzlukların önüne geçilme­sini sağlayacaktır. Bunların dışında, tatbikat ön­cesi ve sırasını oluşturan aşamaların ve değerlen­dirmelerinin raporlanması, kamuoyunun ilgili tatbikat hakkında bilgilendirilmesi açısından da oldukça önemlidir.

• Değerlendirme sürecinin önceden planlan­ması,

• Tatbikat sırasının dikkatle izlenmesi ve bu sürece ilişkin gerekli gözlemlerin yapılarak ilgili notların alınması,

• Tatbikat sırasında gerçekleştirilen gözlem yoluyla elde edilen sonuçların değerlendi­rilmesi,

• Tatbikat öncesinde ve sırasında elde edilen çıktıların göz önünde bulundurulmasıy­la, acil durum planının iyileştirilmesi veya baştan geliştirilmesi sürecinde göz önünde bulundurulacak ölçütlerin belirlenmesi,

• Belirlenen ölçütlere göre şekil verilen taslak halindeki acil durum planının, bir toplantı yo­luyla ilgili kişilere ve kamuoyuna duyurulması,

• Gerçekleştirilen toplantıda yaratıcı bir tar­tışma ortamının yaratılarak her kesimden kişilerin fikirlerinin alınması,

• Acil durum planının sonuçlandırılması.

Bir senaryonun kurgulanması süre­cinde ilk olarak senaryonun türü belirlenmelidir. Acil durum tatbika­tı için oluşturulacak senaryo; doğal afetler, insan kaynaklı afetler, tek­nolojik afetler veya başka kriz durumlarına yönelik oluşturulabilir. Bundan sonraki aşamadaysa; senar­yonun nerede gerçekleştirileceğine karar verilmeli­dir. Senaryonun türüne göre, mekan değişiklik gös­terebilir. Örneğin deprem senaryosuna dayalı bir acil durum tatbikatı, bir binada gerçekleştirilebilir. Bunun yanı sıra, tsunami gibi bir doğal afet odaklı bir senaryonun kurgulanacağı bir tatbikat ise, kıyı alanları vb. gibi açık alanlarda gerçekleştirilebilir.

Acil durum tatbikat sürecinin ve çıktılarının, tatbikat sonucu alınan derslerle birlikte kamuo­yuna aktarılması; en az tatbikatın kendisi kadar önemlidir. Çünkü tatbikatın asıl amacı, eksiklik­lerin ve zayıf yönlerin tespit edilerek bunların gi­derilmesidir. Tatbikat sonucu çıkarılan dersler de önemli çıktılardandır. Bunların tatbikat sırası ve sonrasında kamuoyuyla paylaşılması, tatbikatın asıl amacına ulaşmasını sağlayacaktır. Başka bir deyişle, olası bir acil durumun meydana gelmesi durumun­da oluşabilecek risklerin azaltılmasını sağlayacaktır.