Öğrenme Yönetim Sistemi Planlama ve Yönetimi

Öğrenme Yönetim Sistemlerinin amacı, e-Öğrenme etkinliklerini daha sistematik ve planlı bir şekilde gerçekleştirmektir. Öğrenme yönetim sistemleri öğrenme süreçlerinin tamamını barındırabileceği gibi destek amaçlı olarak da kullanılabilmektedir.

Öğrenme yönetim sistemleri kullanım gerekçelerine cevap verir yeterlilikte tasarlanmışlardır. Nasıl ve ne şekilde kullanılacağı kurumun, ders yürütücülerinin ve öğrenenlerin ihtiyaçlarına göre şekillenmektedir. Ancak genel olarak öğrenme yönetim sistemleri yönetim, içerik, iletişim ve değerlendirme katmanlarından oluşmaktadır.

Yönetim katmanında öğrenme yönetim sisteminin kullanım düzeyine göre bütün aşamaların yönetimi yer almaktadır. Eğer kurum düzeyinde kullanılıyorsa kurum düzeyinde yönetime olanak tanıyacak alt modüllerle yönetimi sağlar. Program ve ders düzeyine inildiğinde akademik başarı süreçlerinin yönetimi için değerlendirme araçlarının yönetimi, iletişim ve etkileşim araçlarından gelen bilgilerle iletişim süreçlerinin yönetimi, her düzeydeki kullanıcıların bütün süreçlerinin yönetimi, öğrenme yönetim sisteminde yer alan yönetim katmanı üzerinden yapılabilmektedir. Bu sebeple yönetim katmanı, öğrenme yönetim sistemi için hayati bir öneme sahiptir.

İçerik, öğrenenin öğrenme süreçlerindeki gereksinimlerine göre belirlenmiş amaçlar doğrultusunda öğrenene içeriği sağlayan katmandır. Web sayfaları, videolar, sesli öğeler, metin tabanlı öğeler, etkileşimli öğeler farklı tipte hazırlanmış içeriklere örnek olarak gösterilebilir. Öğrenme yönetim sistemi üzerinde içerikler rastgele havuz yapısında sunulabileceği gibi klasör yapısıyla ya da modüler içerik organizasyonları şeklinde de hazırlanabilir.

Öğrenme yönetim sistemini içerik yönetim sistemlerinden ayıran, öğreneni sonraki aşamalara taşıyan, akademik başarısının ne düzeyde olduğunu belirleyen ve içeriğin ne şekilde değişebileceği konusunda yönetim katmanını bilgilendiren değerlendirme katmanıdır. Öğrenenin ders amaçlarını gerçekleştirme aşamalarını ortaya çıkaran araçlar (test, ödev, anket gibi) bu katmanda yer alır.

İletişim, öğrenenin ve diğer kullanıcıların (yönetici, tasarımcı, ders yöneticisi, kurum yöneticisi vb.) birbirleriyle eş zamanlı ya da eş zamansız olarak iletişim kurmalarına olanak veren katmandır. Aynı zamanda tek yönlü bildirimler de bu katmanın altında yer almaktadır. Etkileşim türlerinden öğrenen-öğrenen ve öğrenen-öğreten etkileşimleri iletişim katmanı araçları sayesinde öğrenme yönetim sistemlerine eklenebilmektedir. 

Ülkelere göre öğretim kurumları ve düzeylerinde farklılık olsa da kurumlar; genel olarak sadece yüz yüze eğitim, sadece uzaktan eğitim veya hem yüz yüze hem de uzaktan eğitim veren kurumlar olarak ayrılabilir. ÖYS planlama aşamasında ne tarz bir öğretim uygulandığına dair bir analizin yapılması gerekmektedir. Bu öğretim türüne göre nasıl bir akademik takvimlerinin olduğu da ÖYS kullanımı öncesi takvimlendirme süreçlerini planlamada kullanılacak önemli bir bilgidir. Bunun yanında sürecin yönetiminde ve derslerin yürütülmesinde sorun yaşanmaması için kurumun hitap ettiği kitlenin büyüklüğü de dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli unsurdur. Normal şartlar altında her bir öğrenciyle dersin yürütücüsünün iletişim kurabileceği bir kitle olabileceği gibi yüzbinlerce öğrenciden oluşan, bireysel olarak incelemenin mümkün olamayacağı büyüklükte öğrenci sayıları da olabilir. Bu bilgi ÖYS sisteminin nasıl kurgulanacağına dair bilinmesi gereken bir şarttır. Son olarak kurumsal yönetimin nasıl bir şemaya sahip olduğu kurumu tanımak ve rolleri belirlemek açısından önemlidir.

Öğrenenler değişik açılardan birbirlerinden farklılık gösterirler. Bir başka ifadeyle Öğrenenler genel olarak bilişsel, fiziksel, duyuşsal ve sosyal açıdan farklılıklara sahiptir. Bu farklılıklar özellikle ders tasarımı süreçlerinde büyük öneme sahiptir. Ancak genel hatlarıyla Öğrenme yönetim sisteminin planlama aşamalarında kitlenin özelliklerini bilmek, yapılandırma sürecinde kolaylık sağlayacaktır. Buradan elde edilen bilgiler alt aşamalara da uygulanabilir ve alt modüllerin yanında ders tasarımlarına da hedef kitle analizinden gelen veriler etki edebilir. 

Uzaktan eğitim veren mega düzeyde bir kurum için öğrenme yönetim sisteminin fonksiyonel kullanıcıları şunlardır:

• Fonksiyonel Sistem Yöneticisi
• Kurum Yöneticisi
• Program Yöneticileri
• Analiz ve Raporlama Sorumlusu
• Ders Yürütücüsü / İçerik Sorumlusu
• Ders Tasarımcısı
• Değerlendirme Araçları Sorumlusu
• İletişim Araçları Sorumlusu
• Kullanıcı Sorumlusu
• Oryantasyon Eğitimleri Sorumlusu
• Destek Sorumlusu

Analiz ve raporlama, istatistik becerisi gerektirdiğinden her kullanıcının sorumluluğunda olmamalıdır. Kurum yöneticisinden, ders yöneticilerine kadar ihtiyaç duyulan bir alanda ilgili kişiye rapor vermekle sorumlu olduğu gibi kullanım öncesi, süreci ve sonrası raporlama aşamalarından sorumlu olan kullanıcıdır.

Öğrenme yönetim sisteminde öğrenenlerin ders sorumlularıyla ya da diğer kullanıcılarla bireysel olarak görüşmesine olanak tanıyan bir mesaj modülü vardır. Bunun yanında ders kapsamında kullanılacak eş zamanlı ve eş zamansız iletişim araçları da öğrenme yönetim sistemi bünyesinde mevcuttur. İletişim araçları sorumlusu, bu araçların isteğe göre kullanıma açılması ve ihtiyaçlar doğrultusunda ders, program ya da kurum düzeyinde organize edilmesinden sorumlu bir kullanıcı türüdür. Bu kullanıcı aynı zamanda farklı düzeylerde e-posta, duyuru ve bildirim gönderilmesinden de sorumlu olmalıdır.

Öğrenme yönetim sisteminde ders süreçleri planlanırken;
• Kullanıcı türleri ve rolleri belirlenmeli,
• Ders şablonu oluşturulmalı,
• İçerik organizasyonu yapılmalı,
• Raporlama ve takip aşamaları planlanmalı,
• Öğrenen ataması aşamaları planlanmalı ve yayınlama takvimi oluşturulmalıdır.

Öğrenme Yönetim Sistemi planlama sürecinde yönetsel süreçlerden sorumlu kişilerin yapılandırılmış bir takvime bağlanmaları sürecin bütününü görme ve organize etme anlamında büyük katkı sağlayacaktır. Takvimlemeye ihtiyaç duyulmasının gerekçeleri şu şekilde özetlenebilir:

• Sistem kullanıcıları belirlenirken bazı kullanıcıların birden fazla rolü olabileceği gibi farklı görevleri de bulunabilmektedir
• Akademik takvime göre kayıt, başlangıç ve sınav tarihleri mutlak yapılandırılmış olarak belirlenmiştir ve esnetilmesi genellikle mümkün olamamaktadır
• Kurumsal stratejilerin yanında, program düzeyinde ve ders düzeyinde birçok farklı aşama gözetilmek durumundadır
• Teknik ve fonksiyonel aşamaların birçok alt aşaması yer almakta ve çoğu zaman birbiri ardına ya da eş güdümlü olarak takip edilmek durumunda kalınmaktadır

Raporlama kurum, program, ders ve öğrenen düzeyinde geribildirim sisteminin somut halidir. Bu yönüyle raporun ulaştığı kişiye göre öz değerlendirme ya da genel değerlendirme yapılmasına olanak tanır. Öğrenen performanslarının, fonksiyonel ve teknik olarak arka ve ön yüz için sistem performanslarının, yönetici rolüne sahip kullanıcı performanslarının ve içerik etkinliğinin raporlanması ve rapor sonuçlarına göre iyileştirmeler, güçlendirmeler ya da yeni yönelimlere imkan yaratılması gerekir. Bu doğrultuda sistemin takip periyotları ve ilgili kullanıcılar planlama aşamasında belirlenmeli, hangi tarihlerde hangi değişkenlere sahip raporların kimlere ulaştırılacağı belirlenmeli, raporlama ve takip için gerekli olan teknik ve fonksiyonel altyapı kurgulanmalı ve planlama aşamasında paydaşların oryantasyonuna ve örnek geribildirim raporlarına yer verilmelidir. Öğrenme yönetim sistemlerinde raporlama ve takip süreçlerini belirlemek bu yüzden stratejik öneme sahiptir.

Öğrenme Yönetim Sistemleri modüler bir yapıya sahiptir. Bu modüller birbirini kapsayabileceği gibi tamamen ayrık olarak da kullanılabilirler. Kurumsal bir yapıyla öğrenme yönetim sistemi kullanımlarında hiyerarşik bir düzen vardır. Kurum, program, ders ve topluluklar olarak bu düzen kabaca sınıflandırılabilir. Yönetme ise her aşamada yer alan bazen sadece ilgili aşamaya hükmedebilen bazen de diğer aşamalara da hükmedebilen yetkiler dizisiyle oluşturulabilir. Bu kapsamda kurum ve programlar için sistem düzeyinde rollendirme yapılabilir. Dersler için ders düzeyinde rollendirme ve farklı program, ders ya da dersler dışında kalan kullanıcıları ortak bir alanda buluşturmak için topluluk rollendirmesi yapılması stratejik önem taşımaktadır.

Öğrenme yönetim sistemlerinde başlıca sistem rolleri ve bu rollerin özellikleri şu şekilde özetlenebilir:

• Sistem Yöneticisi: Yönetim yetkilerinin tümüne sahiptir
• Dersler Sorumlusu: Sadece ders ekleme, düzenleme ve silme yetkilerine sahiptir
• Kullanıcılar Sorumlusu: Sadece kullanıcı ekleme, derse kaydetme, düzenleme ve silme yetkilerine sahiptir
• Anketler Sorumlusu: Sistem düzeyinde anket oluşturulmasını sağlayan ve analizlerin yapılmasını sağlayan yetkilere sahiptir
• Tema Sorumlusu: ÖYS’nin görünen tasarımını organize edebilecek, değiştirebilecek yetkilere sahiptir.
• İçerik Sorumlusu: Sisteme yüklenen içeriklerin erişim haklarının organizasyonunu sağlayacak yetkilere sahiptir

Bir öğrenme yönetim sisteminde bir derse kayıt olan öğrenci, içerik, ya da araç organizasyonunda değişiklik yapamayan ancak görüntüleme yetkisine genelde sahip olan yetkilere sahiptir. Kendisi ile ilgili olan kısımları görüntüleyebilir.

Bir öğrenme yönetim sisteminde eğitmen, içerik organizasyonunu yapabilecek, öğrenci kontrolünü yapabilecek ve ders yapısını değiştirebilecek yetkilere sahiptir.

Yetki, rollendirme ve erişim hakkı çoğu zaman birbiri yerine kullanılsa da birbirinden farklı şekilde ifade edilmesi gerekmektedir.  yetki tek bir işleme karşılık gelirken, roller yetkilerin birleşiminden oluşan kümeleri simgelemektedir. Erişim hakkı ise bu kümelerin bütünsel olarak değerlendirilmesi ve bu bütünlüğe herhangi bir dosyaya ya da klasöre erişilip erişilmemesine karşı yapılan ayarlamadır. Herhangi bir rol adına herhangi bir içerikte erişim hakkı verilirse, ilgili rol adından bazı yetkiler çıkarılsa bile kullanıcıda erişim verilmiş olan alana ulaşma izni mevcut kalır.

İçerik üzerindeki erişim hakkı yönetimi aşağıdaki eylemlerden oluşmaktadır:

• Oku, içeriğin sadece açılmasına olanak tanır ve herhangi bir değişim yapılmasına izin vermez
• Yaz, erişim hakkı verilen içeriğe yeni içerik eklemeyi ya da var olanı değiştirmeyi olanaklı kılan erişim hakkıdır
• Kaldır, içeriğin bulunduğu dizinden kaldırılmasını sağlayan erişim hakkıdır
• Yönet, diğer bütün haklara sahip olduğu gibi içeriğin erişim hakkı ayarlamasını da yapabilecek eylemdir.