MOTİVASYONDA İLETİŞİMSEL SÜREÇLER

İletişim, insanların toplu halde yaşamaya başlamalarından itibaren toplumsal etkileşimlerde rol oynayan sembolik mesajların karşılıklı ulaştırılmasıyla, bazı anlamları aralarında paylaşmaları sürecidir.

İnsanlar başkalarıyla bir arada olabilmek, onları anlayabilmek, kendilerini anlatabilmek ve etkileyebilmek, diğer bir deyişle toplumsallaşabilmek için iletişim kurarlar. Bunun da ötesinde bireyler kendileriyle ve başkalarıyla iletişim kurarak ilişkilerini de tanımlama olanağı kazanırlar. İletişim, kişilerarası ilişkilerin her türünü, örgütleri ve giderek toplumları yaratan ve bir arada tutan adeta bir “harç” işlevi görür

• Çalışanlar patronlarıyla nasıl iletişimde bulunacaklarını öğrenmelidirler.
• Çalışanlar üstlerinden gelen mesajı almalı ve tepki göstermelidirler.
• Çalışanlar halkla nasıl iletişimde bulunacaklarını bilmelidirler.
• Çalışanlar iş arkadaşlarıyla nasıl uygun iletişimde bulunacaklarının yollarını bilmelidirler.
• Çalışanlar iletişimde kullanılan çeşitli elektronik aletleri nasıl kullanacaklarını bilmelidirler.

Örgüt (organizasyon), özünde bir grup insanın belli amaçlar doğrultusunda tasarlanmış işbirliğine dayanan birlikteliği ile oluşan toplumsal bir sistemdir.

İletişim sistemini sağlıklı bir biçimde yapılandıramayan hiçbir kurumun yaşaması pek mümkün görünmemektedir. Çünkü açık sistem olan kurumların dış çevrelerinden sürekli girdi almaları ve beraberinde çevreye çıktı vermeleri gerekmektedir. Bu da çevreyle etkileşim kurarak mümkün olabilir.

Dar anlamda örgüt; herhangi bir amaç için gerekli çalışmaları grup ilişkileri şeklinde düzenlemektir.

Geniş anlamda, örgüt ise; insanların, fiziksel araç ve olanaklarını, belli bir amacı gerçekleştirecek biçimde bir araya getiren yapıdır.

• Örgütsel iletişim; içsel ve dışsal çevrenin her ikisi tarafından da etkilenen ve bu çevrelerin her
  ikisini de etkileyen birden çok ögeden oluşan açık bir sistemde ortaya çıkar.
• Örgütsel iletişim mesajları ve onların akışını, amacını, yönünü ve aracını içerir.
• Örgütsel iletişim insanları ve onların tutumlarını, duygularını, ilişkilerini ve becerilerini kapsar.

Bir sistem olarak iletişim olgusunun en büyük amacı, örgütsel ilişkilerin belirli bir düzen içine sokulması ve böylece örgütsel amaçlarla bireysel amaçlar arasındaki bilinçli bir dengenin kurulmasıdır.

• Örgütsel iletişim, şirketin bağımlı olduğu gruplarla ilişkilerini düzenlemek amacıyla içsel ve dışsal iletişim yöntemlerini etkin ve verimli bir şekilde kullanan idari araçtır.
• Örgütsel iletişim sistemi “birbirlerine bağımlı olan iki veya daha fazla parça veya alt sistemlerden oluşan, çalışma ve özellikleri itibariyle belirli sınırları olan ve diğer sistemlerden ayırt edilen kurumsallaşmış ve bölünmez bir bütündür.
• Örgütsel iletişim bir kuruluşa, derneğe, kuruma ya da organizasyona karşı, kamuoyunu ve işletme iklimini etkileme hedefi olan tüm iletişim çalışmalarının planlı ve eşgüdümlü uygulanmasıdır.
• Örgütsel iletişim, kurumsal düzeni sağlamayı amaçlayan, teorik ve Pratik temellerinin eşgüdümlü işlemesi gereken bir yönetim fonksiyonudur.
• Örgütsel iletişim, örgütün işleyişini sağlamak ve örgütün amaçlarını gerçekleştirmek amacıyla kurumu meydana getiren birimler ile örgüt ve çevresi arasında gerçekleştirilen sürekli bir bilgi ve düşünce alışverişi ya da birimler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına imkan sağlayan toplumsal bir süreçtir.
• Örgütsel iletişim, örgüt çalışanların ve müşterilerin örgüte yönelik duygu, düşünce, fikir ve algısını şekillendiren; örgütün aynası niteliğinde olan ve itibarı besleyen süreçlerden biridir ve
  planlı bir çabayı gerektirir.
• Örgütsel iletişim, örgütün işleyişini sağlamak ve örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için gerek örgütü meydana getiren çeşitli bölüm ve ögeler gerekse örgüt ve çevresi arasında girişilen sürekli bilgi ve düşünce alışverişi ya da bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak
  sağlayan toplumsal bir süreçtir

Örgütsel iletişime gerek duyulan noktalar şunlardır:

• Örgüt amaçlarını yerleştirme ve yayma,
• Örgütün başarısı için planlar geliştirme,
• İnsan ve diğer kaynakları en etkili ve verimli biçimde organize etme,
• İnsanların katkıda bulunmak isteyeceği bir iklim yaratma ve
• Performansı kontrol etme.

Örgütsel iletişimin özellikleri şunlardır:

• Örgütsel iletişim, örgütsel amaçların gerçekleştirilmesiyle ilgilidir.
• Örgütsel iletişim, örgütü oluşturan ögeler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasını sağlar.
• Örgütsel iletişim, gelişmelere (toplumsal ve teknolojik açıdan) uyum sağlamaya çalışan bir
  sistemdir.
• Örgütsel iletişim, örgütün verimli ve etkin olarak yönetilmesine imkan sağlayan araçtır.
• Örgütsel iletişim tek yönlü değildir. Çünkü örgüt dinamik bir yapı içinde yer almaktadır.

Örgütsel iletişimin temeldeki amacı örgütsel amaçların başarılması ve bu yolda iletişimin temeli olan bilginin aktarılmasıdır.

Üst Kademe Yönetici Gereksinimleri

• Çalışanların örgüte karşı tutumlarını bilme,
• Örgütün kural, program ve politikalarının ne kadar iyi anlaşıldığını bilme,
• Çalışanların verimliliğine katkıda bulunma yollarını tahmin edebilme
• Çalışanların şikayet ve söylentilerini anlama ve bilme.

Çalışanların Kurum Hakkındaki Gereksinimleri

• Örgütün geçmişi
• Sektördeki yeri ve yapısı
• Satışlar, kar ve finansal durum
• Ürünler ve reklam programı
• Sendikal ilişkiler
• Yönetim ve kurum politikaları
• Büyüme planları

Örgütlerde interaktif iletişimin önemli olan 4 temel amacı vardır:

İşlerin koordinasyonu: Örgütsel ve yönetsel işlerin etkin olarak koordinasyonuna katkı sağlar,
Problem çözme: Örgütün farklı departmanları arasında ve çalışanları arasında çıkan problemleri
aşmak,
Bilgi paylaşımı: İletişim, örgüt üyelerinin elde etmiş oldukları yeni bilgilerin diğer üyelerle paylaşımını sağlar,
Çatışmanın çözümü: Bireyler, gruplar ve departmanlar arasındaki çatışmanın giderilmesi etkin bir
iletişim sayesinde olabilir (söz ola kese savaşı- Yunus Emre).

İletişim sisteminde belli düzeyde zayıflıkları olan bir örgütün karşılaşabileceği olası sorunları ise aşağıda sıralandığı biçimde açıklayabiliriz:

• Emir ve yönergenin yanlış anlaşılmasından doğan hatalar,
• İş yerindeki kazalar,
• Disiplin suçlarındaki artış,
• İşgörenlerin işe olan ilgisizlikleri,
• Nitelikli işgören bulunmasındaki güçlükler ya da nitelikli işgören bulunulamaması,
• İşgören devrinin yüksekliği,
• Üretim yanlışlıklarındaki artış,
• İşgörenler ile yöneticiler arasındaki karşılıklı olarak saygı ve sevginin olmadığını gösteren belirtiler,
• İşgörenlerdeki hastaneye başvuru sayısının artması,
• Kademe atlama olayları,
• Verilen siparişlerin zamanında yürütülememesi ya da üretilen mal veya hizmet kalitesinde düşmeler nedeniyle müşteri yakınmalarındaki artışlar,
• Üretim maliyetindeki artış,
• Gözetimci ve orta düzey yöneticilerinde belirgin olarak moral düşüklüklerinin görülmesi,
• Yönetimde gönderilen dönemlik çalışma raporlarının formalite gereği hazırlanması ve yönetimin bu raporlardan amaca uygun olarak yararlanması,
• Yöneticilerin örgütte ortaya çıkan sorunları iş işten geçtikten sonra öğrenmesi,
• Örgütte işgörenleri huzursuz edecek nitelikte sık sık söylentilerin çıkması,
• Örgüte fon bulunmasındaki güçlükler,
• Örgütte üretilen ürünlerin kalitesi ile ilgili ortaya çıkan asılsız söylentiler,
• İşgörenlerin yöneticilerle görüşme konusundaki isteksizlikleri,
• İşgörenler arasındaki “Bu örgütte çalışan ya da çalışmayan da aynı ücreti alıyor” biçiminde yaygın bir kanının oluşması, yöneticilerin, iş yaptırmakta güçlük çekmeleri,
• Bir astın birden fazla üstten emir alması,
• Üst düzey yöneticilerin en alt düzeydeki teknik işlerle ilgilenmemesi,
• İşçi temsilcilerinin ve sendikanın örgütteki gücünün giderek artması,
• Yönetimin işçi ile ilgili sorunlarını, işyeri amirinden çok sendika aracılığıyla öğrenmesi,
• İşgörenlere en yakın üstün ceza ve ödül verme gücünün yok denecek kadar az olması,
• İşgörenlerin aldıkları emirlerle ilgili olarak sık sık soru sorması,
• Örgütün verdiği ilanlarda, işgören adayları için başvuru koşulu olarak belirlediği niteliklere sahip kişilerden örgüt içinden yararlanmaması,
• Örgütün iç ve dış koşullarındaki değişiklikler karşısında örgütün yetersiz kalışı,
• Alınan kararlar ile kararların uygulanması arasında gereken sürenin aşılması,
• Örgütün temel politikalarının örgüt bölümlerinde farklı biçimlerde uygulanması, genel müdür tutumunun başka biçimlerde anlaşılması,
• Bölüm müdürleri arasında yetki çatışmalarının olması,
• Örgütte verimlilik ve karlılığın düşük olması.

Organizasyonlarda etkin iletişim iki nedenden dolayı önemlidir. Bunlardan ilki, iletişim sayesinde yönetimin planlama, örgütleme, yönlendirme ve kontrol fonksiyonunu başarıyla yerine getirilir. İkincisi ise iletişim, yöneticilerin koordinasyon için zamanlarının büyük bir kısmını ayırdıkları bir yönetsel aktivitedir.

Etkin örgütsel iletişim kurum çalışanlarının örgütsel konular hakkındaki tartışmalara ve karar vermeye aktif olarak katılımını sağlar. Iletişimde açık olma, çalışanların işlerine verdikleri değeri arttırdığı gibi, işlerini daha ciddiye almaları için ortam hazırlamaktadır. Örgüt ya da çalışma grubu olma hissinin artışı, kişilerin birbirleriyle daha fazla iletişim kurma isteğini, daha açık iletişim ve iletişime yönelik eylemleri daha benzer yollarla gerçekleştirmelerini sağlar. Böylece kurum üyelerinin ortak bir anlayış geliştirmeleri kolaylaşacak, iletişimin etkinliği artacaktır. Kurum üyeleri örgütsel rolleriyle ilgili olarak, kendilerinden beklenen görevlere ve örgütsel işlere katılımlarına ilişkin yararlı ve yeterli bilgi almaları durumunda, kurum üyeliğinin değerini algılamalarında da artış gerçekleşecektir. Böylece çalışanların rollerine yönelik yeterli bilgi edinecekler ve dolayısıyla özdeşleşme süreci başarıyla tamamlanacaktır. Bu da sonucunda motive olmuş çalışanlar yaratacaktır.

Örgütsel bağlamda, iletişim, bir kurumda altı işlevi yerine getirir. Bunlar;

İletişimin Bilgi Verme İşlevi: Bu işlev kişiye dönük, yansız ve açıklayıcıdır. Çalışanların işlerini etkili bir şekilde yapabilmeleri için onların ihtiyaç duydukları bilgiyi sağlama işlevini yerine getirir.
İletişimin Düzenleme İşlevi: Bu işlev, iletişimin kurumda düzenleyici politikaları yönetmesi ya da
mesajların kurumun devamlılığını sağlamasıdır.
İletişimin Bütünleştirici İşlevi: Ortak bir hedefe doğru görevlerin eş güdümüne, iş bölümüne, grup eş güdümüne ya da iş birimlerinin birleştirilmesine odaklanır.
İletişimin Yönetim İşlevi: Üç amacı yerine getirmeye çalışır. İletişim; personelin neye ihtiyacı olduğuna, onları daha iyi duruma getirecek bilgiyi öğrenmeye, personelle ilişkiler geliştirmeye odaklanır.
İletişimin İkna Edici İşlevi: Yönetim işlevinin bir sonucudur. Burada yönetici çalışana özel bir şey
yaptırma çabası içerisindedirler.
Sosyalleştirme İşlevi: Bu işlev kurumda iletişim ağlarıyla bütünleşme anlamına gelir. Bu işlev kimin kimle ne konuşması gerektiğini ayrıca ne konuşması gerektiğini ayrıca ne konuşmaması gerektiğini de belirtir. Kurumun resmi olmayan kurallarını belirtir.

Örgütler; örgütsel iletişim açısından hedef kitlelerini temel olarak örgüt içindekiler ve dışındakiler olmak üzere ikiye ayırmaktadır:

Örgüt İçi İletişim: Örgüt içinde biçimsel ya da biçimsel olmayan mesajların alınıp verilmesi örgüt içi iletişim olarak adlandırılmaktadır. Diğer bir değişle örgüt içi iletişim, bir kurum içinde bilgi ve fikirlerin alınıp verilmesine karşılık gelmektedir. Örgüt içi iletişim, bireysel, bireylerarası ve gruplararası iletişim boyutlarının yanı sıra örgütün dış çevre ile olan iletişim boyutunu da kapsar.
Örgüt Dışı İletişim: Dış iletişim örgütün etkileşimde olduğu toplumun farklı katmanlarını içerebilir. Dış iletişimde şirketler sürekli olarak müşterilerle, satıcılarla, dağıtıcılarla, yatırımcılarla, gazetecilerle, topluluk temsilcileriyle, diğer ticari kuruluşlar ve hükümet görevlileriyle mesaj alışverişinde bulunurlar.

Bütün örgütsel çevrelerde iki temel iletişim ağı vardır. Bunları biçimsel ve biçimsel olmayan iletişim ağlarıdır. Biçimsel iletişim, örgütte örgütsel kurallar doğrultusunda gerçekleştirilen, örgüt üyelerinin kişiliklerinden soyutlanmış statüler arası bir iletişim türüdür. Biçimsel olmayan iletişim ise çalışanların oluşturdukları biçimsel olmayan gruplar ve bu gruplar arasında gerçekleşen kişiler arası bir iletişimdir.

Organizasyonlara klasik yaklaşım açısından bakıldığında, bunlar doğrusal (lineer) iletişim akışlarından oluşan bir şebeke olarak incelenebilir. Böyle bir şebekede mesajlar yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya akmaktadır. İki kademeyi birleştiren örgüt ilişkisi bir çeşit iletişim kanalı olarak ele alınmaktadır. Bu yapıda emir ve talimatlar hiyerarşik bir sıra içinde yukarıdan aşağıya akmakta; gruplar arasındaki iletişim ise hiyerarşik kanallar içinde ortak üst tarafından sağlanmaktadır.

Formel (resmi-biçimsel) iletişim, örgütte örgütsel kurallar içinde ve örgütün amaçları doğrultusunda belli kalıplara göre işleyen iletişim biçimidir.

Biçimsel iletişimin amacı, grup için gerekli bilgi ve anlayışı sağlamak, çalışanların işten tatmin olmaları için istenen tutumu oluşturmak ve ilgililere gerektiğinde bilgi üretmektir.

• Göreve ilişkin buyruklar ve görevin nasıl yürütüleceğini betimleyen yönergeler,
• Çalışma koşulları konusunda gerekli bilgiler,
• Astların başarılarının değerlendirilmesi,
• Örgütün amaçlarının kurum üyelerine benimsetilmesi için gerekli bilgiler,
• Yürütülen görevin bütün örgüt içindeki yerini ve görevin neden var olan yöntemlerle yürütülmesi gerektiğini betimleyen bilgiler,
• Geri besleme ya da yansıma (feedback) bilgileri bu amaçlar arasında yer almaktadır.

• Bireyin kendisi, performansı ve sorunları hakkında bilgiler,
• Diğer çalışanların sorunları hakkında bilgiler,
• Örgütsel politika ve uygulamalar hakkında bilgiler,
• Yapısal işlerin nasıl yapıldığı ve nasıl yapılacağı konusunda bilgiler akar.

Ancak, aşağıdan yukarıya doğru iletişimi engelleyen birçok etmen söz konusudur. Bunları şu şekilde
sıralamak mümkündür:

Fiziksel uzaklık ve erişilmezlik: Örgütler büyüdükçe, alt kademelerdeki çalışanların üst yöneticilere ulaşmaları zorlaşır.

Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması: Bilgi hiyerarşik kademelerden geçerken her kademede süzgeçlemeye uğrar. Yani, gönderilen bilginin bir bölümü iletilmez ya da değiştirilerek bir üst kademeye iletilir.

Yöneticinin davranışı: Çalışanın gözünde yönetici, elinde güç bulunan, kendi gelişme ve ilerlemesine zarar verebilecek kişi olarak görülür. Bu görüş bir iletişim engeli oluşturur.

Yöneticinin statüsü ve gelenekler: Aşağıdan yukarıya doğru iletişim bir nevi akıntıya kürek çekmek demektir. Yukarıdan aşağıya emir verme geleneksel ve olağan bir davranıştır. Oysa, aşağıdan yukarıya iletişim kimi zaman o kadar da olağan karşılanmaz.

Görevler kimi zaman, her iş sürecinde eşit düzeydekiler arasında eşgüdümü sağlayacak şekilde ayrıntılı belirlenemez. Bu nedenle yatay iletişim öncelikle, eşgüdüm amacına hizmet eder. Aynı düzeydeki çalışanların tüm örgüt işlemleri hakkındbilgisini arttırmanın yanı sıra, kurumun bölümleri arasında bir topluluk oldukları duygusunu oluşturmaya yardım eder. Yeni fikirlerin doğuşuna yardım edebilir ve çalışanları aynı türden çabaların tekrarlanmasından kurtarabilir. Çalışanları kendi alanları dışındaki işlemler hakkında doğrudan bilgi sahibi olabilmelerine ve tüm olarak örgütün işlevleri ve hedefleriyle ilgili geniş bir kavrayışa sahip olabilmelerine katkıda bulunur.Aynı düzeydeki değişik bölümler arasında gerçekleştirildiğinde, bu bölümlerin yöneticilerinin güçlükler üzerinde denetim kurma olanaklarını kolaylaştırır.

Örgütteki basamaklar arasında hiyerarşik düzen dikkate alınmayıp birimler arasında rastgele çapraz bir iletişim ağı kurulmaktadır

İnformel (resmi olmayan) iletişim, resmi yollarla kurulmayan, yüz yüze veya telefonla örgütün farklı kademeleri arasındaki çalışanlar arasında gerçekleşen iletişimdir.

Sözlü iletişim; yüzyüze görüşmeler, toplantılardaki konuşmalar, sözlü brifingler, halka kitaplar, sözlü sunumlar, telefonla görüşmeler, eğitim kursları, konferanslar, resmi konuşmalar, kurmay toplantıları, komiteler ve oryantasyon programları gibi çeşitli biçimde kurulur.

Örgütsel açıdan yazılı iletişim, hiyerarşik basamaklarda mesajın tahrip edilmesini önlediği için son derece önemli görülmüştür. Ayrıca işgörenlere yetkinin devri ya da delegasyonunda, yazılı iletişime ve onun araçlarına başvurulmadan gerçekleşmez.