Kurumsal Etkinliklerde Protokol

Kuşkusuz kurum/kuruluşların gerçekleştirdikleri etkinlikler, sadece bireyin sosyalleşmesi için değil, aynı zamanda her kurumun amaçlarını sürdürebilmesi için de gerekli bir unsurdur. Ayrıca bu etkinlikler, hedef kitlelerinin ilgi ve beklentilerini karşılamak amacıyla gerçekleştirilir.

Kurum/kuruluşların gerçekleştirdiği bu etkinliklerde öncelikle toplumsal yaşamı düzenleyen nezaket ve görgü kuralları ile içinde bulunduğu kurumun protokol kuralları önem kazanmaktadır.

Kurum/kuruluşların halkla ilişkiler, kurumsal iletişim, insan kaynakları ve pazarlama gibi birimlerinin görev alanlarında yer alan, iç ve dış hedef kitlelerle ve paydaşlarla birebir temas sağlanan, içeriğin iletilmek istenen mesajlar doğrultusunda kurgulandığı; toplantı, lansman, fuar katılımı ve tören gibi
faaliyetler etkinlik olarak adlandırılmaktadır. 

Kurum/kuruluşların yaptıkları bu etkinlikler; etkinlik öncesinde, etkinlik sırasında ve etkinlik sonrasındaki süreçlerin-projelendirme, bütçelendirme, tasarım
planlama, operasyon, ölçme ve değerlendime ve raporlama gibi- stratejik esaslara dayalı olarak, belirlenen hedefler doğrultusunda planlı biçimde yürütülmesini gerektirir ki, etkinliklerde uygulanan bu süreçler de etkinlik yönetimi olarak tanımlanmaktadır.

Kurum/kuruluşların genel iletişim stratejisi içerisinde yer alan etkinlikler, kurumların hedef kitleleri ve kamuoyu ile buluşmalarını sağlayan ortamlardır. Etkinlikler kurumların itibar kazanması ve bu itibarı sürdürmesinde önemli bir role sahiptir ve kurumlar açısından başarılı bir duyurum aracı olarak kullanılmaktadır. Kurumla ilgili yeni bir proje, yeni bir işbirliği ya da girişimin kamuoyu ile paylaşılmasında gerçekleştirilen etkinlikler, aynı zamanda kurumun hedef kitleleriyle ilişkisinin güçlenmesi ve görünürlük yaratması için önemli fırsatlar sunar. Bir anlamda kurumun kendini sergilediği ortamlar olan etkinliklerde, kuruma ait olumlu duyguların ve algıların yaratılması da mümkün olmaktadır.

Yönetim süreci dört temel aşamadan oluşmaktadır. Bunlar; araştırma, planlama, uygulama ve bu uygulamanın denetlemesidir (Pira, 2004: 31-32).

"Neden, kim. ne zaman, nerede , nasıl, nasıl bir etkinlik olacak "soruları sorulur.

Kurum/kuruluşların etkin ve başarılı bir etkinlik düzenlemeleri için bazı noktalara dikkat etmeleri kaçınılmazdır. Bunlar;
• Etkinliklerde bir koordinator bulunmalı,
• Etkinliğin başarılı olabilmesi için gerçekçi amaçlar belirlenmeli,
• Konukların etkinliğe çağrılmasında profesyonel ekip tarafından tasarımı yapılmış ve basılmış
davetiyeler hazırlanmalı,
• Etkinliğin büyüklüğüne göre, insan gücü yani görevli personel istihdam edilmeli ve bu kişiler iyi
bir şekilde organize olmalı,
• Etkinlikler doğru zamanda ve doğru yerde gerçekleştirilmelidir (Odabaşı ve Oyman, 2002: 158).

Protokol genel anlamıyla; kamusal ve özel yaşamdaki törensel etkinliklerde resmi
ilişki, görüşme, yazışma ve toplantılarda, ziyaretlerde, davetlerde yöntem ve biçim yönünden uyulması ve uygulanması gereken kuralların tümü olarak tanımlanır (Altınöz ve Tutar, 2006:10).

Protokol, günümüzün iş ve diplomatik dünyasında stratejik bir öneme sahiptir. Protokol kuralları, sosyal olarak nasıl davranılması gerektiği, özel durumlarda nasıl etkileşimde bulunulması gerektiği ve işin nasıl yürütüleceği konusunda kurum/kuruluşlara yardımcı olur. Protokol bireylerin içinde bulunduğu sosyo kültürel ortamda nasıl beraberce çalıştığı ve yaşadığı üzerinde olumlu bir etki de yaratmaktadır.Protokol kuralları kişilere kurumsal yaşamlarında birbirleriyle olan ilişkilerinde uyumlu ilişkiler geliştirmelerine ve sürdürmelerine de yardımcı olmaktadır.Kurum/kuruluşların genel iletişim stratejisi içerisinde yer alan etkinlikler; kurumun yaptıklarından haberdar olunmasını sağlayarak, kurum/kuruluşun duyurumunu yapmak, itibar kazandırmak, toplumda olumlu bir imaj yaratmak, hedef kitleleriyle ilişkilerini güçlendirmek ve görünürlük sağlamak için önemli fırsatlardır.

Protokoldeki kişiler, yöneticiler, konuklar ve kadınlar'dır.

Hukuksal, yönetsel ve sosyal

Karşılıklılık,  hukuki anlamda; devletin-devletle, kurumun-kurumla anlaşmış olduğu herhangi bir konuda, birbirlerine tanınmış olan işlem eşitliğidir. Yukarıdaki örnekten hareketle, bir üniversite rektörü davetli olarak bir başka üniversiteye gittiğinde kendisini üniversitenin genel sekreteri karşılarsa, diğer üniversitenin rektörü geldiğinde de kendisini o kurumun genel sekreteri karşılamalıdır.

Vali, Orgeneral ve Oramiraller, TBMM Üyeleri, Büyükşehir Belediye Başkanı,İl Cumhuriyet Başsavcısı,Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanı,Bölge İdare Mahkemesi Başkanı,  Üniversite Rektörleri, Baro Başkanı, İlçe Belediye Başkanları

Törende bulunan resmi kişilere unvanlarıyla (üsten asta doğru) hitap etmesi gerekir.

Toplantıların temelde dört işlevi bulunmaktadır. Bunlar; bilgi ve haber vermek, bilgi alış-verişinde bulunmak, sorunları belirlemek, sorun çözmek, karar almaktır
(Sevinç, 2004: 63).

Kurum/kuruluşların toplantı etkinliklerini etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilmeleri için toplantı yeri ve özelliklerinin o toplantıya uygun nitelikte olup olmadığını dikkate almaları gerekmektedir. Toplantı düzenlenirken, toplantının amacına uygun olan salon kapasitesi, toplantı için gerekli olan araç-gereçler (bilgisayar, internet bağlantısı, projeksiyon cihazı, tepegöz v.b) ve katılması beklenen kişi sayısı önceden düşünülmelidir.

Tiyatro Şeklinde Yerleşim Düzeni

Ziyaretlerde küçük büyüğünü, ast üstünü, kıdemsiz kıdemliyi ve genç yaşlıyı ziyaret eder.

Resmi ziyaretler protokol kuralları, özel ziyaretler ise nezaket ve görgü kuralları çerçevesinde gerçekleştirilmelidir.
 Ziyaretler amacına göre farklılık gösterdiği için ziyarete giderken çiçek ya da temsili bir hediye götürmek uygun bir davranış olarak kabul edilir.

Davetler genel olarak üç bölüme ayrılmaktadır. Bunlar "Resmi davetler, Yarı Resmi davetler,Resmi olmayan davetler (özel davetler) dir.