Halkla İlişkilerde Etkinlik Ortam ve Uygulamaları

Fuarlar, sergiler, festivaller, toplantılar veya açılışlar gibi etkinliklerde, hedef kitle ile markanın fiziksel ve sosyal olarak etkileşime girmesini sağlanmaktadır. Görsel ve işitsel deneyim bir arada sunularak hedef kitlenin katılımını artırmak için onların ilgi alanlarını, motivasyonlarını ve isteklerini yansıtan deneyimler tasarlanmalıdır (Tafesse, 2016:45).

Toplantı Türleri

1. Durum Değerlendirme Toplantıları: Mev-

cut durum değerlendirmesi, güncel konuların pay-

laşılması ve görüş alışverişinde bulunulması gibi

amaçlarla yapılmaktadır. Şirket, projelerle ilgili

güncel verilerin paylaşılmasını, ekiptekilerin süreç-

le ilgili bilgi sahibi olmasını, böylece iletişim sorun-

larının oluşmadan engellenmesi hedeflenmektedir.

2. Karar Alma Toplantıları: Önemli iş kararları-

nın alındığı toplantılardır. Bir konu ile ilgili alınacak

kararı netleştirmek ve gelecek adımları belirlemek

için yapılmaktadır. Örneğin bir iletişim kampan-

yasının zamanı, planlaması ve yürütücüsü gibi

konuların belirlenmesinde karar alma toplantıları

yapılabilir. Şirketin elde edeceği kâr veya zarar de-

ğerlendirmeleri de bu toplantılarda ele alınmaktadır.

Karar alma toplantılarında önemli konular görüşül-

düğünden birden fazla oturum yapılabilmektedir.

3. Proje Toplantıları: Birçok şirket, yeni ürün

geliştirmek ve projeleri organize etmek için farklı

departmanlardan yetkililerin yer aldığı toplantılar

düzenlemektedir. Projenin belirli bir süreyi kapsa-

ması sebebiyle hazırlık ve kararlaştırma aşamasın-

dan projenin sonlandırıldığı noktaya kadar toplan-

tılar yapılmaktadır.

Yüz yüze ve sanal toplantılara arasında ilk ba-

kışta önemli farklar görülmekle birlikte benzerlik-

ler de bulunmaktadır. İki toplantı türü de zaman

odaklı olması, tarih ve saatinin belli olması, katı-

lımcı özellik ve sayıları, toplantının yapılış amacı,

gündem konuları, moderatörün belirlenmesi, top-

lantıya hazırlık gibi önemli konulara dikkat etmek-

tedir (Angelova, 2020:6).

Paneller, izleyici kitlesine alanında uzman beş-altı kişilik bir grubun konuyla ilgili bilgi ve düşüncelerini anlattığı toplantılardır (Sarıdoğan, 2013:25).

Festival yönetiminde dikkat edilmesi gereken

noktalar şunlardır (Frisby ve Getz, 1989:10):

1. Pazarlama ve diğer iletişim çalışmalarını ko-

laylaştırmak için festival teması ve adı, dü-

zenleyen şirketin sosyokültürel tarihinden,

firmanın çevresel yaklaşımından, geçmiş

organizasyonlardan vb. yararlanmalıdır.

2. Firmaya destek olabilecek bireylerin festiva-

le nasıl katkıda bulunabileceği konusunda

strateji geliştirilmelidir.

3. Festivallerin şirketin uzun ve kısa hedefleri-

ne, örgütsel büyümeye nasıl katkı sağlaya-

cağı değerlendirilmelidir.

4. Festival gibi organizasyonlar için bütçe ve

mali hedef planlaması yapılmalıdır.

5. Festival gibi organizasyonlar sonrası şirkete

ve ürüne ne gibi fayda sağlayacağı konusun-

da hedefler belirlenmelidir.

Fuarın bir web sayfası hazırlanarak;

1. Geniş kitleye ulaşarak fuar hakkında detaylı

bilgi verilmektedir (Fuarın yeri ve zamanı,

katılımcı firmalar, fuar içi etkinlikler, firma-

nın standının yeri vb.).

2. Bilgilerini aldıkları ziyaretçilerle daha sonra

iletişime geçme imkânı bulunmakta ve şir-

ket tanıtım faaliyetlerinin bu kişilere gön-

derilmesi sağlanmaktadır.

3. Fuar sırasında veya sonrasında olabile-

cek olumsuz durumlara hemen müdahale

edilebilmektedir

4. Fuarı ziyaret etmemiş kişilerin katılımı teş-

vik edilmektedir.

5. Fuarla ilgili sorular cevaplanmaktadır.

6. Fuar sonrası yorum ve beğeniler değerlendi-

rilmektedir.

Sergiler belli bir zaman diliminde hedef kitlenin

gezip görmesi, tanıması, satın alması ya da bilgilen-

mesi amacıyla bir düşünce veya kültür ürünlerinin

gösterildiği kamuya açık etkinliklerdir.

Sergiler zamanlama türlerine göre 

• Uzun süreli (Kalıcı) sergiler

• Geçici sergiler

• Gezici sergiler

olmak üzere 3 e ayrılmaktadır.

Sergiler ve fuarlar arasında farklar vardır. İlk

olarak sergiler genellikle tek seferlik etkinliklerdir.

Her zaman tekrar eden bir yaşam döngüsü yok-

tur. Fuarlar ise kısa bir zaman dilimi içinde yapılır,

buna rağmen sergiler aylar veya daha uzun bir za-

man dilimine yayılabilmektedir. Temel farklardan

bir diğeri ise sergiler ticari organizasyonlar değil-

dir. Ancak fuarlar şirketlerin ürünlerini tanıtma ve

ticari anlaşmalar yapmada önemli bir etkinliktir

Yarışmalar şirketlerin isimlerinin duyurulma-

sında, olumlu imaj yaratılmasında, ilgi çekmede

başarılı olan etkinliklerdir. Yarışmalar ile şirket

adına çeşitli ödüller verilerek ilginin çoğalması hedeflenmektedir.

Açılışlar, işletmenin bir fabrikasının, bayisinin veya diğer hizmet alanlarının ilk kez hedef kitlesiyle buluştuğu, pazara nüfuz etmeye başladığı dönemdir.

Etkinliğin farklı olması, etkinliğin kendisi kadar önemlidir. Pazarlamacılarla birlikte hareket edilerek, organizasyonun ilginç ve benzersiz özellikleri sergilenmeli, etkinliğin avantajlarının anlatılması gerekmektedir. Başarıyı etkileyen bir diğer faktör, hava şartlarıdır. Hava şartları, bir etkinliğe ilginin artmasında avantaj veya dezavantaj olabilmektedir. Hava durumu, katılımcıların ve hedef kitlenin ruh halini etkileyebilmektedir. Örneğin kayak ekipmanları veya kayak merkezleri ile ilgili bir fuar, havaların soğuk olduğunda ilgi görecektir (Hoyle, 2002:154).

Şirketler, iletişim çalışmalarını planlarken düşünme biçimlerini artık teknolojik destekli olarak değiştirmektedirler. Müşteri hizmetleri, markalaşma süreci, hedef kitle ile iletişim çalışmaları geleneksel yöntemlerin dışına çıkmaktadır. Sosyal medya, artırılmış gerçeklik (AR) ve sanal gerçeklik (VR) uygulamaları, bilinen iletişim çalışmalarının farklılaşmasını sağlamıştır (Sharma ve Dhote, 2022:362).

Geleneksel yöntemlerle verilen mesajlar, yeni

teknolojiler sayesinde eğlenceli ve çok boyutlu bir

müşteri deneyimine dönüşmektedir. Hedef kitle

dikkatini yalnızca mesaja vermemekte, sanal bir

ortamda şirketle de etkileşime girmektedir. Böylece

mesaj veya marka bilinirliği artmaktadır (Sharma

ve Dhote, 2022:362). 

Her etkinlik yönetim sürecinde araştırma, planlama, uygulama ve ölçümleme olmaktadır.

Organizasyonların düzenleme sebebleri:

• kurum ya da kuruluşun tanıtımına katkı sağlamak,
• marka imajını güçlendirmek,
• satışlara destek olmak,
• hedef kitleyle doğrudan iletişim kurmak ve
• onların dikkatini çekmek
• medyada yer almak

Tüm düzenlenen faaliyetler için şunlar söylenebilir:

• Bir amaç doğrultusunda ilerlemelidirler.
• Kuruluşun amacına uygun süreç yönetilmelidir. 

Dijital iletişimle birlikte zaman ve mekân kolaylığı sağlanmakta ve yaratıcılık gelişmektedir. 

Toplantıların eğitici yönünü ön plana çıkaran bir konu hakkında bilgi vermek ve konunun derinlemesine anlatılması için seminer, sempozyum veya paneller de düzenlenmektedir.

Halkla ilişkilerde kullanılan sözlü ve bilgilendirici araçlardan en sık düzenlenenlerinden biri toplantılardır.

Duygu ve düşüncelerin paylaşımı için etkili iletişim yöntemlerindendir.