Modern Büro Uygulamaları

Bürolar, örgütlerde pek çok temel ve destek faaliyetlerin yerine getirildikleri yerlerdir. Bürolar, örgüt faaliyetlerini koordine ve kontrol etmek için idari işlerin yürütüldüğü ve bu işlerin yürütülebilmesi için gerekli olan ekipmanların ve çalışanların bulunduğu birimlerdir.

Büroların etkin ve verimli çalışmaları, aynı zamanda işletme başarısını da olumlu yönde etkilediği için örgütleri için önemli olmaktadır. Örgütler için anahtar kelimeler olan etkinlik ve verimlilik, örgüt içi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında olduğu kadar örgütlerdeki büroların maliyetlerinin azaltılması içinde önemli olmaktadır.

Bununla birlikte bürolar bilgi merkezi, iletişim kanalı, koordinasyon merkezi, kontrol merkezi, hizmet merkezi ve birer aracı olmaları nedeniyle örgütler için önemlidirler.

Bürolar bilgi merkezi, iletişim kanalı, koordinasyon merkezi, kontrol merkezi, hizmet merkezi ve birer aracı olmaları nedeniyle örgütler için önemlidirler

Büroların en temel görevi; örgütler için gerekli bilgileri toplamak, kayıt altına almak ve gerekli kişi ya da birimlere dağıtmaktır.

Bilgi ile veri birbiri ile karıştırılan kavramlardır. Veri, işlenmemiş ham olgular iken bilgi, verilerin işlenerek karar vermek için kullanılabilir hâle dönüştürüldükleri biçimleridir. Bilgi sistemleri, verileri belirli işlemlerden geçirerek faydalı çıktılara dönüştüren sistemlerdir.

Büro sistemleri oluşturulurken aşağıda verilen ilkelere uyulması gerekmektedir: 1) Kesintisiz bir iş akışı sağlanmalıdır; 2) Aynı işlemlerin tekrarından kaçınılmalıdır; 3) İşler, personelin en az hareket edeceği şekilde gerçekleştirilmelidir; 4) Gereksiz yazı yazmaktan kaçınılmalıdır; 5) Uzmanlıklardan en iyi şekilde yararlanılmalıdır; 6) Evrak işi mümkün olduğunca azaltılmalıdır; 7) İstisnai yönetim yani normalin dışındaki durumlarda yapılacaklar belirlenmeli ve uygulanmalıdır; 8) Prosedürlerin işlevselliği için birkaç istisnaya izin verilmelidir; 9) Gereksiz kontrollerden kaçınılmalıdır; 10) Bürolardaki makinelerden en iyi şekilde yararlanılması için gerekli olanaklar sağlanmalıdır ve 11) Anlaşılması basit ve kolay bir sistem oluşturulmalıdır.

Büro sistemi, bir örgütün amaçlarına ve hedeflerine en az çaba ve maliyetle ulaşabilmesi için bürolarda yerine getirilen çalışmaların sistematik olarak planlanmasıdır.

Büro (ofis) prosedürleri, ofis işleri gerçekleştirilirken takip edilmesi gereken adım-ları ya da işlemler dizisini ifade etmektedir.

İş akışı, bir işin gerçekleştirilmesi için takip edilmesi gereken adımların ve verilmesi gereken kararların sırasıyla gösterilmesidir

Bir iş akış şemasında bulunması gereken unsurlar şu şekilde sıralanabilir: 1) Şemada bir işin gerçekleştirilmesi için gerekli tüm adımlar yer almalıdır; 2) Süreçteki adımlar birbirlerine oklar yardımıyla bağlanmalıdır; 3) Oklarla sağlanan bağlantılar sürecin akışını temsil etmelidir; 4) Şemada, süreçteki akış baştan sona gösterilmelidir ve 5) Şemada gösterilen süreç, bir bakışta anlaşılabilmelidir.

Bir büro iş akışı şeması hazırlanırken şu soruların sorulması gerekmektedir: 1) Büroda NE yapılacak? İş tanımlarının yapılması; NEREDE yapılacak? Büroda işin başladığı ve bittiği noktaların belirlenmesi; 3) NASIL yapılacak? Bürodaki işlerin nasıl yapıldığının belirlenmesi; 4) NE ZAMAN yapılacak? Bürodaki yerine getirilen işlerin her bir adımının ne zaman gerçekleştirileceğinin belirlenmesi ve 5) KİM yapacak? Bürodaki işlerin kimler tarafından yerine getirileceğinin belirlenmesi.

Büro (ofis) kılavuzu; örgütteki politikalar, rutinler, prosedürler, iş yapma metotları, standartlar, kurallar ve çalışan ilişkileri ile ilgili bilgileri içeren bir kitap ya da kitapçıktır. Bu kitap ya da kitapçıklar, ofisteki işlerle ilgili çeşitli bilgileri içerdikleri için ofis çalışanlarına yardımcı olmaktadır.

Büro kılavuzları hazırlanırken standart ve planlı bir prosedür izlenmelidir.

Büro kılavuzu hazırlama sürecinin 10 aşaması aşağıdaki gibidir: 1.) Kılavuzun oluşturulması için örgüt içinden birisinin atanması ya da bir ekibin oluşturulması. Örgütün büyüklüğüne bağlı olarak kılavuz hazırlama işi bir kişiye ya da bir ekibe verilebilir. 2.) Kılavuzda yer alacak konuların listelenmesi. Kılavuzda yer alacak konular büronun türüne ve yerine getirdikleri işlere göre farklılık göstermektedir. 3.) Kılavuzla ilgili fikir ve önerilerin alınması. Kılavuzda yer alacak konulara ilişkin olarak örgütteki fonksiyonel bölüm yöneticilerinin ve üst düzey yöneticilerin fikir ve önerileri belirli bir zaman dilimi içerisinde alınmalıdır. 4.) Alınan fikir ve önerilerin değerlendirilmesi. Yapılan öneriler ve verilen fikirler arasından, hazırlanacak kılavuzla ilişkisi olmayanlar elenmelidir. 5.) Elde edilen bilgilerin sınıflandırılması ve düzenlenmesi. Elde edilen bilgiler, belirli konu başlıkları altında toplanarak sınıflan­dırılmalıdır. 6. Taslak bir kılavuz hazırlanması. Taslak halindeki kılavuzun birer örneği, büro yöneticisine, fonksiyonel bölümlerin yöneticilerine ve üst düzey yöneticilere verilerek kılavuz hakkındaki görüşleri alınmalıdır. 7.) Taslak kılavuzun revize edilmesi. Gelen geri dönütler göz önünde tutularak eksik olan noktalar tamamlanmalı ve gereksiz olduğu düşünülen yerler kılavuzdan çıkarılmalıdır. Kılavuzun dilinin anlaşılabilirliği ve cümlelerin basitliği bu süreçte test edilmelidir. 8.) Kılavuzun yönetimin onayına sunulması. Revizeleri tamamlanan kılavuz, yöneticilerin onayına sunulmalıdır. 9.) Kılavuzun çoğaltılması. Yönetimin onayından geçen kılavuz, kitapçık şeklinde gerekli olan sayıda kopyalanarak çoğaltılmalıdır. 10.) Kılavuzun dağıtılması. Büro kılavuzlarına ihtiyaç duyan örgüt çalışanlarına dağıtılır. Birkaç kopyası ileride başvurulmak üzere yedek kopya olarak saklanmalıdır.

Belge; örgütte bireysel ya da örgütsel bir faaliyetin yerine getirilmesi için alınmış ya da bir faaliyetin sonucunda üretilmiş içerik, ilişki ve form özellikleri ile ait ol-duğu faaliyet için delil teşkil eden kayıtlı bilgidir.

Kayıt tutma, hem örgütün kendisi için hem de vergi kanunu kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için gerekli bir faaliyettir. Bu kayıtlar, birer resmi belge olarak ihtiyaç duyulması durumunda birer delil işlevi de görmektedir. Bürolarda günlük olarak pek çok belge oluşturulur, gönderilir ve teslim alınır. Bu belgeler, örgütün ticari faaliyetlerinin yürütülmesinde ve örgütte bazı kararların alınmasında çok önemli bir rol oynamaktadır. Bu nedenle bu tür belgeler, ihtiyaç duyulduklarında kullanılabilmeleri için mutlaka saklanmalıdır. Bunun için her örgüt kendi dosyalama ve arşivleme sistemini geliştirmelidir. Bu açıdan bakıldığında dosyalama ve arşivleme bir örgütün hafızasıdır, denebilir.

Belge yönetimi; örgütlerde kurumsal amaçlara yönelik olarak oluşturulan ve kullanılan belgelerin, tasarımından imha-sına kadar geçen her aşamanın, etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesidir.

Belge üretimi, örgütün gerçekleştirdiği faaliyetler sonucunda oluşan belgelerin istenilen nitelikte ve nicelikte, istenilen zamanda, en düşük maliyetle bir araya getirilmesidir.

Dosyalama, örgütlerde üretilen belgelerin düzenli bir şekilde saklanması, korunma-sı, kontrol edilmesi ve ihtiyaç duyulduğunda erişim sağlanabilmesi için bir dizi işlemi veya işlemlerden oluşan süreci ifade etmektedir.

Bir örgütün arşivi, örgütün geçmiş faaliyetlerine ilişkin somut kanıtları oluşturmaktadır. Arşiv, bir örgütün farklı fonksiyonlarda kullanabileceği bilgileri içeren belgeleridir. Arşiv belgesi; hukuki olarak geçerliliğini koruyan, bir delil olma özelliğini taşıyan, örgüt için önemini ve değerini kaybetmemiş olan ve saklanması gereken belgelerdir.

Arşivleme; arşive konulacak belgelerin bel-li bir düzen içerisinde hazırlanması, arşiv kayıtlarına işlenerek raflara yerleştirilmesi, dosya belgelerinin belirlenen süresi dolana kadar saklanması, süresi dolan dosyaların arşivden kaldırılmasıdır.

Zaman yönetimi, gerçekleştirilmek istenenlerin başarılabilmesi için zamanı etkin kullanmaya yardımcı olan bir dizi ilke, uygulama, beceri, araç ve sistemin kullanılmasıdır.

Zaman yönetimi, birbirini takip eden beş adımdan oluşan bir süreçtir. 1) Zamanı algılamak; 2) Zorlukları bilmek; 3) Kendini tanımak; 4) Zaman tuzaklarını fark etmek ve 5) Teknikleri uygulamak.

Zamanı etkin kullanmamızı engelleyen unsurlara (işten ya da kişiden kaynaklanan) zaman tuzakları denilmektedir.

Toplantı, iki ya da daha fazla kişinin bilgi paylaşımında bulunmak ya da bir konu hakkında anlaşmaya varmak gibi durumlarda sözlü iletişim ve etkileşim yoluyla ortak bir amaca ulaşmak için bir araya gelmesidir.

Randevu organizasyonlarının en önemli unsurlarından biri, iyi bir randevu takip sisteminin oluşturulmasıdır. Bu sistem istenirse manuel olarak istenirse elektronik ortamda hazırlanabilir. Randevu takip sisteminde randevunun tarihi, yeri, saati, randevu numarası, randevu veren kişinin adı, randevu alan kişi ya da kurumun adı, telefon numarası, e-posta adresi ve randevu konusu gibi bilgilerin mutlaka bulunması gerekmektedir

Yöneticinin sorunsuz bir seyahat gerçekleştirebilmesi için yönetici asistanının Seyahat Organizasyonu İş Akış Süreçleri’ne uyması gerekmektedir.