Mesleki Yazışmalara İlişkin Genel Bilgiler

Kaynak, iletişimin başlangıcıdır. Kaynağın so-rumluluğu, alıcıya (kişi ya da topluluk) kısa ve et-kili ileti göndermesidir ancak bu sayede başarılı bir iletişim kurulabilir.

İletişim ne şekilde, kimler arasında, ne amaçla yapıldığına bağlı olarak farklı türlere ayrılmaktadır. Bunlar; sözlü iletişim, sözsüz iletişim, yazılı iletişim, telefonla iletişim, elektronik ortamda iletişim, ikna edici iletişim, bireyler arası iletişim olarak sıralanabilir.

Yazılı iletişimin avantajları; bilginin alınması, iletilmesi, dağıtılmasında önemli role sahiptir, kalıcıdır, araştırma aracıdır, kurum içi/dışı çevre ile ilişki kurma ve güçlendirme özelliği taşır, hatırlamaya yardımcıdır, hazırlayanın kişiliğini/bilgi düzeyini/tarzını yansıtır, bağlayıcıdır, inkâr edilemez, kanıt niteliği taşır, planlamak için zaman vardır, uzaktaki bireylere ulaşabilir, alıcıya derinlemesine düşünebilme imkânı sağlar, yaptırım gücünü arttırır, ceza olarak kullanılır, okunan mesaj daha iyi anlaşılır, mesaj tekrar tekrar okunabilir, detaylar üzerinde durulabilir, uzun mesajlarda tercih edilebilir.

Yazılı iletişimin dezavantajları: Yanıt alınması zaman alır/hiç yanıt alınamayabilir. Anlaşıldığı-nın kontrol edilmesi ve alıcının tepkisi anında öğrenilemez, yazılı metindeki tam olarak anla-şılamayan mesajları açıklamak mümkün olmaz. İletişimin yavaş bir türüdür, cevap için zaman geçer. Beden dili kullanmaz. Hatalı metinler, kurumları zor durumda bırakır, zarara uğratır, komik duruma düşürür, yanlış anlaşılmalara sebep olabilir, olumsuz ve güven sarsıcı bir etki yaratır. Bireyin ve kurumun imajını zedeleyen özelliğe sahiptir.

Belgeler arşiv değerine sahiptir ve kalıcıdır.
İletilmek istenen konu bir bütünlük içinde
ifade edilebilir.
Yazılı iletişim resmîdir ve yetkinin gücünü
daha fazla hissettirir.
Kişilerin gidemeyeceği yerlere belgeler gön-derilebilir.
Zamanlama açısından avantajları bulunur,
kaynağın uygun olduğu zaman yazılabilir ve alıcının uygun olduğu zaman okunabilir, gönderilmeden önce değişiklikler yapılabilir.
Kurumun konuya olan ilgisinin bir göster-gesidir

Doğruluğu şüpheli olan, gerçeğe dayanmayan belgelerin hazırlanması, kullanılması belgede sahtecilik kapsamında ele alınmaktadır.

Yazılı mesajı alanın özellikleri, eğitim seviyesi, algı düzeyi, o dile hâkimiyeti de mesajın nasıl algılanaca-ğı konusunda etkilidir

Cümleler en fazla 15-20 sözcükten oluşmalıdır.

Yazının anlaşılabilir olması için belirlenen amaca uygun bir ana fikir olmalıdır.

Empati, kişinin kendisini karşısındaki kişinin yerine koyarak onun duygu ve düşüncelerini anlaması, mesajı karşı tarafın anlayacağı şekilde iletmesi biçiminde tanımlanabilir.

Yazıda anlatılmak istenen; canlı, saygılı ve içten bir ifade ile anlatılmalı, buna uygun sözcükler seçilmelidir.

Yazılı iletişimde ifadeler kesin ve okuyanı şüpheye düşürmeyecek tarz-da olmalıdır. Örneğin, “zannederim, emin olmamakla beraber, hemen hemen, bugün yarın gelir, pek tahmin etmiyoruz” gibi ifadeler kullanıldığında yazıyı okuyan tereddüte düşecektir.

Anlatım bozukluğu, anlatımla ilgili sorunlar nedeniyle metni yazan kişinin iletmek istediği mesajın aktarılamaması ya da istenen biçimde aktarılamaması durumudur.

Yazıyı yazmanın nedeni doğrultusunda
amacın belirlenmesi,
Ne zaman ve ne yazılması gerektiğinin tes-pit edilmesi,
Belirlenen amaca uygun sözcüklerin seçil-mesi,
Anlatım biçiminin, alıcıya uygun olmasının
sağlanması,
Düşünceleri yazıya dökmeden önce kontrol
edip düzenlenmesi gerekmektedir.

Bilgilerin doğru olabilmesi için, bilgilerin elde edildiği kaynağın güvenilir olması önemlidir. Akademik bir dergide yayımlanan bir makaleden edinilen bilginin, bir uzman görüşünün, resmî kurumların web sitelerindeki bilginin; internetteki rastgele bir siteden elde edilen bilgiden daha fazla güvenilir olacağı söylenebilir

Gelişme: Asıl konunun işlendiği bölümdür. Konunun derinliğine kavranması, okuyanın ilgisinin devam etmesi sağlanır (Uzdil ve Uzdil, 1997: 57). Yazının gelişme bölümünde, giriş kısmında belirtilen konuya açıklık getirilir. Yazının amacı, bu amaçla ilgili gerekli bilgiler, kanıtlar, yasa ve yönetmelikler, varsa belgeler açıklanır

Giriş: Konuya hazırlık ya da başlangıç aşamasıdır. Giriş bölümünde, konunun ya da sorunun ne olduğunun belirtilmesi, durumun açıklanması, talebin belirtilmesi uygun olacaktır. Kısa ve kesin ifadelerle yazılmalıdır.

Sonuç bölümünde konu özetlenir. Giriş aşamalarında ileri sürülen görüş, sonuç bölümünde gerekirse kısaca tekrar edilir. Konu hakkında hükme varılır ya da istek belirtilir. Ana fikrin en etkili, en akılda kalacak şekilde ele alındığı kısımdır.

Fiziksel hazırlık ergonomi ile ilişkilidir. Ergonomi, çalışma ortamının fiziksel özelliklerinin, çalışma sürecinin, araç-gereç tasarımının, çalışma koşullarının, iş temposunun çalışma kalitesini yükseltecek şekilde insana uygun hâle getirilmesi, insan sağlığını tehlikeye düşürecek tehlikelerin ortadan kaldırılmasıdır.

Hatalı yazmanın nedenleri: Dikkatsizlik, hızlı yazamamak, iki parmakla yazmak, yazma sırasında başka şeylerle ilgilenmek (başkalarıyla ya da telefonla konuşmak, müzik dinlemek, bir şeyler yemek vb.), kişinin takip ettiği bir metin varsa gözlerini metinden kaçırmak eline ya da ekrana sık sık bakmak.