Fiziksel Varlıkların Yönetimi

Mülk sahibi için fiziksel varlıkların yönetilmesi; mülkün durumunu ve değerini koruduğu ve çoğu zaman da mülkü iyileştirdiği için hayati derecede bir önem taşımaktadır. Mülk içerisinde yer alan kiracıları ya da mülk sahiplerini rahat ettirmek ve onların güvenliğini sağlamak için düzenli bir şekilde temizlik yapılması ve eğer gerekiyorsa onarımların gerçekleştirilmesi sağlanmalıdır. Peyzajı düzenlemek ve mülkün görünümünü korumak yapılması en kolay şeylerdendir ancak çoğu zaman göz ardı edilmektedirler. Kiracıyı elde tutma ve peyzaj düzenleme, İşletme maliyetlerinin düşürülmesi, Mülk değerinin korunması ve artırılması bu kapsamda önemli unsurlardır. 

Bakım ve onarım maliyetleri bir mülkün işletme giderlerinin büyük bir kısmını oluşturabilmektedir. Ancak bakım ve onarıma yapılan yatırımlar kamu hizmetleri, çöplerin kaldırılması ve sigorta primleri gibi diğer işletme maliyetlerini azaltabilme potansiyeline de sahiptir. Bu yatırımlar diğer bazı işlevler ya da giderler üzerinde de aynı derecede bir etkiye sahip olabilmektedir. Örnek olarak mülkün üzerine sprey boya ile yazılmış bir yazının ya da çizilmiş bir resmin hemen kaldırılması aynı niyette olanları caydırabilme potansiyeline sahiptir. Bakımlı bir mülk, kiracılar açısından daha çok istenecek ve bu durum da kira gelirlerini arttıracaktır. Bu nedenle zaman içinde kendini amorti eden, dolaylı olarak tasarruf ve gelir artışı sağlayacak maliyet azaltıcı önlemlerin araştırılması ve ortaya çıkarılması önem taşımaktadır.

Kapsamlı bir bakım programı oluşturulduktan sonra, düzenli bir biçimde gerçekleştirilen operasyonlar sayesinde mülkün değeri korunmakta ve artırılmaktadır. Bakımların ertelenmesi, bir mülk sahibinin gayrimenkul yatırımında yaşayabileceği büyük problemlere neden olmaktadır. Mülk, yangın ya da doğal afet kapsamında tamamen yok olsa bile, mülk uygun şekilde sigortalanırsa mülk sahibi genellikle finansal yatırımını geri kazanabilmektedir. Ancak, bakımların ihmal edildiği ortaya çıkarsa sigorta işletmeleri üzerlerine düşeni yapmaktan çekineceklerdir.

Yerel yönetimler ve kural koyucu olan devlet tarafından uygulanan yönetmelikler, çalışanların ve bina sakinlerinin güvenliği için asgari standartları belirlemekte ve bakım kapsamındaki birçok prosedürü etkilemektedir. Devletin ilgili organları, iş güvenliği standartlarını belirlemekte ve denetimler gerçekleştirmektedir. Aynı zamanda olası ihlallerde işletmelere ceza verme yetkisine de sahiptir. Bu standartların emlak yöneticileri tarafından bilinmesi, özellikle de mülk üzerindeki faaliyetler için geçerli olanlar olmak üzere, önem taşımaktadır. Güvenli sayılamayacak iş uygulamaları tespit edilmeli ve çalışanlara doğru kullanım için uygun ekipman ve bilgi sağlanmalıdır. 

Asbest: 1980’li yıllardan önce binalarda döşeme, yalıtım ve yangınların ilerlememesi için kullanılan bir malzemedir. Ancak günümüzde asbest içeren ürünlerin kullanımı yasaklanmış sadece özel izne sahip işletmelerin belirli standartlar dahilinde bu kimyasalı kullanması onaylanmıştır.

Radon: Radyum ve uranyumun radyoaktif olarak bozunması sonucu doğal olarak oluşan renksiz, kokusuz, tatsız bir gazdır. Binaların iç ve dış yapıları arasındaki ısı kayıplarının azaltılması ve dolayısıyla hava transferinin azaltılması için kullanılan bir materyaldir.

Poliklorlu bifeniller (PCB’ler): Elektrik transformatörlerinde bulunan ve dokunulmadığında nispeten zararsız olan kimyasallardır.

Kloroflorokarbonlar (CFC’ler): Bu kimyasallar aşamalı olarak kullanımdan kaldırılmakta ve klor atomu içermeyen benzer bileşiklerle değiştirilmektedir. Özellikle yeni tip soğutucu kimyasallar mevcut ya da eski klima sistemleriyle her zaman uyumlu değildir ancak mevcut ekipmanı yeni tip kimyasallarla kullanacak şekilde değiştirmek mümkündür.

Kurşun bazlı boya: 1980’li yıllardan önce inşa edilen konutlarda bol miktarda kullanılan ve bu konutların içinde yaşayan insanlar için kurşun zehirlenmesi tehlikesi oluşturan bir boya türüdür. Günümüzde kullanımı yasaklanmıştır.

Formaldehit gazı: Geçmiş yıllarda köpük biçimindeki izolasyon malzemelerinde kullanılan ve günümüzde preslenmiş olarak ifade edilen ahşap malzemelerde kullanılan bir maddedir.

Mülk görsel açıdan iyi durumda ise ve binanın bileşenleri olarak ifade edilen malzemeler iyi durumdaysa, kiracılar rahat edecek ve memnuniyet oranları da yükselecektir. Kiracılar kira kontratlarını yenilemek isteyecekleri için mülk sahibi yeni bir kiracı aramak zorunda kalmayacak ve kiralama sürecindeki maliyetleri de aşağıya çekilecektir. Planlı bir biçimde oluşturulmuş bakım programı ve ayrıntılara gösterilen özenle birlikte peyzaj ve görünüm açısından iyi durumda olan mülkler müşterileri cezbetmeye yardımcı olmaktadır. Bir mülkün peyzajının ve dış görünümünün iyi bir biçimde olması aynı zamanda daha iyi kiracıları çekmekte bu durum da zamanla mülkün değerini artırmakta ve kiracı devir oranlarını azaltmaktadır. Kapsamlı bir bakım programı oluşturulduktan sonra, düzenli bir biçimde gerçekleştirilen operasyonlar sayesinde mülkün değeri korunmakta ve artırılmaktadır. Bakımların ertelenmesi, bir mülk sahibinin gayrimenkul yatırımında yaşayabileceği büyük problemlere neden olmaktadır. Mülk, yangın ya da doğal afet kapsamında tamamen yok olsa bile, mülk uygun şekilde sigortalanırsa mülk sahibi genellikle finansal yatırımını geri kazanabilmektedir. Ancak, bakımların ihmal edildiği ortaya çıkarsa sigorta işletmeleri üzerlerine düşeni yapmaktan çekineceklerdir. 

Geçmiş yıllarda köpük biçimindeki izolasyon malzemelerinde kullanılan ve günümüzde preslenmiş olarak ifade edilen ahşap malzemelerde kullanılan bir maddedir. Binadaki varlığı insan sağlığı için zararlı olabilmektedir. Günümüzde yapılan konutlarda, özellikle preslenmiş ahşap miktarının fazlalığı ve yapıların içindeki izolasyon malzemelerinin türü nedeniyle yüksek oranda formaldehit gazı bulunabilmektedir. Formaldehit gazı havada dağılabilecek bir gaz olsa da zararlı etkileri ortadan kaldırmak için formaldehit içeren malzemelerin bir kısmını yerinden çıkarmak ya da iç havalandırmayı artırmak gerekebilmektedir. Bu gaz, türü sebebiyle binalarda iç hava kalitesi sorunları ortaya çıkarabilse de ofis binaları bu duruma en duyarlı olanlardır. Bunun bir nedeni, merkezî hava sistemlerinin çok büyük bir alana hizmet etmesi ve tamamen kapalı sistemler olarak inşa edilmeleridir (bu sistemde pencereler açılamamaktadır). Bu durum da zayıf hava sirkülasyonuna neden olmaktadır. Uçucu organik bileşikler ve bakteriler de dahil olmak üzere “kirleticiler” binanın her yerine dağılabilmekte ve yapı içerisindekilerin baş ağrısı, baş dönmesi, uyuşukluk, mide bulantısı gibi semptomlar yaşamasına neden olabilmektedir. Kirli su depolarında yer alan Legionnella bakterileri, lejyoner hastalığının (genellikle ölümle sonuçlanan bir solunum yolu enfeksiyonudur) nedeni olarak görülmektedir.

Damlayan muslukların tamir edilmesi ciddi oranda su tasarrufu sağlamaktadır. Ayrıca termostatlı yakıt kazanlarının ya da kombilerin kullanılması yüksek oranda yakıt tasarrufu sağlayabileceği gibi temizlik personelinin bir odayı temizledikten sonra ışıkları kapatması için onları teşvik etmek ya da onlara bir prosedür sunmak yüksek miktarda elektrik tasarrufu sağlayabilmektedir. Ortak kullanım alanlarına aydınlatma sensörleri takmanın mülkün olduğu binalarda enerji azaltımı sağlanabilecektir. Sensör kullanımının yanında klasik ampulleri floresan lambalarla değiştirmek de alınabilecek önlemler arasındadır ve uzun vadede enerji tasarrufu konusuna yardımcı olabilecektir. Floresan ya da led lambaların maliyetleri klasik ampullerden yüksek olsa da kullanım ömürleri karşılaştırıldığında faydası çok daha fazladır ve enerji kullanımları da yaklaşık %75 daha azdır. Eğer genel bir havalandırma kullanılıyorsa binanın içerisindeki termostatların ayarlanması da enerji maliyetini azaltabilecektir. Havalandırmanın derecelerinin kışın birkaç derece düşürülmesi, yazın ise birkaç derece arttırılması dahi enerji ve maliyet tasarrufu sağlayabilmektedir. 

Belirli zaman dilimlerinde gerçekleştirilen bakım programları bir binanın güvenliğine katkıda bulunmaktadır. Denetimlerin düzenli bir biçimde gerçekleştirilmesi ve suça karşı önleyici tedbirlerin alınması binanın suç mahalli olmaması açısından büyük önem taşımaktadır. Emlak yöneticileri ve mülk sahiplerine göre güvenlik personelinin olması ya da güvenlik kameralarının kurulması suça karşı en iyi önlem olarak ifade edilmektedir. Otomatik olarak kilitlenen kapılar uzun süre açık tutulmamalıdır. Özellikle yangın merdivenlerinin kapılarının kontrol edilmesi gerekmektedir. İlgili bakım personelinin işlevlerini yitirmiş aydınlatma cihazlarını hemen değiştirmesi önem taşımaktadır. Gece boyunca alanların görülebilir olması gerekmektedir. Mülke erişimin sağlanabileceği herhangi bir bileşenin (kırık mazgal, kırık pencere, kırık kapı vs.) onarılmasına yüksek derecede öncelik verilmelidir. Peyzaj kapsamında çalılıklar uzamışsa olası bir saklanma yeri hâline gelmemesi için doğru zamanlarda budanmalıdır. 

Bakımların gerçekleştirileceği mülkün bünyesinde sigortalı çalışan olarak bahsedilen insan kaynağını işe almak en çok görülen ve geleneksel olarak ifade edilebilecek bir uygulamadır. Bu durum bakım ve temizlik hizmetlerinin ihtiyaçlar ve istekler dahilinde hızlı bir biçimde gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Bu yöntemle insan kaynağı seçilirken mülkün büyüklüğü işe alınacak insan kaynaklarının sayısını ve gerekiyorsa uzmanlık alanlarını belirlemektedir. Ancak mülk bünyesinde çalıştırılacak insan kaynağının, emlak yöneticisi tarafından doğru bir biçimde yönetilmesi birçok sorumluluğu da beraberinde getirmektedir. Sigorta maliyetleri, bordro giderleri, eğitimi, denetimi gibi katlanılması gereken çok sayıda maliyet kalemi bulunmaktadır. Özellikle kitabın birinci bölümünde bahsedilen özelliklere sahip bir emlak yöneticisi, bu çalışanları yönetebilmek ve onların motivasyonlarını yükseltmek için gerekli yetenek ve becerilere de sahip olabilecektir.

Dış kaynak kullanımı kapsamında farklı işletmelerden tedarik edilen çalışan yönteminde, insan kaynağının bağlı olduğu işletme emlak yöneticisinden ya da mülk sahibinden işçilik ya da gerekli malzemeler için ücret isteyecektir. Böyle durumlarda taraflar arasındaki anlaşmazlıkların ortadan kaldırılması için dış kaynak kullanımı kapsamında hazırlanan sözleşmenin çerçevesinin doğru bir biçimde çizilmesi önem taşımaktadır. Bakım kapsamında ihtiyaç duyulan parçaların nereden ve nasıl temin edileceği ya da temizlik hizmetleri sırasında kullanılan hijyen malzemelerinin kim tarafından temin edileceği gibi maliyet unsurlarının belirlenmesi gerekmektedir. Emlak yöneticisi için farklı işletme çalışanları tarafından gerçekleştirilen bakım ve temizlik hizmetleri pazarda rekabet unsuru da yaratmakta, emlak yöneticileri doğru ve hızlı zamanda gerçekleştirilen bakım ve temizlik hizmetlerini aidat ya da kira fiyatlarına yansıtabilme imkanına kavuşabilmektedir. Verilen hizmetin kalitesi yükseldikçe, uzun vadede mülk kapsamındaki doluluk oranını ve gelirleri arttırıcı bir rol üstlenecektir. Farklı işletme çalışanları ile gerçekleştirilen hizmet uygulamaları kapsamında olası iş kazalarının önüne geçebilmek için iş sağlığı ve güvenliği politikalarının hassasiyetle uygulanması da önerilmektedir. Dış kaynak kullanımı kapsamında çalışan tüm insan kaynaklarının sigortasının yaptırılmış olması gerekmektedir. Ayrıca özel uzmanlık ve yetkinlik gerektiren işlerde kullanılması düşünülüyorsa, o uzmanlık alanı ile ilgili yetki belgesinin olması ve bu belgenin güncelliğini yitirmemesi önemlidir. Ayrıca çalıştırılması düşünülen insan kaynaklarının sabıka kayıtlarının ve eğer bulunabiliyorsa referanslarının kontrol edilmesi gerekmektedir. 

Dış kaynak kullanımı, dışarıdan bir yüklenicinin insan kaynakları yönetimi de dahil olmak üzere örgüt içi bir işlevi devralmasını içeren istihdamın dışsallaştırılmasının özel bir şekli olarak ifade edilmektedir.

Örgüt yapılarının dış kaynak kullanımını tercih etme nedenleri; hizmet sunumu ve üretim süreçlerinde meydana gelen maliyetlerin minimize edilebilmesi, etkili kaynak kullanımını gerçekleştirebilmesi, örgüt yapısına esneklik ve hız kazandırabilmesi, örgüt genelinde meydana gelebilecek risklerin devredilebilmesi ya da azaltılabilmesi, nitelikli olarak tanımlanabilecek insan kaynağına erişebilme, örgütlerin temel yeteneklerine odaklanabilmeleridir.

Dikkate alınması önerilen unsurlar; istihdam ilişkisinin değişen doğasının dış kaynak kullanımının farklı türleri bağlamında kavramsallaştırılması,  dış kaynak kullanımı ve üretim ya da hizmet ağları arasındaki ilişkilerin insan kaynaklarına olan etkileri, insan kaynakları yönetimi fonksiyonunun dış kaynaklardan sağlanmasının etkileri, çalışan ilişkilerinin dış kaynak kullanımı stratejisi oluşturmadaki önemi, dış kaynak kullanımının çalışan ilişkileri iklimi ve verimliliği üzerindeki etkileri, dış kaynak kullanımının çalışan bağlılığı üzerindeki etkileri, • Dış kaynak kullanımının sendikal ilişkiler arasındaki etkileri, dış kaynak kullanımı ile insan kaynakları becerileri ve eğitimleri arasındaki etkileri ve ilişkileri, bilgi teknolojileri, insan kaynakları, finans, müşteri hizmetleri gibi alanlarda dış kaynak kullanımını sağlayan danışmanlık örgütlerindeki iş gücü piyasalarının durumu, örgüt yapıları içerisinde dış kaynak kullanımı ve iş güvenliği arasındaki ilişkiler, dış kaynak kullanımının maliyetlerinin uzun vadeli bir şekilde değerlendirilmesi, dış kaynak kullanımı faaliyetlerinin tanıtılması ve uygulanmasına yönelik rehberin oluşturulmasıdır.

Bakım ya da onarım faaliyetleri, işin ne zaman yapılacağını ve kimler tarafından hangi tür işlem gerçekleştirileceğini belirten bir iş emrine sahip olmalıdır.

İş Emri'nde;

İş Emri Numarası, Kimin Gerçekleştirdiği, İletişim Numarası, Tarih, Mülk Adı, Bakım İhtiyacı, Bakımın Gerçekleştirildiği Birim, Kullanılan Malzemeler, İşçilik Zamanı, İşçilik Ücreti, Kullanılan Malzemelerin Maliyeti, Toplam Maliyet ve Bakım tamamlanmadıysa sebebi yer almalıdır.

Örgüt yapılarının dış kaynak kullanımı doğrultusunda karşılaşılabilecek riskler; dış kaynak kullanımının aşırı biçimde tercih sebebi hâline gelmesi, kadrolu çalışanlar üzerinde baskı oluşturması ve işten ayrılmaların artması, hizmet alınan yapının kontrol edilememesi, sözleşmelerin kontrollü bir biçimde yapılamaması sonucunda ortaya çıkabilecek bürokratik problemler, tedarikçi (yüklenici) yapının örgütün istediği kalitede ürün ya da hizmet gerçekleştirememesi, iki taraf arasında teknoloji altyapılarının uyumsuzluğu sebebiyle ortaya çıkabilecek problemler olarak ifade edilmektedir.

Kiracılar ve mülkü kullananlar, oturdukları mülkler kapsamında yapılmasını istedikleri ya da ihtiyaç duydukları gerekli çalışmaları başlatmak için bakım hizmeti talebi formu ya da benzeri bir form doldururlar ya da sözlü olarak emlak yöneticisine ya da mülk sahibine bildirirler. Bahsi geçen form ilgili insan kaynağı tarafından doldurulmak üzere hazırlanır. Ayrıca günümüzde bu tarz formlar çevrim içi ortamlarda dijital olarak da bulunmakta ve mülkü kullananlar tarafından doldurulabilmektedir. Hizmet talebi formu, talepte bulunan kişiyi ve talep edilen işi tanımlamalı, talep eden kişinin iletişim bilgilerini içermeli ve gerekli imzaların atılması için alanları barındırmalıdır. Ayrıca formun içerisinde, gerçekleştirilecek hizmetin karşılığı olarak ödenen ücretin belirlenmesi için ayrı bir fiyat talep formu da bulunabilmektedir. 

Satın alma emri kaydında yer alması gereken başlıklar; satıcı adı, sipariş tarihi, sipariş edilen malzemenin türü, miktarı ve fiyatı, teslimat tarihi ve şartlardır.

Emlak yöneticileri, bakımla ilgili gerçekleştirilen ya da gerçekleştirilecek işleri kaydetmek için bakım günlüğü tutmaktadır. Tutulan bakım günlüğü emlak yöneticilerinin ihtiyaçlarına göre mülk kapsamında çalışan insan kaynaklarına ya da dış kaynak kullanımı gerçekleştiriliyorsa dış işletmelere gerekli planlara ve maliyetler hakkında bilgi verecek detaylara da sahip olmaktadır. Bakım günlükleri hem emlak yöneticileri hem hizmeti gerçekleştiren insan kaynakları hem de ilgili denetim yapılarına geri bildirim vermekte ve kontrol mekanizması süreçlerinin doğru bir biçimde işlemesine yardımcı olmaktadır. Hizmeti gerçekleştiren insan kaynağı bakım günlüğü sayesinde işin tamamlandığı saati ya da eğer iş tamamlanmamışsa nedenini belirtebilir. Çok karşılaşılmamakla birlikte yazılı bir belge olduğu için taleplerin karşılanmadığının iddia edildiği mahkeme süreçlerinde de kanıt niteliği taşımakta ve emlak yöneticisi ve mülk sahibine güçlü bir argüman oluşturabilmektedir.

Envanter seviyelerinin kontrol edilmesi; stok kontrolü, envantere giriş ve çıkış kayıtlarının gerçekleştirilmesi ve kalan envanter sayılarının doğrulanmasını içermektedir. Bu durum, sistemin süreç içerisinde sürekli olarak izlenmesini gerektirmektedir. Doğru yapılandırılmış bir bakım programı proaktif bir yaklaşımla arızaları öngörebilir ve binaların düzenli bakım periyotlarını planlamaya yardımcı olmaktadır. Kayıt tutma alışkanlığı ve uygulamasının doğru bir biçimde gerçekleştirilmesi, fiziksel varlıkların yönetiminin ayrılmaz bir parçası olarak ifade edilmektedir. Satın alma emirleri ve envanter kontrollerinin kullanımı, mülk sahibine ve emlak yöneticisine envanter maliyetlerinden tasarruf sağlamaktadır.  Bakım çalışmalarının kontrolleri için belgelerin zamanında ve doğru olarak kayıt altına alınması gerekmektedir. Emlak yöneticileri olası problemlere karşı sadece geçici çözümler üretmemeli, sorunların kaynağına inip duruma kesin ve net çözüm önerileri getirmelidir. Sektör genelinde sorunları üstü örtülü olarak geçiştiren ya da problemlerin tedavisini gerçekleştiremeyen bir emlak yöneticisinin ismi olumsuz bir biçimde çok çabuk duyulabilecektir.