Arşivleme

Latince kökenli “archivum” kelimesinden gelen arşiv kavramı, kullanıldığı ilk zamanlarda resmi daire, belediye sarayı vb. anlamlara gelmekteydi. Fakat zamanla belgelerin düzenli olarak bir araya toplanması ve saklanıp korunduğu yer anlamında kullanılmaya başlanmıştır. Günümüzde kullanılan anlamıyla arşiv; örgütlerin veya şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi belgelerin belli bir düzene göre saklandığı alana da arşiv denilmektedir.

Arşivlemenin temel amacı; içinde bulunulan ve değer ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine sunmak olarak ifade edilmektedir.

Arşivler; devletin, şahısların ve ilişkiler sonucu ortaya çıkan belgeler sayesinde ulusal hakların korunmasına yardımcı olmaktadır. Gündeme gelen çeşitli konular arşiv belgeleri sayesinde aydınlatılmakta ve çeşitli dönemlere ait yaşam biçimleri, kültürler ve ilişkiler ortaya çıkmaktadır. Bu sayede bir köprü görevi görerek bilimsel çalışmalara da olanak sağlamaktadır.

Örgütlerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir. Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılmaktadır.

Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma süresi 10-14 yıl arasındadır. Kurum arşivine devredilecek arşivlik dokümanlar kontrolleri yapıldıktan sonra varsa eksiklikleri tamamlanmaktadır. Bu arşivde yapılacak tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması; kurum arşivindeki muhafazasına lüzum kalmayan ve ayıklama işlemine tabi tutulan evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılmaktadır.

Bir şehir ile ilgili bütün belgelerin bir araya toplanmış olduğu arşivler olarak ifade edilmektedir. Aynı zamanda şehrin yaşam süreci boyunca oluşturulan tüm vesikalar da şehir arşivlerinde yer almaktadır.

Harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv çeşididir. Tapu kadastro kurumlarında, mimarlık işletmelerinde ya da restorasyon ile ilgilenen ve bu yönde faaliyet gösteren işletmelerin bünyelerinde bulunan arşivlerdir.

Bir ülke, şehir, bölge vb. ile ilgili her türlü folklorik malzemeden oluşan arşivlerdir. Mevcut coğrafyada yaşamış ve yaşayan halkın kültürünü oluşturan halk bilim olaylarıyla ve ürünleriyle ilgili doküman ve belgelerin yer aldığı arşivlerdir. Film koleksiyonlarını içeren türlerine ise filmotek adı verilmektedir.

Tarihsel anlamda önem içeren resimlerin tabloların, estampların, gravürlerin ve anıtsal resimlerin tasniflendiği arşiv türleridir.

Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin ya da dosyaların arşive alınacağına karar vermek için eleme yapılmalıdır. Eleme süreci; varsa ilgili yönetmelik maddelerine göre yoksa bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda yapılmalıdır. Örgütlerde kayıt yönetimi ile görevli personel belge ve dosyaları sınıflandırır, saklama sürelerini saptar ve aktif dosyalardan arşive yapılacak aktarmaları denetler.

Arşivlerde sorumlu personel tarafından yapılması gereken ilk iş, arşive iletilmiş belgelerin düzenini (tasnifini) sağlamaktır. Genellikle arşive gönderilen belgelerin ait olduğu bölümlerde almış olduğu düzen korunarak, diğer bir ifade ile kullanılan dosyalama sistemindeki tasnif uygulanarak arşive yerleştirilmektedir.

Günümüz örgütlerindeki arşiv yapılarında genellikle iki tür yöntem kullanılmaktadır. Bu yöntemler klasik (geleneksel) ya da çağdaş arşivleme yöntemleridir. Klasik arşivleme yöntemi, somut ya da fiziksel olarak belge ve dosyaların arşivlenmesini içermektedir. Çağdaş arşivlemede ise ofis otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemleri süreç kapsamında ele alınmaktadır.

Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler, arşivcilikte “konservasyon” ve “konsültasyon” adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon; arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamaktır.

Arşiv malzemesinin tahribat sebepleri arasında doğal felaketler, insandan kaynaklanan hırsızlık, hatalı kullanım, bilgi eksikliği, modası geçmiş malzeme kullanımı gösterilebilir. Bunların dışında kalanlar genel olarak biyolojik, fiziksel ve kimyasal faktörler olarak ana hatlarıyla ifade edilebilir.

Her binada iyi bir doğal ve yapay aydınlatmaya ihtiyaç duyulmaktadır. Modern aydınlatma sistemlerinde her odada, şiddeti değişebilen yayılan ışık kullanılmaktadır. Odaların iç aydınlatması, ışığı yansıtan boyalar kullanarak takviye edilebilmektedir.

Belgelerin sürekli depolandığı her arşiv binasının hayati bir bölümü de depolardır. Emniyet ve gizlilik sebebiyle depo yerlerinin belli girişi olmalıdır ve bu kısma bina dışından yaklaşma imkanı, mümkün olduğunca yasaklanacak biçimde bina projelendirilmelidir. Bina dışına açılan pencereler metal parmaklıklar veya tel ızgaralar ile örtülmelidir.

Binanın kullanışlı ve verimli olması, dikkatli yer seçimine bağlıdır. Seçilen yer; temelin kuru kalmasını sağlayacak, su birikimini önleyecek iyi bir drenaj sistemini mümkün kılacak ve temiz havası olan, kirlilik kaynaklarına yakın olmayacak şekilde yapılmalıdır.

Dosyalar saklama ve elde tutma süreleri yönünden dört türe ayrılmaktadır:
• Hemen Kaldırılacaklar

• Süresi Belirsiz Olanlar

• Kaç Yıl Saklanacağı Belli Olanlar

• Daimi Olarak Saklanacaklar

Ayıklama: Arşiv Malzemesi ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzeme ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve tespiti işlemini ifade eder.

Belgelerin imha süreçleri kapsamında aşağıdaki adımlar izlenmektedir:
• Ayıklama ve imha komisyonlarında çalışacak personellerin belirlenmesi,
• Personelin iş tanımlarının yapılması ve çalışma takviminin oluşturulması,
• Komisyon çalışmalarının başlatılması,
•Komisyon tarafından imhasına karar verilen belgelerin tarih, konu ve açıklama esaslarına göre listelenmesi,
• Listelerin komisyon başkanı ve üyeler tarafından imzalanarak onaylanması,
•İmhasına karar verilen belgelerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün onayına sunulması,
•Onayı alınan belgelerin geri dönüşüm merkezine teslim edilmesi ve iki nüsha imza tutanağı alınarak kurum arşiv personeli gözetiminde kontrol edilerek imha edilmesi.