CBS’de Projenin İzlenmesi ve Kontrolü

 Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolünde kullanılan girdiler:

• Proje yönetim planı
• Proje belgeleri
• Çalışma performansı değerlendirmeleri
• Anlaşmalar
• Çevresel işletme faktörleri
• Organizasyonel süreç varlıkları

Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolünde kullanılan çıktılar:

• Çalışma performansı raporları
• Değişiklik talepleri
• Proje yönetim planı güncellemeleri
• Proje belgeleri güncellemeleri

Projenin boyutuna ve karmaşıklığına bakılmaksızın proje yöneticisinin izlemesi ve kontrol etmesi gereken unsurlar;
• Proje planına kıyasla halihazırda yürütülmekte olan faaliyetlerin veya faaliyetlerin durumunu belirleme,
• Bu ana kadar tamamlanan işin kapsamı,
• Bu ana kadar tamamlanan işin kalitesi,
• Proje planına kıyasla maliyet ve harcamaların durumu,
• Tüm proje paydaşlarının projeye dair tavır ve hareketleri,
• Proje ekibinin üyeleri arasındaki genel bir iş birliği ve dayanışma durumu olarak özetlenebilmektedir

Proje maliyetlerinin izlenmesi ve kontrolünde kullanılan girdiler:

• Proje yönetim planı
• Proje belgeleri
• Proje finansman gereksinimleri
• Çalışma performansı verileri
• Organizasyonel süreç varlıkları

Proje maliyetlerinin izlenmesi ve kontrolünde kullanılan çıktılar:

• Çalışma performansı bilgileri
• Maliyet öngörüleri
• Değişiklik talepleri
• Proje yönetim planı güncellemeleri
• Proje belgeleri güncellemeleri

Etkili bir maliyet yönetim sürecinin içermesi gereken unsurlar;
• Proje maliyetinin tahmin edilmesi,
• Proje muhasebesinin yapılması,
• Projedeki nakit akışı,
• Projenin önemli unsurlarından paydaşlara oluşan nakit akışı,
• Projedeki doğrudan iş gücü maliyeti,
• Projedeki kâr paylaşımı, cezalar vb. olarak sıralanabilmektedir

Maliyet yönetim sisteminin en önemli işlevi, planda yer alan faaliyetlerin tamamlanması veya ek maliyet faturalamalarından kaynaklanan maliyet değerlerinin kayıt altına alınmasıdır.

Etkili maliyet kontrolünü sağlamak için süreçler aşağıdaki unsurları içermelidir:

Projeyi tamamlamak için gereken tüm işler iyi planlanmış olması,
• Kesin ve güvenilir zaman, işçilik ve maliyet tahminin sağlanması,
• Görevler ve tanımlanmış kapsam arasındaki ilişkinin kurulması,
• Misyon ve kapsam arasında iyi tanımlanmış ilişkinin oluşturulması,
• Disiplinli harcamalar bütçe ve yetki,
• Fiili ilerleme ve maliyetlerin zamanında muhasebeleştirilmesi,
• Kalan işi tamamlamak için gereken süre ve maliyeti periyodik olarak tahmin edilmesi,
• Projenin doğasına uygun zaman dilimlerinde yapılan iş ve maliyetlerin ve planlanan iş ve maliyetlerin karşılaştırılması olarak ifade edilebilmektedir

Maliyet yönetim sisteminin en önemli işlevi, planda yer alan faaliyetlerin tamamlanması veya ek maliyet faturalamalarından kaynaklanan maliyet değerlerinin kayıt altına alınmasıdır. Tamamlanan işin fiili ve bütçe maliyetleri her bir faaliyet için detaylandırılır ve tahminler raporlanmaktadır.

Proje risklerinin izlenmesi ve kontrolünde kullanılan girdiler:

• Proje yönetim planı
• Proje belgeleri
• Çalışma performansı verileri
• Çalışma performansı raporları

Proje risklerinin izlenmesi ve kontrolünde kullanılan çıktılar:

• Çalışma performansı bilgileri
• Değişiklik talepleri
• Proje yönetim planı gücellemeleri
• Proje belgeleri güncellemeleri
• Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri

Risk; maliyet, kalite, kapsam ve zaman gibi proje hedeflerini olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek belirsiz bir olaydır.

Risk izlemenin amacı, aşağıdakileri belirlemektir:

• Risk yanıtları planlandığı gibi uygulanıp uygulanmadığı,
• Risk yanıt eylemleri beklendiği kadar etkili mi veya yeni yanıtların geliştirilmesinin gerekip gerekmediği,
• Proje varsayımlarının hâlâ geçerli olup olmadığı,
• Trendlerin analizi ile riske maruz kalma önceki duruma göre değişip değişmediği,
• Bir risk tetikleyicisi oluşup oluşmadığı,
• Uygun politika ve prosedürler izlenip izlenmediği,
• Daha önce belirlenmemiş risklerin oluşup oluşmadığıdır

Risk izlemenin amacı, aşağıdakileri belirlemektir:

• Risk yanıtları planlandığı gibi uygulanıp uygulanmadığı,
• Risk yanıt eylemleri beklendiği kadar etkili mi veya yeni yanıtların geliştirilmesinin gerekip gerekmediği,
• Proje varsayımlarınun hâlâ geçerli olup olmadığı,
• Trendlerin analizi ile riske maruz kalma önceki duruma göre değişip değişmediği,
• Bir risk tetikleyicisi oluşup oluşmadığı,
• Uygun politika ve prosedürler izlenip izlenmediği,
• Daha önce belirlenmemiş risklerin oluşup oluşmadığıdır

Proje paydaş katılımının izlenmesi ve kontrolünde kullanılan girdiler:

• Proje yönetim planı
• Sorun kayıtları
• Çalışma performans verileri
• Proje belgeler

Proje paydaş katılımının izlenmesi ve kontrolünde kullanılan araç ve teknikler:

• Bilgi yönetim sistemi
• Uzman görüşü
• Toplantılar

Proje paydaş katılımının izlenmesi ve kontrolünde kullanılan çıktılar:

• Zaman çizelgesi yönetimi planı
• Değişiklik talepleri
• Proje yönetim planı güncellemeleri
• Proje belgeleri güncellemeleri
• Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeler

Proje iletişimin kontrolünde kullanılan girdiler:

• Proje yönetim planı
• Proje belgeleri
• Çalışma performansı verileri
• Çevresel işletme faktörleri
• Organizasyonel süreç varlıkları

Proje iletişimin kontrolünde kullanılan çıktılar:

• Çalışma performansı bilgileri
• Değişiklik talepleri
• Proje yönetim planı güncellemeleri
• Proje belgeleri güncellemeleri

Projelerde sıklıkla karşılaşılan problemler:

-Bazı durumlarda projelerin uygulanmasında yani başlangıç tarihinde gecikme olabilir. 

-Projelerdeki sorunların kaynağı bazen proje izleme ve kontrol sürecinin bir parçası olan raporlama süreci olabilmektedir.

-Diğer bir sorun da projeler için gereksiz ayrıntılar sağladığı için raporun okuma sırasında özümsenmemesi olabilmektedir.

-Kontrol dışı maliyetler başka bir yaygın senaryodur.