Bireylerle Sosyal Hizmette Kayıt Tutma

Mesleki çalışmalarda yazılı anlatım formunun biçimi her ne şekilde olursa olsun dikkat edilmesi gereken, raporun (müracaatçı ya da diğer meslek elemanlarına yazılan mektuplar, e-postalar, vaka kayıtları, yazılı raporlar vb.) açık, akıcı ve kurulmuş olan iletişimin içeriğini ve amaçlarını yansıtır nitelikte yazılmasıdır. 

Sosyal Hizmet Sözlüğü (2014)' ne göre kayıt tutma: “Müracaatçının sorunu, teşhisi, müdahale planı, tedavi süreci, durumuna etkide bulunan sağlık, sosyal ve ekonomik faktörler sonlandırma ya da havale yapma ile ilgili bilgileri yazma ve kaydetme sürecidir .

1. Gerçek bilginin, olayların, davranış ve gözlemlerin sunulması,
2. Sunulan bu bilginin analiz ve değerlendirmesinin yapılması ve mesleki görüşlerin sunulması,
3. Müdahale planı ya da bakım üzerine odaklanmış kanıta dayalı tavsiye ve çıktılar olarak sıralanabilir. 

• Sosyal hizmet değerlendirmesi, müdahalesi ve karar vermeyi ifade etmek,
• Müracaatçıya ve yasal prosedüre hesap verebilirlik ve şeffaflık sağlamak,
• Mesleki uygulama ve hizmet sunumunda eleştirel düşünme fırsatı sağlamak,
• Hizmet sunumunu, bakımın devamını ve hizmetlerin sonlandırılmasını kolaylaştırmak,
• Süpervizyon amaçları ile bilgi sunmak,
• Araştırma ve hizmetlerin değerlendirilmesi için belgeleme olanağı sağlamak,
• Disiplinlerarası iş birliğini, iletişimi ve etkileşimi kolaylaştırmak.

Kayıt tutma pratik, idari, öğretim ve araştırma olmak üzere dört temel amaca hizmet eder.

a. Müracaatçıların bilgilendirilmiş onayıyla,

b. Açıklama müracaatçı veya başkalarının ciddi, öngörülebilir ve kaçınılamaz zararı önlemek için gerekli olduğunda, 

c. Federal ve il bazındaki yasalar veya düzenlemeler gerekli olduğunda.

Duyan (2019)a göre kayıt tutma:
1. Müracaatçıyı ve müracaatçının gereksinimini tanımlama,
2. Verilecek olan hizmetleri belgeleme,
3. Vakanın devamlılığını izleme,
4. Diğer meslektaşlar ve profesyonellerle iş birliğini sağlama,
5. Bilgiyi müracaatçıyla paylaşma,
6. Mesleki yönetim (süpervizyon) sürecini düzenleme,
7. Öğrencilerin ve diğer profesyonellerin eğitimine materyal sağlama,
8. Sosyal hizmet müdahale sürecini ve verilen hizmetlerin etkisini anlama ve takip etme
9. Yönetimsel görevler için veri sağlama ve araştırmalara veri sağlama bakımından bir öneme sahiptir. 

• Müracaatçı hakkındaki bilgilerin kayıt altına alınmasını,
• Sosyal hizmet uzmanına bireylerle sosyal hizmet müdahalesini sürdürme konusunda temel sağlamayı,
• Detaylı bir şekilde müracaatçının tanınmasını,
• Müracaatçının sosyal işlevselliğinin anlaşılmasını,
• Müracaatçının mevcut durumunun ve sorunlarının kayıt altına alınmasını sağlar.

Raporlarda genel olarak; hizmetlerin planlanmasını, müracaatçının kim olduğunu ve sosyal hizmet uzmanına ya da kurum veya kuruluşa hangi sorunla başvurduğunu ya da sosyal hizmet uzmanına hangi sorunu getirdiği bilgiler yer almaktadır. 

Dikkate alınması gereken mesleki ilke gizliliktir. Gizlilik ilkesi bu tür kayıtların paylaşılmasını sınırlayabildiği gibi kimi zaman yasakladığı durumlar da olabilir.

a. Süpervizyon veren kişinin sorumluluğu iyi bir insan yetiştirmek değil iyi bir çalışan yetiştirmektir.
b. Süpervizyon veren kişi öğrencinin kişisel yaşantısı ile değil mesleki aktiviteleri ile uğraşır.
c. Süpervizyon alan kişinin kişisel değişimi değil mesleki gelişimi amaçlanır. 
d. Süpervizyon veren kişi süpervizyon alan kişinin işi üzerinde odaklanır, kişiliği üzerinde değil. 
e. Süpervizyon veren kişi insanın tümü üzerinde değil rolleri üzerinde durur. 
f. En çok göze çarpan konu; süpervizyon alan kişinin değerli olup-olmadığı değil, onun yaptığı işin değerli olup-olmadığıdır.

Kayıt tutma ve rapor yazma, sosyal hizmet araştırması için de ciddi bir bilgi kaynağıdır. Çok sayıda müracaatçı hakkındaki kayıtlı bilgi, araştırma yapmak için oldukça kullanışlı, yararlı bir veri tabanı sağlamakta, örneğin sosyal hizmet kuruluşları, bu kayıtlardan elde edilen verilerle müracaatçı profili oluşturabilmektedirler. Alınan kayıtlar bilimsel araştırmalara kaynak oluşturabilmekte ve örneğin bir dizi müdahale modelinin etkililiği bilimsel ölçütlerle değerlendirebilmektedir.

Süreç raporları, görsel ve işitsel kayıt cihazı, sorun ve gereksinim odaklı kayıt, vaka sonlandırma raporları teşhis özeti kaydı, hatırlatma notu başlıkları altında incelenir. 

Süreç kaydı, özele indirgenmiş ve çok detaylı bir kayıt türüdür, sosyal hizmet uzmanı duyduğu ve gözlemlediği her şeyi yazar. Sosyal hizmet uzmanı müracaatçı ile ilgili gözlemlerini, hangi sorunla geldiğini, nasıl bir planlı müdahale sürecinden geçtiğini, gelişim basamaklarını ve duygu, düşünce ve anlatımlarını kayıt altına alır.

a. Bilgi vermek ve bilgi almak
b. Müracaatçının durumunun ve sorularının incelenmesi ve değerlendirilmesi
c. Yardım vermek için doğrudan bir araç olarak görüşme

1. Kolay, anlaşılır ve akıcı bir dil kullanılmalı,
2. Raporlar olabildiğince öz olmalı,
3. Müracaatçının aktardığı tüm veri, bilgi ve durumlar yer almalı,
4. Sosyal hizmet uzmanlarının hangi yaklaşım ve teknikleri kullandığına ve bunları nasıl kullandığına dair bilgilere yer verilmeli,
5. Raporlar mantıksal ve sistematik bir sıra (genelden özele doğru akış olmalı) izlemeli ,
6. Raporlarda mutlaka bir değerlendirme, planlama ve verilen ödevler gibi başlıklar yer almalı,
7. Raporlar müracaatçı ve durumuna dair nesnel gerçekliği yansıtmalıdır,
8. Raporlarda tarihsel bir sıralama içerisinde durumlar yazılmalı,
9. Görüşmelerde kullanılan başka bir ölçek, anket gibi materyaller varsa ise bunların sonuçları ekte ayrıntılı olarak gerekçesi ile anlatılmalı.

• Kayıtla ilgili olarak cihaz kullanmanın nedenleri müracaatçıya nedeni açık olarak anlatılmalı,
• Müracaatçıdan mutlaka yazılı ve imzalı onam alınmalı,
• Kayıtlar kurumda güvenli ortamlarda muhafaza edilmeli,

Bu kayıt biçimi kayıt; temel veriler, problem listesi, uygulama planı ve uygulama planındaki ilerlemeler olmak üzere dört temel parçadan oluşur.

Bu rapor türünde temel amaç¸ planlı değişim sürecinde planlanmış ve gerçekleştirilmiş sosyal hizmet mülakatları tamamlanınca vakaya dair sosyal hizmet uzmanının gelinen noktayı, alınan yeni karar ve havale etme gibi planlanan tüm unsurların yer almasıdır.

Özet raporları, müracaatçıya yönelik planlı değişim sürecine ilişkin sadece temel ve önemli olayların yer aldığı, içeriğin özetlendiği ve müdahaleye yönelik sonucun yer aldığı kayıtlardır. 

Bu kayıtlar; bir kişiye ya da kuruma önemli bir olayı veya durumu hatırlatmak için kullanılan özel nitelikte yazılmış resmî yazılardır. Hatırlatma notu kullanacak sosyal hizmet uzmanları konuya ilişkin olumsuz duygularını içeriğe yansıtmamalı; oldukça kısa, öz ve anlaşılır bir şekilde duruma ilişkin bilgi vermelidir.