CBS’de Projenin Yürütülmesi

CBS projesini yönetmek için girdiler, esas olarak uygulanması gereken ögelerden oluşmaktadır. Bunlar;

Proje yönetim planı: Proje yürütmesini yönlendirmek ve yönetmek, kapsam temel çizgisi, çizelge temel çizgisi, maliyet temel çizgisi ve kalite temel çizgisi gibi tüm ana yardımcı planları içeren proje yönetim planını uygulamalarıyla ilgilidir. Ayrıca proje hedeflerini karşılamak ve planlanan gereksinimleri karşılayan çıktılar üretmek için işin nasıl yürütüleceğini de açıklamaktadır. Proje kapsamında yapılan değişikliklerin oluşturduğu etkilerin gözden geçirilmesi ve onay almış değişikliklerin proje kapsamında uygulanması gerekmektedir.

Kurumsal çevresel faktörler: Proje yürütmesinin yönlendirilmesinde ve yönetilmesinde faydalı olabilecek veya dikkate alınması gereken kurumsal faktörler, organizasyon yapısı ve kültürü; tesisler ve ekipman gibi şirket altyapısı, işe alma ve işten çıkarma yönergeleri gibi personel yönetimi ve proje yönetimi bilgi sistemleridir.

Kurumsal Bilgi Havuzları: Projelerin yürütülmesinde ve yönlendirilmesinde işe yarayacak veya dikkate alınması gereken kurumsal varlıklar, resmî ve gayriresmî planlar, kuruluşun standart süreçleri, politikaları, prosedürleri, metodolojileri, yönergeler, geçmiş proje kayıtları ve belgeleri ve bunlardan öğrenilmiş bilgileri içermektedir. 

Proje yürütmeyi yönlendirmek ve yönetmek için ana araç yanında araç ve tekniklerin bir koleksiyonu da olan proje yönetimi bilgi sistemidir. Proje yönetimi bilgi sistemlerinin çıktılarını elde etmek, bütünleştirmek ve yaygın etkisini artırmak için araç ve süreçler mevcuttur. Projenin başlangıcından kapanışına kadar tüm aşamalarda kullanılabilen manuel ve otomatik sistemler bulunmaktadır. Proje yürütmesini yönlendirmek ve yönetmek için kullanılan diğer bir araç, konuya ve mevcut kaynaklara bağlı olarak proje yöneticisi, kuruluş içindeki diğer departmanlardan ve gruplardan diğer kişiler, danışmanlar, paydaşlar veya meslek birlikleri tarafından sağlanabilen uzman görüşüdür.

Proje yürütülürken, zaman içinde her noktada, tamamlanmış bazı çıktılar vardır ve proje için paydaşlara rapor edilebilecek durumları da içermektedir. Bunlar;

Teslim Süreci: Bu süreçte, projenin çıktıları için gereken proje yönetim planında tanımlanan benzersiz ve tanımlanabilir bir ürün, hizmet veya sonuç olarak ifade edilebilir. Proje yönetim planı yapmanın temel amacı, istenilen çıktıların üretilmesidir.

Orijinal çıktıların yanında ek olarak, proje yürütme sürecinde aşağıdaki ögeler uygulanmaktadır:

• Kabul almış değişiklikler

• Kalite güvence açısından önerilen onaylanmış düzeltici eylemler

• Onaylanmış önleyici faaliyetler

• Kalite güvence süreci açısından önerilen hataların giderilmesi 

Değişiklik talepleri: Proje çalışmasının yürütülmesi sırasında, değişiklik talepleri, sorunlar gibi kaynaklardan doğabilmekte ve aşağıdakiler gibi projenin belirli yönlerini etkileyebilmektedir:

• Proje kapsamı

• Proje maliyeti

• Proje takvimi

• Politikalar veya prosedürler

Değişiklik talepleri doğrudan ve dolaylı olarak ikiye ayrılmaktadır: Herhangi bir eylemin sonucu olmayan sorunların çözümü gibi değişiklikler doğrudan değişiklik talepleridir. Dolaylı değişiklik talepleri; hataların düzeltilmesi, düzeltici eylemler ve önleyici eylemlerdir. Kalite güvence süreci sırasında bulunan kusurların listesinde yapılması gereken değişiklikler hataların düzeltilmesi, bu hataların iyileştirilmesi düzeltici eylemler olarak karşımıza çıkmaktadır. Süreçlerin analizleri sırasında önleyici eylemler kalite güvence süreci tarafından tavsiye edilmektedir.

Proje yöneticilerinin sıkça karşılaştıkları sorunlar aşağıdaki gibi listelenebilir:

• Projenin yürütülmesi sürecinde insanlarla iyi bir iletişim kurabilme yetisine sahip, edindikleri bilgilerini paylaşan ve grup olma özelliklerine sahip doğru insanların bir araya getirilmesi,

• Projenin ekibindeki kişileri destek ekipleri, üst yönetimler ve müşteriler arasında etkili bir iletişimin sağlanması için gereken bağlantıların oluşturulması,

• Projenin amaç ve hedefleri kapsamında belirlenen odak noktasından şaşmadan teknolojinin gereksinimleri doğrultusunda teknolojik ihtiyaç ve önceliklere karşı uyum sağlama,

• Proje sürecinde oluşabilecek endişelere, güç savaşlarına ve çatışmalara karşı önlem alabilme ve yönetimini sağlayabilme,

• Projede oluşabilecek teknik sorunlar ve zorluklarla mücadele edebilme,

• Proje ekibinin karar alma sürecinin etkili olarak gerçekleştirilmesi,

• Projedeki üst yönetimin projedeki ilgili süreçlere destek vermesini sağlama,

• Projenin ileriye gitmesi için inovasyon ve yaratıcılığı etkin kılma,

• Projenin başarısını sağlamak için ekip içerisindeki kişilerin ödüllendirilmesiyle motivasyonun sağlanması,

• Proje ekip üyelerinin özellikleri, adanmışlıkları ve çabalarının tespit edilmiş önceliklere odaklanmasını sağlama,

• Proje ekibi içerisinde yer alacak kişilerin doğru seçilmesi ve temini için pazarlıkların sağlanması,

• Projedeki satın alma, muhasebe gibi destek bölümleriyle ilgili ilişkilerin sağlıklı bir biçimde kurulması.

Proje Yöneticisi: Proje yöneticisi projeden sorumlu olan kişi olarak ifade edilse de genel anlamda projenin amaçlanan hedef doğrultusunda başarıyla tamamlanması sürecinde proje zamanının, bütçesinin ve hedeflerinin tamamlanmasından sorumlu kişidir. Proje yöneticisinin belirlenmesi için en uygun zaman projenin tasarımın ilk olarak yapıldığı aşamadır. Proje yöneticilerinin belirlenmesi sürecinde kişilerin altyapısı, deneyimi, liderlik özellikleri ve stratejik uzmanlıkları, teknik uzmanlıkları, iletişim becerileri ve yönetsel becerileri dikkate alınmaktadır.

Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK)’nın ulusal meslek standardı dokümanına göre; Coğrafi Bilgi Sistemleri (CBS) Operatörü (Seviye 4); iş sağlığı ve güvenliği ile çevre koruma önlemlerini uygulayarak kalite sistemleri çerçevesinde, iş organizasyonu yapan, araziden, hava fotoğraflarından ya da uydu görüntülerinden sayısal ya da analog olarak toplanan grafik ve öznitelik bilgilerinin uygun yazılım ve donanımlar kullanarak CBS ortamına aktarılması için verileri düzenleyen, sisteme giren, güncelleyen, verileri çeşitli yöntem ve metotlarla hazırlayan, coğrafi bilgi ve verilerin farklı CBS’lerde kullanılabilmesi için format, datum, projeksiyon, koordinat sistemi vb. dönüşümlerini yapan; elde ettiği sonuçları istatistiksel bilgiler, grafikler, tematik haritalar ya da sayısal ekran görüntüleri olarak sunan ve mesleki gelişim faaliyetlerine katılan kişidir.

Proje yürütme sürecinde önem arz eden proje ekiplerinin geliştirilmesiyle ilgili bir model 1965 yılında Bruce Tuckmann tarafından yayımlanmıştır.

Proje yürütme sürecinde önem arz eden proje ekiplerinin geliştirilmesiyle ilgili bir model 1965 yılında Bruce Tuckmann tarafından yayımlanmıştır. Proje ekiplerinin oluşturulması sürecinde sıkça kullanılan bu model dört aşamadan meydana gelmektedir. Bu dört aşama şu şekildedir:
• Proje ekibinin oluşturulması
• Proje ekininin göreve başlatılması
• Kısmi entegrasyon
• Tam entegrasyon

Bir projenin performansının belirlenmesi sürecinde proje yöneticilerinin üç temel ölçüte bakması gerekmektedir. Bu temel üç ölçüt şöyledir:
• Proje kapsamında anlaşılmış sonuçlar elde etmek (Örneğin, CBS’de yer seçimi analizi gerçekleştirirken uzman görüşleri değerlendirilmesi süreci)
• Projenin belirlenen zaman periyodu içinde tamamlanmış olması,
• Projenin bütçe yönetiminde sıkıntılar yaşamadan projenin başarıyla sonuçlandırılmasıdır.

Üstün proje ekiplerinin temel özellikleri şunlardır:

Ekip odağı: Üyeler, projenin ortak hedefine tam odaklanmıştır. Projenin temel gereksinimleri net bir şekilde anlaşılmıştır. Ekip, proje başarısını neyin oluşturduğuna odaklanmaktadırlar.

İletişim: Yukarıdan aşağıya herkes, başlangıç niteliğinde olabilecek bilgileri paylaşmaktadır ve bu konuda her zaman dürüst ve açıklardır.

Yetkilendirilmiş: Ekip üyeleri, yetkinlik yoluyla etkileyen ve yetkinlik yoluyla etkileme özgürlüğüne sahip üyelerdir. Ayrıca proje sürecinde sürekli öğrenme vurgulanmaktadır.

Yetkinlik: Üyeler, teknik görevleri yerine getirmek için gerekli bilgi ve beceriye sahiptir; gerçekleştirme isteği veya motivasyonu ve kendi yetkinliklerini projenin daha büyük ihtiyaçlarına uyum sağlayabilme yeteneğine sahiptirler.

Karşılıklı Bağımlılık: Üyeler, birbirlerinin yeterliliklerinden tam olarak yararlanırlar, yaptıklarının başkalarının çalışmalarını nasıl etkilediğini anlamaktadırlar. Diğer üyelerin yapacakları faaliyetleri söylediklerinden ve çalışma süreçlerinden tamamen emin olurlar ve diğer üyeler tarafından verilen bilgilere inanmaktadırlar.

Uyum: Ekip üyelerinin birbiri ile arkadaşlığı iyidir, birbirlerine yoğun bir bağlılık göstermektedirler.

Bağlılık: Projede karşılaşılan sorunlar çözülene kadar üzerinde çalışılmaktadır. Projenin başarıya ulaşılması için kişisel fedakarlıklar yapılmaktadır.

Çeşitlilik: Ekipler arasındaki farklılıklar kabul edilmekte ve her bir ekip üyesi geniş bir deneyim ve teknik yetkinliği temsil etmektedir.

Yapı: Ekipteki kişiler, yardıma ihtiyaç duyduklarında proje içindeki herhangi bir kişi veya ekiple iletişim kurmakta tam bir özgürlüğe sahiptir. Tek önemli ayrım, konumla değil, yeterlilikle ilgilidir.

Proje ekiplerinin oluşturulması sürecinde karşılaşılan engeller aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Ekip Üyelerinin Farklı Görüşleri, Öncelikleri, İlgi Alanları ve Yargıları
• Rol Çatışmaları
• Proje Amaçları/ Sonuçları Açık Değil
• Dinamik Proje Ortamları
• Takım Liderliği Üzerinden Rekabet
• Ekip Tanımı ve Yapısı Eksikliği
• Proje Personeli Seçimi
• Proje Liderinin Güvenilirliği
• Ekip Üyesi Bağlılığının Eksikliği
• İletişim problemleri
• Üst Yönetim Desteğinin Eksikliği 

Proje yöneticisinin çatışma durumlarında seçebileceği bir stratejiler süreçler vardır. Bunlar:

Zorlama: Diğer tarafın endişelerini dikkate almadan kendi endişelerini tatmin etmek için resmî otoriteyi veya başka bir gücü kullanmak;

Uzlaşmacı: Diğer tarafın kendi kaygılarını ihmal ederken kendi kaygılarını tatmin etmesine izin vermek;

Kaçınma: Çatışmaya dikkat etmemek ve onu çözmek için herhangi bir eylemde bulunmamak;

Uzlaşma: Her iki taraf için de kısmen tatmin edici, ancak hiçbiri için tamamen tatmin edici olmayan bir çözüm belirleyerek bir anlaşmazlığı çözmeye çalışmak;

İş birliği: Karşılıklı ve tamamen tatmin edici bir çözüm bulma çabası içinde endişelerini anlamak için diğer tarafla iş birliği yapmak ve endişelerini ifade etmektir.

Nitelikli proje yöneticileri, çatışma durumlarını hızla anlayabilmeli ve her durum için uygun çatışma yönetimi stratejisini kullanabilmelidir. Proje yöneticisi, problem çözmeyi teşvik ettiği ve karşılıklı saygı ve uyumu sağlamanın bir yolu olduğu için mümkün olduğunca iş birliğini tercih etmelidir.

Motivasyon, bireylere ve proje ekiplerine büyük başarılar elde etmeleri için ilham verebilmekte, teşvik edebilmektedir. Motivasyon, ortak amaçlara veya hedeflere ulaşmak için ekip çalışmasını ve kolektif girişimleri teşvik eden bir ortam da yaratabilmektedir. Bir bireyin ve/veya ekibin proje çabalarına uyguladığı motivasyon düzeyi, üçlü kısıtlama proje başarı faktörlerine (yani zamanında, bütçe dahilinde, yüksek kalite, karşılanan kapsam/müşteri beklentileri) doğrudan etkisi dahil olmak üzere proje sonuçlarının tüm yönlerini etkileyebilmektedir. Bu kapsamda, proje ekibinin tüm üyeleri için motive edici bir ortamın yaratılması ve sürdürülmesi yoluyla proje başarısına doğru ilerlemek için motivasyon kaybının nedenini anlamak proje yöneticisinin çıkarınadır.

Motivasyon çalışması ve uygulaması boyunca, proje yöneticisi bireyselliğin önemini anlamalıdır. Her ekip üyesini neyin motive ettiğini bilmek, proje yöneticisine ekip üyelerini kişisel motivasyonu teşvik eden ortamlara, görevlere, sorumluluklara ve hedeflere bağlama yeteneği sağlayacaktır. Bir insan ihtiyaçları analizinin teşvik edici etkisi, proje yöneticisine, ekiplerin ve bireylerin işlerinden en çok ne istediğini anlama yeteneği sağlamakta ve proje ekibinde var olan çeşitli temel insan ihtiyaçlarını ve motive edicileri ortaya çıkarmak için kişisel çalışma sürücülerini takip etme yeteneği sağlamaktadır.

Bir proje yöneticisi olarak, motivasyonel çabaların odak noktası, hedefe ulaşılmasını engelleyebilecek herhangi bir engeli ortadan kaldırırken bir hedefe ulaşılabilir olmasını sağlayarak başkalarını motive etmeye uygulanmalıdır. Proje yöneticisinin odak noktasının bir başka bileşeni, ödüllerin kişisel tercihlerle uyumlu hale getirilmesine yardımcı olmak için proje ekibi üyelerinin bireysel amaçlarını anlama ihtiyacı olmalıdır.

Kalite Planlaması: Hangi kalite standartlarının proje ile ilgili olduğunun belirlenmesi ve bunların nasıl karşılanacağının tespit edilmesi süreci olarak ifade edilmektedir.

Kalite Güvencesi: Projenin ilgili kalite standartlarını karşılayacağına dair güven sağlamak için genel proje performansını düzenli olarak değerlendirme süreci olarak ifade edilmektedir.

Kalite Kontrol: İlgili kalite standartlarına uyup uymadıklarını belirlemek için belirli proje sonuçlarını izlemek ve yetersiz performansın nedenlerini ortadan kaldırmanın yollarını belirlemek olarak ifade edilmektedir.

Planla-Uygula-Kontrol et-Önlem al (PUKÖ): PUKÖ (planla-uygula-kontrol et-önlem al), tipik olarak proje stratejisinin daha iyi olması için kullanılan yinelemeli dört adımlı bir kalite iyileştirme sürecidir. PUKÖ, süreçler üzerindeki potansiyel etkileri test etmek için küçük başlayan ancak daha sonra kademeli olarak daha büyük ve daha hedefli değişime yol açan ardışık bir döngüdür.

Kaizen: Kaizen bir proje sürecinde uygulanan küçük ama sürekli olarak yapılan iyileştirme süreci olarak ifade edilmektedir.

İç kalite güvence: Proje yönetimine ve ekibine sağlanan güvenceyi ifade etmektedir.

Dış kalite güvence: Proje için önem taşıyan müşteriler için sağlanan güvenceyi ifade etmektedir.

Proje ekibinin kalite kontrol için kullanacağı bazı beceri ve teknikler şunlardır:
• İstatistiksel kalite kontrol teknikleri,
• Arızalı ürünlerin müşterilere ulaşmasını önlemek için denetim,
• Kalite anormalliklerinin ve dalgalanmalarının nedenlerini belirleme,
• İstenilen kalite seviyesine ulaşmak için gereken kontrol limitlerinin belirlenmesidir.

Projelerdeki kalite denetlemeleri genel olarak öğrenme amaçlı gerçekleştirilmektedir. Kalite denetiminin temel fikri, bu proje ve gelecekteki diğer projeler için proje sırasında oluşan hatalardan öğrenilen dersleri içselleştirerek ve uygulayarak hataların tekrarını önlemektir. Bir kalite denetimi, bir projenin neyi başardığını, neyin düzgün çalıştığını ve neyin düzgün çalışmadığını resmî olarak incelemektedir. Denetim sonucunda, mevcut programların performansının iyileştirilmesi ve diğer programlar da dahil olmak üzere kurum genelinde öğrenmenin sağlanması amaçlanmaktadır. Kalite denetimleri, proje sırasında önceden bildirilmeksizin veya planlanmış bir sıklıkta da yapılabilmektedir. Denetimler, iç denetçiler tarafından yapılabileceği gibi dış kaynaklı hizmetler tarafından da gerçekleştirilebilmektedir.