Belgelerin saklanma süresi 10-14 yıl arasındadır. Kurum arşivine devredilecek arşivlik dokümanlar kontrolleri yapıldıktan sonra varsa eksiklikleri tamamlanmaktadır. Bu arşivde yapılacak tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum kalmayan ve ayıklama işlemine tabi tutulan evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılmaktadır. Belgeler, saklama süreleri sona erdiğinde ayıklama işlemine tabi tutularak, gerekli olanlar devlet arşivinde saklanırlar. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu örgüt ve birimleri hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Mikroform literatürde, “saydam ya da opak materyal üzerine kaydedilmiş küçük görüntüler” biçiminde tanımlanmaktadır. Orijinali kâğıtla üzerinde bulunan ve gözle okunabilen bilgiler, özel tekniklerle küçültülerek saydam hale getirilmektedir. Mikro formların farklı biçimleri bulunmaktadır.

Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü hakkında Kanun hükümlerinin yürütmesi bakanlar kurulu tarafından yürütülür.

Ayrım işlemi devamında ise,

• Birimi,
• İşlem yılı,
• Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
• Aidiyet içerisindeki tarih ve
• Sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanmaktadır.

Elektronik belge yönetimi ile; güvenilirlik, tamlık, erişilebilirlik, dayanıklılık sağlamak ve sürdürmek hedeflenir.

Genel olarak bir olurluk incelemesi geliştirme aşağıdaki adımlardan oluşur:

1.İhtiyaç değerlendirmesi

2.Seçenekleri inceleme

3.Çözüm belirleme

4.Avantajları listeleme

5.Maliyetleri inceleme

6.Sonuç sunumu

arşivin değişmeyecek olan görev ve fonksiyonları; Arşiv malzemesinin belirlenmesi, Arşiv malzemelerinin zarar görmeyecek biçimde korunması, Arşiv malzemelerinin zarar görmesinin engellenmesi, Arşiv malzemesinin belirli standartlar dahilinde kullanıma sunulmasıdır.

Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişimi ( KBS), Maliye Bakanlığı’na bağlı Muhasebat Genel Müdürlüğü’ nün daha spesifik bir bilişim hizmetidir.

Resmi form ve başvuruların elektronik ortamda iletilmesi işlem hizmetleri ve idare alanına girmektedir.

Bir sistemin planlanması aşağıdaki adımları içerir:

1.Projenin Hedefleri

2.Proje Kapsamı

3.Proje Teslimi

4.Personel Tespiti

5.İletişim Kurmak ve Sürdürmek

6.Kalite Kontrol Sağlanması

7.Proje Belgelerinin Hazırlanması

8.Değerlendirme Prosedürleri Oluşturmak

E-Devlet tanımlarının ortak noktaları: kişisel bilgilerin korunması kaydıyla, bilgi ve iletişim teknolojileri aracılığıyla, vatandaşlara, kurumlara ve kuruluşlara, zaman kısıtlaması olmadan yedi gün yirmi dört saat hizmet verebilen, vatandaş, kurum, kuruluşlar ve devlet arasında bilgi paylaşımına olanak sağlayan, devlet yönetiminde ve hizmet sunumunda kolaylık sağlayan, vatandaşın ve çalışanın kamu yönetiminin faaliyetlerini takip edebildiği, etkileşimli hizmetlerden yararlanabildiği, gerekli bilgileri edinebildiği, şeffaf ve demokratik yönetim anlayışıyla, verimli, etkin ve hızlı hizmet verebilen kamu platformu şeklinde tanımlanabilir.

Her yılın ilk günü yeni sıra numarası ve 1. sıra ile yeni bir evrak kayıt defteri açılır ve yıl sonunda 31 Aralık’ta sonlandırılıp yenisi açılır.

Genel olarak bir olurluk incelemesi geliştirme aşağıdaki adımlardan oluşur: ihtiyaç değerlendirilmesi, seçenekleri inceleme, çözüm belirleme, avantajları listeleme, maliyetleri inceleme, sonuç sunumu.

Herhangi bir ekonomik kar ve gelir belge koruyucu kriterler arasında yer almaz.

Arşivistin görevleri; arşiv dökümanını toparlamak, korumak, tasnif etmek ve sıralamaktır.

Bahsedilen metin taramalarında ‘optik karakter okuyucu’ yazılımı kullanılır. Çizim-boyama resim taranmasıyla ilgilidir. ‘Outsourcing’ ise tarama yeterli olmadığında yapılan ilave elle veri tabanına veri girişi yapılmasıdır. 

Dağınık tip, Federal devlet yapılarına has bir özelliktir ve birbirinden ayrı olan arşiv depoları söz konusudur. ABD, İngiltere, İtalya gibi devletlerde dağınık tip arşiv yapıları kullanılmaktadır.

Geleneksel devlet anlayışıyla E-Devlet karşılaştırması; geleneksel devlet: pasif yurttaş, kağıt temelli iletişim, dikey/hiyerarşik yapılanma, yönetimin veri yüklemesi, eleman yanıtı, eleman yardımı, eleman temelli denetim mekanizması, nakit akışı/çek, tek tip hizmet, bölümlenmiş/kesintili hizmet, bütünsel/sürekli/tek duraklı hizmet, yüksek işlem maliyetleri, verimsiz büyüme, etkileşim, uyruk ilişkisi, kapalı devlet.