OTEL YÖNETİMİNDE ÖRGÜTLEME

Otel işletmelerinde, planlama işlevi gerçekleştirildikten ve bu kapsamda amaçlar ve bu amaçlara ulaştıracak yollar ortaya konulduktan sonra, buna uygun bir yapının oluşturulması gerekir. Bu yapı örgüt olarak isimlendirilmektedir.

Bir süreç olarak örgütleme, bir otel işletmesinin amaçlarına ulaşabilmesi için hangi işleri yapması gerektiğinin saptanması, bu işlerin anlamlı ve etkili bir şekilde gruplandırılarak belirli kademeler ve pozisyonlar haline getirilmesi, bu işleri yerine getirmek üzere gereken beşeri ve maddi sermaye unsurlarının sağlanması ve uyumlaştırılmasıdır.

Örgütleme işlevinin otel işletmelerine katkıları aşağıdaki şekilde açıklanabilir:
• Yönetimin, hangi işleri kendisinin yapacağını, kendisine kimlerin yardımcı olacağını, kimlere karşı sorumlu olacağını net bir biçimde bilmesini kolaylaştırır.
• Örgütün yapısını oluşturan tüm unsurların, işletmenin amaçları doğrultusunda çalışmasını sağlar.
• Örgütleme stratejiyi izler. Bu kapsamda strateji ne yapılacağını tanımlarken, örgütleme bunun nasıl yapılacağını ortaya koyar.
• Örgütleme işlevi yoluyla, örgütsel etkinlik ve verimliliği sağlayacak olan işbölümü ve uzmanlaşma gerçekleşmiş olur.
• Örgütleme, bir otel işletmesinde kişilerin tek başlarına gerçekleştiremeyecekleri amaçları başkaları ile bir araya gelerek, bir grup halinde gayret, bilgi ve yeteneklerini birleştirerek gerçekleştirmelerini sağlar

Bir örgüt yapısını tasarlarken, otel yönetimlerinin bazı unsurlar hakkında karar vermesi gerekir; alınan bu kararlar da örgüt yapısını şekillendirir. Bu unsurlar, iş bölümü ve uzmanlaşma derecesi, biçimselleşme derecesi, denetim alanı ve kademe sayısı, merkezileşme derecesi, karmaşıklık derecesi, bölümlere ayırma şekli, yetki kullandırma şekilleri, görev gruplarının varlığı ve iletişim kanallarının şeklidir.

Otel işletmelerinde biçimselleşme derecesi, örgütte yürütülen işlerin ne ölçüde standartlaştırıldığını ve çalışanların davranışlarının ve faaliyetlerinin ne ölçüde kurallara ve prosedürlere bağlandığını ifade eder. Yüksek ölçüde biçimselleşmiş örgütlerde, iş tanımları oluşturulur ve örgütsel kuralları ve iş süreçlerini içine alan prosedür ve talimatlar geliştirilir; böylece çalışanların neyi, ne zaman ve nasıl yapacakları tam ve açık olarak belirlenir. Biçimsellik derecesinin düşük olduğu örgütlerde ise iş tanımları daha esnek olup; işler koşulların gerektirdiği ölçüde yeniden tanımlanabilir; kurallar ve standartlar daha esnek ve çevre koşullarına göre değişebilir niteliktedir. 

Örgütleme, örgütlerin etkinliğini sağlamaya yönelik maddi ve beşeri unsurların eşgüdümlü bir biçimde bir araya getirilmesi sürecidir. Bu sürecin adımları bir otel işletmesinde kat hizmetleri örneğinden hareketle aşağıdaki gibi açıklanabilir:

• Amaçlara ulaşmak için yapılacak işlerin belirlenmesi,
• İşgörenlerin yapacağı görevlerin veya işlerin tanımının yapılması,
• Çeşitli bakımlardan benzer işlerin bir araya getirilerek gruplandırılması,
• Her iş grubu için bu işleri görecek işgören sayısının belirlenmesi,
• Yetki ve sorumlulukların belirlenmesi,
• Örgütte görev alan yöneticilerin hangi bölüm yöneticileri ile hangi konularda, nasıl ilişki ve işbirliğine girebileceklerinin belirlenmesi,
• Yöneticilerin kuruluşun yakın çevresindeki kişi, grup ve kuruluşlarla ne zaman, nasıl, hangi konularda ve hangi yetkiler ölçüsünde ilişkiye gireceklerinin belirlenmesi,
• Her örgüt grubunun bağlı olduğu üst yönetici ile hangi zamanlarda ve ne tür bir raporlama ilişkisine girileceğinin ve bunların zorunlu veya isteğe bağlı olup olmadığının tespit edilmesi,
• Her birim yöneticisinin diğer birim yöneticileri ile birlikte katılacağı toplantıların neler olduğunun ve bu toplantılarda üstlenecekleri görevlerin saptanması,
• İşgören bulma ve işe yerleştirme,
• İşgörenlerin işlerini yürütürken ihtiyaç duyacakları araç, gereç, malzeme ve donanımın kendilerine sağlanması.

İş analizi, işi oluşturan görevlerin, sorumlulukların, işi yaparken kullanılacak araç ve gereçlerin, çalışma koşullarının ve işte karşılaşılabilecek tehlike ve risklerin ayrıntılı bir şekilde incelenmesine yönelik bir çalışmadır.

1. Örgüt yapısı ile ilgili ilkeler
2. Süreçlerle ilgili ilkeler
3. Sonuçlarla ilgili ilkeler

• İşbölümü ve uzmanlaşma ilkesi,
• Yetki ve sorumluluk denkliği ilkesi,
• Yönetim birliği ilkesi,
• Hiyerarşi ilkesi,
• Merkezcil yönetim ilkesi.

Otel işletmelerinde yetki ve sorumluluk denkliği ilkesi çerçevesinde, her yöneticiye verilen yetki ve sorumluluğun sınırları açıkça belirlenmeli; ayrıca her sorumluya kendisine verilen görevleri yerine getirebilmesi için gereken yetki de tanınmalıdır. Bunun anlamı, yetki ve sorumluluk denkliğinin sağlanmasıdır.

• Kumanda birliği ilkesi,
• Disiplin ilkesi,
• Genel (örgütsel) çıkarların üstünlüğü ilkesi,
• Ödüllendirme ve ücret ilkesi,
• Hakkaniyet ilkesi.

Genel çıkarların üstünlüğü ilkesine göre  örgütün amaçları ve çıkarları, kişilerin veya onların oluşturduğu grupların amaç ve çıkarlarından önce gelmelidir. Çünkü, kişi ve grupların örgütlerde çalışmalarını sürdürebilmeleri ve bu yolla çeşitli kazanımlar elde edebilmeleri, ancak örgütün amaçlarına ulaşılabildiği ve çıkarlarının korunabildiği durumlarda söz konusu olabilir. Öte yandan yöneticilerin de çalışanların kişisel amaçlarını ve çıkarlarını göz ardı etmemeleri ve bunları örgütün amaçları ve çıkarları ile uyumlaştırmaları gerekir.

• Düzen ilkesi,
• Çalışanlarda devamlılık ve denge ilkesi,
• Girişim ilkesi,
• Çalışanlarda işbirliği ruhu ilkesi.

Girişim İlkesi: Girişim, plan yapma ve uygulama yeteneğidir ve tüm çalışanlarda bu yetenek geliştirilmelidir. Bunun için, yöneticilerin astlarına güvenmesi, yetki vermesi ve iş yapma olanakları sağlaması gerekir.

Bir örgütün belirli ölçütlere bağlı olarak çeşitli birimlere ayrılması ve örgütün farklı faaliyetlerinin bu birimler arasında dağıtılmasına “bölümlere ayırma” denir.

Bir otel işletmesinde bölümlere ayırma çalışmalarında etkinliği sağlayabilmek için bazı ilkelere uymak gerekir:

• İşbölümünün yararlarından faydalanma ilkesi,
• Denetimi kolaylaştırma ilkesi,
• Faaliyetlerin benzerliği ilkesi,
• İşlevsel ilgi ilkesi,
• Yürütme ve denetimi birbirinden ayırma ilkesi,
• Önemli işe yüksek pozisyon verme ilkesi,
• Ekonomik olma ilkesi.

Faaliyetlerin Benzerliği İlkesi: Otel işletmelerinde gerçekleştirilme süreci ve yöntemleri birbirine benzeyen faaliyetler, aynı bölümün çatısı altında toplanmalıdır.

Ekonomik Olma İlkesi: Otel işletmelerinde örgüt yapısını oluşturan bölümlerin sayısı ile bunları oluşturan alt bölüm, kısım ve kadrolar ekonomik açıdan masraf ve zaman kaybı yaratmayacak şekilde yapılandırılmalıdır.

Bölümlere ayırmada otel yönetimleri tarafından kullanılabilecek çeşitli ölçütler bulunmaktadır. Bunlardan otel işletmelerinde en yaygın olarak kullanılan ölçütler aşağıda sıralanmaktadır:

• İşlevlere göre bölümlere ayırma,
• Bölge temeline (coğrafi temele) göre bölümlere ayırma,
• Müşteri temeline göre bölümlere ayırma,
• Zaman temeline göre bölümlere ayırma,
• Karma örgüt yapısı.

Müşteri temeline göre bölümlere ayırma, işletme faaliyetlerinin, ulaşılmak istenen müşteri gruplarının niteliklerine ve ihtiyaçlarına göre bölümlere ayrıldığı bir yapıdır. Farklı müşterilerin istek ve ihtiyaçlarının en iyi şekilde karşılanmasını sağlayan bu bölümlere ayırma şekli, günümüzde özellikle hizmet işletmelerinde yaygın olarak kullanılmaktadır.