Bilgi ve Belge Merkezlerinde Yapı

Organizasyonun literatürde ve nihayetinde alanda kullanılan iki farklı anlamı vardır. Organizasyon ilk olarak işletmenin yapısını oluşturan ve faaliyetlerin düzenli bir biçimde yapılmasını gerekli kılan planların bir bütün olarak çalıştığı ilişkiler toplamı olarak ifade edilmektedir. İşletme içerisinde organizasyon yapıları alt bölüm ve birimlerden oluşan sistemin bir bütününü ifade eder. Bu yüzden de planlamalar, alt bölümlerin ya da birimlerin hem kendi içlerindeki etkinliğini hem de birbirleriyle ve genel anlamda da bütünle olan ilişkilerini kapsamak durumundadır. 

Organizasyon ikinci olarak ise planlanan faaliyetlerin yapı içerisindeki organize etme sürecini ifade eder. İşletmelerin hazırlanan planları verimli bir biçimde uygulayabilmesi için faaliyet süreçlerinin organize edilmesi gerekmektedir. Organizasyon yapısının etkin bir süreç dahilinde yorumlanarak organize edilmesi, işletme faaliyetlerinin kusursuz bir biçimde işletilmesini ve sonuç olarak da işletmenin amaçlarının gerçekleştirilmesini sağlayacaktır. 

Bir organizasyonun varlık nedeni, belirli amaç- ların ancak birden fazla kişi ile ve bir grup olarak gerçekleştirilebilmesidir.

Peter Drucker’ın bahsetmiş olduğu üzere, nasıl iyi bir anayasaya sahip olmak için iyi kanunlara, başarılı devlet yöneticilerine ve adil bir topluma sahip olmak yetmezse, iyi bir organizasyon yapısı da tek başına başarılı bir sonuç almaya yetmeyecektir. Fakat organizasyon yapısının kötü olması, organizasyon yapısındaki kişiler ne kadar iyi olursa olsun başarılı bir sonuç almayı da imkansız hâle getirecektir. Dolayısıyla iyi bir yapı gerekli fakat yetersizdir. Yapı, organizasyonun temel amaçları doğrultusunda çalışanların birbiri ile ilişki kurmasını sağlayan bir çerçeve olarak ifade edilmektedir. Bu ilişkilerde sorunlar olduğu sürece tek başına iyi bir yapı yetersiz kalacaktır (Koçel, 2005). Yapı içerisindeki bu ilişkiler birbirleriyle uyumlu bir biçimde işlenmeli eğer uyumlu değillerse özellikle yöneticiler tarafından ortak bir zemine uyumlaştırılmaya çalışılmalıdır. Kağıt üzerinde eksiksiz planlanan bir yapı ne kadar iyi olursa olsun, uygulayıcılar arasında çatışmalar ya da anlaş- mazlıklar varsa o “mükemmel” plan herhangi bir koşulda işe yaramayacaktır.

Organize etme, organizasyon yapısının oluşturulması ile ilgili faaliyetler topluluğunu, bir süreci ifade etmektedir. Bu süreç; faaliyetleri anlamlı ve etkili bir biçimde gruplamak, belirli örgüt kademe ve mevkileri hâline getirmek ve mevkilere iş görenleri atamak safhalarını içermektedir. Organize etmek, amacı gerçekleştirmek üzere yapılacak işlerin dikey, yatay ve mekânsal olarak farklılaştırılmasını ifade etmektedir. Böyle bir farklılaştırma sonunda koordinasyonu getirecektir. Dolayısıyla organize etme, farklılaştırma ve koordinasyonun sağlanması olarak ifade edilmektedir.

Süreç dahilinde yapılacaklar ise şunlardır (Koçel, 2005):

• Amacı gerçekleştirme yolunda yapılacak görev, iş ve faaliyetlerin neler olduğunu belirlemek,
• Bu görevleri anlamlı bir biçimde gruplandı- rıp, işleri oluşturmak,
• Bu işleri çeşitli ölçütlere göre gruplandırıp, iş grupları ya da faaliyetleri oluşturmak, • Bu iş gruplarını kademeler bakımından farklılaştırarak ve yine belirli iş ölçütlerine göre gruplandırıp mevkileri ve pozisyonları oluşturmak; bu pozisyonları belirli ölçütlere göre bir araya getirip bölümleri oluşturmak,
• Tüm bu görev, iş, iş grubu ve pozisyonlarla ilgili tanımlamaları yapmak,
• Bu mevkilere getirilecek iş görenleri seçmek ve atamak aşamalarını içermektedir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından organizasyon sürecinin aşamaları üç başlık altında ele alınabilmektedir (Kurulgan, 2015):

• Yapılacak İşlerin Belirlenmesi ve Gruplandırılması
• İş Görenlerin Belirlenip Atanması
• Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi

Örgütsel amaçlar ve bu amaçlara ulaşmak için yapılacak işler planlama aşamasında belirlenmektedir. Planlama sürecinde öngörülen, işleri en az emek ve giderle yapabilecek bir biçimde bölümlendirmek, sıralamak, düzenlemek, kısımlara ayırmak için örgütlemeye başvurmak gereklidir. Örnek olarak; görsel-işitsel bölümde gereksinim duyulan harici diskler ve müzik veri tabanları gibi kaynaklar kataloglanmakta sınıflandırılmakta, depolanmakta ve son olarak kullanıcıya duyurulmaktadır. Bu işlemlerin gerçekleştirilmesi, sağlanması ve demirbaş kayıtlarının gerçekleştirilmesi “sağlama bölümü” kapsamında ele alınmaktadır.

Yapılacak işler ve bu işlerin hangi sisteme göre bölümlendirilip düzenleneceğine karar verildikten sonra, bu işleri yapabilecek nitelikteki çalışanların sağlanması gerekecektir. Bu aşamada, işin gerektirdiği bilgi, beceri, deneyim ve iş gören sayısı gibi çeşitli ölçütler belirlenmekte ve bu ölçütlere göre çalışan seçimi yapılmaktadır. Örnek olarak; “üniversite kütüphanelerindeki profesyonel kütüphanecilerin sayısı tüm personelin % 31’i oranında olmalıdır” görüşü esas alınarak çalışanların seçimi gerçekleştirilebilmektedir. 

Bu aşamada iş görenlerin gereksinim duydukları ve işlerin yapılabilmesi için gerekli fiziksel etmenlerin belirlenip sağlanması söz konusu olmaktadır. Sorgulama terminalleri, bilgisayarlar, tarayıcılar, sunucular, mp3 ve mp4 çalarlar, radyo frekans düzenleme teknolojisi ile geliştirilen ödünç verme, etiket düzenleme, raf okuma ve güvenlik sistemleri, sergi rafları, görme engelliler için sesli kitaplar ve çeşitli bilgi kaynakları başlıca kütüphane araçları olarak ifade edilmektedir.

Genellikle bilgi ve belge merkezlerinin ve kütüphanelerin yönetimi ve sağlayacağı hizmetler, kütüphane komisyonu, kütüphane müdürlüğü daire başkanlığı ve iş akışı açısından da işlem birimleri ve alt birimleri tarafından yürütülmektedir. Bilgi ve belge merkezlerinin ve kütüphanelerin işlevleri, iş akışı açısından ele alındığında; teknik ve kullanıcı hizmetlerini içine alan işlem birimleri ve bu çalışmalara dayanak noktası olarak arka planda hizmet veren destek birimleri olarak ifade edilmektedir. Ayrıca stratejik planların belirlenmesi, kararların alınması ve işletme faaliyeti kapsamında yer alan tüm işlemlerin denetlenmesinden sorumlu bilgi ve belge merkezleri ya da kütüphane yönetimi üst birimi bulunmaktadır.

Teknik hizmetlerde kendi içerisinde bir takım hizmet birimleri barındırmaktadır:

• Sağlama hizmetleri, alınmasına karar verilen basılı ve elektronik bilgi kaynaklarının seçiminden satın alma işlemleri için gerekli finans kaynaklarının hazırlanması ve denetimi ve hatta siparişi yapılan kaynakların teslimi ve demirbaş listelerine eklenmesi gibi geniş bir yelpazedeki hizmetleri kapsamaktadır.
• Kataloglama ve sınıflama hizmetleri, sağlanan bilgi kaynaklarının, istenildiğinde bulunması ve ne olduğunun bilinmesi amacıyla, belirli bir sistem dahilinde yer numarası ve bibliyografik kimliği ile birlikte konusu kapsamında işlenme hizmetlerinin yapıldığı birim olarak ifade edilmektedir. Kataloglama ve sınıflama hizmetlerinde tanımlayıcı kataloglama fiziksel olarak eseri tanımlama ve temel girişlere ek girişleri saptama işlemlerinden oluşurken, fiziksel tanımlama ise eser adıyla başlayıp, notlar bölümüyle biten bir aşamayı ifade etmektedir.
• Süreli yayın hizmetleri, aylık ya da haftalık haber dergilerinin, günlük gazetelerin, veri tabanları ve elektronik dergilerin abonelikleri, yayın gelişlerinin izlenmesi ve geç gelen yayınların uyarı işlemlerinin yapıldığı birim olarak ifade edilmektedir.
• Bilgi işlem hizmetleri, teknik ve kullanıcı hizmetlerine otomasyon desteği veren, işletmenin web sitesinin hazırlanmasını ve güncellenmesini sağlayan ayrıca elektronik veri tabanlarının kullanımını sağlayan ve tarayıcı işlemlerinin eksiksiz bir biçimde yapılmasını sağlayan birimdir.

Kullanıcı hizmetleri de aynı zamanda kendi içinde alt hizmetler barındırmaktadır:

• Ödünç hizmetleri, ödünç verme işlevlerinin gerçekleştirildiği, dermede bulunan ve dışarı çıkarılmasında sakınca bulunmayan bilgi kaynaklarının kütüphane dışında da kullanılabilmesi için ödünç verilmesi ve iadesi süreçlerinin yer aldığı bir hizmet türüdür.
• Kütüphanelerarası işbirliği hizmetleri, işbirliği yapılacak kütüphanelerin listelenmesi, kütüphanelerarası ödünç yayın/belge sağlama formlarının ve bağlantı noktalarının oluşturulması, kütüphanelerin ortak bir çatı altında toplanabilmesi için “Kütüphanelerarası İşbirliği Takip Sistemi” nin oluşturulması ve süreçlerle ilgili yazışmaların yapılması ve istatistiklerin tutulması gibi hizmetleri bünyesinde barındırmaktadır.
• Danışma ve rehberlik hizmetleri, kullanıcıların gereksinim duydukları bilgi ve bilgi kaynaklarına ulaşmasını sağlayan, güncel duyuru yoluyla kullanıcıları ilgilendiren konularda haberdar eden, çevrimiçi danışma hizmeti veren, yayın taraması hizmeti yapan, eğitim programlarını düzenleyen ve kullanıcılar ile ilgili halkla ilişkiler istatistiklerini gerçekleştiren ve bu istatistikleri tutan bir birim olarak işlev göstermektedir.
• Görsel-işitsel hizmetler, özellikle görme ve işitme engelliler için yapılan hizmetleri kapsamaktadır. Basılı bir metnin seslendirilmesi, görüntülerin büyütülmesi, konuşan defter uygulamasının gerçekleştirilmesi ve işletme bünyesinde materyallerin katalog tarama programına aktarılması gibi işlevlere sahiptir.
• Özel derme hizmeti, satın alma ya da bağış yolu ile edinilen nadir ve kıymetli kitap, dergi ve yazma eserlerden ilgilenen kullanıcıların yararlandırılması ve kullanım istatistiklerinin yönetime raporlanması sürecini kapsamaktadır.

Dar anlamda organizasyon daha önce belirlenen otorite ilişkilerini belirten bir yapıdır. Genellikle organizasyon şeması ile ifade edilen bu yapı organizasyondaki başlıca birimleri, bölümleri, bunların birbirleri ile ilişkilerini ve emir-komuta kapsamlarını göstermektedir.

İşletme yapıları içerisinde örgütlenmenin verimli ve etkin bir biçimde yapılabilmesi, örgütlenme ilkelerinin planlama aşaması kapsamında ele alacağı sorular ile doğrudan ilişkilidir (Koçel, 2005):

• Yapıyı çevreleyen ortam koşulları nelerdir?
• Yapının temel amacı ve stratejisi nedir?
• Yapıyı amaç ve hedeflerine ulaştıracak işler nelerdir?
• Farklı koşullar kapsamında etkin bir biçimde çalışacak yapı(lar) neler olabilir?
• İşler ile ilgili nasıl bir düzenleme yapılabilir?
• Oluşturulacak yapıların maliyet ve etkinlikleri nasıl karşılaştırılabilir?

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından doğru ve etkin bir örgütlenmenin ilkeleri şu şekilde ifade edilmektedir (Kurulgan, 2015):

• Amaç Birliği
• İş Bölümü ve Uzmanlaşma
• Bölümlere Ayırma
• Yetki ve Sorumluluğun Denkliği
• Biçimselleşme
• Emir-Komuta Birliği
• Yönetim/Denetim Alanı
• Basitlik
• Esneklik
• Merkezileşme/Merkezîleşmeme
• Açıklama

Örgüt yapısının aşırı büyümesi sonucu çevreye tepki verme hızının azalarak hantal bir yapıya kavuşmasıdır. Pugh ve arkadaşları (1969) ise kitlesel üretim yapan firmalarda yaptıkları çalışmalarda büyüklüğün doğal olarak yüksek yapılandırılmış örgütsel sisteme öncü- lük ettiğini ve büyük örgütlerin düzeltici eyleme geçerek Behemot Sendromu’nun etkisinin önlenebileceği üzerinde durmuşlardır (Keçecioğlu, 2008).

Örgütsel yapıyı oluştururken belirli tasarım ilkelerinden de yararlanılmaktadır. Bu tasarımlama aşamasında ise yapının daha sağlam temellere oturması açısından ise belli başlı soruların yanıtlarının özenle verilmesi gerekmektedir (Daft, 1998):

• Örgütsel yapı tasarımlanırken üretim ve hizmet süreçleri yapı içinde nasıl ele alınacaktır? Biçim genellikle işlevi izleyerek gerçekleşmektedir. Diğer bir ifade ile örgütsel yapının biçimi, üretim ve hizmet teknolojilerinin ihtiyaçlarına göre şekillendirilmelidir. Örgütsel yapı ve örgüt tasarımının teknolojiden nasıl etkilendiği ya da etkilenebileceği doğru bir biçimde açıklanmalıdır. Aynı zamanda bölümler arası teknoloji ihtiyacı farklılıklarının ortaya çıkarılması ve alt bölümlerin tasarımı ve yönetimi sırasında kullanılacak olan teknolojilerin etkilerinin ifade edilmesi gerekmektedir.
• Örgütsel yapının özellikleri büyük ya da küçük işletmeler için aynı mıdır? İşletmelerin büyüklüğü çeşitli değişkenler kapsamında (teknoloji, çevre, amaçlar) örgütlerin yapısal karakteristiklerinin belirlenmesinde önemli bir role sahiptir. Büyük işletmeler genellikle; ölçek ekonomisi uygulayan, uluslararası olarak erişilebilen, dikey hiyerarşi ve mekanik bir yapıya sahip, karmaşık, istikrarlı bir pazar içinde yer alan ve örgütsel düşüncenin ve dogmaların yer aldığı yapılar olarak ifade edilirken küçük işletmelerde bu durum; durumlara hızlı cevap verebilen, esnek, bölgesel anlamda ulaşılabilen, düz ve organik bir yapıya sahip, basit, öncelikle niş pazarları hedefleyen ve girişimcilik yetenekleri yüksek olan yapılar olarak ifade edilmektedir. 

Bireysel ve sosyal bir fenomen olarak kültürle ilgili tanımlardan bazıları şu şekildedir (Şişman, 2007):

• Bireyin içinde yaşadığı gruptan / toplumdan edindiği sosyal miras
• Bireyin düşünme, hissetme ve inanma biçimi
• Bir toplumun yaşama biçimi
• Problemlerin çözüm biçimi
• Öğrenilen davranışlar bütünü
• Davranışları düzenleyen normatif bir sistem
• Doğada var olana karşılık insanların oluşturduğu her şey
• Bir egemenlik ve meşruiyet aracı.

Kültürü oluşturan öğeler, kültür tanımları içerisinde yer alan öğeler kapsamında aşağıda açıklanmıştır (Gelles ve Levine, 1995, akt. Şişman, 2007):

• İnançlar
• Değerler
• Normlar
• Semboller
• Teknoloji

Örgüt yapılarının, örgütsel bütünleşmeyi sağlayabilmek için örgüte katılan üyelerini ortak bir kültür içerisinde yeniden sosyalleştirmesi gerekmektedir. Örgüt kültürü, örgütün içinde yer aldığı toplumun kültüründen bütünüyle ayrılmışmış ayrı bir kültür değildir. Örgüt kültürü, geniş toplumun kültürüne göre bir alt kültür olarak nitelendirilebileceği gibi örgüt içerisindeki diğer alt kültürlere göre de bir üst (baskın, çatı) kültür olarak da nitelendirilebilmektedir. 

Bir araştırmada, mevcut araştırma sürecini ve sonucunu önemli ölçüde etkileyeceği düşünülen, araştırıcının gerekçeli kabulleridir

Olay ya da nesnelerin düzenli bir biçimde birbirini takip ederek gelişmesidir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphanelerde örgüt kültürünün oluşturulma süreci genellikle aşağıdaki aşamaları içermektedir (Doğan, 1997):

• I. Aşama: Kütüphaneyi kuran kişinin yeni bir girişim düşüncesine sahip olması. Örnek olarak; kütüphaneye gereksinim duyan bir işletme ya da yeni kurulan bir üniversite.
• II. Aşama: Kurucu bir ya da daha çok anahtar kişiyi, fizibilite etüdü yapmak üzere ekibe dahil eder ve görüşlerini onlarla paylaşır.
• III. Aşama: Oluşturulan ekip fizibilite çalışmasına başlar. Fizibilite çalışması kapsamında; talep tahmini ve pazar araştırması, en uygun kuruluş yeri ve binanın seçimi, kapasitenin belirlenmesi, gerekli fonların bulunması, donanımın seçilmesi, kazanımların öngörülmesi, yönetmeliklerin ve örgüt şemasının oluşturulması, fizibilite raporu ve yatırım değerleme, kesin projenin oluş- turulması ve kütüphanenin kurulması gibi aşamalar yer almaktadır.
• IV. Aşama: Kütüphanede görev alacak çalı- şanların işe alınması ile birlikte genel örgüt kültürünün öyküsü oluşturulmaya başlamış olacaktır.

Bilgi ve belge merkezlerinde ve kütüphane bünyesine uygun bir örgüt kültürü yapısını oluştururken ya da mevcut kültürel yapıyı sorgularken dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıda ele alınmaktadır (akt. Kurulgan, 2015):

• Çalışanların kendilerini kurumun bir par- çası olarak görebilmeleri,
• Çalışanların kütüphane içinde bireysel potansiyellerini kullanma ve geliştirme ortamını bulabilmeleri,
• Aynı işi yapan kişilerle işbirliği içinde hareket edebilmeleri,
• Kütüphanede alınan kararlara katılabilmeleri,
• Kurumun kendisinden beklenilenleri bilerek verimli biçimde çalışabilmeleri,
• Yenilik ve gelişmelere açık olup, kısa sürede uyum gösterebilmeleri,
• Kütüphaneye yeni katılanlara ve gerektiğinde tüm kütüphane personeline; kurumun amaç, hedef, değer ve inançları kurum içi faaliyetlerle verilebilmeli ve benimsetilebilmeli,
• Adil bir ödüllendirme sistemi kurulup, işletilebilmeli,
• Sorunların çözümü hoşgörü çerçevesinde yapılabilmeli,
• Kütüphanenin hayat bulmasında önemli katkıları bulunan bireylerin öykülerinin bir destek ve güdüleme aracı olarak anlatılabilmesi gerekmektedir.