Bilişim Sistemlerine Giriş

Bilişim devrimi dönemi enformasyon çağı, bilişim çağı veya bilgi çağı olarak da isimlendirilmektedir. Bu dönem, verinin öne çıktığı, bilgisayar desteğiyle veriden bilginin türetildiği ve bütün işlemlerin dijital ortamda yapılmaya başlandığı bir dönemdir. Aynı zamanda bilginin kolayca saklandığı, paylaşıldığı, değiştirildiği ve aktarıldığı zamandır. Artık önemli olan veri ve bilgidir. Öyle ki bilgiye sahip olan kişiler, toplumlar, işletmeler, devletler, olayları etkilemekte ve yönlendirmektedir. Savaşlar, bilgi üzerinden ve bilgisayar kullanılarak yapılmaktadır.

Tarım devrimi döneminde büyük toprak sahibi derebeyleri, toplumu yönlendiren kişiler iken sanayi devrimi döneminde etkili olanlar sermaye sahipleri idi. Büyük petrol firmalarının ve sanayi kuruluşlarının sahipleri, dünyayı etkileyen, olayları yönlendiren kişiler durumundaydı. Oysa bilişim çağında durum değişmektedir. Şimdiki dönemde veri ve bilginin sahibi olan kişiler zengin olmakta ve toplumu yönlendiren kişi konumuna yükselmektedir. İlginç olan, bu kişilerin toprağa veya büyük sanayi tesislerine sahip olmalarına gerek kalmamış olması, az bir yatırım maliyeti ama parlak fikirlerle öne geçmeyi başarmış olmalarıdır. Bu dönem aynı zamanda bilgi ve bilişim sistemlerinin kurulduğu ve işlerin bu sistemlerle yapılmaya başlandığı dönemdir. Bilişim çağında bilgi kıymetli olduğu için artık büyük işletmeler sıralamasına bilgiyi kullanan, bilgiyi üretenler girmektedir.

Durum bilgisi, içinde bulunulan durumu tanımlamakta kullanılan bilgidir. Örneğin işletmede fiilen kaç işçinin çalıştığı, nakit olarak şu anda ne kadar para olduğu, kullanılan kredi miktarı, yatırımın geldiği seviye, durum bilgisidir.

Yöntem bilgisi bir faaliyetin nasıl gerçekleştirileceğine dair yöntemi, prosedürü gösteren bilgidir. Örneğin işçiler arasında işe gelmeyen varsa eksiğin nasıl giderileceği, ucuz kredinin nasıl bulunacağı, iyi bir yatırım planlamasının nasıl yapılması gerektiği birer yöntem bilgisidir.

Durum bilgisi bir karar vermeden önce sistemin hangi durumda olduğunu bilmek açısından önemlidir. Yöntem bilgisi ise karşılaşılan özel bir durumda nasıl davranılması gerektiğini bilmek açısından önemlidir.

Veri (data), genellikle ölçme, sayma, gözlem gibi yollarla elde edilmiş, henüz işlenmemiş, ham halde bulunan ve çoğunlukla sayısal değerlerdir. Verinin gruplandırılarak, süzülerek ve belki belli bir biçime getirilerek dijital ortama taşınmasıyla elde edilen göstergelere (özet bilgiye) enformasyon (information) denir. Bilgi (knowledge) ise veriden ve enformasyondan yararlanılarak, bunların işlenmesiyle elde edilen faydalı sonuçtur.

Veri; ham, işlenmemiş yığındır. Bunun özetlenmesi ve biçimlendirilmesiyle enformasyon elde edilir. Enformasyonun işlenmesiyle elde edilen net sonuçlar, sonrasında türetilen fikirler, kurallar, prosedürler ise bilgidir. Bilgelik, farklı bilgileri birleştirerek bunlar arasındaki ilişkileri görme, anlama, olayları birbirine benzeterek daha önce bilinmeyen yeni sonuçları çıkarma, yani çıkarsama yapmadır.

Bilginin faydalı ve değerli olabilmesi için sahip olması gereken özellikler;

• doğruluğu ve doğrulanabilirliği
• zamanlılığı
• güncelliği ve ilgililiği
• sade ve ekonomik olmasıdır.

Sistem, bir amacı gerçekleştirmek üzere bir araya gelmiş farklı özelliklerdeki bileşenlerden oluşan yapıya verilen isimdir. Örneğin bilgisayar bir sistemdir. Çünkü verilerden bilgi türetmek amacıyla bir araya gelen bileşenlerden oluşur. Bileşenleri sabit disk, ekran, klavye, anakart, mikro işlemci, çeşitli sürücüler gibi donanım ve işletim sistemi ile amaca uygun programlar gibi yazılımlardan oluşur. Bunların hepsi farklı özelliklerdedir ama aralarında sıkı bir ilişki vardır ve birbirlerini etkilerler. Bu bileşenlerden biri olmazsa sistem çalışmaz veya amaçlarını tam olarak yerine getiremez.

Sistemler farklı kriterlere göre sınıflandırılmaktadır. Bunlar;

• deterministik veya probabilistik sistemler,
• açık ve kapalı sistemler,
• statik ve dinamik sistemler,
• basit ve karmaşık sistemlerdir.

Sistemin temel bileşenleri girdi, süreç, çıktı ve geri bildirimdir. Girdi, sistemin çıktısını elde edebilmek için gerekli hammadde, cihaz, enerji, para, bilgi vb. gibi gerek duyulan her şeydir. Girdiler bir süreçten geçirilerek çıktıya dönüştürülür. Süreç, dönüştürme işleminin yapılması hâlidir. Üretimin gerçekleştirilmesi, verinin işlenerek bilgiye dönüştürülmesi buna örnek olarak verilebilir. Çıktı ise sistemin nihai hedefidir. Çıktı; bir ürün, hizmet veya bilgi olabilir. Geri bildirim, çıktının istenen özelliklerde olup olmadığının kontrol edilmesinden sonra sürecin doğru çalışıp çalışmadığına dair sistemi yöneten, harekete geçiren birime iletilen bilgidir.

Sistem; üretim sistemi, servis sistemi ve bilişim sistemi olarak üç ayrı başlıkta incelenmektedir. Üretim sistemi, hammadde ve malzemeleri işleyerek ürün üreten sistemdir. Servis sistemi (Hizmet sistemi olarak da bilinir.), fiziksel olarak bir ürün üretmeyip hizmet üreten sistemdir. Bilişim sistemi ise bir iş sürecindeki işleri tamamlamak için ihtiyaç duyulan bilgiyi biriktiren, işleyen, depolayan ve çıktı olarak veren, birbiriyle ilişkili bileşenler topluluğudur, amacı karar verme etkinliğini artırmak için yöneticilere gerek duydukları bilgiyi ve enformasyonu zamanında ve doğru olarak üretmektir.

Coğrafi bilgi sistemleri (GIS), bir coğrafyaya ait bütün bilgilerin saklandığı ve acil durumlarda kullanıldığı yapı iken kurumsal kaynak planlaması (ERP), bir işletmedeki bütün alt sistemleri izleyen onların bütünleşik bir yapı altında çalışmasını sağlayan uygulamalar olarak öne çıkmaktadır. Bunların dışında Türk gümrüklerinde kullanılan ve bütün gümrük işlemlerinin yürütülmesini sağlayan BİLGE, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemleri, e-devlet uygulamaları, tedarik zinciri yönetimi (SCM), e-ticaret yazılımları günlük hayatımıza katkı sağlayan önemli bilişim sistemleri uygulamalarıdır.

Günümüzde karar vericiler için karar verme zorluğunun artma nedenleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Değerlendirilmesi gereken alternatif sayısı artmaktadır.
• Belirsizlik arttığı için geleceğe dönük tahminler yapmak zorlaşmaktadır.
• Küreselleşme nedeniyle rekabet artmaktadır.
• Hata yapmanın maliyeti artmıştır ve herhangi bir hatada ortaya çıkan karmaşıklık nedeniyle kaos artmaktadır.
• Sistemlerin de karmaşıklığı artmakta, bu nedenle bir sistemi denetim altında tutmak/yönetmek zorlaşmaktadır.

Bilişim sistemleri altında yer alan sistemler kayıt işleme sistemi, yönetim bilişim sistemi, karar destek sistemi, uzman sistem ve üst yönetici destek sistemidir. 

Eldeki ürün stoklarına bakılarak malzeme siparişi verilmesi yapısal bir karardır. Sadece matematiksel hesap yapmak yeterlidir, sezgi ve deneyim gerekmez. Ama bir ülkenin, 50 yıl içinde en gelişmiş 10 ülke arasına girmesi hedeflendiğinde, şimdi hangi alana yatırım yapılması gerektiği kararı ciddi hesaplamaların yanında sezgi, birikim ve deneyim gerektirdiğinden yapısal olmayan karar sınıfına girer. Yakın gelecekte ekonominin durumuna dair tahmin yaparak yatırım kararı almak ise yarı yapısal bir karara örnektir.

Sistemin geleceğini doğrusal etkileyen karar verme seviyeleri stratejik, taktik ve operasyonel olmak üzere üç başlık altında incelenmektedir. Stratejik karar verme seviyesi üst yönetim tarafından verilen kararları ifade eder ve uzak geleceği etkiler. Bu tür kararlar risk içerir ve yanlış karar büyük maliyetlere neden olabilir. Taktik karar verme seviyesi, orta düzey yöneticilerin görevi kapsamındadır. Sistemin orta vadeli durumunu etkiler. Risk seviyesi nispeten azdır. Operasyonel karar verme seviyesi ise alt düzey yöneticilerin verdiği karar türüdür ve yakın geleceğe dair kararlardır. Hata yapılması hâlinde bunun az bir maliyetle telafi edilmesi şansı vardır.

Bilişim sistemlerinin donanım, yazılım, insan (kullanıcı) ve prosedür olmak üzere dört temel bileşeni bulunmaktadır. Donanım sistemde kullanılan her türlü cihaz ve ekipmana genel olarak verilen isimdir. Yazılım sistemin çalışmasını sağlayan her türlü programa verilen genel isimdir. Bilişim sisteminin diğer bir önemli bileşeni insandır. Sistemi yöneten, kullanan, bakımını yapan, çalıştıran herkes örneğin yöneticiler, karar vericiler, bilgi işlem personeli vb. bu gruba girer. Prosedürler sistemi kullanmak için tanımlanmış yöntemler, stratejiler kısacası yol yordam anlamına gelir.

YBS, yapısal ve taktik düzeydeki kararlar için uygundur. YBS genellikle durum bilgisi üretir. KDS, yarı yapısal karar vermeye uygundur. Taktik ve stratejik karar seviyesinde kullanılabilir. KDS senaryoya göre nasıl davranılması gerektiği hakkında bilgi ürettiği için aslında yöntem bilgisi üretmiş olur. YBS ile arasındaki temel ayrım, senaryolar türetmesi ve her bir senaryo için ayrı bir değerlendirme yaparak sonuçları sunmasıdır.

Üst Yönetici Destek Sistemi (ÜDS) bilgisayarla zaman geçirmeye çok zaman ayıramayacak üst düzey yöneticiler için tasarlanmış, grafik tabanlı ve kullanımı kolay bilgi sistemidir. Yöneticinin özellikle önemsediği belli başlı anahtar performans göstergelerinin kolayca hesaplanarak grafiklerle, tablolarla görsel olarak sunulması sağlanır. ÜDS aslında alt sistem olarak Yönetim Bilişim Sistemleri (YBS),  Karar Destek Sistemi (KDS), veya Uzman Sistemi (US) çalıştırır. Oradan gelen bilgileri görsel olarak sunar. Üst düzey kullanıcılar için olduğundan, yapısal olmayan karar verme problemleri için ve stratejik düzeye uygundur.