Dosyalama Sistemleri

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır.
• Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik
• Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi
• Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli
• Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif

Başpınar ve Bayramlı’nın (2006) Whitehead’den aktardığı biçimiyle iyi bir dosyalama sisteminde bulunan özellikler altı başlık altında incelenebilir;
basitlik, ussallık (akla uygunluk), tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı ve ekonomiklik.

Dosyalama süreci; belgenin dosyalanabilir olup olmadığının kontrolü ile başlar ve planlama, sınıflama ve sıralama, dosyanın bulunması / açılması, fihrist kullanımı, dosyaların kullanımı ve dosyaların saklanması aşamalarıyla ele alınmaktadır.

Dosyalama sürecinin planlama aşaması, örgüt ihtiyaçlarının analizi ile başlamaktadır. Hangi personelin dosyalara erişim hakkı bulunduğu, dosyalardan sorumlu olan personelin niteliği ve örgütün ihtiyaçlarına cevap verecek dosyalama sisteminin seçim kararı bu aşamada ele alınmaktadır. Ayrıca, belgelerin üretim aşamaları ve arşivleme ile ilgili düzenlemeler de planlama aşamasında ele alınmaktadır.

Dosyalama sistemleri temel olarak iki çatı altında sınıflandırılmaktadır: Alfabetik dosyalamasistemleri ve numaralı dosyalama sistemleri. Gelişmekte olan yapılar ve teknoloji ile birlikte temel olarak aynı düzeyde ele alınan dosyalama sistemleri de literatürdeki ve sektördeki yerini bulmuştur: Bunlar kronolojik dosyalama sistemleri, karma dosyalama sistemleri ve elektronik dosyalama sistemleridir.

Dosyalama sistemleri seçilirken;
• İşin özelliği
• Dosyalanacak belgenin türü
• Örgütün yapısı ve büyüklüğü
• Örgüt yapısındaki iş yükü
• Dosyalanacak belge miktarı
• Sistemin güvenirliği
• İlgili personel sayısı ve niteliği
• Sistemin ekonomikliği dikkate alınmalıdır.

Dosya adlarında benzer isimlerin olması ya da konu sayısının arttığında dosyalarda yığılma ihtimalinin olması bu sistemin olumsuzlukları arasında yer almaktadır.

Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur. Literatürde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere farklı boyutlarda incelenmekte ve kullanım alanı bulmaktadır. Fakat uygulamada en çok bilineni ansiklopedik yöntem olarak kullanılan yöntemdir.

Bir örgütün faaliyetleri bir ülkenin çeşitli illerine ya da farklı ülkelere, kıtalara yayılmışsa dosyalama sistemi coğrafik bölge esasına göre tasarlanabilir. Bu sistemde dosyalar ana ve alt gruplar şeklinde gruplandırılmaktadır. Örgüt yapılarının dağıtım kanallarına göre yapılandırılan bu sistem genellikle; satış, pazarlama ya da ihracat bölümlerinde uygulanmaktadır.

Numaralı dosyalama sistemleri alfabetik sistemlerde olduğu gibi harflerin değil numaraların kullanıldığı bir dosyalama sistemidir. İşletme içi uygulamalara bakıldığında genellikle dört ana numaralı sistemin kullanıldığı görülmektedir. Bunlar; sıra numaralı dosyalama sistemi, ondalık (desimal) dosyalama sistemi, ortadaki asal sayıya göre dosyalama sistemi ve sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemi olarak ifade edilmektedir.

Sıra numaralı sistemde dosyalara rahat ve kolay ulaşım için fihrist (indeks) hazırlanması esastır. Fihrist alfabetik sıralamalar için kullanılan, kenarında harflerin yer alabildiği defter, katalogtur.

Ondalık dosyalama sistemi Melvil Dewey’in kütüphaneler için geliştirmiş olduğu onlu sınıflama sistemine dayanmaktadır. Bu sisteme göre örgütün faaliyet konuları en çok on ana gruba ayrılmaktadır. Ana grup altında oluşturulan onluk birinci alt grup, onluk ikinci alt gruba ve onluk üçüncü alt gruba ayrılarak devam etmektedir. Bu sistemde her başlayan grubun ilk sırasındaki dosyaya “0” rakamı verilmektedir. Diğer dosyalama sistemleri gibi dikey olarak değil, yatay olarak genişlemesi bu dosyalama sistemini diğer sistemlerden ayırmaktadır.

Bu sistem belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler arasında eşit dağılımının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanmaktadır. Ortada kullanılan iki basamaklı sayı klasörün bulunduğu rafı, soldaki iki basamaklı sayı dosyanın içinde bulunduğu klasörü ve sağdaki iki basamaklı sayı ise dosya numarasını göstermektedir.

Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler
gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır.

Sondaki asal sayıya göre dosyalama sisteminde rafı belirten sayı, en sondaki iki rakamdır. Ortadaki üç basamaklı sayı klasörü, soldaki üç basamaklı sayı ise dosya numarasını belirtmektedir. Genişlemeye elverişli ve esnek bir sistem olup 999 x 999 x 99 adet dosya kapasitelidir.

Belge yönetimlerinin ve dosyalama süreçlerinin teknolojiye ayak uydurmasıyla birlikte örgütlere dışarıdan gelen ya da örgütlerce üretilen ve dışarıya gönderilen elektronik belgelerin sayısında artış olmuştur. Mevcut olan birçok belge de tarayıcılar vasıtasıyla e-belge formatına dönüştürülmektedir.
Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde örgütler, bilgisayar teknolojileri ile kendilerine ulaşan e-belgeleri dosyalama sürecine dâhil etmektedirler.
Bu sistem sayesinde kâğıt kullanımından ve depolama alanlarından tasarruf sağlanmaktadır.

Belge akışının fazla olduğu örgüt yapılarında tek bir sistem yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajları ve dezavantajları göz önünde
bulundurularak yapılarda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemi seçilmelidir. Sistemlerden birisi
temel alınarak, alt gruplarında, diğer sistemlerden yararlanılması hâlinde karma dosyalama sistemi oluşturulacaktır.

Dosyalama süreçlerinin ele alındığı dosyalama birimlerinin örgütlenmesinde merkezi örgütleme, sorumluluk merkezlerinde örgütleme (yerinden örgütleme) ve karma örgütleme olmak üzere üç yöntem uygulanmaktadır.

Merkezî örgütleme ile kayıt ve belgelerde tekerrür (tekrar) önlenebilir, yazıların kopya adedi azalabilir, karmaşıklık ve buna bağlı olarak doğacak
hatalar azaltılabilir. Daha iyi koruma sağlanabilir ve belgeler daha kısa sürelerde bulunabilir. Donanımdan ve personelden tasarruf sağlanabilir ve süreç daha az fakat daha vasıflı personelle yürütülerek hizmette belli bir standart yakalanabilir.

Yerinden yönetimde yapılan işlemler, merkezî sistemde uygulanan işlemler kadar karmaşık bir yapıda değildir. Her bölüm kendine uygun olan dosyalama sistemini kullanmakta fakat diğer bölümlerle irtibat hâlinde bulunarak çalışmaktadır. İrtibat hâlinde bulunmalarının bir sonucu olarak bu sistemde aynı tür belgelerin farklı bölümlerde de dosyalama sürecine dâhil edilmesi sonucunda, zaman maliyeti ve ekonomik maliyet ortaya çıkacaktır. Aynı içeriğe sahip dosyaların farklı bölümlerde birbirlerinden habersiz olarak güncelleştirilmesi, üretilen raporların güvenirliğini önemli ölçüde azaltacaktır. Aynı zamanda her bölüm için ayrı dosyalama malzemeleri gerektirdiğinden, donanımsal açıdan maliyetli bir sistemdir.