Süreç Tanımlama ve Temel Süreç Modelleme

Süreç tanımlama, bir kuruluşun sahip olduğu iş süreçleri kümesini rasyonel ve sistemsel analize dayalı olarak tanımlaması ve sonrasında hangi süreçlerde öncelikle iyileştirme yapılması gerektiğini belirleyebilmesi için karar kriterlerinin ortaya konmasını içeren yönetsel bir süreci ifade eder. Temelinde karar kriterlerinin ortaya konması yatar.

İşletmeler tüm işletme faaliyetlerini dikkate alıp standart ve objektif yöntemlere göre hangisinin iş süreci oluşturacağına karar vermeli ve belirlenen her bir faaliyet için bunu uygulamalıdır.

İç yönlü lojistik

Üretim

Dış yönlü lojistik

Pazarlama ve satış

Servis

Tedarik faaliyetleri

İnsan kaynakları yönetimi

Teknoloji geliştirme

Yönetim altyapısı

Amerikan Üretkenlik ve Kalite Merkezi (APQC) tarafından geliştirilen iş süreci sınıflamasında 1800’den fazla alt başlık bulunmaktadır. Ana başlıkları ise şunlardır: Strateji geliştirme, ürün ve hizmet geliştirme, ürün ve hizmetleri pazarlama ve satış, üretim sunma, hizmet sunma, müşteri hizmetleri yönetimi, insan kaynakları yönetimi, bilgi teknolojileri yönetimi, finansman yönetimi, varlık yönetimi, kurumsal risk yönetimi, dış ilişkiler yönetimi, iş süreç yetenek analizi ve yönetimidir.

Çekirdek süreçler; yenilik yapma, satış ve teslimdir.

İşgücünü çekme, geliştirme ve ekle tutma

İşyeri ve altyapı temini

Ödeme tedariği

Kurumsal, finansal ve operasyonel uyum

Hissedar ve paydaş yönetimi

Süreç seçiminin amacı, işletmenin belirlediği iş süreçlerinin performansını değerlendirmek için işletme özelinde karar kriterlerinin neler olduğunun belirlenmesini sağlamaktır. Bir işletmedeki iş süreçlerinin işletme hedef ve amaçlarına ulaşmak için sahip oldukları stratejik önemlerin biri diğerine göre farklılık göstermektedir. İş süreçlerinin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için hangi iş süreçlerinin öncelikle seçilmesi gerektiği önemli bir karar problemidir.

İşletmelerde kullanılan dengelenmiş skor kartları ile müşteri tatmini, işletmenin iç süreçleri, işletmenin yenilik ve gelişme faaliyetlerine ilişkin operasyonel ölçütler ve finansal ölçütler bir arada değerlendirilebilmektedir. Dolayısıyla müşteri boyutu, finansal boyut, içsel süreç boyutu, öğrenme ve geliştirme boyutu olmak üzere dört temel boyut dikkate alınır.

Karar verme, genel olarak belli bir amacı eniyileme düşüncesiyle seçilebilir birden fazla alternatif arasından hızlıca bir seçimin yapılamadığı dolayısıyla bir karar probleminin olduğu durumlarda, karar süreci üzerinde etkisi olduğu belirlenen bir ya da daha fazla karar kriterine/ölçütüne bağlı olarak en uygun alternatifin/seçeneğin hangisi olduğunun belirlenmesidir.

Karar kriterlerinin birden fazla olduğu ve sıklıkla da aralarında bir ödünleşmenin söz olduğu durumlarda problem; Çok Kriterli/Ölçütlü Karar Verme (ÇKKV/ÇÖKV) problemi olarak isimlendirilir. Bu yöntemlerden bazıları AHP (Analytic hierarchy process), ANP (Analytic network process), TOPSIS (Technique for Order Preference by Similarity to Ideal Solution), ELECTRE (Elimination and Choice Translating Reality), PROMETHEE (Preference Ranking Organization Method for Enrichment Evaluation), VIKOR (Multicriteria optimization and compromise solution), FMADM (Fuzzy Multiple attribute decision making) olarak sıralanabilir.

Süreç modellemenin temelde üç nedeni bulunmaktadır. Bunlar; süreç yapılarını ve işleyişini anlamak, olası süreç sorunlarını tespit etmek ve önlemler geliştirmek, süreçle ilgili anlayışımızı başkalarıyla paylaşmak şeklinde sıralanabilir.

BPMN iş süreçlerinin karmaşık yapılarını, farklı grafiksel bileşenler yardımıyla süreç geliştirici ve izleyicilerinin kolayca anlayabileceği basit ve anlaşılır bir grafik gösterime dönüştürmeyi hedeflemektedir. BPMN bu amaçla 100’den fazla modelleme bileşeni sunmaktadır.

Akış- bir sürecin akışını ve davranışını tarifleyen grafiksel bileşenlerdir.

Veri- Süreç veri bilgisinin temsili için kullanılan bileşenlerdir.

Bağlantı- Süreç bileşenleri arasındaki bileşenleri göstermek içindir.

Gruplama- Modelleme bileşenlerinin gerektiğinde gruplanmasıdır.

Modelleyici, BPMN’nin temel bileşenleridir.

Olaylar

Eylemler

Geçişler

Veri nesneleri

Veri girişleri

Veri çıkışları

Veri depoları

Basit bir BPMN modeli en az bir kulvar içeren bir havuza sahiptir. Bir BPMN modeli oluşturma sürecine öncelikle ilgili iş sürecinin başlangıcını ve bitişini temsil edecek olayların belirlenmesi ile başlanır. Bu olayların çiziminde, standart olarak, başlangıç olayı için ince çizgi kullanılırken bitiş olayı için daha kalın ve koyu bir çizgi kullanılmaktadır. Her iş sürecinde yer alan süreç faaliyetleri yerine getirildiği öncül ve ardıl sıraları dikkate alınarak başlangıç ve bitiş olayları arasına yerleştirilir. Basit bir modelde başlangıç ve bitiş olayı arasında iki faaliyet bulunur.

BPMN’de olay, bir süreç esnasında “gerçekleşen” bir şeydir. Bu olaylar modelin akışını etkiler ve genellikle bir nedeni (tetikleyici) veya bir etkisi (sonucu) vardır. Olaylar, dâhilî işaretleyicilerin farklı tetikleyicileri veya sonuçları ayırt etmesine olanak tanıyan açık merkezli dairelerdir. Akışı ne zaman etkilediklerine bağlı olarak üç tür olay vardır: Başlangıç, Ara ve Bitiş. Yuvarlak ile gösterilir.

BPMN’de grup aynı kategorideki bir grup nesnenin etrafında kesikli çizgilerle çizilen kutudur. Bir grup, aynı kategori içinde yer alan bir grafik ögeler grubudur. Bu tür gruplama, grup içindeki faaliyet sıra akışlarını etkilemez. Kategori adı diyagram üzerinde grup etiketi olarak görünür. Kategoriler, dokümantasyon veya analiz amacıyla kullanılabilir. Gruplar, nesnelerin kategorilerinin diyagram üzerinde görsel olarak görüntülenmesinin bir yoludur.

İş süreci modellemede oklar ve çizgiler genel olarak akışları ifade eder. Düz çizgi şeklindeki ok faaliyet sıra akışını simgeler, kesik çizgili ok iki katılımcı arasındaki mesaj akışını simgeler, noktalı şekilde bir çizgi ve noktalı bir ok ise faaliyetleri ilişkilendirmek için kullanılan sembollerdir.

Öncelikle müşteri havuzu oluşturulur. Bu havuz içinde faaliyet adımları sıralanarak aralarına çizgi şeklinde oklar yerleştirilir. Buna göre sipariş talebi olay olarak en başa işlenir. Daha sonra sipariş ver, ürünün gelmesini bekle, ürünü teslim al, gelen ürünü incele faaliyetleri gerçekleşir. Geçiş olarak sorunsuz ürün mü? sorusuna yanıt aranır. Cevaba göre siparişi iptal et veya siparişi tamamla (olay) şeklinde süreç sonlandırılır. Daha detaylı ele alınması için satıcı sürecinin de çizilmesi uygun olacaktır. Cevabın görsel gösterimi Şekil 2.8.’de yer almaktadır.