Satın Alma ve Stok Yönetimi

Satınalma, şirkete her alanda yapacağı katkıyı maksimize edebilmek için aşağıdaki iki önemli hedefi tesis etmelidir:
1. Şirketin faaliyetlerinin sürekliliği adına, ürün ve hizmet satın alması esnasında şirkete ekonomik destek sağlamak.
2. Hedeflenen toplam maliyetin etkin bir şekilde kontrol altında tutulmasına katkıda bulunmak.

Organizasyonun yönetim anlayışı ve kültürüne bağlı olarak değişmekle beraber bir satın alma operasyonunun aşamaları şu şekilde sıralanabilir:

Talebin Alınması
Piyasa Araştırma
Satın Alma Yöntemi
Tedarikçilerin Bulunması
Müzakere ve Pazarlık
Kazanan Tedarikçi Sözleşmenin Yapılması
Siparişlerin Verilmesi
Ürünlerin Teslimatı
Kalite Kontrol
Kabul Sonrası İşlemler

Satınalma talepleri birçok şekilde olabilmektedir. Bunlar;
• İç Talep Formu: Aşağıda belirtilen hususları kapsayacak şekilde yazılı formatta oluşturulmuş satınalma evrakıdır.
• Katalogdan sipariş: Satınalma talebinde yalnızca katalog belirtilir ve belli kod ve isimdeki ürün talep edilir.
• MRP-ERP veya kullanılan sistemin ürettiği talep formları: Kullanılan sistemin, kendi içinde belirlenmiş formatta ürettiği ve yine sistem içi kullanıcıların görebildiği satınalma talebidir.

Hangi yolla gelirse gelsin bir satınalma talep formunun işleme alınması için yetkili kişilerce düzenlenmiş ve onaylanmış olması gerekmektedir. Buna ilave olarak talep aşağıda belirtildiği şekliyle bazı bilgileri de ihtiva etmelidir;
• Düzenleyenin adı, soyadı ve departmanı
• Alıma dair bütçedeki maliyet kodu
• Tedarikçi tarafından anlaşılabilecek şekilde yazılmış şekliyle satın almaya konu ürün veya hizmet tanımı
• İhtiyaç miktarı
• Temin zamanı
• Tahmini maliyet
• Önerilen tedarikçi (Eğer tek tedarikçi ise önerilme nedeni)
• Ürünlerin kullanılacağı yer

Hem fonksiyonel hem de detaylı teknik özellikler, daha geniş bir kavram olan “Satın Alma Sipariş Şartnamesi”nin birer parçasıdır. Bu doküman aşağıdakileri içerir:
• Kalite Şartnamesi: Ürünün nasıl teslim edileceğini(kalite belgesi ile birlikte veya değil) ve ürünün karşılaması gereken teknik norm ve standartların neler olduğunu içerir.
• Lojistik Şartname: Gereken miktar ve teslimat zamanı bilgilerini içerir.
• Bakım Şartnamesi: Satın alınacak ürüne nasıl bakım yapılacağını ve tedarikçi tarafından verilecek hizmetleri içerir. (Tedarikçinin gelecekte yedek parça sağlayıp sağlamayacağı vb.)
• Yasal ve Çevresel Şartname: Hem ürün hem de üretim sürecinin sağlık, güvenlik ve çevresel düzenlemelere uygun olmasını belirtir.

Bir yazılım programında açılan satınalma talebinin yerine getirilmesini imkansız kılacak şartlar gelişebilir. Bunlar;
• İstenilen ürün piyasadan kalkmış ve artık üretilmiyor olabilir.
• Ürünün yeni versiyonu çıkmış ve istenilen versiyonun bulunması ve getirtme maliyeti satın alma maliyetini çok çok aşıyor olabilir.
• Ürün, kullanım (Faydalı) ömrünün sonunda (End of Life) olabilir.
• İstenilen ürünü sağlayan tedarikçi veya tedarikçilerin gerekli süre zarfında bunu yerine getiremeyecek olması.
• Talep edilen ürünün fiyatının onun için ayrılan bütçenin karşılanamayacak seviyede üstüne çıkması.
• Yetkili bir makamın sonradan alımın yapılmaması konusunda karar vermesi.

Ürün veya hizmet ilk kez talep ediliyorsa ve o ürünün bir tedarikçisi ile yapılmış hazırda bir sözleşme mevcut değilse bir pazar araştırması yaparak ürünün satın alınabilir fiyatını ve onu sağlayabilecek tedarikçileri tespit etmek gerekir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken konu fiyat/maliyet analizinin tedarikçilerle görüşme, teklif toplama ve müzakere etme sürecinden önce bitirilmesi gereğidir. Tedarikçilerle müzakere ve pazarlık etmeden önce fiyat/maliyet analizi yaparak uygun fiyatın tespit edilmesi yukarıda açıklanan aynı amaçlar doğrultusunda ve “yaklaşık maliyetin tespiti” şeklinde Türk Kamu İhale Kanunu’nda da yerini almıştır.

Bir ürün veya hizmetin satış fiyatının belirlenmesinde temel ve geleneksel şekiller aşağıda açıklanmıştır;
• Statükocu Fiyatlandırma: Mevcut fiyatı korumayı veya rekabet edebilecek bir fiyatı benimser. Küçük çaplı planlamayı gerektiren pasif bir politikadır.
• Talebe Bağlı Fiyatlandırma: Talep, bir ürünün satılan miktarıdır. Satılan ürünün miktarı onun fiyatına bağlıdır. Fiyat ne kadar yüksek ise talep o kadar düşük olur.
• Getiri Yönetimi Sistemi ve Fiyatlandırma: Artan rekabet ortamında şirketlerin atıl kapasitelerini değerlendirmek için kullandıkları bir sistemdir. İlk olarak hava yollarında kullanılmaya başlanmıştır. Bir yazılım vasıtasıyla kullanılmayan kapasiteyi fiyatlandırarak satılabilir hâle getirmektedir (Çok
önceden satılan ucuz uçuş biletleri gibi).
• Maliyet Bazlı Fiyatlandırma: Fiyatlandırmada dikkate alınması gereken ana unsurdur. Hedef pazara ulaşma da bazen oldukça yüksek olabilir. Tam tersine, bazen de beklenilen kazancı getirmeyecek kadar düşük kalabilir. Her halükarda, fiyat kararı almada önemlidir

Çoğu ürün için fiyat formülü, eğer fiyat maliyet bazlı ise aşağıdaki şekildedir:
Fiyat/birim = Malzeme maliyeti/birim + Direkt İşçilik maliyeti/birim + Üretim genel giderleri/birim + Satış, Genel ve idari maliyetler/birim + Kâr/birim

Trend analizi yöntemi fiyatların nereye doğru gittiğini analiz eden sayısal bir yöntemdir. Ayrıca
lineer regresyon ve üssel düzeltme yöntemleri de beraberinde kullanılabilir

Karşılaştırma yöntemi kullanıldığı durumlarda tedarikçilerden alınan fiyat teklifleri ve tedarikçiler sıralanarak belirlenen önceliklere göre seçim yapılır.

Satın almacılar için maliyet analizi adımlarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
• Ana maliyet unsurlarını tedarikçiden iste.
• Mühendisler ve kalite kontrol personeli ile şartnameleri inceleyerek lüzumsuz talepleri belirle.
• Tedarikçinin üretim tesisini inceleyerek ürünün hangi işlemden geçtiğini veya nasıl bir araya getirildiğini öğren.
• Şirketinin bu konulardaki teknik uzmanını satın alma departmanının bir üyesi hâline getir.
• Üretim sürecinde kullanılan ham madde ve girdilerin ikincil tedarikçilerinden bilgi edin.
• Ayrıntılı bilginin bulunmadığı zamanlarda en iyi tahmin yöntemlerini kullanarak maliyetin ana girdilerini geliştir.
• Tedarikçiden istenen fiyatları uygun ikame ürünlerin fiyatları ile karşılaştır.
• Ana maliyet unsurlarının neler olduğuna karar vermek için sürekli olarak üzerinde çalış.
• Sorular sor ve aktif dinlemede bulun

Ürün analizi yönteminde satın alınacak ürünün bileşenleri ve üzerine konulan katma değerli işlemler araştırılarak fiyatının ne olması gerektiği belirlenir. Maliyet analizinden ayrıldığı nokta katma değerin maliyetlendirme ile tespit edilememesi ve ancak piyasada bulduğu değerle ölçülebilmesidir.

Bir tedarikçinin sorumluluk duygusu son derece gelişmiş olmasına karşılık iş yapma yeteneğini gösteren birçok faktör yönünden zayıf kalmış olabilir. Bu faktörler;
• Operasyonel Kapasite
• Teknik ve Teknolojik Yeterlik
• Finansal Yeterlik
• Fiyat/Toplam Maliyet
• Hizmet/Teslimat
• Kalite

Bilgisayar programına sahip olmayan küçük ve orta ölçekli şirketlerin satın almacıları kendi manuel tedarikçi değerlendirme formlarını gerek bir Excel Tablosu olarak gerekse bir defter şeklinde tutabilirler. Tutulacak bu formlarda dikkat edilmesi gereken hususlar;
• Sürekli güncel olmalıdır.
• Tedarikçilerle ilgili gerekli bilgileri sağlıklı bir şekilde ihtiva etmelidir.
• Tedarikçi seçimi için olduğu gibi eliminasyonu için de kullanılmalıdır.
• Yılın belli dönemleri değil her zaman değerlendirme yapılabilmelidir.

Müzakereye hazırlanırken satın almacıların dikkate alması gereken ana başlıklar şunlardır:
• Müzakereyi yürütecek personelin seçimi ve idaresi
• Seçim kriterlerinin belirlenmesi
• Seçilen personelin güçlü ve zayıf taraflarının değerlendirilmesi
• Seçilen personelle iletişim
• Hedefleri belirleme ve strateji geliştirme

Satın alınan ürünlerin tedarikçi tarafından tesliminde dikkat edilmesi ve yerine getirilmesi gereken hususlar aşağıda sıralanmıştır. Bu hususların tamamı sözleşmede yer almış olmalı ve teslimat esnasında, yerine getirildiği birebir kontrol edilmelidir. Buna göre kontrol edilecekler;
• Teslimat adres ve zamanının doğruluğu
• Ürünlerin miktar ve ambalajlarının uygunluğu
• Teslimatla ilgili belgelerin uygunluğu
• Taşıma araçlarının ve yüklemenin/indirmenin uygunluğu

Gerek Borçlar Kanunu’nun anılan maddesinden, gerekse sözleşme tanımından bir sözleşmenin kurulabilmesi için bazı şartların olması gerektiği sonucuna ulaşılabilir. Bu şartlar (Türk Borçlar Kanunu, 6098, md.1.);
• Sözleşme bir hukuksal işlemdir.
• Sözleşme,en az iki tarafın varlığını gerektirir
• Sözleşme, karşılıklı irade açıklamasını gerektirir.
• Sözleşme, birbirine uygun irade açıklamasını gerektirir.

Bir sözleşmenin geçerlilik şartları Türk Medeni Kanunu ve Türk Borçlar Kanunu hükümlerinde yerini almıştır. Bunlar;
• Tarafların fiil ehliyetine sahip olması
• Sözleşmenin konusunun hukuka aykırı olmaması
• Sözleşmenin ahlaka aykırı olmaması
• Sözleşmenin konusunun baştan itibaren ve objektif olarak imkânsız olmaması
• Kanunun emrettiği bir geçerlilik şekli varsa, buna uyulmuş olması
• Sözleşmenin muvazaalı olmaması (İki kişinin gerçek iradelerini gizleyerek görünürde bir beyanda bulunmaları)
• İrade beyanlarının yanılma, aldatma veya korkutma sebebiyle sakat olmaması
• Aşırı yararlanma hâlinin olmamasıdır.

Üretim yapan bir firmada stok bulundurma nedenleri şunlardır:
• Müşteri sipariş teslim çizelgesine uymak ve satış hedeflerini karşılamak,
• Standart ürünlerin üretim sürelerini kısaltmak,
• Satış ve planlama tahminlerine dayalı kabul edilebilir seviyede bir stok yatırımı elde etmek,
• Stoksuzluktan kaynaklanan üretim gecikmelerini minimize etmek, üretim hatlarını çalışır halde tutmak ve istihdamı sürekli kılmak,
• Pazardaki değişikliklere ve satış dalgalanmalarına çabuk reaksiyon gösterecek basit yönetim araçları geliştirmek.

Üretim yapan firmalarda, üretimin büyüklüğüne bağlı olarak stoklar dengede tutulamadığı takdirde ihtiyaç fazlası veya eksiği stoklara bağlı olarak maliyet problemleri ortaya çıkmaktadır. Bu maliyetler, stok yönetimi sistemlerinin seçimi veya sipariş verme ve parti büyüklüğü hesaplamaları için belirleyici olmaktadır. Bu maliyetler elde bulundurma maliyetleri (holding cost, carrying cost), sipariş verme maliyeti (ordering cost, set up cost) ve elde bulundurmama maliyeti (stock-out cost) olarak üç ana gruba ayrılmıştır.

Formüllerde H ile gösterilen elde bulundurma maliyetini beş ana maliyet unsuruna ayırabiliriz:
1. Sermaye maliyeti (finansman getiri oranı, alternatif maliyet)
2. Depolama ve elleçleme maliyeti
3. Stok riski maliyeti (yıpranma, raf ömrünün dolması, kayıp ve demode olma)
4. Stok hizmet maliyeti (sigorta, bakım, özel hizmet-soğuk ortam, malzeme karıştırma vd.)
5. Vergi

Ürünlerin satın alındığı ve imzalanmış mevcut sözleşme şartlarına uygun olarak belirlenen parti büyüklüğünün tedarikçiye resmî olarak bildirilmesi esnasında oluşan maliyettir

İşletmenin belli stok düzeyini elde bulundurmasını gerekli kılan bazı faktörler bulunmaktadır. Bunlar arasında belli başlıları ilgili stok kalemindeki ürünün kullanım veya satış düzeyi ile ürünlerin maddi değeridir.
• Kullanım veya Satış Hızı: Belirli bir periyotta stoklardan yapılan harcama miktarıdır.
• Maddi Değeri: Stokların maddi değeri yükseldikçe elde bulundurulması hâlindeki maliyetleri daha da artacağından stok düzeyi önemli ölçüde etkilenecektir

Stok kontrolünün amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Stok yatırımını minimize etmek,
• Depolama giderlerini minimize etmek,
• Üretimin ham maddesiz ve yarı mamulsüz kalmasını engellemek,
• Etkin bir stok kayıt sistemi kurmak,
• Muhasebeye stok konusunda doğru ve yeterli bilgi vermek,
• Ekonomik sipariş için satın alma birimi ile iş birliği yapmak.

Stok miktarı, değeri ve çeşitliliğine göre farklılık gösterebilen aşağıdaki stok kontrol yöntemleri uygulanabilir:
• Gözle Kontrol Yöntemi: Stokların periyodik olarak depocu tarafından gözden geçirildiği bu yöntemde, belirli bir düzeyin altına düşen stok kalemleri için derhâl sipariş verilir. Küçük ölçekli işletmeler için oldukça ucuz ve kolay bir yöntem olmasına karşılık; kişisel yargıya dayandığından hata olasılığı fazladır.
• Çift Kutu Yöntemi: Herhangi bir cins stok iki bölmeli bir kutuda muhafaza edilir, birinci kutu tamamen tükendiğinde yeni sipariş verilir.
• Sabit Sipariş Periyodu Yöntemi: Her stok kaleminin periyodu önceden belirlenmiştir. Bu sürelerin bitiminde yeniden sipariş verilir.
• Sabit Sipariş Miktarı Yöntemi: Stoklar belli bir düzeye indiğinde toplam stok maliyetini minimum yapacak şekilde önceden saptanmış sabit bir miktar sipariş edilir.
• ABC Analizi: Stok kontrolünde ABC analizi stok kalemlerinin toplam içindeki kümülatif yüzdelerine göre sınıflandırılması prensibine dayanır