Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımın Seçimi

İş süreçlerinin iyi yönetilebilmesi, doğru ve etkin kararlar alınabilmesi için işletmelerin, bilişim sistemlerine ihtiyacı vardır. Bu bilişim sistemlerinin en güncel ve büyük işletmeler tarafından tercih edileni Kurumsal Kaynak Planlaması Sistemleridir (KKP).

Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri, bütünleşik istemci-sunucu teknolojisini kullanmaktadırlar.

Çünkü, Kurumsal Kaynak Planlama sisteminin seçimi ve bu seçimin uygulamaya konması işletmenin ve çalışanların iş yapma biçimlerinin değiştirilmesi, mevcut işletme içi ve işletme dışı süreçlerin dinamik çevre koşulları göz önünde bulundurularak belirli hedefler ve bir vizyon çerçevesinde yenilenmesi anlamına gelmektedir. Bu süreç işletmeler için zaman başta olmak üzere birtakım maliyetleri beraberinde getirebileceği gibi, doğru sistem seçimi ve uygulaması da müşteri ve çalışan memnuniyetinden nakit akışına, yöneticilerin yükünün hafifletilmesinden etkili ve hızlı karar verme yeteneğini gibi sayısız üstünlükleri de beraberinde getirebilmektedir.

İşletmeler dış çevrede yer alan fırsatları ve tehditleri daha kolay analiz ederler, modüllerde stok yönetimi yer aldığı için, stok maliyetleri yüksek olmaz, veriler güncel ve güvenilir olduğu için, doğru kararlar alınır, müşteri ilişkileri yönetimi modülüyle, müşterilerin memnuniyeti artırılır ve iletişim kolaylaşır, tüm bölümler arası iletişim ve etkileşim sistem sayesinde daha kolay yapılır ve işletmenin maliyetlerinde azalma yaşanır.

Ayrıca Fortune 500 şirketinin 62’sinde yapılan bir araştırmada; maliyetlerde azalma, gelirlerde iyileşme, gelişmiş nakit yönetimi, envanter ve personel sayılarında azalma, sipariş temin sürelerinin azalması, üretkenlik ve sipariş yönetiminde iyileşme, bilgi ve süreç akışlarıyla müşteriye hizmet sürelerinde iyileşme sağladığı ortaya çıkmıştır.

KKP sistemlerinin yazılım seçimi aşamaları: proje ekibinin oluşturulması, gereksinim analizi, satın alma seçeneğine karşılık yazılım geliştirme analizi, yazılımın seçimi, danışman seçilmesi ve yazılım ve danışmanlık sözleşmesinin yapılmasıdır.

KKP sistemlerinin yazılım seçiminin ilk aşaması, proje ekibinin oluşturulmasıdır.

Kurumsal Kaynak Planlama sistemine karar verme seçimini yapacak olan proje ekibi genellikle şu kişilerden oluşmaktadır: • İşletmenin farklı birimlerinden ve kendi birimlerine ait işlevsel gereksinimleri bilen çalışanlar • Seçilecek sistemi daha sonra çalıştırmak ve yönetmekle sorumlu olacak bilgi teknolojisi (BT) çalışanları • Kurumsal Kaynak Planlama sistemlerinin seçilmesi ve uygulanması konusunda deneyime sahip dış danışmanlar.

Bu tür işletmeler bu konuda uzmanlaşmış bir danışmanlık firmasından hizmet alabilirler. Bu durumda, uygulama projesi genellikle iki ekipten oluşur. Bunlar işletmenin kendi çalışanlarından oluşan KKP proje ekibi ve KKP Danışmanı ve/veya Satıcı Proje Ekibidir.

Sistem uygulamasının istenilen şekilde sürdürülmesi ve başarıyla sonuçlandırılması için işletmenin tedarik, finans, üretim, muhasebe vb. süreçlerini bilen fonksiyonel uzmanlarının dâhil olduğu birinci ekip ile KKP Danışmanı ve/veya Satıcı Proje Ekibinin kendi rol ve sorumlulukları doğrultusunda koordinasyon içinde çalışması gerekir. Ayrıca, unutmamak gerekir ki her ne kadar KKP Danışmanı ve satıcılar ihtiyaç duyulan uzmanlık bilgisiyle kritik bir öneme sahip olsa da başarılı seçim ve uygulama süreçlerinde işlerin neredeyse tamamı şirketin kendi çalışanları tarafından yapılır ve ilgili sorumluluk danışman ve yazılım satıcıları gibi işletme dışı gruplarda değil, işletmenin kendisindedir.

KKP sisteminin seçilmesi sürecinde seçimin gerçekleştirilmesi için proje ekibinin oluşturulmasından sonra atılacak adım işletmenin gereksinim analizinin yapılmasıdır.

Gereksinim analizinin başarısı analizi gerçekleştirenlerin alternatif KKP sistemlerine ait uzmanlık bilgisi ve KKP sistemindeki uygulamaların işletmeye sunabileceği potansiyel iyileştirme alanlarını analiz edebilme yeteneği kadar işletmeyi ne kadar iyi tanıdığı, işletmenin amaç, hedef ve süreçlerine ne kadar hâkim olduğuyla doğrudan ilgili olduğu için proje ekibini oluşturan üyelerin doğru seçilmesi gereksinim analizinin başarısını etkileyecektir.

İyileştirme potansiyelinin gözden kaçırılmasına yol açabilir. Liste ne kadar ayrıntılı olursa tek bir sistemin tüm kriterleri karşılaması olasılığı o kadar azdır. Kontrol listesi oluşturulurken belirtilen ayrıntılı gereksinimler önemini zamanla yitirebilir. Ayrıntılı bir kontrol listesi oluşturmak çok fazla çaba gerektirir. Ek maliyetler çıkarabilir.

Sistemin şirketin bireysel gereksinimlerine kolayca ayarlanabilmesi demektir.

Çünkü uyarlanabilir bir sistem özelleştirme için uygun teknik ve organizasyonel özelliklere sahiptir.

Satıcıların araştırılması, bilgi istek formunun geliştirilmesi, satıcı listenin oluşturulması, puanlama kartı, öneri istek formunun geliştirilmesi ve satıcıların sunumlarının değerlendirilmesi.

İşletme, KKP Sistemini yazılımına ayırdığı bütçeyi, ne kadar zamanda uygulanmasını istediğini, yazılımda aradığı özellikleri ve işletmenin donanım, yazılım, veri tabanı, bakım ve onarım gibi teknik ihtiyaçlarını bu formla yazılım işletmesine bilgilendirme amaçlı iletir.

Öneri istek formudur.

Sözleşmede yer alacak her detay çok iyi hazırlanmalı ve işletmenin beklentileri açık net sözleşmede yer almalıdır. Bu beklentiler sadece mevcut zamana dayalı değildir, ayrıca ileriye yönelik beklentileri de barındırmalıdır. İşletmenin beklentilerinden sonra, sözleşmede, KKP Sistemlerinin nasıl uygulanacağı, uygulama ve eğitim süresi, danışmanlık maliyeti, bakım ve onarım ücreti, tekrar eğitim alınması gerekirse eğitimin maliyeti gibi tüm detaylar sözleşmede yer almalıdır. Sözleşme her iki işletme tarafından detaylı okunup anlaşmaya varıldıktan sonra imzalanmalıdır.

• Sistemin işlevselliği • Donanım ve yazılım gereksinimleri • Hizmet ve destek organizasyonu, hizmet seviyesi anlaşması • Kullanıcı eğitimi ve yardım seçenekleri • Maliyet • Yasal konular

Satıcı, sözleşme imzalanır imzalanmaz ürünü ve ilgili belgelerini tedarik etmelidir. Uygulamadaki herhangi bir sorunu çözmek için, satıcının uygulama ekibiyle etkileşime girmesi gereken bir lisans görevlisi olmalıdır. Satıcı, sistemi edinen işletmenin kilit kullanıcılarına başlangıç eğitimi sunmalıdır. Proje işlevlerini desteklemeli ve gerekli kalite kontrolünü yapmalıdır. Projenin uygulanmasının tüm aşamalarına katılmaya devam etmeli ve sunulan teknoloji ve ürünle ilgili belirli teknik soruları ele almalıdır.

1-Microsoft D365 2-Oracle Netsuite 3-Oracle ERP Cloud 4-SAP S/4Hana 5-IFS 6-Infor CloudSuite 7-Sage X3 8-Odoo 9-Salesforce/Financial Force 10-Acumatica.

İşletmeler bu sistemleri incelerken, fonksiyonel olarak örgüte uyumlu, örgütün iş süreçlerini etkin ve verimli bir şekilde yönetebilecek bir yazılım olmasına dikkat etmelidirler.

İşletmeler çok fazla zaman kaybetmeden ama dikkatli bir şekilde, seçimlerinin en fazla altı ay içinde yapmalıdır. Sistemin seçimini uzan zaman alması, işletmenin işlerinin aksamasına, maliyetin artmasına ve örgüt içi uyumsuzlukları yaşanmasına sebep olur.

Seçim ekibinde yer alan çalışanlar ilk önce, işletme için en önemli olan iş süreçleriyle ilgili ihtiyaçları belirlemelidir. Böylece, sistemde yer alması gerekli olan özellikler ve modüllerde netleşir.

KKP sisteminin seçim kriterlerini 8 faktör oluşturmaktadır, bunlar; fonksiyonellik, maliyet, referans ve destek, vizyon, tedarikçi güvenilirliği, diğer sistemlere uyumluluk, özelleştirme kolaylığı ve örgüt yapısına uyumlu bir sistemdir.

Maliyet, genellikle bir KKP sistemi satın almayı veya uygulamayı planlarken işletmelerin ilk endişe duydukları unsurdur.

Maliyet unsurunun içinde yer alan eğitim faktörü, KKP sisteminin kullanılmasında ve başarılı uygulanmasında önemli bir faktördür. Eğitim süreci uzun dönemli ve sürekli olacağı için oldukça maliyetli bir unsurdur. Bu yüzden ilk değerlendirme sürecinde fayda maliyet analizi çok iyi yapılmalı ve eğitim için gerekli olan sermaye ayrılmalıdır.

Günümüzde, sektör, iş, rakipler, müşteriler ve onların ihtiyaçlarına ilişkin tüm unsurlar sürekli değişim göstermektedir. Bu değişimlere sebep olan en önemli etmenlerden biri, teknolojik değişimlerdir. İşletmeler, teknolojinin gelişmesiyle, müşteri ihtiyaçlarına göre daha kaliteli ürünler yaratabilir. Teknoloji, işletmelerin vizyonlarını gerçekleştirmede de en önemli faktörlerden biridir. Bu yüzden tedarikçi işletmenin vizyonu da işletmenin vizyonunu ekileceği için işletmeler bu konuda dikkatli davranmalıdır.

Bilişim sistemlerinde, tek bir uygulama bir işletmenin ihtiyaç duyduğu her şeyi yapamaz. Seçilen KKP sistemi, işletmenin kendine has ihtiyaçlarını karşılamak için kullandıkları bilişim sistemleri ile birlikte entegre edilmelidir. Bu bakış açısına göre uyumluluk/entegrasyon, sistem başarısı için kritik bir faktördür.

İşletmeler için maliyet ve zaman tasarrufu sağlar. Genellikle işletmeler, maliyeti artırmamak ve uzun süreli bir değişime girmemek adına, mevcut örgüt yapısında ve insan kaynakları ile yalın bir şekilde hayata geçirilecek sistemleri tercih eder. Örgüt yapısı değiştirilmesi gerekse bile işletmeler çok büyük değişiklikler gerektiren bir sistem seçimi yapar. Tedarikçi işletmelerin sektörü ve işletmeleri tanıması bu açıdan önemlidir. İşletmelerin özelliklerine göre, sistemler yaratmaları, tedarikçi işletmeleri rekabette iyi bir konuma getirecektir.