Bürokratik Sistemlerde Yazışma ve Form Tasarımı

Alman ekonomist ve sosyolog Max Weber  göre bürokrasi, iş bölümü (görev dağılımı), hiyerarşi, yazılı kurallar, yapılan çalışmaların ve yazışmaların dosyalanması, gayrişahsilik, belli bir disipline bağlı olarak kurulmuş olan bir yapı ve resmî olarak görevini yürüten bir örgüt biçimidir.

Fransızcadan türeyen “bürokrasi” terimi ilk defa 1745’te Fransız fizyokrat ve iktisatçı Vincent De Gournay tarafından, “büro” (daire, memurlar) ve “krasi” (güç, iktidar) kelimelerinin birleşmesinden
meydana gelerek “büroların iktidarı” anlamında kullanılmıştır.

Bürokratik bir yapının içinde yazılı iletişimi tercih etmenin başlıca nedenleri şu şekilde sıralanabilir:
a. Yazılı belgenin arşiv değeri vardır ve daha kalıcıdır.
b. Konu bir bütünlük içinde ifade edilir ve iletilebilir.
c Daha resmidir ve yetkiyi daha fazla hissettirir.
d. Kişilerin gidemeyeceği yerlere gidebilir.
e. Zaman açısından daha elverişlidir; uygun olunduğu zaman yazılabilir ve okunabilir,
gerektiğinde üzerinde değişiklikler yapılabilir.
f. Kurumun konuyla yakından ilgilendiğini gösterir (Özdemirci, 1996; (Özdemirci & Odabaş, 2005, s. 33).

Kurum ve kuruluşlarda  özellikle yazışmalar, formlar, raporlar ve talimatlar, kurum ve kuruluşların yaptıkları faaliyetleri belgeleyen birinci el kaynak olma özellikleriyle kurumun ürettiği belgelerin büyük bir çoğunluğunu oluşturan etkin ve verimli haberleşme araçlarının en önemlileri olarak göze çarpmaktadır (Özdemirci & Odabaş, 2005, s. 33).

Her resmî yazışmanın içeriğindeki tüm bilgi hiyerarşik bir sıra gözetilerek üretilmektedir. İlk sırada başlık ve muhatap, daha sonra tarih sayı varsa ilgi, daha sonra imzacı, metin ve diğer detayların bilgisi verilmektedir.

Gestalt Teorisi, 1900’lerde Avusturyalı veAlman psikologların çalışmalarıyla ortaya çıkan, görsel bilginin algılanması, sınıflandırılmasıve organizasyonunu bilimsel olarak açıklayan tasarım problemlerinin çözümünde de sıklıkla kullanılan kuramların bütününe verilen isimdir.

Gestalt yasalarından bazılarının tasarım ve görsel sanatlar alanlarında sıklıkla kullanıldığını görmekteyiz, bunlar yakınlık (proximity), benzerlik (similarity), devamlılık (continuity), kapalılık (closure) ve figür-zemin (figüreground) ilkeleridir.

Resmî yazışmalarda kullanılacak yazı karakteri ve büyüklükleri ise Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e göre “Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde “yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir.” şeklinde ifade edilmiştir.

Yazı tasarımcısı, yazı karakterlerini tasarlayan kişidir. Bu, bir tipografla, yani yazı karakterleriyle tasarım yapan biriyle karıştırılmamalıdır. Tipograf, yazıyla tasarım yapan ve tipografi pratiği hakkında iyi bir çalışma bilgisine sahip olan kişidir. Yazı karakterlerini tasarlayan tipograf değildir.

Belgelerin dijital ortamlara aktarılmasının avantajları şu maddelerle açıklanabilir:
• Yapılan işlemlerin süresi azalır.
• Bilgi ve belgeye daha hızlı erişilir.
• Belgelere çok fazla anahtar terim kullanarak erişim sağlanır.
• Belgeler daha güvenli şartlar altında depolanır.
• Belgeler istenilen sayıda çoğaltılabilir (Katuu, 2000: 34; Özdemirci & Odabaş, 2005: 115).

Bu nedenle EBYS’ler, belgenin yaşam döngüsü boyunca aşağıdaki özellikleri korunacak şekilde tasarlanmalıdır.
• Tanımlanabilirlik
• Entelektüel, tanımsal ve fiziksel bütünlük
• Onay ve kayıt bilgisi
• Sunum ve form özellikleri
• Belgelerin üretimindeki kurumsal, fonksiyonel ilişki ve mülkiyet zinciri
• Teknolojik özellikler (TS 13298, 2008; (Arıcı & Kandur, 2015, s. 69).

Tasarımlarına göre formlar çizgi formlar, kutu formlar, yazışma formları ve karma formlardır (Benligiray & Ağlargöz, 2018, s. 141).

Yazışma formları, aynı içeriğin yazımdaki tekrarını önleyerek işleyişe hız kazandırmak adına üretilmiş
formlardır.

Ülkemizde bir taşınmazın mülkiyet hakkını belgelemek için kullanılan tapu senedi aslında kutu form
şeklinde tasarlanmıştır.

Bir form tasarlanmadan önce formun amacı, doldurulacağı, gönderileceği, dosyalanacağı, tasnif edileceği ve ele alınacağı koşullara ilişkin güncel bilgiler ve gerçekler araştırılmalıdır.

Herhangi bir belgenin birincil arzu edilen özelliği, kullanıcı için güvenilirliğidir. Sadece net ve otoriter
olmamalı, aynı zamanda net ve otoriter olarak hissettirmelidir.

Form kullanımında, yazılı iletişimin bir sonucu olarak uygulayıcı form kullanıcısı üzerinde baskın rol oynar. Bu nedenle form dilinin kullanıcı için davetkar bir üslupla tasarlanması formun amacına ulaşması yönünde ilk adım sayılabilir. Bu konuda kimi zaman tasarımcının sorumluluk üstlenmesi ya da konunun önemi üzerinde farkındalık oluşturması gerekmektedir.

Yazı karakteri seçiminin yanında pek çok bileşen bir arada düşünülmelidir. Renk, font büyüklüğü, arka plan, espas, satır arası boşlukları vehatta basılacak kâğıdın türü ve dokusu gibi pek çok özelliğe bağlı olarak okunurluk ve okuturluk seviyeleri değişebilmektedir.

Yüksek düzeyde okunur olan bir yazı karakteri metin dizgisinde aynı oranda okutur olmayabilir. Dolayısıyla okunur ve okutur yazı karakterlerinin tasarımdaki yerleri işlevlerine göre değişiklik göstermektedir.

İnsan-bilgisayar etkileşiminin ilk günlerinde ortaya atılan etkileşim maliyeti kavramı, kullanıcı deneyimi konusunda rehberlik sağlayan öncü kullanıcı deneyimi (UX) araştırma ve danışmanlık firması Nielsen Norman Group’tan Raluca Budiu’ye göre, kullanıcıların hedeflerine ulaşmak için bir ürünle etkileşime girerken sarf etmeleri gereken zihinsel ve fiziksel çabaların toplamıdır (http-5).