İç Kontrolün İncelenmesi

İç kontrolün incelenmesi çalışma alanı standartlarından ikincisinde emredilmiştir.

Denetçi iç kontrol üzerindeki incelemeleri sonunda kuvvetli bir iç kontrol ile karşı karşıya olduğuna karar verir ise, daha sonra yapacağı denetim faaliyetlerini sınırlandırabilir. Tersine iç kontrol üzerindeki incelemeleri sonucunda zayıf bir iç kontrolle karşı karşıya olduğuna karar verir ise, denetim faaliyetlerinin alanını genişletecektir.

Örnek büyüklüğünü belirlemede en önemli etkenlerden birisi o alandaki iç kontrol inceleme sonucudur. Denetçi iç kontrol incelemeleri sonucunda kontrol riskini belirler ve belirlenen risk düzeyine göre de inceleyeceği örnek büyüklüğünü kararlaştırır. Bazı alanlarda eğer kontrol riski çok büyükse yüzde yüz bir incelemeye de karar verebilir.

İç kontrolle ilgili ilk tanımlamalar, AICPA tarafından 1940’lı yılların sonlarında yapılmış ve daha sonraki yıllarda da geliştirilmiştir. 1990’lı yıllara kadar bu kurum tarafından yapılan tanımlar diğer ülkelerde de genel kabul görmüştür. Bu yıllarda ABD’de ortaya çıkan hileli finansal raporlama sorunları nedeniyle Hileli Finansal raporlama Ulusal Komisyonu (National Commission on Fradulent Financial Reporting) kurulmuştur. Komisyon hileli finansal raporlama üzerindeki önemi nedeniyle, iç kontrolün tekrar tanmlanmasına karar vermiştir. Bu amaçla kurulan Sponsor Organizasyonlar Komitesi (COSO), iç kontrolle ilgili çok geniş kavramsal bir çerçeve çizmiştir

COSO 1992’de yayınladığı raporunda iç kontrolü şöyle tanımlamıştır: İç Kontrol; faaliyetlerin etkinliği ve verimliliği, finansal raporlamanın güvenirliliği, gereken yasa ve diğer düzenlemelere uyum şeklinde üç grup altında belirtilebilecek işletme amaçlarına ulaşmada makul bir güven sağlamak için düzenlenmiş, bir işletmenin yönetim kurulu, yöneticileri ve diğer personeli tarafından gerçekleştirilen bir süreçtir.

Bu sınflandırmaya göre işletme amaçları şu üç grup altında toplanabilir:

– Faaliyetsel amaçlar: İşletme kaynaklarının etkin ve verimli kullanılışıyla ilgilidir. – Finansal raporlama amaçları: Güvenilir finansal tablolar hazırlanması ile ilgilidir. – Uygunluk amaçları: İşletmenin uyması gereken yasa ve düzenlemelere uyması ile ilgilidir

Bunları şöyle sıralayabiliriz;

– Karar verme süreçlerinde istemeyerek yanlışlar yapılabilir. 

– İç kontrolün diğer bir sınırlaması, oluşturulacak kontrollerde maliyet-kar dengesinin dikkate alınması zorunluluğudur. 

– İç kontrolle ilgili önemli bir diğer sınırlılık insan zayıflıklarından (doğası gereği) ortaya çıkabilecek basit hata veya yanlışlardır. Çalışanlar, yorgunluk uykusuzluk gibi nedenlerle istemeyerek hatalar yapabilirler.

– İç kontrolle ilgili en önemli sınırlılık ise hilelerdir. Bir veya daha fazla kişi anlaşmalı olarak kontrolleri bozabilir ve kendi menfaatleri için iç kontrolü sabote edebilir.

 Faaliyetlerle ilgili amaçlar: İşletme kaynaklarının etkin ve verimli kullanılışıyla ilgili olan amaç grubudur. Bu amaç grubuna yönelik iç kontrol kısmı, bir işletmenin performans ve karlılık hedeflerine ulaşmasına ve kaynakların zararlara karşı korunmasına yardım etmektedir. Örneğin, işletme yönetiminin fire oranlarını yüzde birde tutmaya çalışması bir faaliyetsel amaçtır. Bu amaç için üretim hattına yerleştirilen gözetim birimleri ise, faaliyetsel amaçlar için oluşturulmuş iç kontrol araçlarıdır.

COSO’ya göre iç kontrol unsurlarını şöyle sıralayabiliriz:

• Kontrol çevresi,

• Risk değerleme,

• Kontrol eylemleri,

• Bilgi ve iletişim,

• İzleme.

Genel olarak uygulanan kontrol eylemleri şöyle sıralanabilir:

• Performans sonuçlarının incelenmesi
• Bilgi sistemleri içerisindeki kontroller
• Fiziksel Kontroller
• Görevlerin Ayırımı

Görevlerin ayırımı sırasında şu üç görevin farklı kişilere verilmesine dikkat edilir; – İşlemlerin yapılması (yürütülmesi),

– İşlemlerin kaydı,

– Bu işlemle bağlantılı aktiflerin korunması.

İç kontrolle ilgili çok detaylı bir araştırmayı içeren bu bilgi toplamada denetçiler, üç temel yöntem kullanırlar. Bunlar;

• İç kontrol soru kağıdı,

• Akış şemaları,

• Not alma yöntemidir.

Akış şeması, iç kontrolün bir işlem grubuyla ilgili bir bölümündeki veri, belge ve yetki akışını sırasıyla gösteren bir semboller tablosudur. Akış şemaları somut olarak gösterilebildiği için iç kontrolün kontrol eylemleri unsurunun incelenmesinde ve özellikle kayıt belge akışının çok olduğu muhasebeyle ilgili kontrollerde yaygın olarak kullanılabilir.

Denetçi eğer kendisi akış şemasını yapacak ise, önce şemada kullanılacak tüm bilgileri listelemelidir. Daha sonra işlerin kim tarafından yapıldığı, nerde yapıldığı, ne zam yapıldığı, hangi belgelerle veya nasıl yapıldığı, hangi sırada yapıldığı gibi sorulara cevap aranmalıdır.

Kontrol riski belirlemesi, finansal tablolardaki hata ve hileleri önleme veya bulmada işletmedeki iç kontrolün etkinliğinin değerlendirilmesi sürecidir. Bu nedenle denetçi iç kontrol unsurları hakkında bilgi topladıktan sonra kontrol riskinin değerleme sürecine geçer.

Kontrol testleri iki açıdan iç kontrolü değerlendirmek için düzenlenir. Bunlar:

• Kontrollerin düzenleniş etkinliğinin değerlendirilmesi,

• Kontrollerin işleyiş etkinliğinin değerlendirilmesi.

Kontrol riski, bir alanda ön belirleme sırasında maksimum olarak belirlenmiş ise, artık bu alan için uygunluk testleri yapılmaz. Çünkü kontrol riskinin maksimum olması, o alanda kontrollerin olmadığı anlamına gelir. Dolayısıyla kontrollerin işleyiş etkinliği ile ilgili uygunluk teslerinin yapılması mümkün değildir.

Bir denetim alanında kontrol riski ön belirlemede maksimumun altında belirlenmiş ise, uygunluk testleri yapılır. Eğer test sonuçları düşük bir kontrol riskini destekliyor ise, kontrol riskinin son belirlemesi de düşük olacaktır. Testlerden elde edilen kanıtlar düşük risk düzeyini desteklemez ise, risk maksimuma veya yüksege dönüştürülebilir.

Eğer bir alanda kontrol riski yüksek çıkmış ise (bu durum zayıf bir iç kontrolü gösrerir), bulgu riskinin düşük tutulmaya çalışılması gerekir. Denetçi bulgu riskini küçük tutabilmek için, daha sonra yapılacak tözel testlerin uygulanmasındaki denetim yordamlarının alanını genişletecektir. Daha etkili yordamlar kullanacak ve denetim yordamlarını daha çok yıl sonu yapacaktır.

 Bulma Riski =Denetim Riski / (Kontrol Riski x Doğal Risk)

Bulma riski formülden de anlaşıldığı gibi, kontrol riski ile ters yönde bir ilişki içerisindedir.

TÖZEL TESTLERİN UYGULANMASINDAKİ YORDAMLAR

- Denetim yordamlarının alanı geniş.

- Daha etkili yordamlar.

- Yordamlar daha çok dönem sonu uygulanır.

KANITLAR
- Daha çok kanıt.

- Daha güvenilir kanıt.

- Daha fazla yıl sonu toplanmış kanıt.