Bilgi ve Belge Merkezlerinde Yönetim

Bilimsel dayanaklar kapsamında ya da bireylerin deneyimlerine dayanan düşünce ve metaforlarla ele alınan yönetim faaliyeti, nihayetinde insanlarla birlikte iş yapabilme ve insanları doğru yönlendirebilme sanatı olarak ifade edilmektedir.

Literatürde yüzlerce tanımı bulunan yönetim kelimesinin en yalın ve kabul gören tanımı; "yönetim, başkaları ile iş görebilmektir." şeklindedir.

• Klasik Yönetim ve Organizasyon Teorisi
  • Bilimsel yönetim yaklaşımı
  • Yönetim süreci yaklaşımı
  • Bürokrasi yaklaşımı
• Davranışsal (Neo-Klasik) Yönetim ve Organizasyon Teorisi
• Modern Organizasyon Teorisi
  • Sistem yaklaşımı
  • Durumsallık (koşul-bağımlılık) yaklaşımı
• Çağdaş yaklaşımlar

1. Bilimsel yönetim yaklaşımı – Frederick Taylor
2. Yönetim süreci yaklaşımı – Henri Fayol
3. Bürokrasi yaklaşımı – Max Weber

1. Rutin işlerin görülmesinde insan unsurunun makinelere ek olarak nasıl etkin bir şekilde kullanılabileceği
2. Formal organizasyon yapısının oluşturulması

Taylor birinci fikir, Fayol ve Weber ise ikinci fikir üzerinde durmuşlardır.

• Klasik teori organizasyonlarda insan unsuru dışındaki faktörler üzerinde durmuştur. İnsan unsuru daima ikinci planda ele alınmıştır. Maddi faktörler düzenlendikten sonra insanın öngörülen doğrultu ve şekilde davranacağı ya da davranması gerektiği varsayılmıştır. Bu yönü ile klasik teori mekanik organizasyon yapıları olarak adlandırılan yapıları önermiştir.
• Rasyonellik ve mekanik süreçler klasik teorinin hareket noktaları olmuştur. Makine – insan ilişkilerinde rasyonellik, işlerin dizayn ve birleştirilmesinde rasyonellik, ilkelerin amaçladığı rasyonellik ana hareket noktalarıdır. Ekonomik rasyonellik anlayışının organizasyona uygulanmasını ifade eden bu yaklaşım insanı kendine söyleneni yapan, rasyonel olduğuna inanılan sisteme uyan, pasif bir unsur olarak varsaymıştır.
• Klasik teori, esas itibariyle kapalı sistem anlayışı ile organizasyonları ele almıştır. Bunun sonucu olarak da bütün yaklaşımlar organizasyon içi dahili etkinliğin nasıl sağlanabileceği üzerinde durmuş, bunu sağlamak için uyulması gereken ilkeleri evrensel kabul etmiş; fakat dış çevre şartlarına ve organizasyonların değişen şartlara nasıl uyabilecekleri üzerinde durmamıştır.

Rasyonel; akla uygun, aklın kurallarına dayanan, ölçülü, ussal anlamına gelir.

Etkinlik; bir işletmenin, bir kurumun belli bir alandaki eylemi, faaliyet, aktivite anlamına gelmektedir.

• Gelişigüzel çalışma değil bilimsel çalışma düzeni
• Başıbozukluk değil ahenk ve koordinasyon
• Kişisellik değil yardımlaşma
• Düşük verim değil maksimum çıktı
• Herkesin mümkün olan en yüksek verimlilik düzeyine çıkarılması için eğitim
• Her iş, işi oluşturan görevlere ayrılmalı
• Bu görevlerin her biri bilimsel açıdan ayrıntılı olarak incelenmeli
• Bu inceleme yapılırken görevlerin nasıl daha etkin yapılabileceği, araç ve gereçlerin nasıl kullanılacağı ve görevi yapanın nasıl davranması gerektiğinin araştırılması
• Görev ve işlerin zaman ve metot olarak standartlaştırılması
• Standartları belli olan işleri yapabilecek fiziki ve zihni kabiliyeti yeterli olan kişilerin seçilmesi
• Kişilerin uygun bir biçimde eğitilerek işi öngörülen şekilde yapabilecek hale getirilmesi
• Teşvik edici ücret sisteminin geliştirilmesi ve iş görenlerin çalışmalarının finansal olarak desteklenmesi
• Yönetimin bu sistemin işleyişini sürekli olarak denetlemesi ve aksaklıkların bilimsel olarak incelenmesi

Yönetim süreci yaklaşımı, ekonomik etkinlik ve rasyonellik fikrini esas alan yaklaşımdır. Dolayısıyla bu yaklaşım bilimsel yönetim yaklaşımının bir nevi devamı, onun tamamlayıcısı sayılabilir.

1. Teknik faaliyetler (üretim faaliyetleri)
2. Ticari faaliyetler (alım, satım vb.)
3. Finansal faaliyetler (para bulma ve kullanma)
4. Muhasebe faaliyetleri (kayıtların ve istatistiklerin tutulması, hazırlanması)
5. Güvenlik faaliyetleri (iş yeri ve iş görenlerin korunması)
6. Yönetim faaliyetleri

• Planlama
• Örgütleme
• Yürütme
• Koordinasyon
• Kontrol

• Fonksiyonel uzmanlaşmaya dayanan iş bölümü
• Açık ve seçik bir şekilde belirlenmiş hiyerarşik bir yapı; böylece her kademe bir üst kademe tarafından kontrol edilecektir.
• İlke ve yöntemler; her kademede işlerin nasıl yapılacağı ile ilgili olarak ayrıntılı ve somut ilkeler ve yöntemler geliştirilecektir.

Neo-klasik yönetim teorisinin ortaya çıkan en önemli özelliği, klasik yönetim teorisinin düşünceleri üzerinde eksik olan yönü tamamlamak konusundadır. 

Klasik yönetim teorisinin insan unsurunu dolduran neo klasik yönetim teorisi, insan faktörünün çalışma yaşamındaki psikoloji, sosyolojik ve vicdani yönü ile de ilgilenmektedir.

• İnsan davranışı
• Kişilerarası (beşeri) ilişkiler
• Grupların oluşturulması
• Grup davranışları
• İnformal organizasyon
• Algı ve tutumlar
• İletişim
• Motivasyon
• Önderlik
• Organizasyonlarda değişim ve gelişme

Roethlisberger ve Mayo tarafından yapılan araştırmada çalışanların verimliliğini esas olarak fiziksel faktörlerin değil; motivasyon, insan ilişkileri gibi faktörleri içeriden sosyal faktörlerin arttırdığını ortaya koymuştur.

Modern organizasyon teorisi, işletmelerin geçmişten günümüze kadar olan ihtiyaçlarını, günümüz koşullarında ele alan, etkinlik ve verimliliğin arttırılması için çeşitli unsurların da ele alınması gerektiğini savunan esnek bir yaklaşım sunmaktadır.

Sistem yaklaşımı 1900'lü yılların başında biyolog Ludvig Von Bertalanffy tarafından ortaya konulan Genel Sistem Teorisi ile bağdaşmaktadır.

Sistem yaklaşımının amacı, yönetim olayının ve birimlerinin birbirleri ile olan ilişkilerini ve bu ilişkilerin niteliğini incelemek, belirli bir birimdeki gelişmelerin diğer birimler üzerindeki etkilerini araştırmak, kısaca; yönetim olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartları ile ilişkili olarak incelemektir.

Sistem kavramı, belirli parçaların kendi ve çevresinin yararlarını gözeterek oluşan bir bütündür.

• Üretim sistemi
• Muhasebe sistemi
• İnsan kaynakları sistemi

İlkeleri ve en iyi organizasyon yapısını esas alan klasik ve neo-klasik yaklaşımların evrensel ve öngörücü bir nitelik taşımalarına karşılık, durumsallık yaklaşımı durumlarla ve belli bir durumdaki koşulları açıklamakla ilgilidir ve öngörücü bir nitelik de taşımamaktadır.

Yönetim faaliyetleri; amaca yönelik olması, grup etkinliklerini içermesi, beşeri olması, işbirliği ve uzmanlaşmaya yönelik olması, eş güdüm içinde bulunulması ve yetki-sorumluluk üzerine kurulması bakımından her örgüt türünde yer alan önemli bir süreçtir.

• Yönetimin amaca dönük bir faaliyet olması
• Yönetimin bir grup faaliyeti olması
• Yönetimin insanlara yönelik bir faaliyet olması
• Yönetimin iş bölümü ve uzmanlaşma faaliyeti olması
• Yönetimin koordinasyon faaliyeti olması
• Yönetimin yetki ve sorumluluk faaliyeti olması
• Yönetimin rasyonel bir faaliyet olması
• Yönetimin karar alma süreci olması

• Performans standartları belirlenerek; kitap siparişlerinin yapılıp-yapılmadığı, kataloglanıp-kataloglanmadığı ve ödünç verilip-verilmediği ortaya çıkarılacaktır. Böylece zaman ve hareket etütleri kütüphanelerde uygulama alanı bulabilecektir.
• Kütüphanelerin her bir bölümünde açıkça tanımlanan standartlar; performans ölçümü, sorumlulukların ortaya konulması, iş gören alımları ve atamaları konusunda katkılar sağlamaktadır.
• Bilimsel yönetim yaklaşımları, kütüphane yönetiminin önemli bir işlevi olan planlamayı destekleyecek ve bir yönetici liderliğinde oluşturulacak planlama ekibinin performans ölçütlerinin tanımlanması konusunda yararlar sağlayabilecektir.
• Personel politikaları, göz kararı ölçümler yerine standartlara göre yapılacak ve personel işleri merkezileştirilerek tek bir birim (personel ofisi) tarafından yürütülecektir. Böylece personel ofisi büyüyüp geliştikçe de personel hizmetleri konusunda daha fazla görevler üstlenebilecektir.

Bundy'ye göre, bürokratik yapılarda örgütlenmenin sorumluluk makamının bilinmesi, iletişimin yönlendirilmesi, yapısal sınırlılıkların belirlenmesi ve koordinasyonun sağlanması açısından önemli yararların bulunmaktadır.

Bilgi ve belge merkezlerinin yönetiminde sistem yaklaşımının uygulanmasının en önemli nedeni teknolojik gelişmeler ve yönetim anlayışındaki değişim ve dönüşümdür. 

Günümüzde, bilgi ve belge merkezi işletmelerinin derme hacminin ve niteliğinin ekonomik ve teknolojik gelişmelere koşut olarak büyümesi, örgüt yapılarının karmaşık bir hale gelmesi, sundukları hizmet çeşitliliği, hizmetin değişkenliği ve aynı zamanda rakip işletmelerde olan değişimleri sürekli olarak takip etme zorunluluğu sorunların çözümlerinde sistem yaklaşımını gerekli kılmaktadır.

• Planlama
• Örgütleme
• Yöneltme
• Denetim

Planlama, nihai amaca ulaşmada atılan ilk adımdır ve planlama sürecinin doğru bir biçimde analiz edilip yorumlanması, istenilen sonuca ulaşmada en büyük etken olmaktadır.

Planlama, planı ortaya çıkarmak için sarf edilen gayretleri, bir süreci ifade etmektedir.

Planlama herhangi bir konu ile ilgili olarak; ne, ne zaman, nasıl, nerede, kim tarafından, neden, hangi maliyetle ve hangi sürede sorularına cevap vermeye çalışmayı ifade etmektedir.

Örgütleme amaç, planlama sürecinde ortaya çıkan ve oluşturulan örgütsel aşamaları ve düzenleri bölümlere ayırmak ve sorumlulukları ortaya koymaktır.

Yöneltme süreci iş görenlere planlar ve örgütleme sonucunda verilen işlerin verimli bir biçimde yaptırılmak istenmesi olarak ifade edilebilir.