İşletme Fonksiyonları

İşletmelerdeki fonksiyonların belirlenmesini etkileyen birçok faktörden bahsedilebilir. İşletmenin faaliyet konusu, sektörü, stratejileri, teknolojisi ve çalışanların niteliği gibi faktörler bunlar arasında yer almaktadır. Örneğin sektör dikkate alındığında banka, otel, hastane ve okul gibi hizmet üreten işletmeler ile çamaşır makinası, televizyon ve bisküvi gibi mal üreten imalat işletmeleri farklı fonksiyonlarla amaçlarına ulaşmaya çalışmaktadır.

Sistem, Sınırları açıkça belli olan, ortak bir amaca doğru organize bir dönüşüm süreci içinde girdiler alıp, çıktılar üreterek birlikte çalışan, birbirleriyle etkileşim içinde olan bileşenlerin bir kümesidir.

Bir sistemin iki temel özelliği şunlardır:

• Bir Amacı Olmak: Her sistemin gerçekleştirmek istediği belli bir amacı ya da amaçları vardır. Herhangi bir amacı olmayan bütünü sistem olarak adlandırmak olası değildir. Başka bir anlatımla bir sistemin var olmasının nedeni bir amacının bulunmasıdır.
• Birbirleri ile Etkileşimde Bulunan Parçalardan Oluşmak: Sistemi bir bütün olarak oluşturan parçalar amacı gerçekleştirmek için birlikte çalışır ve çalışma sırasında birbirleri ile etkileşimde bulunur. Bu etkileşim sistemin önemli bir özelliğidir ve sistemi bir “parçalar yığını” olmaktan kurtarır. Parçaların birisinde meydana gelen bir değişme sistemin işleyişini etkiler.

Sistemin bileşenleri:
• Girdi, sisteme giren ve işlenecek tüm unsurlara verilen addır. Örneğin,ham maddeler, enerji, veri ve insan çabası birer girdidir.
• Süreç, girdiyi çıktıya çeviren dönüşüm işlemlerine verilen addır. Bir üretim süreci, nefes alım süreci veya matematiksel hesaplama buna verilebilecek örneklerdir.
• Çıktı, dönüşüm işlemi ile üretilmiş yeni verilerin gidecekleri son noktaya taşınmalarını içerir. Örneğin bitmiş ürünler, insan hizmetleri ve bilgi yönetimi birer çıktıdır.
• Geri Bildirim, bir sistemin performansı hakkındaki verilerdir. Örneğin satış performansları hakkındaki veriler satıştan sorumlu müdür için bir geri bildirimdir.
• Kontrol, geri bildirimi takip ederek ve değerlendirerek sistemin amacına uyacak şekilde hareket edip etmediğini belirlemeyi kapsar. Kontrol işlevi sistemin girdisine ve süreç bileşenlerine sistemin uygun çıktıyı üretmesini sağlamak için gerekli düzenlemeleri yapar. Örneğin satıştan sorumlu bir müdür
satış elemanlarının satış performansları hakkındaki geri bildirimleri değerlendirdikten sonra onları yeni bölgelere görevlendirebilir.

Sistem gibi sistemin parçaları da aynı biçimde çeşitli parçalardan oluşabilir. Bu tür parçaların oluşturduğu bütüne ise alt sistem adı verilir. Örneğin bir
işletmeyi oluşturan üretim bölümü bir alt sistem olup tedarik, imalat, paketleme vb. bölümlerden oluşur

Genel anlamda bir işletmede olabilecek farklı nitelikteki fonksiyonlar arasında; yönetim, pazarlama, üretim, insan kaynakları yönetimi, finansman, muhasebe, halkla ilişkiler, tedarik, ar-ge örnek olarak verilebilir.

Yönetim, işletmenin genel fonksiyonudur. İşletmenin bütününe yönelik bir
fonksiyondur. Üretim, pazarlama, finansman, insan kaynakları gibi diğer işletme fonksiyonlarının etkileşiminden ve başarısından birinci derecede sorumlu olan birim olup işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek için planlama, örgütleme, yöneltme ve kontrol işlevlerini sistemli ve bilinçli bir şekilde yerine getirmektedir.

Yönetim en basit olarak başkaları aracılığıyla iş görmek olarak tanımlanmaktadır. Diğer bir tanıma göre yönetim bir işletmede amaçlara ulaşmak için iş birliğinin yapılması ve çalışanların bu amaçlar doğrultusunda düzenlenmesidir. Yine başka bir tanıma bakacak olursak yönetim, işletmenin amaçlarına ulaşmak için işletmenin yararlanabileceği fiziksel, finansal ve beşeri her türlü kaynağın etkin ve verimli kullanımıdır. Yönetim, organizasyon kaynaklarının etkin ve yeterli biçimde planlanması, örgütlenmesi, yöneltilmesi ve denetlenmesi yoluyla organizasyon amaçlarına erişilmesini sağlayan bir süreçtir.

Yönetici, örgütsel kaynakları, örgütsel amaçları başarmak için iş birliği ve uyum içerisinde kullanan kişidir.

Yönetimin dört temel fonksiyonu, planlama, örgütleme, yönlendirme ve kontroldür.

Yönetim faaliyeti işletmeye insan, para, ham madde, teknoloji ve bilgi gibi kaynakların alımıyla başlar. Daha sonra yönetim fonksiyonları sürece dâhil edilir. Yönetici öncelikle kendisine verilen hedeflere ulaşabilmek için yapılacak işleri planlar. İkinci olarak plana uygun bir şekilde işlerin tamamlanması için elindeki iş gücü dâhil tüm kaynakları organize eder. İşler planlandıktan ve organize edildikten sonra sıra işlerin yapılmasına gelir. Yönetici bu aşamada yöneltme
(emir-komuta) işlevini gerçekleştirerek işletmedeki herkesi amaçlar doğrultusunda harekete geçirir. Son olarak yönetici yapılan işlerin plana uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini denetleyerek gerekli düzeltmeleri yapar. İşletme, yönetimin bu dört temel fonksiyonundan sonra amaçlarına ulaşmış olur.

İşletmelerde genel olarak “üst, orta ve alt olmak üzere” üç farklı düzeyde yönetim kademesi vardır. Yöneticileri yönetici olmayan çalışandan ayıran en önemli fark “yetki” dir.

Üst düzey yöneticiler şirketin amaçları doğrultusunda yürütülmesi gereken faaliyetleri bölümlere ayırırlar. Her bir bölüme, kendine bağlı ve sorumlu yöneticiler atarlar. Ardından onlara kendi emrine verilmiş kaynaklardan yararlanma olanağı vererek bu bölümlerin yürütülmesini sağlarlar.

Alt düzeylerdeki işlemsel (operasyonel) işlerle görevli olan ve orta düzey yöneticilere bağlı olarak çalışan yöneticiler, alt düzey yöneticiler olarak adlandırılırlar. Günlük faaliyetlerin yürütülmesinden alt düzey yöneticiler sorumludurlar.

Yönetim kademeleri itibariyle yöneticiler üç tür yeteneğe sahip olmaktadır. Bunlar; teknik, beşeri ve kavramsal yeteneklerdir. Teknik yetenek, uzmanlaşmış bilgiyi, deneyimi ve özel araç ve teknikleri kullanmayı gerektiren yetenektir. Üst yönetim düzeylerinde bu yeteneğe daha az ihtiyaç duyulmaktadır.

Yöneticiler hem iç çevrede çalışanlarla hem de dış çevrede bulunan insanlarla iletişim kurmak ve bunu kuvvetlendirmek zorundadırlar. Bu yeteneğe beşeri yetenek denir.

İşletmeyi bir bütün olarak görebilme, faaliyetler arasında koordinasyon
sağlayabilme yeteneği ise kavramsal yetenektir.

Üretim fonksiyonu, işletmenin elinde bulunan malzeme, makine ve insangücü kaynaklarının belirli miktardaki mamulün istenilen nitelikte, istenilen zamanda ve en düşük maliyetle üretimini sağlayacak biçimde bir araya getirilmesidir.

Ürün ve Hizmet Tasarımı: Bu faaliyet, üretim sürecinin başlangıç noktasıdır. Müşterilerin taleplerini ve beklentilerini tatmin edecek ürün ve hizmetler üretim bölümü tarafından tasarlanır.

Tedarik Zinciri Yönetimi: Tedarik, işletmenin üretimini ve devamlılığını sürdürebilmesi için gerekli olan her şeyin (ham madde, makine ve teçhizat, finansal kaynak, insan kaynakları vb.) istenilen zamanda, istenilen miktarda, istenilen kalitede işletmede bulundurulması faaliyetlerini kapsar. Üretilen ürünler için, tedarikçiden müşterilere kadar tüm süreçlerle ilgili girdileri, tesisleri, işlevleri ve faaliyetleri içeren unsurların toplamı tedarik zinciri olarak
tanımlanır. Zincirdeki tüm bu faaliyetlerin uyumlu bir şekilde yönetilmesi üretim yöneticilerinin önemli görevleri arasındadır.

Üretim fonksiyonuna yön veren ve onun tamamlayıcısı olan fonksiyon pazarlama fonksiyonudur.  Gerçekte pazarlama faaliyetleri üretim hatta yatırım fikrinden
önce başlar, tüketicilerin arzu ve isteklerini tespit ederek yatırım ve üretim faaliyetlerini bunlar doğrultusunda yönlendirir. Üretimden sonra ürünleri tüketicilere kadar ulaştırır ve satış öncesinde, sırasında ve sonrasında tüketicilerin tepkilerini takip ederek üretim fonksiyonuna yön vermeye çalışan
bir fonksiyondur.

İlgili yöneticilerin pazar ve tüketiciler hakkında sürekli olarak ihtiyaç duyduğu bilgileri sistematik bir şekilde toplamasına ve analiz etmesine pazarlama araştırması denir.

Tutundurma, ürün veya işletme ile ilgili bilgilerin pazara ve tüketicilere iletilmesi ve onların satın almaya teşvik edilmesi ile ilgili faaliyetlerdir. Tüketicilerin ürünleri satın alması için etkileme, ikna etme ve bilgilendirme faaliyetleri yerine getirilmektedir. Bu faaliyetler arasında kişisel satış, reklam, tanıtma ve satış geliştirme gibi çalışmalar yer almaktadır.

Seçilen hedef pazardaki tüketicilerin istek ve ihtiyaçları doğrultusunda müşteri tatmini sağlamak amacıyla işletmenin kontrolünde olan bileşenlerden meydana gelen bir karmadır. Bu bileşenler; ürün, dağıtım, tutundurma ve fiyattır

Finansman Fonksiyonu, işletmenin ihtiyaç duyduğu fonların en uygun koşullarda sağlanması ve bu fonların en etkin biçimde kullanılması ile ilgili faaliyetler olarak tanımlanabilir.

Konu ile ilgili sorumlu yöneticiler finansal plana dayanarak
iki önemli karar verirler. Bunlar:

1. İşletmenin hangi tür varlıklara ne miktarda yatırım yapması gerektiği (yatırım kararı)
2. İşletmenin varlık yatırımlarında kullanacağı kaynakları/fonları nereden ve nasıl temin edeceğidir (finansman kararı).

İnsan kaynakları fonksiyonu, işletmenin amaç ve hedeflerine ulaşmak için gereken faaliyetleri gerçekleştirecek yeterli sayıda nitelikli çalışanın
işletmeye kazandırılması, geliştirilmesi, değerlendirilmesi ve sürekliliğinin sağlanması ile ilgili işlevler olarak tanımlanmaktadır.

İşletmelerin en önemli destekleyici fonksiyonlarından biri olan Ar-ge  (araştırma- geliştirme ve inovasyon) Ar-ge ve inovasyon fonksiyonunu, işletmenin temel fonksiyonları üretim ve pazarlamadan ayrı düşünmek mümkün değildir. Her üç fonksiyon sürekli etkileşim içerisindedir. Pazarlama, müşterilerin beklenti ve ihtiyaçlarını sürekli takip ederek pazardaki değişimleri ar-ge departmanına bildirmekte, ar-ge departmanı ise yaptığı araştırmalar ve buluşlar sonucunda elde ettiği sonuçları hemen pazarlama bölümü ile paylaşmaktadır. Pazarlama ve
ar-ge biriminden elde edilen veriler doğrultusunda üretim departmanı da üretim faaliyetine yön verecek, ya ürün üzerinde değişiklikler yapacak ya mevcut ürünü ortadan kaldırarak yeni ürün üretecek ya da ürün teknolojisinde yenilik yapacaktır.