CBS’de Projenin Başlatılması ve Planlanması

Proje başlatma süreci, yeni ya da mevcut bir projenin yeniden başlatılması süreci için onay alınması ve bu projenin tanımlanması amacı ile yürütülen çalışmaların tamamı olarak ifade edilmektedir.

Proje başlatma belgesi projelerin başlatıcıları ya da sponsorları tarafından yayınlanan ve bir projenin varlığına resmî olarak yetki veren ve proje yöneticisine proje faaliyetleri için organizasyonel kaynakları uygulama için yetki sağlayan belge olarak ifade edilmektedir.

1. İş belgesi
   • İş gerekçesi
2. Anlaşmalar
3. Çevresel işletme faktörleri
4. Organizasyonel süreç varlıkları

1. Uzman görüşü
2. Veri Toplama
   • Beyin fırtınası
   • Odak grupları
   • Görüşmeler
3. Kişilerarası ilişki ve ekip becerileri
   • Çatışma yönetimi
   • Toplantı yönetimi
4. Toplantılar

Proje başlatma belgesi onaylandıktan sonra proje resmî olarak başlamaktadır.

Bu araştırma ile bir projenin belirtilen finansman ve süreye göre gerçekleştirilip gerçekleştirilemeyeceği tahmin edilmektedir.

Proje çalışma bildirimi, tamamlanmış projelerin sonunda elde edilebilecek ürün veya hizmetlerin yani çıktıların tanımıdır.

Uzman görüşü, gerçekleştirilen aktivite ile uygun olacak şekilde uygulama alanı, bilgi alanı, disiplin, sektör gibi uzmanlığına dayalı olarak verilen görüşler olarak tanımlanmaktadır. Bu uzmanlık, uzmanlaşmış eğitim, bilgi, beceri, deneyim veya öğretime sahip herhangi bir grup ya da kişi tarafından sağlanabilmektedir.

Bu süreç için aşağıdaki konularda uzmanlaşmış bilgiye veya eğitime sahip bireylerin veya grupların uzmanlığı dikkate alınmalıdır.

• Organizasyonel strateji,
• Fayda yönetimi,
• Sektöre ve projenin odağına dair teknik bilgi,
• Süre ve bütçe tahmini,
• Risk tanımlaması

• Bunu ne için yapıyoruz?
• Bunu yapmalı mıyız?
• Bunu yapabilir miyiz?
• Yapmazsak ne olacak?

Girdiler

1. Proje baslatma belgesi
2. İş belgeleri
3. Proje yönetim planı
4. Proje belgeleri
5. Anlaşmalar
6. Çevresel işletme faktörleri
7. Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri

• Proje başlatma belgesi
• Tedarik belgeleri
• Çevresel işletme faktörleri
• Kurumsal süreç varlıkları

Negatif paydaşlar: Projenin yürütülmesi sürecinden ve/veya projenin bitişiyle birlikte elde edilen sonuçlardan olumsuz yönde etkilenen paydaşları ifade etmektedir.

Projedeki birincil paydaşlar yürütülmesi sürecinden ve/veya projenin bitişiyle birlikte elde edilen sonuçlardan doğrudan etkilenirken ikincil paydaşlar bu durumlardan dolaylı yönde etkilenmektedir.

Paydaş yönetim stratejisi aşağıdaki ögeleri içermektedir:

• Proje kapsamında önemli etkileri olabilecek birincil paydaşlar,
• Tespit edilmiş paydaşların her birisinin projeye dahil olması için istenilen düzey,
• Paydaş gruplarının ve bu grupların yönetiminin sağlanmasıdır.

Çıktılar

1. Kaynak yöntemi planı
2. Ekip başlatma belgesi
3. Proje belgeleri güncellemeleri
   • Varsayım kaydı
   • Risk listisi

• Organizasyonun kültür ve yapısı
• Projedeki tesis ve kaynakların coğrafi olarak dağılımı
• Proje kapsamındaki kaynakların yetkinlikleri ve kullanılabilirliği
• Pazarın durumu

Kaynak yönetim planı aşağıdaki süreçleri içermektedir:

• Kaynakların belirlenmesi
• Kaynakların temin edilmesi
• Projedeki roller ve sorumlulukların belirlenmesi
• Proje organizasyon şemaları
• Proje ekibinin kaynak yönetimi
• Eğitim
• Ekip geliştirilmesi süreci
• Kaynakların kontrolünün sağlanması
• Takdir planının oluşturulması

Çevresel işletme faktörleri: Proje zaman çizelgesi yönetiminin planlanma sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörleri şunlardır:

• Projenin organizasyon kültürü ve yapısı,
• Proje ekip kaynaklarının kullanılabilirliği, yetenekleri ve fiziksel kaynaklarının uygulanabilirliği,
• Zaman çizelgeleme yazılımı,
• Standartlaştırılmış tahmini veriler gibi ticari veri tabanları.

Girdiler

1. Proje baslatma belgesi
2. Proje yönetim planı
   • Kaynak yönetimi planı
   • Paydaş katılım planı
3. Proje belgeleri
   • Gereksinim dokümantasyonu
   • Paydaş listesi
4. Çevresel işletme faktörleri
5. Organizasyonel süreç varlıkları

• Sosyal medya, etik ve güvenliğin sağlanması için organizasyonel politikalar ve süreçler,
• Olası sorun, risk, değişiklik ve veri yönetiminin sağlanması için organizasyonel politikalar ve prosedürler,
• Organizasyonel iletişim gereksinimleri,
• Bilginin geliştirilmesi, aktarılması, saklanması ve temin edilmesi için standartlaştırılmış ana esaslar,
• Tarihsel bilgiler ve önceki projelerden alınan dersler havuzu,
• Önceki projelerden ve paydaşlardan gelen bilgilerdir.

İletişim teknolojisinin seçiminde etkili olabilecek faktörler gösterilmektedir:

• Bilgi ihtiyacının aciliyeti
• Teknolojinin mevcudiyeti ve güvenilirliği
• Kullanım kolaylığı
• Proje ortamı
• Bilginin hassaslığı ve gizliliği

Girdiler

1. Proje baslatma belgesi
2. Proje yönetim planı
   • Tüm bileşenler
3. Proje belgeleri
   • Paydaş listesi
4. Çevresel isletme faktörleri
5. Organizasyonel süreç varlıkları

• Risk stratejisi
• Metodoloji
• Roller ve sorumluluklar
• Finansman
• Zamanlama
• Risk kategorileri
• Paydaş risk iştahı
• Risk olasılığı ve etkilerinin tanımları
• Olasılık ve etki matrisi
• Raporlama formatları
• İzleme