CBS’de Projenin Kapatılması

Coğrafi Bilgi Sistemlerinin Bileşenleri:

-Veri

-Yazılım

-Donanım

-Yöntemler

-İnsanlar

CBS’nin temel bileşenlerden eğitimli CBS personeli;
• CBS Yöneticisi
• Veritabanı Yöneticileri
• Yazılım Uzmanları
• Sistem Analistleri kadrolarından oluşur.

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2018) göre, projenin kapatılması sürecinin girdileri:

1. Proje başlatması belgesi
2. Proje yönetim planı
• Tüm bileşenler
3. Proje belgeleri
• Varsayım kaydı
• Tahminlerin temeli
• Sorun kaydı
• Alınan dersler dokümantasyonu
• Kilometre taşı listesi
• Proje iletişimleri
• kalite kontrol ölçümleri
• Gereksinim dokümantasyonu
• Risk listesi
• Risk raporu
4. Kabul edilen teslimatlar
5. İş belgeleri
• İş gerekçesi
• Fayda yönetimi planı
6. Anlaşmalar
7. Tedarik dokümantasyonu
8. Organizasyonel süreç varlıkları

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2018) göre, projenin kapatılması sürecinin araç ve teknikleri:

1. Uzman görüşü
2. Veri analizi
• Belge analizi
• Regrasyon analizi
• Trend analizi
• Varyans analizi
3. Toplantılar

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2018) göre, projenin kapatılması sürecinin çıktıları:

1. Proje belgeleri güncellemeleri
• Alınan dersler dokümantasyonu
2. Nihai ürün, hizmet ya da sonuç geçişi
3. Sonuç raporu
4. Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri

Faz; projeyi olumlu yönde etkileyen bir koşul ya da durum, bir olumlu koşullar grubu, bir olumlu olaylar grubu, gerçekleşirse proje hedefleri üzerinde olumlu etkisi olacak bir risk ya da bir olumlu değişiklik olasılığı şeklinde tanımlanmaktadır.

Faz Kapatma: Bu kısma geçmeden öncefazın ne olduğunu tekrar hatırlayalım. Faz; projeyi olumlu yönde etkileyen bir koşul ya da durum, bir olumlu koşullar grubu, bir olumlu olaylar grubu, gerçekleşirse proje hedefleri üzerinde olumlu etkisi olacak bir risk ya da bir olumlu değişiklik olasılığı şeklinde tanımlanmaktadır.
Proje fazı ise, genellikle ana teslimatlardan birinin tamamlanmasıyla ilgili olan, mantıksal açıdan bağlantılı proje aktiviteleri grubudur. Proje fazları genellikle sırayla tanımlanır ama bazı proje durumlarında iç içe geçebilir. Proje fazları proje yaşam döngüsünün bileşenleridir (PMBOK, 2008). Tanımdan da anlaşılacağı üzere proje yöneticisi gerekli gördüğü hâllerde projeyi farklı fazlara bölebilir. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken nokta her bir fazı küçük bir proje gibi düşünüp tüm proje süreçlerini her faz için işletmektir. Bu noktada projenin kapatılması sadece o fazın kapatılması anlamını taşımaktadır. Eğer fazın sonucunda bir ürün/sonuç ortaya çıkıyor ise bu çıktıların müşteriye onaylatılması ve bu işlemi de resmiyete ulaştırmak gerekmektedir.
Bütün bu işlem adımları başarı ile sonuçlandıktan sonra projenin sonraki aşamalarına geçilebilir.

Proje Sonlandırma: Farklı sebeplerden dolayı proje kapsamında planlanan ürünlerin beklenen sonuçları sağlamadığı görülebilir. Bu durum ya proje yürütücüsü tarafından veya müşterinin üretilen ürünü reddetmesi ile ortaya çıkar. Böylesi durumlarda müşteri ürünün yeniden üretilmesini isteyeceği gibi projeyi tamamen feshedebilir. Böyle durumlarda yasal süreçler de devreye girebilir. Böylesi durumlarda da yine projenin kapatılması gerekmektedir. Projenin başarısızlığının neden kaynaklandığı gerekçeleri ile birlikte araştırmalı ve belgeler ile bulgular birbirini desteklemelidir.. Ayrıca projenin başarısızlığından çıkarılması gereken dersler de olmalıdır. Bununla birlikte projenin başarılı olarak sonuçlandırılması için uygun tüm paydaşların da sürece dahil edilmesi gerekmektedir.

Proje ya da proje fazı için geçerli olan sözleşmeye dayalı anlaşmaların tamamlanmasıyla ilgili aktiviteler;
• Satıcının çalışmasının resmi kabulünü teyit etmek,
• Açık talepleri sonuçlandırmak,
• Nihai sonuçları yansıtacak şekilde kayıtları güncellemek,
• Gelecekte kullanım için bu tür bilgileri arşivlemek

Tedariklerin kapatılması işleminde kullanılan girdiler:

• Proje Yönetimi
• Tedarik belgeleri

Tedariklerin kapatılması işleminde kullanılan araç ve teknikler:

• Tedarik denetimi
• Müzakere yoluyla uzlaşma
• Kayıt yönetim sistemi

Tedariklerin kapatılması işleminde kullanılan çıktılar:

• Tedarikçilerin kapanışı
• Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeler

Proje yönetiminde etkin olarak kullanılan proje entegrasyon yönetimi bilgi alanının alt süreçleri, proje başlangıç süreç grubunda proje başlatma belgesinin geliştirilmesi; planlama süreç grubunda proje yönetim planının oluşturulması; yürütme süreç grubunda projenin yürütülmesinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi; izleme/kontrol süreç grubunda proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrol edilmesi, bütünleşik değişim kontrolünün gerçekleştirilmesi ve kapanış süreç grubunda projenin veya proje aşamasının kapatılmasıdır.

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2018) göre Projenin ya da fazın kapanışında şunlar gerçekleşebilir:
• Müşteriden ya da sponsordan kabul alınması,
• Proje sonrası ya da faz sonu gözden geçirme işleminin gerçekleştirilmesi,
• Süreçlerde yapılan uyarlamaların etkilerinin kaydedilmesi,
• Alınan derslerin belgelenmesi,
• Uygun güncellemelerin organizasyonel süreç varlıklarına uygulanması,
• Tüm ilgili proje belgelerinin tarihsel veriler olarak kullanılmak üzere Proje Yönetimi Bilgi Sisteminde arşivlenmesi,
• Tedarikçi ilişkilerinin sonlandırılması.

Proje Belgeleri
• Varsayım kaydı
• Tahminlerin temeli
• Değişiklik kaydı
• Sorun kaydı
• Alınan dersler
dokümantasyonu
• Kilometre taşı listesi
• Proje iletişimleri
• Kalite kontrol ölçümleri
• Gereksinim dokümantasyonları
• Risk listesi
• Risk raporu

Proje kapsamında tanımlanmış bir problem için sorulabilecek sorular aşağıdaki gibi sıralanabilir:

-Problem ve etkisi nedir?

-Problem neden daha önce tespit edilemedi?

-Problem kişisel performansa bağlı olabilir mi?

-Gelecekte bu problem bertaraf edilebilir mi?

Bertaraf edilemez bir problem ise erken tespit mümkün müdür?

Öğrenilmiş dersler sürecinin unsurları:

-Tanımlama

-Belgeleme

-Analiz etme

-Depolama

-Geri alma

Ankette ayrıca üç anahtar soru da yer almalıdır. Bu sorular şunlardır:
• Neyi doğru yaptık?
• Neyi yanlış yaptık?
• Geliştirmek için neye ihtiyacımız var?

Nihai rapor, proje performansının bir özetini sunar. PMBOK 6. baskısına göre nihai rapor aşağıdakiler gibi bilgileri içerebilir:
• Proje veya proje fazının özet düzeyinde açıklaması,
• Kapsam hedefleri: kapsamı değerlendirmek için kullanılan kriterler ve tamamlama kriterlerinin karşılandığının kanıtı,
• Kalite hedefleri: proje ve ürün kalitesini değerlendirmek için kullanılan kriterler, doğrulama ve teslim tarihleri ve/veya varsa farklılıkların nedenleri.
• Kabul edilebilir maliyet aralığı: fiili maliyetler ve herhangi bir sapmanın nedenleri dahil olmak üzere maliyet hedefleri,
• Nihai ürün: hizmet veya sonuç için doğrulama bilgilerinin özeti,
• Sonuçlar: projenin ele almayı taahhüt ettiği faydaları elde edip etmediğini de içeren hedefleri planlayın. Proje sonucunda elde edilen sonuçlar projenin kapanışında karşılanmıyorsa, bunların ne derece sağlandığını belirtiniz ve gelecekteki sonuçların ve elde edilecek faydaların gerçekleşmesi için tahminde bulununuz.
• Nihai ürün: hizmet veya sonucun iş planında tanımlanan iş ihtiyaçlarını nasıl karşıladığının özeti.
Projenin kapanışında iş ihtiyaçları karşılanmıyorsa, bunların ne derece sağlandığını belirtin ve gelecekte iş ihtiyaçlarının ne zaman karşılanacağını tahmin edin.
• Projede karşılaşılan risklerin veya sorunların özeti ve bunların nasıl ele alındığını belirtin.

Sonuçlar: Projenin ele almayı taahhüt ettiği faydaları elde edip etmediğini de içeren hedefleri planlayın. Proje sonucunda elde edilen sonuçlar projenin kapanışında karşılanmıyorsa, bunların ne derece sağlandığını belirtiniz ve gelecekteki sonuçların ve elde edilecek faydaların gerçekleşmesi için tahminde bulununuz.