Proje Yönetim Süreçleri ve Yaklaşımları

Proje; önceden belirlenmiş amaç ve hedeflere belirli bir süre zarfında ulaşmayı hedefleyen faaliyetler dizinine odaklanır.

Projelerin başarısı ise projenin yönetimi ile doğrudan ilişkilidir.

Proje entegrasyon yönetimi, proje faaliyetlerinin tutarlı bir bütün hâlinde ele alınarak tanımlanması, birleştirilmesi ve koordine edilmesidir.

Entegrasyon yönetimi, kaynakların kullanımı ve tahsisi konusunda kararlar almayı, proje genelindeki değişiklikleri öngörmeyi ve gerekli revizyonları/iyileştirmeleri yapmayı, projenin tüm unsurlarını (proje başlatma-planlama-yürütme-izleme ve kontrol-kapanış) koordine etmeyi içerir.

Bu süreçlerin etkin şekilde yönetilememesi ise projenin başarısız olması, itibar, kaynak, zaman ve işgücü kayıplarıyla sonuçlanır.

Kapsam, bir sistemi tanımlar. Kapsam, projenin sınırlarının belirlenmesiyle ilgilidir, proje sınırları içinde yapılan işleri ve proje sınırları dışında kalan işleri tarif eder.

Proje kapsamı, CBS proje ekibi tarafından hazırlanır.

Bazen de kapsamı belirlenmiş bir projede, proje yürütülürken bazı değişikliklere gidilir, kapsam proje esnasında genişletilebilir. Başka bir deyişle, proje kapsamındaki kademeli genişleme söz konusu olabilir. Bu eğilim, “kapsam kayması” olarak adlandırılır.

Kapsam kayması, proje kapsamında meydana gelen kademeli genişlemedir ve projenin bütçesi, kaynakları, süresi üzerinde gözden geçirmelerin yapılmasını gerekli kılar.

Kritik yol, bir projenin tamamlanması için gereken en uzun süredir. Proje başarısı için kritik yolun aşılmaması çok önemlidir.

CBS projelerinde yer alan en önemli bütçe kalemleri; veri, yazılım, donanım, lisanslama, bakım- onarım ve insan kaynağı giderleridir.

• Tedarik yönetim planı, aşağıdaki bilgileri içerir:
• Yüklenicilerin performansını ölçmek için kullanılacak sözleşme türleri ve ilgili tüm ölçütler
• Planlanan teslim tarihleri
• Tedarik sürecine dahil olan satıcı veya yüklenicilerin sayısı ve bunların nasıl yönetileceği
• Proje kısıtlamalarının satın alma sürecine olası etkileri
• Proje takvimi ile tedarik edilen malın/hizmetin teslim sürelerinin koordinasyonu

Ön yeterlilik kazanan satıcıların kimliği (biliniyorsa)

Kalite, proje kapsamında elde edilmesi hedeflenen sonuçların/çıktıların önceden planlanan gereklilikleri karşılama derecesidir ve projenin doğasına bağlı olarak doğruluk, güvenilirlik, işlevsellik gibi farklı özellikleri karşılama durumunu gösterir.

• İletişimin planlanması
• İletişimin yönetimi
• İletişimin kontrol edilmesi

Projenin gerçekleştirilmesi sırasında risklerin planlanması ve başarılı bir şekilde kontrol edilmesi için aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

• Riskin tanımlanması
• Risk olasılığının ve ortaya çıkması durumunda projeye olacak etkisinin değerlendirilmesi
• Risk oluşumuna neden olabilecek potansiyel tetikleyicilerin veya göstergelerin belirlenmesi (risk analizi)
• Risklerin özet kategoriler halinde sınıflandırılması
• Risklerin azaltılması,
• Risklerin izlenmesi

Paydaşlar, projede rolü veya projeyle ilgisi olan taraflardır. İç ve dış paydaş olmak üzere 2 tip paydaş vardır.

• Planlama
• Fizibilite ve Analiz
• Sistem Tasarımı
• Uygulama
• Entegrasyon ve Test
• Sistemin Dağıtımı
• Bakım ve Onarım

• Deneysellik
• Önceliklendirme
• Kendi kendini Örgütleme-Motivasyon
• Zaman çerçevesi
• İş birliği

Kritik yolun tespit edilebilmesi için aşağıda yer alan parametrelerin planlama aşamasında belirlenmesi çok önemlidir:

• Bir faaliyetin tamamlanabileceği tahmini süre
• Bir faaliyetin en erken başlama ve bitiş tarihleri
• Bir faaliyetin, proje toplam süresini etkilemeden, başlayıp – bitebileceği en son tarihler
• Bir faaliyetin, proje toplam süresini etkilemeden ertelenebileceği süre
• Bir faaliyetin, kendinden sonraki faaliyeti etkilemeden geciktirilebileceği süre

Kritik Yol Yöntemi’nde yer alan faaliyetlerden birinin aksaması durumunda, projenin o aşamadan ilerisine devam etmesi mümkün olmayacaktır. Faaliyetlerin devamının sağlanabilmesi, tamamıyla bir önceki faaliyetin başarı ile tamamlanmasına bağlıdır.

Bir projenin başarısını etkileyen faktörler, kapsam, maliyet, zaman, kalite ve risk faktörleridir.

Gantt Şemaları iki temele dayanır. Bunlar, faaliyetlerin yer aldığı y ekseni ve faaliyetlerin gerçekleştirileceği zaman aralıklarının yer aldığı x eksenidir.

Karmaşık proje yönetimi süreçlerinde hem proje faaliyetlerinin detaylandırılması hem de proje ekibinin kendi arasındaki ilişkinin tanımlanması gerekli olduğu durumlarda, faaliyetlerin ve süreçlerin saptanması, zaman planlamasının yapılması, kritik faaliyetlerin/kritik yolun belirlenmesi ve ekip arası ilişkilerin tanımlanması gibi faaliyetler ağ yaklaşım yöntemleri ile gerçekleştirilir.

CPM yönteminde proje henüz planlama aşamasındayken faaliyetler için süre tahmini yapılır.

PERT yönteminin açılımı ise Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği’dir. Bu yöntemde, CPM yönteminden farklı olarak proje faaliyetleri ile ilgili kesin bir süre tanımlaması yapılamaz.