Etkinlik

Spor etkinliklerinin tarihi çok eski zamanlara dayanmaktadır. Fransa, Afrika ve Avustralya’da bulunan tarih öncesi mağaralarda yaygın olarak sergilenen spor etkinlikleri arasında güreş, koşma, yüzme ve okçuluk bulunmaktadır. Mağaralarda bulunan resimlerde, sporun günümüzde tüketildiği ve yapıldığı şekliyle tam olarak tasvir edilmese de spor etkinliklerin insanları her dönemde bir araya getirdiğini göstermektedir.

Etkinliklerin ortak özelliklerinden hareketle “unutulmaz veya özel bir amaç için geçici olarak planlanmış bir toplantı” şeklinde tanımlayabiliriz (Dowson, Albert ve Lomax, 2022).

Etkinlikler arz ve talep boyutuna, ölçeğine ve temalarına göre sınıflandırılabilmektedir.

Kültürel kutlamalar temasındaki etkinliklere karnavallar, dinî törenler, festivaller, miras anma törenleri, hac ve geçit törenleri örnek verilebilir.

Büyüklüğüne göre farklılıklar içeren etkinlikler, ses, ışık, dekor, konaklama, ulaşım, yiyecek, içecek ve organizasyon gibi 50’den fazla alanda önemli iş potansiyeli yaratmaktadır. Bu etkinlikler, ulusal ve uluslararası düzeyde katkı sağlayarak büyük bir ekonomi oluşturmaktadır. Etkinlik sektörünün büyüklüğüne ilişkin doğru veriler elde etmedeki zorluklara rağmen, pandemi öncesinde etkinlik sektörünün hızla büyüdüğüne dair genel bir kabul bulunmaktadır.

Etkinlik sektöründe yer alan kişi ve kurumları üç kategoriye ayırabiliriz. Bunlar (Dowson, Albert ve Lomax, 2022):

1. Etkinlik müşterileri

2. Etkinlik organizatörleri

3. Etkinlik tedarikçileri

Etkinlik müşterileri, etkinliğin gerçekleştirilmesi için etkinlik organizatörleri ile anlaşma yapan taraftır.

Etkinlik organizatörleri, müşterileri adına bir etkinliği planlayan, organize eden ve yürüten profesyonel kişi ve gruplardır.

Etkinliklerin gerçekleştirilmesinde önemli rolü olan tedarikçiler, belirlenirken tedarikçinin ünü, güvenilirliği, saygınlığı, ulaşılabilirliği ve maliyet gibi değerlendirme kriterleri kullanılmaktadır. Tedarikçi belirlenirken sadece maliyet odaklı olmak tek başına yeterli bir kriter değildir. Tedarikçiler sadece maliyetler dikkate alınarak belirlenirse, izleyici ve katılımcılar açısından etkinlik düşük kaliteli olarak algılanabilir. Bu nedenle tedarikçi seçiminde etkinliğin türüne, hedef kitlesine uygun mal ve hizmeti sunabilecek firmalar tercih edilmelidir.

Etkinliğin gerçekleştirilmesinde gerekli olan mal ve hizmetlerin sağlanmasında etkinliğin düzenlendiği bölgeden tedarikçilerin seçilmesi bölgenin ekonomik kalkınmasına katkı sağlar. Bu aynı zamanda yerel işletmeler ile etkinlik yönetimi arasında çatışma riskini de azaltır (Reid ve Arcodia, 2002).

Etkinlik ne kadar büyük ve karmaşık olursa, mal ve hizmetlere olan ihtiyaç da o kadar artar. Yani etkinliğin türüne, ölçeğine ve süresine bağlı olarak tedarikçilerin farklılık göstermesi olağandır. Ancak şu unutulmamalıdır ki çok az etkinlik, tedarikçi olmadan gerçekleştirilebilmektedir. Bu yüzden tedarikçi ilişkileri etkinliğin gerçekleştirilmesini ve kalitesini doğrudan etkileyeceği için organizasyon tarafından tedarikçilerin beklentileri karşılanmalıdır. Etkinlik tedarikçilerinin beklentileri ise (Tokay Argan ve Yüncü, 2015);

• Etkinlik için gerçekleştirdikleri hizmet ve mallar için uygun fiyatların verilmesi,

• Sunulan mal ve hizmetlerin ödemelerinin düzenli yapılması ve

• Etkinlik ve tedarikçi ilişkisinin farklı etkinliklerde tekrarlanmasıdır.

Etkinlik sektörünün bir parçası olarak görünmeyen ancak aslında etkinlikleri planlamak, organize etmek ve yürütmek için önemli miktarda zaman harcayan birçok kişi ve kuruluş bulunmaktadır. Bunun nedeni, etkinlik endüstrisinin turizm, konaklama, pazarlama, halkla ilişkiler ve spor endüstrileri ile yakından ilişkisinin bulunması ve bir etkinliğin gerçekleştirilmesinde bu sektörlerin ortaklaşa hareket etmesidir.

Katılımcıların eğlenceye yönelme nedenleri arasında en sık dile getirilenler arasında hoş olmayan ya da endişe verici bir durumdan kaçma, sorunlardan ve baskılardan uzaklaşma isteği yer almaktadır. Bu kaçış motivasyonu, kişinin yakın sosyal çevresi, genel iş ve yaşam durumu (ve bunlardan memnuniyetsizliği) veya yapacak bir şey olmadığında algılanan boşluk duygusuyla ilgili olabilir (Henning ve Vorderer 2001). Etkinlik müşterileri etkinliklere odaklandıklarında zihinlerini meşgul ederek endişelerinden uzaklaşabilmektedir. Hafta sonu bir sinema etkinliğine katılım gösteren izleyiciler film süresi boyunca kendi hayatları ve sıkıntılarından birkaç saat boyunca uzaklaşmış olmaktadır. Kaçış, televizyon, film, roman ve bilgisayar oyunları gibi etkinlik katılımlarında da gerçekleşmektedir.

Festival etkinlikleri özelinde etkinliğin spesifik özellikleri; festival programı, sanatçılar, sahne, alkol serbestliğinin bulunduğu bir çevrede olma, yiyecek ve içecekler, yiyecek tezgâhlarının kalitesi, temizlik, park yeri, hediyelik eşya stantları gibi temel ve destekleyici hizmetlerdir.

Beş E faktörleri; eğitim (Education), aydınlanma (Enlighten), meşgul etme (Engagement), enerji (Energize) ve eğlence’den (Entertain) oluşmaktadır. Bu beş kavramın İngilizce ilk harflerinden oluşan 5E, etkinlik katılımcılarının deneyimleyeceği duyguları daha kolay anlamaya yönelik basit bir yaklaşımdır ve bu da etkinlik organizatörünün uygun ve ilgili etkinlik hedeflerini belirlemesine yardımcı olmaktadır.

Birey bakış açısından deneyimin özellikleri şunlardır (Tokay Argan ve Yüncü, 2015):

• Bireyin yaşadığı duyulara yüksek konsantrasyon ve odaklanması vardır.

• Bireyin duyusu zamanla değişir.

• Duygusal olarak hissedilir.

• Birey için süreç eşsizdir ve gerçek içsel bir değeri vardır.

• Birisi bir şey yapar; diğeri buna maruz kalır, etkileşim vardır.

• Şaka ve oyun duygusu vardır.

• Bireyin durumu kontrol edebildiğine dair duygusu vardır.

• Verilecek emek, mücadele ile bireyin kapasitesi arasında bir denge vardır.

• Deneyimde net bir amaç vardır.

Bireyi bir şekilde etkinliğe dahil etmeye çalışan deneyim, onun gelişmesini ve sonuç olarak bazı duygusal veya entelektüel tepkiler almasını teşvik eder.

Bunu sağlamaya yardımcı olacak deneyim tasarımı için beş kural bulunmaktadır:

• Etkinlik deneyimini mümkün olduğunca sürükleyici hâle getirmek

• Etkinlik deneyiminin temasını belirlemek

• Göze çarpan ve unutulmaz anlar yaratarak “silinmez - unutulmaz” izlenimler sağlamak

• Etkinlik temasını ve deneyimi olumsuz etkileyebilecek tüm unsurları ortadan kaldırmak

• Etkinlikten sonra etkinliği hatırlatacak, tazeleyecek ve alınıp götürülebilecek hediyelik eşyalar tasarlamak; günümüz modern dünyasında ise etkinliklerin sosyal medyada paylaşılmasına uygun alanlar ve anlara izin vermek.

Daldırma, tüketicilerin etkinliğin keyfini çıkarırken etkinliğe dâhil olmaları ve geçen zamanı unutabilmeleridir.

Programlama, etkinliğin uygun şekilde devam etmesi için etkinlik yürütme düzeni geliştirme sürecidir.

Tema oluşturma fikri, çevrim içi etkinlikler için de hâlâ geçerlidir ancak etkinlik tasarımcısının minimal temalı alanlara kolaylıkla dönüştürülebilecek fikirler bulması gerekir. Sahip olunan tek şey bir bilgisayar veya telefon ekranıyken tiyatroya veya dekorlara, kostümlere ve dekorasyona güvenmek mümkün değildir. Muhtemelen görsel temayla bağlantılı en önemli sorunlardan biri çevrim içi platformların görsel görünümünün benzerliğidir. Sorulması gereken bir soru, ekran görüntüsünün etkinliğin çevrim içi ortamıyla nasıl uyumlu hâle getirilebileceğidir. Sunucuların ekran arka planlarının göz önünde bulundurulması ve platformların izin verdiği ölçüde üzerinde anlaşmaya varılan renk paletlerinin benimsenmesi önemlidir. Bazı ögelerin ekranda yer aldığı hibrit etkinlikler için (konuşmacıların  canlı alanlarda yayınlanması gibi), konuşmacıların ekranlarının nasıl parçası hâline geldiği ve nasıl canlı alan gibi görünüp hissettirebileceği üzerine düşünülmesi gerekmektedir.

Etkinlik bittikten sonra etkinlik yöneticisinin hatırlaması gereken bazı önemli şeyler bulunmaktadır. Bunlardan ilki, etkinliğin sonunda etkinlik süresince sahada bulunan personelin yorgunluk belirtileri göstermeye başladığı kısımdır. Etkinlik yöneticisi ya da tesisten sorumlu yönetici personeli motive ederek etkinlik alanının boşaltılması ve kapatılmasını gerçekleştirmelidir.