Yiyecek-İçecek ve Eğlence Yönetim Sistemleri

Satış noktaları, ağırlama işletmeleri içerisinde bulunan restoran, bar, bahçe, lobi, loca gibi alanlarda ya da kendi başına bu hizmetleri sunan işletmelerde, sipariş alımı, satış, ödeme, faturalandırma gibi işlemlerin daha pratik bir şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla kullanılmaktadır. Satış noktalarının yönetimi için kurulan sistemlerin en önemli özelliği, mobil durumlarda gerçekleştirilen sipariş ve satış faaliyetlerinin yürütülmesini kolaylaştırmasıdır.

Bir POS sistemi temelde el terminalleri, dokunmatik sabit terminaller, iletişim birimleri ve sipariş yazıcıları olmak üzere 4 ana donanım parçasından oluşmaktadır. Bu sistemler, resepsiyon, önkasa, muhasebe departmanı gibi birimlerle entegre şekilde çalışmaktadır.

El terminalleri garson, komi gibi servis personelinin mobil olarak sipariş almak ve sipariş takibi yapmak için kullandıkları, tablet benzeri el bilgisayarlarıdır. Bu sayede servis personeli, müşterinin masasındayken siparişi alarak sisteme girebilir ve sipariş yazıcısı aracılığıyla doğrudan mutfak ya da Amerikan bar gibi yiyecek içecek imalat birimlerine iletebilir. Gelişmiş sistemlerde el terminalleri aynı anda adisyon yazdırma, fatura yazdırma, hesap kesme gibi işlemleri de gerçekleştirebilmektedir.

Sipariş yazıcıları, el terminalleri ve sabit terminaller aracılığıyla alınan siparişlerin kağıda baskısının yapıldığı yazıcılardır. Bu yazıcılar yiyecek içeceklerin hazırlanması amacıyla mutfak, Amerikan bar, snack bar gibi imalat alanlarında, sipariş takibi için el terminallerinin yanında ve hesap işlemleri için de kasiyer noktalarında bulunmaktadır.

Ağırlama işletmeleri göz önüne alındığında satın almanın ve bu yönetim sistemlerinin önemi aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• Ağırlama işletmeleri için maliyetlerin düşürülmesinde en etkili bölümlerden biri satın alma bölümüdür. Üretilen ürünün maliyetleri içerisinde en önemli parça çoğu zaman ham maddedir. Satın alma, tedarik zinciri ve stok yönetim sistemleriyle maliyetleri kontrol imkânı artarak, işletmenin kârlılığı da artmaktadır.
• Girdi kalitesi sağlanmadan ürün kalitesi sağlamak güçtür. Yönetim sistemleri aracılığıyla satın alma bölümünün piyasadan ucuza ama kaliteli ürünleri elde edebilme yeteneği artacaktır.
• Karlılık ve kalitenin satın alma tarafından etkilenmesi demek, işletmenin uzun vadede öngördüğü performans hedeflerine ulaşmada da satın alma bölümünü önemli bir konuma getirecektir.
• Satın alma, tedarikçiler aracılığıyla pazarda ortaya çıkan bütün yeni gelişmelerin takip edilebildiği bir alan ve bu yeniliklerin işletmeye kazandırılması açısından da bir başlangıç noktası olarak görülmelidir. • Rekabetçilik noktasında, maliyetlerin düşürülmesi son derece önemlidir.
• Günümüzde ağırlama işletmeleri elektronik ortamda da satış yapabilmekte ve talepte ani dalgalanmalar yaşanabilmektedir. Ani talep dalgalanmalarına karşılık verebilmek için, güçlü bir tedarik zincirine ve etkili stok takibine ihtiyaç vardır. Yönetim sistemleri aracılığıyla bu esneklik sağlanabilmektedir.

Satın alma, tedarik zinciri ve stok yönetimi sistemleri temelde altı aşamalı bir sürecin yürütülmesini sağlamaktadır. Bu sürecin aşamaları ihtiyaçların tespiti, iç istek, tedarikçi belirleme, satın alma sözleşmesi, teslim alma ve mal kabul, stoklama ve dağıtımdan oluşmaktadır.

Sistemlere yeni bir firma eklendiğinde ise bazı bilgilere ihtiyaç duyulmaktadır. Bir satın alma yönetim sistemine yeni firma eklerken mutlaka olması gereken bilgiler şunlardır:

• Firmanın genel durumu ile ilgili bilgiler,
• Fiyat listesinin bir örneği,
• Firmanın ticari itibarı ile ilgili bilgiler,
• Firmanın diğer müşterileri ve referansları ile ilgili bilgiler,
• Satın alma yapılacak mallara ilişkin bilgiler,
• Firma tarafından satılan malların tam listesi

Sözleşmeler satın alma, tedarik zinciri ve stok yönetim sistemlerinin en önemli özelliklerinden birisidir. Hataların ve risklerin azaltılması, maliyetlerin kontrol altında tutulması için sözleşmelerin takibinin etkin şekilde yapılması gerekmektedir. Bu sistemler ile farklı sözleşme türlerine göre veri girişleri ve sözleşme takibi yapmak son derece kolaylaşmıştır. Yönetim sistemleri kullanımının sözleşme takibine faydaları şu şekilde özetlenebilir:

• Sözleşmelere ilişkin veritabanının ve gerçekleştirilen sözleşmelerin etkin ve doğru bir şekilde takibinin mümkün olması,
• Geçmiş sözleşmelerin saklanması ve sözleşme şablonlarının bulunması sebebiyle sözleşme oluşturulması ve karşı tarafa gönderilmesi aşamasında zaman tasarrufunun sağlanması,
• Sözleşme süreçlerinin bilgi teknolojileri ile yürütülerek kurumsal bir hüviyet kazanması,
• Pazarlık aşamasında, çevrim içi pazarlığa izin vermesi,
• Kurum hafızasının, bilgi birikiminin, entelektüel sermayenin oluşturulması ve paylaşımının kolaylaşması,
• Raporlama, analizler ve tahminlemeler ile birlikte süreç takibinin daha etkin ve verimli bir şekilde yapılması.

Fransızcada ziyafet anlamına gelen “banquette” sözcüğünün Türkiye Türkçesinde kullanılan hâlidir ve ağırlama sektöründe toplu yemek organizasyonları için kullanılan terimdir. Banket organizasyonu, irili ufaklı birçok etkinliğin en önemli parçalarından birisidir. Bu sayede toplantı salonlarının tasarımı, masa düzenleri ve servis organizasyonları gerçekleştirilir. Bu gibi etkinliklerin yönetilmesinin sağlayan yazılımların da ihtiyaca göre tasarlanması gerekmektedir.

Etkinlik, toplantı ve banket yönetim sistemleri salonların dizaynı, envanter planlaması, satış teklifleri sunma, departmanlar arası haberleşme gibi birçok işlevi yerine getirmektedir. Bu sistemlerin yerine getirdiği temel işlevler şu şekilde sıralanabilir:

• Etkinlik projesi oluşturma,
• Tarih ve salon blokajı yapma,
• Etkinlik takvimi oluşturma,
• Etkinlik anlaşmalarını listeleme,
• Toplantı takvimi oluşturma,
• Anlaşması sağlanan etkinlikler için ödeme planları oluşturma,
• Firma kartları oluşturma,
• Banket menüleri oluşturma,
• Teklif hazırlama,
• Salon tipleri tanımlama,
• Masa tipleri tanımlama,
• Banket ekipmanları tanımlama,
• Masa düzeni oluşturma,
• Personel dağılımı yapma,
• Faturalandırma,
• Raporlama

Bir banket organizasyonu düzenlenirken bu organizasyonla ilintili bazı bilgilerin ilk anlaşma aşamasında sisteme girilmesi gerekmektedir. Bu bilgiler şunlardır:

• Organizasyonun cinsi (düğün, gala yemeği, kutlama, toplantı vb.)
• Organizasyonun tarihi,
• Organizasyonun başlangıç ve bitiş saatleri,
• Organizasyonun akış programı,
• Garanti edilen kuver sayısı (en son rakam 24 saat önceden bildirilmelidir),
• Kişi başı fiyat,
• Menü, ekstra yemek ve içki istekleri, içki servisi,
• Masa planı,
• Oturma planı,
• Konuşmaların sırası ve zamanı,
• Müzik, podyum, ses sistemi gibi istekler,
• Misafirlerle ilgili özel bilgiler.

Bir kongre, fuar ya da benzeri organizasyonlarda ihtiyaç duyulan destek hizmetlerini karşılayan üçüncü parti sistemler de bulunmaktadır. Bu gibi üçüncü parti destek sistemlerinin temel fonksiyonları şunlardır:

• Otomatik kayıt işlemleri,
• Geçiş kontrolü ve denetimi işlemleri,
• Pazarlama işlemleri,
• Raporlama,
• Otomatik karşılama ve bilgi terminalleri,
• Ziyaret istatistikleri tutma,
• Yoğunluk haritaları oluşturma,
• Simultane tercüme hizmetleri. Fuarlar gibi büyük alanda gerçekleşti

Etkinlik yönetimi sistemlerinin son dönemde üzerinde yoğunlaştıkları bir diğer konu ise sosyal medyadır. Son dönemde, sosyal medya platformlarının iletişim faaliyetleri içerisinde edindiği önemden ötürü, etkinliklerin sosyal medyadaki varlığı da önem kazanmıştır. Bir etkinliğin başarısını, etkinlik öncesi, etkinlik süresi ve etkinlik sonrası olmak üzere üç aşamada da sosyal medya üzerindeki görünürlüğü belirlemeye başlamıştır. Bu durum ise sosyal medyanın etkinlik süresince çeşitli şekillerde sürece entegre edilmesini gerektirmektedir. Özellikle son dönemde gerçekleştirilen fuarlarda, sosyal medya entegrasyonunun üst düzeye çıkarıldığı, etkinlik boyunca sosyal medyaya içerik sunulduğu, etkinlik alanında sosyal medya paylaşımlarının gösterildiği ekranlar kurulduğu, sosyal medya üzerinde yürütülen faaliyetlerle bireylerin uzaktan etkinliğe dahlinin sağlandığı görülmektedir. Bu sayede etkinliklerin etkisinin bir şekilde etkinlik mekanının sınırlarının dışına çıkması sağlanmaktadır. Doğru bir etkinlik, toplantı ve banket yönetimi sistemi seçiminde, bu sistemin sosyal medya entegrasyonunun durumu da son dönemde öne çıkan bir özelliktir.

SPA, spor, güzellik vb. merkezlerde kullanılmak üzere çeşitli yazılım firmaları tarafından geliştirilmiş sistemler bulunmaktadır. Bunlar arasında Talya Bilişim tarafından geliştirilmiş ve Elektra OYS’ye entegre olarak çalışabilen ya da ayrıca alınabilen Sağlık, Spor ve SPA yönetimi modülü, Hotech tarafından geliştirilmiş olan Otello Hospitality ERP sistemine entegre çalışan SPA ve Güzellik Merkezi modülü, dağıtımı Protel tarafından yapılan Club Assistant spor salonu otomasyonu ve Reservation Assistant SPA rezervasyon otomasyonu, Gymsoft tarafından sunulan Gymsoft Extreme spor salonu otomasyonu ve Hursoft tarafından sunulan güzellik merkezi otomasyonu gösterilebilir.

Rezervasyon sistemleri ile entegre çalışan üyelik yönetimi sistemleri sayesinde, merkezlerin tam kapasiteyle çalışmaları hedeflenmektedir. Üyelik yönetimi sistemleri ayrıca müşteri ilişkileri yönetimi sistemleri ile de entegre çalışan ve karşılıklı olarak birbirlerini destekleyen sistemlerdir. Üyelik yönetiminde bulunan bazı özellikler şunlardır:

• Kişisel bilgiler
• Sağlık geçmişi
• Adres defteri
• Fiziksel değişim, ölçüm ve grafikler
• Üye giriş ve çıkış kayıtları
• Geliş analizleri
• Üye cari hesabı
• Üyelik formları
• Toplu e-posta
• Toplu kısa mesaj

Spor merkezlerinde kullanılan giyilebilir teknolojiler de son dönemde gerçekleşen yenilikler arasında sayılabilir. Bu sayede müşteriler spor aletleriyle iletişime geçebilen bileklik, saat, tayt, gözlük gibi giyilebilir teknolojiler vasıtasıyla nabız ve kalp ritmi ölçümü, yakılan kalori takibi, kas aktivasyonu gibi işlemleri gerçekleştirebilmektedirler. Bu sayede antrenman programının daha doğru bir şekilde uygulanabilmesi sağlanmaktadır.

Ağırlama işletmelerinde sunulan akıllı sistemler, müşterilerin tatil deneyimlerini, akıllı uygulamalarla zenginleştirmek amacıyla sunulan hizmetlerdir. Bu hizmetler akıllı telefon uygulamaları, kişiselleştirilmiş servisler, akıllı kart uygulamaları, kiosklar, garson asistanları, akıllı odalar, çocuk takip uygulamaları, personel performans denetimi uygulamaları, akıllı kaynak yönetimi uygulamaları başlıkları altında toplanabilir.

Kiosklar, tesis içerisinde danışma ve konsiyerj hizmetlerinin alınabildiği, akıllı kartlara puan yüklenebildiği, tesis içi çeşitli hizmetlere rezervasyon yapılabilen sabit multimedya terminalleridir. Bu terminaller aracılığıyla tesis içerisinde ortak alanlarda sunulan akıllı hizmetlere ulaşım sağlanmaktadır.

Akıllı telefon uygulamaları, ağırlama işletmeleri içerisinde sunulan hizmetleri desteklemek üzerine tasarlanmış bilişim sistemleridir. Bu sayede müşteri deneyimini en iyileştirmek üzere çeşitli işlevler yüklenmiş, gelişmiş arayüze sahip uygulamalar tasarlanmıştır. Bu gibi sistemlerde sunulan bazı hizmetler şunlardır:

• Kimlik tanıma,
• Akıllı telefonlarla oda kapılarını açma,
• Oda içerisinde sunulan akıllı hizmetleri akıllı telefonlar aracılığıyla yönetme,
• Mobil konsiyerj hizmeti alma,
• SPA, güzellik merkezi, spor salonu gibi tesis içerisindeki alanlara ilişkin rehberlere ulaşma, rezervasyon yapma,
• Tesis içerisinde sunulan multimedya sistemlerini akıllı telefonlar aracılığıyla kullanma,
• Tesis içi harcamaları ve faturaları akıllı telefonlar aracılığıyla takip etme,
• Akıllı telefonlar aracılığıyla temassız mobil ödeme gerçekleştirebilme.

Ağırlama işletmeleri içerisinde sunulan akıllı sistemlerin en büyük faydası, sunulan hizmetlerin kalitesinin arttırılması ve bu yolla müşteri memnuniyetinin arttırılmasıdır. Bu sistemler, ağırlama işletmeleri tarafından sunulan hizmetin kalitesini beş boyut altında etkilemektedir. Bu boyutlar güvenilirlik, yanıtlama, empati, güvence ve somutlaştırmadır. Güvenilirlik boyutunda; el cihazları, kiosklar gibi kullanışlı otel ekipmanlarının, ses komutu ile odanın içinden hizmetlere erişimin ve akıllı mini barın bu boyut üzerinde olumlu etkileri vardır. Hizmetlerin otel personeli yerine otomatik olarak sunulması insan hatasını azalttığı için güvenilirlik boyutunu olumlu etkiler. Otomatikleşen hizmetlere örnek olarak çıkış yapmadan önce otomatik faturalandırma, kiosklar aracılığı ile sunulan konsiyerj hizmeti ya da mobil uygulama ile elde edilen hizmetler verilebilir. Yanıtlama boyutunda; Giriş-çıkış yapma, konsiyerj hizmeti gibi hizmetleri otel personelinin yerine otomatik olarak yapılması ya da restaurantta sunulan akıllı garson hizmeti gibi hizmetler, hem müşterinin hemen yanıt almasını sağlayarak, bir otel personeline ulaşmak zorunda bırakmadığı için hem de otel personelinin iş yükünü azalttığı için personelin, müşterilerin daha farklı önemli sorularını yanıtlama sürelerini kısaltmaktadır. Empati boyutunda; daha az iş yükü olan otel personeli, daha az baskı hissettiği için stres düzeyi azalır ve müşterinin yerine kendini daha kolay koyabilir. Ayrıca oda sıcaklığının, mini bardaki içeceklerin, restaurantta sunulan menünün müşterinin daha önceden tercih ettiği seçenek lerde olması gibi sunulan kişiselleştirmiş hizmetler müşterilere kendilerini özel hissettirir. Tüm bunlar, misafirin özel ihtiyaçlarını daha fazla dikkate almayı olanak kılar, dolayısı ile empati boyutunu pozitif yönde etkiler. Güvence boyutunda; sunulan kimlik tanıma hizmeti ile her misafir için erişim izni tanımlanır, böylece kimse izni olmadığı yere giremez. Böylece misafirlerin kendilerini güvende ve rahat hissetmesi sağlanır. Somutlaştırma boyutunda; akıllı telefon, tablet, kiosk gibi kullanımı kolay aletler, oda ortamını ayarlama hizmeti sunan akıllı büyük ekranlar gibi somut varlıklar ile sunulan hizmetin somutlaştırılması sağlanır.