Ünite 3: Acil Durum Planlaması ve Acil Durum Yönetiminde Gerekli Unsurlar

Acil Durum Planlaması

Acil durum planlamasının birincil amacı, bir yerleşim yerinin bütününden bir haneye kadar, söz konusu olabilecek her türlü tehlikeyi ve bu tehlikelerin insanlara ve mülklere verebileceği zararları azaltmak veya büyük ölçüde ortadan kaldırmak için yapılacak çalışmaları, görevleri ve sorumlulukları tanımlamaktır.

İyi bir acil durum ve afet planı, kamu kurum ve kuruşlarının, sivil toplum kuruluşlarının ve halkın, afet yönetim safhalarının her aşamasında iyi bir koordinasyon içinde çalışmasını sağlayan bir belge olmalıdır. Plan öncelikli konular üzerinde yoğunlaşmalıdır. Planlama aşamasında toplumun diğer kesimleriyle iş birliği yapılmalıdır. Planlama zarar azaltma, afete hazırlık, afete müdahale ve afet sonrası iyileştirme çalışmalarını içermelidir. Zarar görebilirliği azaltmak için çalışmalar yapılmalı ve iyileştirme planları oluşturulmalıdır.

Planlama sürecinin adımları şunlardır:

1. Planlama takımının oluşturulması,
2. Yönetimin desteği,
3. Program ve politikanın belirlenmesi,
4. Takvim, bütçe ve kaynakların belirlenmesi,
5. Tehlike ve risk analizi,
6. Planın uygulanması.

Planlama Takımının Oluşturulması

Acil durum planlama takımı, acil durum hazırlık planının geliştirilmesinden ve yerine getirilmesinden sorumlu olan birimdir. Planlama takımının oluşturulmasında olası acil durumların niteliği ve kapsamı, tesisin büyüklüğü, mevcut personel sayısı ve kaynakları göz önünde bulundurulmalıdır.

Belirli işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla gerekli deneyime, uzmanlığa ve sorumluluğa sahip bireylerden oluşmuş bir planlama takımında genel olarak aşağıdaki unsurlar yer alır;

• Takım lideri: Acil durum planın geliştirilmesinde sorumlu kişidir.
• Sözcü: Acil durum hazırlık sürecinin bütün evrelerinde örgütü dış dünyaya karşı temsil eden kişidir.
• Bilgi akış denetçisi: Acil durum yönetimi ile ilgili örgüte giriş ve çıkış yapan bütün bilgileri yöneten kişidir.
• Yazman: Toplantı bildirimlerini takım üyelerine gönderir, toplantıda alınan kararları kaydeder ve nihai acil durum planını yazar.
• İnsan kaynakları/Pazarlama ve satış/İş güvenliği: Acil durumun konusuna göre ihtiyaç duyulduğunda örgütün farklı birimlerinden destek veren kişilerden oluşur.
• Hukuk müşavirliği: Takıma hukuki konularda danışmanlık yapar. Planın mevzuata uygun bir şekilde hazırlanmasını sağlar.
• Halkla ilişkiler: Paydaşları ve kamunun bilgi beklentilerini karşılamak amacıyla örgütün bu gruplarla olumlu ve üretken ilişkiler sürdürmesini sağlar. Acil durum planlama takımının her bir üyesinin rolü ve sorumluluğu net bir şekilde belirlenmelidir.

Yönetimin Desteği

Acil durum planlamasının hazırlanması ve yürütülmesi ile planlamanın örgüt kültürü olarak sürdürülmesi için üst yönetimin yetki ve destek vermesi gerekmektedir. Acil durum planlama sürecinde üst yönetimin faaliyetleri aşağıda sıralanmıştır;

• Acil durum planlama takımını oluşturmak ve gerekli yetkilendirmeyi yapmak,
• Gerekli görülen görevlerin tanımlarını yapmak,
• Görevlerin takım içerisinde dağılımını yapmak,
• Örgüt organizasyon şeması içerisinde takımın yerini belirlemek,
• Örgütsel acil durum önceliklerini belirlemek ve geliştirmek,
• Kurumun acil durum politika ve stratejilerini oluşturmak,
• Gerekli çalışma programını ve toplantı programını düzenlemek.

Planlama takımının yetkilendirilmesinin üst yönetim tarafından yazılı tebligat ile yapılması, planlama takımına ve örgüt çalışanlarına üst yönetimin planlamaya verdiği desteği göstermektedir.

Program ve Politikanın Belirlenmesi

Acil durum planlamasının farklı hiyerarşi seviyelerindeki unsurlar; politika, strateji, taktik ve operasyondur.

Politika, belirlenmiş amaçlara ulaşmak için izlenen yol veya genel plandır. Bu bakımdan acil durum yönetimi politikası, örgütün acil durum yönetimi ile ilgili ilkeler dizisini ve kurallar toplamını oluşturur.

Strateji, önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak üzere alınan tedbirlerin ve kullanılan araçların bütünüdür. Acil durum yönetimi açısından strateji, müdahale sırasında gereken kaynakların nereden geleceğinin kararlaştırılmasıdır.

Taktik, stratejinin gerçekleştirilmesi amacıyla yapılan eylemlerin ayrıntılı bir şekilde belirtilmesidir. Buna göre, kaynakları ihtiyaç duyulan konumlara dağıtır ve bilgi akışının strateji seviyesine doğru olmasını sağlar.

Operasyon, kaynakların en etkili şekilde değişimini sağlamayı amaçlamaktadır. Bu amaç doğrultusunda programlar geliştirilir. Program, faaliyetlerin ayrıntılarını, süresini, yerini, zamanını ve bunların kimler tarafından nasıl yapılacağını belirlemektir.

Takvim, Bütçe ve Kaynakların Belirlenmesi

Planlama sürecinde her bir faaliyetin yerine getirilmesi için gereken süre belirlenerek planlamanın takvimi hazırlanmalıdır. Aynı şekilde faaliyetlerin yerine getirilmesinde kullanılacak personel ve kaynak maliyetleri ile planlama bütçesi belirlenmelidir.

Acil durum müdahale stratejisi geliştirmek için erişilebilecek iç ve dış kaynakların değerlendirildiği bir liste hazırlanması gerekmektedir. Aşağıdaki kaynaklar analiz edilerek bu liste hazırlanmalıdır:

• Örgüt içi acil durum müdahale personeli ve araçları,
• Yakın çevredeki örgütlerin acil durum müdahale personeli araçları,
• Yerel yönetimin sahip olduğu acil durum yönetim hizmetleri,
• Örgüt içi tıbbi yeterlilik ve örgüte yakın tıbbi tesisler.

Örgütün sahip olduğu, acil durum sırasında ve sonrasında kullanabileceği iç kaynaklar (personeli ekipman, tesis, bina vb.) tespit edilmelidir.

Acil durum planlaması sürecinde örgüt tarafından temin edilmesi güç kaynakların ve hizmetlerin temin edilmesi amacıyla farklı düzeylerdeki resmi birimler (il afet ve acil durum müdürlükleri, ilçe afet ve acil durum yönetim merkezleri, itfaiye, hastaneler, emniyet güçleri vd.) ile protokol yapılması gereklidir.

Tehlike ve Risk Analizi

Risk, örgütün dışından veya örgüt içi zayıflıklardan kaynaklı kayıp ve zarar gibi olumsuz etkileri olacak olayların gerçekleşme olasılığıdır. Olası acil durum ve afet riskini oluşturan dört unsur şunlardır;

• Tehlike, gerçekleştiğinde toplumun her kesimi üzerinde olumsuz etkiler yaratabilme potansiyeli olan doğal veya yapay olgudur.
• Maruz kalma, tehlikeden kaynaklı olarak insan, mülkiyet, altyapı vb.’nin gördüğü zararlardır.
• Zarar görebilirlik (savunmasızlık), tehlikenin etkisiyle maddi varlıkların, sosyal sermayenin ve benzerlerinin zarara maruz kalma olasılığıdır.
• Sonuçlar, tehlikenin, olaya maruz kalan bölgeye ve topluluğa anlık ve uzun dönemli etkileridir.

Tehlike ve risk analizi üç adımdan oluşmaktadır. Bunlar:

a. Tehlikelerin belirlenmesi,

b. Risk analizi,

c. Riskin değerlendirmesidir.

Tehlike ve risk analizinin ilk adımında, olası bütün tehlikeler niteliklerine ve nispi niceliklerine bakılmaksızın ele alınmalıdır. Risk analizi adımı, her bir riskin daha iyi anlaşılması amacıyla riskin kaynaklarının, sonuçlarının, gerçekleşme olasılığının ve mevcut kontrol ve müdahale mekanizmalarının detaylı bir şekilde ele alınmasıdır. Risk analizinin yapılabilmesi için öncelikle belirli bir riskin değerinin belirlenmesi gerekmektedir. Riskin değeri, gerçekleşme olasılığı ve zararın büyüklüğünün çarpılması ile elde edilmektedir. Risk değerlendirmesi, risk ile alakalı gelecekte yapılacak eylemlere karar verilmesi ile ilgilidir. Risk değerlendirmesinin amacı önlem alınması gereken risklerin belirlenmesi ve riskleri önlem sırasına göre sıralamaktır.

Planın Uygulanması

Bu aşama, planın son halinin verilmesi, onaylanması ve plandaki önerilerin uygulamaya alınması ve sürecini içermektedir.

Acil durum planının uygulanması aşamasında; risk analizi yaparken belirlenen yapısal ve yapısal olmayan zararlar azaltılmalı, plandaki görevler ve görevlendirmeye uygun olarak personel periyodik bir şekilde eğitilmeli, planın parçaları ayrı ayrı tatbikatlar ile test edilip değerlendirilerek geliştirilmelidir.

Planın uygulanması aşamasında, plandaki amaçlar ve uygulama faaliyetleri sonucunda elde edilen çıktılar karşılaştırılarak aksayan yönler tespit edilmeli, gerekli düzeltme tedbirleri hayata geçirilmelidir.

Acil Durum Yönetiminde Gerekli Unsurlar

Afet ve acil durum yönetiminin başarısı, birtakım unsurların sisteme muhakkak dahil edilmiş olmasına bağlıdır. Afet ve acil durum yönetiminde dikkate alınması gereken bu unsurlar; yönlendirme ve kontrol, haberleşme, can güvenliğinin sağlanması, standart operasyon prosedürleri, toplumsal yardımlaşma ve katılım, iyileştirme ve yeniden yapılanma ile yönetim ve lojistik destektir.

Yönlendirme ve Kontrol

Acil durumlarda krizle ilgili bilgilerin toplanması, eylemsel önceliklerin belirlenmesi ve eylem planı hakkında bilginin sağlanması faaliyetleridir. Yönlendirme ve kontrol fonksiyonu; kriz zamanlarında sorumlulukların belirlenmesi, müdahale stratejilerinin geliştirilmesi ve uygulanması, kaynakların koordine edilmesi gibi işlevleri yerine getirir.

Yönlendirme ve kontrol faaliyetleri Kriz Yöneticisi, Kriz Yönetim Ekibi ve Acil Durum Yönetim Merkezi olmak üzere farklı yönetim düzeylerinde yürütülen faaliyetlerdir. Kriz yöneticisi, gerçekleşecek olası acil durumların yönetilmesinden sorumlu olan kişidir.

Kriz yönetim ekibinin kurulması, önceliklerin belirlenmesi, can ve mal güvenliğinin sağlanması, personel ve ekipman kaynaklarının kontrol edilmesi, kriz eylem planının geliştirilmesi ve uygulanması, acil durum faaliyetlerinin koordine edilmesi, kriz sürecindeki maliyetlerin takip edilmesi gibi görevleri yerine getirir.

Kriz yönetim ekibi, acil durum müdahalesinde çeşitli faaliyetleri yerine getiren ve farklı yargılama yeteneklerine sahip yöneticilerden ve kıdemli personelden oluşan bir ekiptir. Olay komuta, operasyon, planlama, lojistik ve finansman gibi işlevleri yerine getirir.

Acil durum yönetim merkezi (ADYM), acil ve kriz durumlarının hepsinin yönetildiği merkezdir. Acil durum sürecinde ADYM’de gerçekleştirilen faaliyetleri şöyle sıralayabiliriz:

• Krizler ve acil durumlar gözlemlenir.
• Kriz verileri mevcut bilgiler ile karşılaştırılarak analiz edilir.
• Acil durumlara yapılacak müdahale belirlenir.
• Uygun prosedürler ve protokoller referans alınarak acil durum prosedürleri etkinleştirilir.
• Acil durum planlamasında tanımlanan görevler ve görevliler atanır.
• Kaynaklar ihtiyaç duyulan bölgeler dağıtılır.
• İletişim sürdürülür.
• Acil durum müdahale ekibiyle toplantı yapılır.

Haberleşme

Acil durumlara etkili ve koordineli bir şekilde müdahale edilebilmesi için tüm unsurlar arasında haberleşmenin sağlanması gerekmektedir. Acil durum haberleşmesinde bilginin aktarımının basitleştirilmesi amacıyla haberleşme standartları belirlenmelidir.

İyi planlanmış bir acil durum haberleşme sistemi afet ve acil durum kaynaklı yapısal zararlara karşı dirençli olmalıdır. Afet ve acil durum zamanlarında telefon ile haberleşmenin yapılması amacıyla örgüte tahsis edilmiş hat kullanması gerekmektedir.

Kriz yöneticisi acil durum yönetim merkezi toplanana kadar tesis içi acil durum haberleşmesini sağlamalıdır. Acil durumların personele hızlı ve doğru bir şekilde bildirilmesi amacıyla alarm sistemleri kurulmalıdır. Alarm sistemleri kullandıkları sinyaller ile yaşanan acil durumun ne olduğunu kişilere aksettirebilmelidir.

Acil durum uyarısı alarm sistemiyle yapıldığında acil durum prosedürleri etkinleştirilmiş olmaktadır. İlk olarak yaşanan durumun belirlenmesi için kriz yöneticisinin olay mahallini incelemesi gerekmektedir. Ardından, olayın önemine göre olayın acil durum olarak bildirilmesinin gerekip gerekmediği üzerine karar verilmelidir.

Can Güvenliğinin Sağlanması

İnsanların sağlığını ve emniyetini korumak için yapılması gerekenler; tahliyenin planlanması, tahliye rotaları ve çıkışların tayin edilmesi, toplanma alanı ve sorumluluk alanlarının belirlenmesi, sığınakların planlanması ve düzenlenmesidir.

Tahliye; afet ve acil durumlarda insanların, hayvanların veya eşyaların tehlikeli bölgelerden dışarıya çıkarılması sürecidir. Tahliyenin ana amacı olası tehlikelerde yaşanacak hasarların miktarını azaltmaktır. Etkili bir acil durum tahliye planlaması yapılırken, tahliye gerektiren durumlar ve tahliyenin ne zaman ve nasıl yapılacağı tanımlanmalıdır. Ayrıca, tahliye kararlarını verecek kişilerin yetkilendirilmesi yapılmalıdır. Tahliye yollarını ve çıkışlarını da içeren tahliye prosedürleri detaylı bir şekilde belirlenmelidir. Yaşlılar, engelliler ve özel durumu olan kişiler için özel tahliye prosedürleri belirlenmelidir.

Planlama sürecinde, olası her bir acil durum ve afete özgü toplanma alanları belirlenmelidir. Kamuya veya örgüte ait alanların toplanma alanı olarak belirlenmesinde alanın ulaşılabilirliği, topografyası, bina yoğunluğu gibi etkenler göz önünde bulundurulmalıdır. Kişilerin toplanma alanına ulaşabilmesi için toplanma alanına yönlendiren levhalar yolun kritik noktalarında kullanılmalıdır. Afet ve acil durum zamanlarında can güvenliğinin sağlanması için iki seçenek mevcuttur.

Afet ve acil duruma göre tahliye yapılması veya yerinde koruma sağlanması kararı verilmektedir. Örneğin deprem gibi afetlerde tahliye yapılması can güvenliğini sağlarken kimyasal sızıntı gibi tahliyenin uygulanabilir olmadığı acil durumlarda tesis içindeki sığınaklar kullanılmaktadır.

Standart Operasyon Prosedürleri

Standart operasyon prosedürü, her olay için ayrı ayrı hazırlanmış kontrol listeleridir. Olayla ilgili herhangi bir acil durumda yapılacak olan işlemleri belirtir. Hangi olayda kimin ne yapacağını belirleyerek, personelin verilen işleri onaylanmış prosedürleri takip ederek yapmasını sağlar. Aynı zamanda personelin eğitimine de katkıda bulunur. Standart Operasyon Prosedürleri yazılı formda olmalı, kolayca erişilebilmeli ve afet/acil durum yardım planlarının eklerine konulmalıdır.

Toplumsal Yardımlaşma ve Katılım

Acil durum yardım hizmetlerinin planlanmasında, öncelikle ilçe veya il sınırları içindeki kurum ve kuruluşların güç ve kaynaklarının kullanımı esas alınır. Diğer taraftan, özellikle büyük afetler ve acil durumlarla mücadelede ihtiyaç duyulan kaynakların karşılanmasında yerel kuruluşlar, çevre yerleşimler ve komşu yerleşimlerden destek alınmasına ihtiyaç duyulabilmektedir. Toplumun genelini etkileyen afet ve acil durumlarda işletmelerin, sanayi kuruluşlarının, sivil toplum kuruluşlarının personel, ekipman, barınma, gıda, giyim, ulaşım gibi konularda yardımlarına ihtiyaç olabilmektedir. Bu süreçte, sivil toplum kuruluşlarının (STK), özel sektör kuruluşlarının, bölge halkının destek elemanı olarak rol alması sağlanmalıdır.

STK’lar sivil nitelikteki, kâr amacı gütmeyen, gönüllülük esasınca kamu yararına faaliyet gösteren kuruluşlardır. Ortaya çıkan olağanüstü durumlarda STK’ların aramakurtarma, insani yardım, ilk yardım ve tıbbi destek sağlama imkânları mevcuttur. Aynı zamanda, afet öncesi aşamada halkın bilinçlendirilmesi ve afetlere hazır hale getirilmesi konusunda yürütülecek eğitim ve bilgilendirme faaliyetlerinde görev alabilmektedir.

Özel sektör kuruluşlarının afet ve acil durumlarla mücadelede sağlayabileceği yardımlara örnek olarak uzman personel desteği, teknik yardım sunulması, donanım ve diğer malzemelerin temini, bazı maliyetlerin üstlenilmesi sayılabilir.

Bölge halk tarafından afet ve acil durum yönetiminin farklı aşamalarında yerine getirilebilecek faaliyetleri şu şekilde özetleyebiliriz:

• Zarar Azaltma Aşamasında; Yangın risklerine karşı duman detektörü takmak. Yaşanılan binanın zemin ve beton analizleri ile düzenli bakımlarını yaptırmak. Mobilya ve eşyaları sabitlemek, esnek olmayan yakıt, elektrik gibi tesisatları değiştirmek.
• Hazırlık Aşamasında; Mahallede afetlerle ilgili gruplara katılmak. Uygulama, tatbikat ve gerekli eğitimlere katılmak. Verilen ilk yardım ve hazırlık eğitimlerini almak.
• Müdahale Aşamasında: Gönüllü ihtiyacı için bölgede bulunan yerel ve merkezi yetkilileri aramak. Düzenleme, ayırma, dağıtma, depolama işlerinde görevler almak. Moloz kaldırma gibi temizlik faaliyetlerinde görevler almak.
• İyileştirme Aşamasında: Toplumsal temizlik projelerine katılmak. Tamir ve yeniden inşa faaliyetlerine katılmak.

İyileştirme ve Yeniden Yapılanma

Afet sonrası iyileştirme ve yeniden yapılanma süreci, insanların yaşam standartlarının ve yaşam kalitelerinin yeniden yapılanmasıdır.

İyileştirme ve yeniden yapılanma sürecinde öncelik ve en önemli hedef ekonomik iyileştirme ve afetzedelerin yaşam iyileştirmesinin sağlanması olmalıdır. Bunu sağlayabilmek için finansal kaynakların sağlanması, fiziksel ve psikolojik danışmanlık ve rehabilitasyon hizmetleri, konut temini, teşvikler, krediler ve vergi istisnaları gibi doğrudan müdahalelerin yanı sıra ekonomik iyileştirmenin oluşmasına yardımcı olacak altyapı yatırımları ve yeni iş alanlarının oluşabilmesi için teknik desteğin sağlanması gerekmektedir.

Yönetim ve Lojistik

Afet lojistiği, ihtiyaç halindeki kişilerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere mal, yardım ve ilgili bilginin başlangıç noktasından, ihtiyaç duyulan son noktaya kadar etkin bir şekilde akışının planlanması, uygulanması, yönetilmesi ve kontrol edilmesi sürecidir.

Yönetim, mevcut OKS çerçevesinde kaynağın en etkin şekilde kullanımı için görevlendirme ve yetkilendirme yapmaktır.

Kontrol ise yöneticilerin işlerin mevcut standartlara uygun yapılıp yapılmadığını ve müdahalenin performansını izlediği aşamadır. Kaynağın doğru yere, zamanında ulaştığı, görevini yaptığı, işlem tamamlandıktan sonra ilk çıkış yerine dönecek şekilde tasfiye edildiği etkin bir şekilde kontrol edilmelidir. Afet ve acil durumlarda yönetim ve lojistik destek sürecinde yerine getirilmesi gereken fonksiyonları şu şekilde özetleyebiliriz:

• Bölge için gerekli miktarda afet malzemesinin stoklanması ve periyodik bakımlarının yapılması,
• Bölge için ihtiyaç duyulan malzemenin tedarik edilmesi,
• Oluşabilecek acil ihtiyaçların temin edilebilmesi için tedarikçi firmaların tespit edilmesi ve bağlantı kurulması,
• Acil durum müdahalesinde, iyileştirmede gerekli olan ulaşım kaynaklarının temini ve kullanımının organize edilmesi,
• Olası bir afet durumunda araç yükleme planlarının, bölge yol haritasının ve yol bilgilerinin hazırlanması,
• Geçici olan iletişim desteğinin kurulması ve zorunlu olan iletişimin sağlanıp koordine edilmesi,
• Afet sonrası hayat kurtarıcı veya koruyucu eylemlerin desteklenmesi,
• Teknik danışmanlık, mühendislik hizmetleri, proje/inşaat yönetimi, kontrol işlevi, hızlı atık su ve katı atık tesislerinin onarımı ve emlak işlerinin desteklenmesi,
• Acil durum veya afet sonrası gerekli sağlık hizmetlerinin ve malzemelerin sağlanması,
• Afet sonrası gerekli olan gıda, içecek su ve buz miktarının belirlenmesi, temin edilmesi ve dağıtılması,
• Acil enerji ve yakıt bulunması ve dağıtımının yapılması, • Afet müdahalesinin sona erdirilmesinin ardından toplama-bakım ve onarım ekibinin oluşturulması.