Proje Tasarımı ve Yönetimine Giriş

Proje yönetimi, tekrarlanabilir ve öngörülebilir sonuçların üretilebildiği bir disiplindir.

Proje yönetiminin amacı, ortaya çıkabilecek tüm riskleri ve sorunları önceden tahmin ederek faaliyetlerin başarılı bir şekilde tamamlanabilmesi için planlama, organize etme ve denetimi sağlama işlerini eksiksiz bir şekilde tamamlamaktır.

Bir projenin temel özellikleri:

• Başlangıcı ve sonu olan geçici çabadır.
• Genellikle alt projelere (veya fazlara) bölünür.
• Benzersiz bir ürün veya hizmet yaratılır.
• Bir amaç için yapılır.
• Birbiriyle ilişkili faaliyetlere (görevlere) sahiptir.
• Bir değişim aracıdır.

Genel olarak bir proje aslında bir soruna çözüm ve bir ihtiyaca cevaptır.

Zaman Ölçeği: Kapanış sırasında kanıtlanacak projenin zamanında uygulanmasıdır.

Bir projenin başlangıcı ile bitişi arasındaki süreye genellikle proje yaşam döngüsü denmektedir. Tüm projelerin doğasında var olan ve proje yönetimi hakkında bilgi edinmek için oluşturulan mantıklı temel aşamalara proje yaşam döngüsü denir.

• Bu aşamada yapılacak işler
• Bu aşamanın bir sonucu olarak oluşturulacak çıktılar
• Aşama çıktılarının nasıl gözden geçirileceği, onaylanacağı ve doğrulanacağı
• Bu aşama için gerekli kaynaklar
• Ardıl aşamaların başlatılmasını sağlamak için bu aşamanın nasıl onaylanacağı

• Başlangıç
• Planlama
• Yürütme
• Kapanış

Bir girişim veya proje yapmaya karar verme süreci boyunca hem teknik hem finansal açılardan gerekli araştırmalar ile değerlendirme yapılmasına fizibilite çalışması denir.

• Küçük proje
• Ara proje
• Büyük proje
• Program
• Sanal proje veya program
• Uluslararası proje veya program
• Büyük ölçekli proje veya program

Bir ara proje, bir proje süpervizörü veya bir proje koordinatörü tarafından yürütülmektedir.

Genel olarak küçük projelerde, altı ve daha az kişi çalışmaktadır.

Şirket ile müşteri arasında yasal bir sözleşmenin varlığı ile projeden ayrılmaktadır.

İki veya daha fazla temel katkıda bulunan paydaşların farklı coğrafi alanlarda yer alması ve yalnızca elektronik yollarla iletişim kurulması ile diğer projelerden ayırt edilmektedir.

Sanal bir proje veya program, orta ila yüksek karmaşıklık ve orta ila yüksek riskli görevleri kapsamaktadır.

Projeyi talep eden paydaşın projeyi yöneten ülkeden başka bir ülkede olması ile diğer projelerden ayrılmaktadır.

Bireysel olarak yönetilmesinden elde edilemeyecek faydalar elde etmek için koordineli bir şekilde yönetilen bir grup projeye program denir.

Proje yönetimi, bir proje veya programın başından sonuna kadar tüm aşamaların ve aşamalardaki tüm faktörlerin etkin kontrolüdür.

Proje yönetimi süreç bağlamı, kişilerarası ve davranışsal bağlam ve örgütsel bağlamda açıklanabilmektedir.

• Tüm işlerin diğerleriyle karşılıklı bağımlılığı ve karşılıklı ilişkisi vardır.
• Karşılıklı ilişkilerde çalışma zamanla değişebileceğinden, statik bir plan çalışmayabilir, bunun yerine hedeften şaşmadan planın değişen ortama adapte edilmesi gerekir.
• Proje yönetimi uzmanlaşma ve iş bölümü yerine gruplandırma, genelleme ve esnek bir yaklaşım gerektirir.
• Her zaman en iyisi hedeflenmelidir.
• Proje yönetimi yaklaşımı nihai hedefi ve bütünü görmeyi her zaman odakta tutmayı ifade etmektedir. Bir iş bir bütün olarak ele alınırsa ve tek bir sorumluluk merkezine verilirse daha iyi yapılabilir.

Öncelikle ilk adım, projeyi bir dizi göreve bölmek ve bunları iş yapılış biçimlerine göre belirli bir hiyerarşide düzenlemektir.

• Sorunu veya ihtiyacı tanımlayın.
• En iyi proje çözümünü belirleyin ve tanımlayın.
• Görev ve kaynak gereksinimlerini belirleyin.
• Kontrol çizelgesini ve kaynak tahsis planını hazırlayın.
• Proje maliyetlerini tahmin edin ve bir proje bütçesi hazırlayın.
• Riski analiz edin ve paydas iliskileri kurun.
• Yürütme sırasında kontrolü saglayın ve gerektiginde iletisim kurun.
• Düzenli bir kapanısa geçin.

• Risk Yönetimi Planlaması
• Risk Tanımlaması
• Niteliksel Risk Analizi
• Niceliksel Risk Analizi
• Riske Müdahale Planlaması
• Risk Izleme ve Kontrol

Proje yönetimindeki çeşitli süreçleri ve faaliyetleri belirleme, tanımlama, birleştirme ve koordine etmeyi içermektedir.

• Teknik yeterlilik
• Proje ve yöneticisi için üst yönetimden güçlü destek
• Projedeki değişikliklerin sıkı kontrolü
• Uygun bir organizasyon yapısı
• Uygun proje stratejisi seçimi
• İyi proje iletişimi
• İyi proje tanımı ve sağlam bir iş vakası
• İyi motive edilmiş personel
• Proje ile bağlantılı herkesin sağlık ve güvenliğine uygun saygı
• Çatışmanın hızlı ve adil bir şekilde çözülmesi
• Yeterli fon ve diğer kaynakların mevcudiyeti
• Organizasyon genelinde sağlam bir kalite kültürü

• Bazı faaliyetlerin nasıl yürütüleceği konusunda fikir belirtir.
• Projenin hedeflerini belirlemede, başarısının nasıl ölçüleceğinde ve değerin nasıl ve nereye ekleneceğinde fikir sunar.
• Proje yöneticisine yön ve geri bildirim sağlar.