PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI

Bireysel performansın arttıtılması ve bu şekilde örgüt performansının arttırılması

1. Performans yönetim sisteminin oluşturulması
2. Performans yönetim sisteminin yürütülmesi
3. Performans yönetim sisteminin geliştirilmesi

• Kim (sistemin sorumluları, çalışanlar),
• Neyi (amaçlar, hedefler),
• Ne zaman (performans dönemi/dönemleri) nasıl (performans değerleme yöntemleri);

Sorularına yanıt aranır.

Planlama kısaca, gelecekte ulaşılmak istenen yerin ve bu yere ulaşmak için nelerin gerçekleştirileceğinin belirlenmesidir (Koçel, 2002, s.87).

İlk olarak, performans yönetim sistemi, insan kaynakları bölümü önderliğinde işletme içinde örgütlenebilir. İkinci yaklaşım olarak performans yönetim sistemi dışarıdan alınacak danışmanlık yardımıyla gerçekleştirilebilir. Son olarak performans yönetim sistemi, piyasada bulunan hazır paket programlar desteği ile oluşturulabilir.

Çalışanların performans değerlendirmesi geçmişte genellikle yukarıdan aşağı doğru, diğer bir deyişle sadece yöneticilerin astları değerlendirmesi şeklinde yürütülmekteydi. Çağdaş performans yönetimi yaklaşımlarında ise değerlendiriciler olarak çalışanın iş arkadaşları, müşteriler, varsa astları gibi çok yönlü kaynaklardan yararlanıldığı görülür.

• Yöneticiler
• Astlar
• Çalışma arkadaşları
• Çalışanın kendisi
• Müşteriler
• 360° değerlendirme

Çalışanın işini etkileyen ya da işinden etkilenen astları, üstleri, diğer bölüm çalışanları, müşteriler gibi çok yönlü kaynakların çalışanın performansıyla ilgili görüşlerinin alınmasına dayanır.

• Performans kriterleri,
• Performans standartları,
• Performans hedefleri,
• Değerleme yöntemleri.

Performans kriterleri, işin yapılmasında, diğer bir deyişle bir işin başarısı için önemli olan boyutları ifade eder.

Performans kriterlerinin ölçülebilir, basit, yeterli ve objektif olması gerekir.

• Dış görünüş: Temiz, düzgün bir dış görünüş için özen göstermek.
• Beden dili: Müşteriyle iletişime istekli şekilde selamlamak, gözlerine odaklanmak vb.
• Ses tonu: Etkin bir dinleyici olarak uygun ses tonlamalarını kullanmak.
• Müşteriye özen gösterme: Müşteriyi özel hissettirme, isteklerini karşılamaya çabalamak.
• Nezaket: Müşterilere (öğrendikten sonra) isimleriyle hitap etmek, güleryüzlü olmak vb.
• Rehberlik: Müşterilerin otel hizmetlerden yararlanmasında ve diğer sorunlarında yardımcı olmak.
• Satış becerisi: Müşterilerin tekrar gelmesini sağlamak vb.
• Esneklik: Müşterilerin farklı isteklerini ve diğer beklenmeyen durumları karşılayabilme, insiyatif kullanmak.
• Ortak çalışma: Takım üyesi olarak çalışma ve işbirliği.
• İletişim: Müşteriyle ve çalışma arkadaşlarıyla iletişim kurmak.
• Yeterlilik: Bilgisayar kullanma becerisi, yabancı dil bilgisi vb.
• İş miktarı: Bir vardiya sürecinse ortalama giriş-çıkış oda sayısı, resepsiyonda hizmet verilen ortalama müşteri sayısı vb.
• Davranışlar: İşletme kurallarına uygun davranma, müşteriye yaklaşım vb.
• Kişisel özellikler: Güvenilirlik, samimiyet vb.

• Belirgin; Bir hedef tek bir konuya odaklanmalı, açık ve anlaşılır olmalıdır.
• Ölçülebilir; Performansı daha doğru değerlendirmek ve geribildirimi kolaylaştırmak için, hedefler ölçülebilir temel dayanmalıdır.
• Ulaşılabilir; Hedefler üzerinde uzlaşılmış ve erişilebilir olmalıdır.
• Gerçekçi; Hedefler gerçekçi ya da gerçekleştirilebilir olmalıdır, çok yüksek ya da çok düşük değil, kabul edilebilir oranda ve iyi bir performans için gerekli olmalıdır.
• Zaman sınırlı; Hedeflerin işlevini yerine getirebilmesi için gerçekleşmesi için belirli zaman dilimi tanımlanmalıdır.

Performans standartları, bir işin ne kadar iyi yerine getirilmesi gerektiğini tanımlayan yazılı ifadelerdir.

• Performans beklentileri: Zaman, maliyet, müşteri memnuniyet düzeyi vb.
• Kabul edilebilir hata payı: En yüksek performans düzeyini standart olarak belirlemek doğru değildir. ‹yi bir performans için kabul edilebilir düzey belirlenir.
• Beklenen performansın hangi koşullar altında sağlanabileceği: Beklenen performansı sağlamak için ön koşullardır. Önek olarak, “bu performans için çalışan ..... eğitimleri almalı, ..... ekipmanı kullanmalı, ...... bölümünden gerekli malzemeleri sağlamalı” gibi koşullar belirlenebilir.

Performans değerleme çalışanın kariyer planlamasından, motivasyonuna ve ücretlendirilmesine kadar pek çok önemli kararın başlıca dayanaklarından biridir.

• İş ölçülebilir mi?
• Takım işi mi, bireysel iş mi?
• İşi tek kişi mi yapıyor, başka kişilerle birlikte mi yapılıyor?
• Çalışanı kim değerlendiriyor?
• İşin örgüt hiyerarşisindeki yeri ve sorumluluğu nedir?

• Basit Sıralama
• Zorunlu Dağılım
• İkili Karşılaştırma

• Derecelendirme Yöntemi
• Kritik Olaylar
• Kontrol Listesi
• Davranış Temeline Dayalı Ölçekler
• Standartlara Dayalı Yöntem
• Amaçlara Göre Yönetim

Basit Sıralama Yönteminde çalışanlar birbiriyle karşılaştırılarak, performansına göre en iyi-en kötü arasında sıralanır.