Ünite 8: Acil Durumlar İçin Tatbikat, Senaryo ve Diğer Faaliyetler

Giriş

Acil durum tatbikatları, bireylerin acil durumlarda ortaya çıkabilecek sorunlar, acil durumlara müdahale biçimleri, eylem planları hakkındaki bilgisinin artmasını ve bu sayede gerçek olaylarla karşılaştıklarında daha doğru, daha kararlı ve daha hızlı cevap verme yeteneklerini geliştirmelerini sağlar.

Acil Durum Tatbikatları ve Tatbikat Türleri

Acil Durum Tatbikatları

Acil durumlarla baş etme ve acil durumları yönetme kapasitesini sınamak ve geliştirmek için önceden yapılandırılarak tasarlanan simülasyonlara tatbikat denilir. AFAD, tatbikatı, bir acil durum veya afet halinde yapılması planlanmış olan müdahale sürecinde yer alacak eylemlerin uygunluğunu, yeterliliğini ve güncelliğini mümkün olduğunca gerçeğe yakın koşullar altında ve bir senaryoya bağlı kalarak denemek amacıyla yapılan uygulama olarak tanımlamıştır.

Tatbikatlar aracılığıyla acil durum müdahale planları, prosedürleri, tesisleri veya bunların herhangi bir kombinasyonu test edilmiş veya değerlendirilmiş olur.

• Acil durum tatbikatlarının amaçlarını;
• Acil durum planlarındaki eksiklikleri belirlemek, Acil durum yönetimindeki rolleri ve sorumlulukları açıklığa kavuşturmak,
• Acil durum yönetim planlarını değerlendirmek,
• Katılımcılardan geribildirim alarak acil durum planının iyileştirilmesini sağlamak,
• Tatbikat sonuçları ve performans ölçütleri arasında karşılaştırma yaparak plan, prosedür ve bireyleri geliştirmek,
• Ekipler, organizasyonlar ve kuruluşlar arasındaki koordinasyonun gelişmesini sağlamak,
• Eğitimlerin güncelliğini, geçerliliğini ve yeterliliğini sınamak,
• Tehlikeler ve tehlikelerin potansiyel etkileri konusunda bilinci ve farkındalığı arttırmak,
• Mevcut kaynakların ve insan gücünün tahsisinin yeterliliğini değerlendirmek, olarak özetlemek mümkündür

Acil durum tatbikatlarının sahip olması gereken temel özellikler;

• Basitlik,
• Ölçülebilirlik,
• Yapılabilirlik,
• Gerçekçilik ve
• Hedef odaklılık olmak üzere beş maddede özetlenebilir (S:190, Şekil 8.1).

Bu özellikler hem tatbikatların uygulama sürecini hem de bireylerin kazandığı faydayı olumlu yönde etkilemesi bakımından önem taşımaktadır.

Günümüz ulusal ve yerel ölçekli acil durum tatbikatlarının yasal temellerini Afet ve Acil Durum Müdahale Hizmetleri Yönetmeliği’nden aldığı görülmektedir. AFAD mevzuatına göre tatbikatları yapmak ve yaptırmak Planlama ve Zarar Azaltma Dairesi Başkanlığının görevleri arasında yer almaktadır. Kurum, kuruluş ve tesislerde yapılan acil durum tatbikatları ise İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik ile düzenlenmiştir.

Acil Durum Tatbikat Türleri

• Tatbikatları temelde iki grupta toplamak mümkündür:
• Birinci grupta tartışma tabanlı tatbikatlar
• İkinci grupta ise operasyon/işlem tabanlı tatbikatlar bulunur.

Tartışma tabanlı tatbikatlar karmaşık tatbikat sürecinin yapı taşı olarak tanımlanır. Bu tür tatbikatlar basit olmakla birlikte kurumların ve personelin yeterliliklerini saptamak için değerli araçlardır. Tartışma temelli tatbikatlarda genellikle mevcut planlar, politikalar, kurumlar arası anlaşmalar ve prosedürler incelenerek stratejik konular üzerinde yoğunlaşılmaktadır.

Tartışmaya dayalı tatbikatlar çoğunlukla moderatörler veya sunum yapan kişiler tarafından yönetilir ve tatbikatın hedeflerine ulaşabilmesi için katılımcılar yönlendirilir. Tartışma tabanlı tatbikatlar arasında seminerler, çalıştaylar, masabaşı tatbikatları ve oyunlar yer almaktadır.

Operasyon/işlem tabanlı tatbikatlar, acil durumlara karşı fiili ve gerçekçi tepki ile karakterize edildiğinden tatbikat döngüsünün daha ileri bir seviyesini temsil eder. Bu gruptaki tatbikatlar tartışma tabanlı tatbikatlarla geliştirilip kesinleştirilen planları, politikaları, anlaşmaları ve prosedürleri doğrulamak için kullanılır. Rollerin ve sorumlulukların netleştirilmesini, plan ve prosedürlerin uygulanması sırasında ortaya çıkan boşlukların belirlenmesini sağlar ve bireysel performans ile takım performansını geliştirebilirler. Operasyon/işlem tabanlı tatbikatlar arasında alıştırmalar, işlevsel tatbikatlar ve tam kapsamlı tatbikatlar bulunur.

Tartışma Tabanlı Tatbikatlar

Seminer ve Çalıştaylar: Seminer ve çalıştaylar tatbikat türleri arasında en basit, stres seviyesi düşük ancak en temel olanıdır. Seminer ve çalıştayların amacı ekip üyelerinin veya liderlerinin acil durum planı, süreci, görev ve sorumlulukları ile kullanılacak ekipman hakkında bilgi edinmesini sağlamaktır. Seminer ve çalıştaylar ekibin motivasyonunun yükseltilmesi ve ekip bilincinin arttırılması amacına da hizmet eder.

Seminer ve çalıştay arasındaki en önemli fark seminer bilgi vermeye yönelikken çalıştay sonucunda bir ürün elde etme gayesinin bulunmasıdır. Bu ürün yeni bir fikir, süreçlere ya da prosedürlere ilişkin bir öneri olabilir. Masabaşı Tatbikatlar: Kilit personelin acil duruma ilişkin senaryoları resmi olmayan bir ortamda tartışmasıdır. Bu tür tatbikatların amacı, acil durum ortaya çıkmadan önce planları, politikaları ve prosedürleri değerlendirmek veya önceden tanımlanan bir olayın önlenmesi, olay gerçekleşirse tepki gösterilmesi ve üstesinden gelinmesi için gerekli sistemlerin acil durum eylem planı çerçevesinde değerlendirmesini yapmaktır.

Masabaşı tatbikatlarda katılımcılar, fiili veya simüle edilmiş acil durum koşulları altında hızlı ve spontan karar vermeye zorlanmak yerine konuları derinlemesine düşünerek ve tartışarak karar vermeye teşvik edilir.

Masabaşı tatbikatın faydalı ve başarılı olması katılımcıların enerjik katılımına ve mevcut politika, prosedür ve planları derinlemesine irdelemesine bağlıdır.

Masabaşı tatbikata katılan müdahale ekibi üyeleri hem kendi sorumluluklarını gerilimsiz ve zaman kısıtı olmayan bir ortamda tekrarlama, pekiştirme ve tartışma olanağı bulur hem de diğer ekip üyelerinin sorumluluklarını öğrenmiş olur.

Operasyon/İşlem Tabanlı Tatbikatlar

İşlevsel Tatbikatlar: İşlevsel tatbikatlar acil durum müdahale ekibinin eylem planları doğrultusunda simüle edilmiş bir ortamda görevlerini yerine getirerek planları doğrulamalarını ve hazır bulunuşluklarını arttırmalarını sağlayan tatbikatlardır.

İşlevsel tatbikatlar bir ekibin senaryo ile belirlenen bir olaya yanıt verme yeteneğini test eden, tamamen simüle edilmiş ve etkileşimli bir tatbikattır. İşlevsel tatbikatlar acil durum ekibine stresli, zaman kısıtı olan bir çevrede hızlı ve etkili yanıtlar gerektiren gerçek problemler sunarak uygulamalı bir ortamda gerçek işlemleri simüle eder. Bunun için mümkün olduğunca gerçekçi bir ortam yaratılır; telsiz, telefon, harita gibi araçlar kullanılır.

İşlevsel tatbikatta acil duruma özgü bir ya da birden fazla işlev denenir ve değerlendirilir. Bu işlevler uyarı, iletişim, ilk yardım, tahliye, emniyet, arama-kurtarma, lojistik, kaynak yönetimi gibi konularda olabilir. İşlevsel tatbikatın uygulamasından önce amaç ve hedefler doğrultusunda senaryoyu hazırlayan ve süreci tanımlayan bir tasarım ekibi de bulunmaktadır. İşlevsel tatbikatta haber videoları, radyo yayınları, gazete makaleleri ile medya da sürece dâhil olabilir.

Tam Kapsamlı Tatbikatlar: En karmaşık ve gerçeğe en yakın tatbikat türüdür. Tam kapsamlı tatbikatlar gerçek zamanlı olarak yürütülür ve gerçek olaylara ve süreçlere oldukça yakın, çok stresli, zaman kısıtı olan bir ortam yaratır. Tam kapsamlı tatbikatlar acil durumlara hazırlıklı olmanın birçok yönünü sınayan, çok aktörlü ve çok örgütlü tatbikatlardır. Tartışma tabanlı tatbikatlar veya tam kapsamlı tatbikata göre daha basit operasyon/işlem tabanlı tatbikatlar sonucunda geliştirilen planları, politikaları, prosedürleri ve anlaşmaları uygulamaya, bunları analiz ederek zayıf yönlerini tespit etmeye odaklanır.

Tam kapsamlı tatbikatlar genellikle kamu kurumları tarafından yapılır ve yürütülürler. Çoğu zaman gerçek acil durum yönetim merkezleri de aktif olarak sürece dâhil edilir ve tatbikatlar sahada gerçekleştirilir (S:193, Şekil 8.4). Tam kapsamlı tatbikatlar da tıpkı işlevsel tatbikatlarda olduğu gibi simülasyon takımı, değerlendiriciler ve daha büyük bir tasarım ekibinden oluşan fazla sayıda katılımcıyı içerir. Ayrıca, daha karmaşık mesajların ve medyanın (haber videoları, radyo yayınları vb. gibi) organizasyonunu da kapsar.

Acil Durum Tatbikatlarının Paydaşları

Acil durum tatbikatlarında başta ilgili kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere, sivil toplum örgütleri, özel sektör, üniversiteler ve araştırma merkezleri, medya ve vatandaşlar acil durum eylem planlarında daha önceden tanımlanmış rol ve sorumlulukları çerçevesinde görev almaktadır. Ancak acil durum tatbikatlarında yer alacak paydaşlar;

• Tatbikatın türü,
• Tatbikatın yapılacağı düzey,
• Tatbikatın amacı ve kapsamı,
• Afetin türü gibi faktörlere göre farklılık göstermektedir.

Bu faktörlerden tatbikat türü ve düzeyi en önemli belirleyicilerdir.

Yerel düzeyde yapılan bir afet ve acil durum tatbikatında haberin duyurulması, etki analizi, güvenlik, sağlık, nakliye, ulaşım, arama-kurtarma, tahliye, haberleşme, yangınlar ve ikincil afetler ve tehlikeli maddelerle ilgili dekontaminasyon gibi hizmetleri verecek paydaşların katılımı beklenmektedir. Bu bağlamda mülki idari amir koordinasyonunda, il afet ve acil durum müdürlükleri, itfaiye teşkilatı, askeri makamlar, il sağlık müdürlükleri bünyesindeki 112 Acil sağlık hizmetleri birimi, kamu ve özel kuruluşlara ait kurtarma ve yardım ekipleri, Kızılay, sivil toplum örgütleri ve vatandaşlar tatbikat sürecinde yer alabilecek aktörlerdir (S:196, Şekil 8.5).

Tesis ya da işyeri düzeyine inildiğinde tatbikatlarda, ihtiyaç duyulan hizmetler değişmeyecektir. Ancak afet türüne göre bu hizmetlerin karşılanacağı ekip üyeleri değişiklik gösterebilecektir. Ancak ister ulusal düzeyde ister işyeri düzeyinde olsun bir tatbikatta bir planlama ekibi ve tatbikatı yönetecek bir lider, onun altında güvenliği, bilgi akışını ve iletişimi sağlayacak sorumlular, operasyon ekibi, planlama, lojistik ve finans sorumluları yer almalıdır

Acil Durum Tatbikatlarını Oluşturan Temel Süreçler

Acil durum tatbikatlarını oluşturan temel bileşenler üç ana başlık altında sıralanabilir:

1. Tatbikat Öncesi Süreç

a. Tatbikat tasarımı öncesi olanak ve kısıtlılıkların belirlenmesi,

b. Tatbikat tasarımının yapılması.

2. Tatbikat Süreci

a. Tatbikatın gerçekleştirilmesi.

3. Tatbikat Sonrası Süreç

a. Tatbikat sonucu değerlendirmelerin yapılması ve raporlamanın gerçekleştirilmesi,

b. Değerlendirme ve raporlama sonucu elde edilen çıktılara göre acil durum planlarının geliştirilmesi.

Tatbikat Öncesi Süreç

Tatbikatın başarıyla gerçekleştirilmesi amacıyla geliştirilecek olan tatbikat tasarımının ve bu tasarımı şekillendiren olanak ve kısıtlılıkların belirlendiği süreci oluşturmaktadır. Tatbikatın başarıyla gerçekleştirilmesi; tatbikat ortamındaki olanakların iyi değerlendirilmesi ve kısıtlılıkların farkında olunmasıyla mümkündür. Olanak ve kısıtlılıklar, tatbikat tasarımını şekillendiren en önemli elemanlardır. Tatbikat tasarımı öncesi;

1. Tatbikat planlama ekibi ve yöneticisinin belirlenmesi,
2. Önceden planlanmış toplantılarda; gerçekleştirilecek tatbikatın temel yapı taşlarının tanımlanmasıyla, olanak ve kısıtlılıkların belirlenmesi önemlidir.

Bu iki temel adım tamamlandıktan sonra; oluşturulan proje ekibi tarafından tatbikat tasarımının yapılması sürecine girilir. Tatbikat tasarımının aşamaları kısaca şöyle açıklanabilir:

1. Hedeflerin tanımlanması: Hedefler, amaca yönelik tanımlanmalı ve hedeflerin tanımlanması sürecinde gerçekçi olunmalıdır. Çok fazla sayıda hedef tanımlanmamalıdır.
2. Senaryonun tanımlanması: Tatbikatlar, tanımlanan senaryolar kapsamında gerçekleştirilirler. Bu nedenle senaryonun iyi tanımlanması, tatbikatın amacına ulaşması için önemlidir. Hangi acil durum türüne göre senaryo oluşturulacağı belirlendikten sonra, senaryonun kapsamının belirlenmesi sürecine gidilmelidir. Burada kapsam, coğrafi sınırları ifade etmektedir.
3. Ana görevlerin ve lojistiğin nasıl gerçekleştirileceğinin tanımlanması: Belirlenen hedef ve senaryolar kapsamında; hangi kişi veya kişiler tarafından ve nasıl ana görevlerin ve lojistiğin gerçekleştirileceği, açıkça tanımlanmalıdır.
4. Tatbikat sırasının planlanması: Acil durum uyarısı verildiği andan itibaren tatbikat başlamaktadır. Tatbikat sırasında, nerelerde ve kimlerin hangi rolleri üstlenecekleri titizlikle planlanmalıdır.
5. Tatbikat sonrası değerlendirmenin yapılmasına ilişkin değerlendirme yöntem ve ölçütlerine karar verilmesi: Tatbikatın amacı, ana amaç doğrultusunda şekillenen hedeflere ulaşmak olduğundan; bu hedefler doğrultusunda

Tatbikat Süreci

Tatbikat sürecinin başarıyla gerçekleşmesi, olası bir acil durum durumunda ortaya çıkabilecek riskleri azaltmada oldukça önemlidir. Tatbikat gerçekleştirilmeden önce, tatbikatın gerçekleştirileceği alanda bazı hazırlıkların yapılması gerekmektedir. Bunlar kısaca şöyle sıralanabilir:

• İlk olarak, planlama ekibinin tatbikatın yapılacağı gün, tatbikatın yapılacağı yerde ve tatbikattan önce hazır bulunup, ilgili hazırlıkları yapması gerekmektedir.
• İkinci olarak, bir kontrol ekibinin tatbikatın gerçekleştirileceği yerde veya bu yere yakın bir konumda bulunması gerekmektedir.
• Üçüncü ve en önemli hazırlıklardan biri ise; tatbikat sağlığı ve güvenliğine ilişkin hazırlıklar oluşturmaktadır.
• Tatbikata geçmeden önceki dördüncü önemli nokta ise tatbikata katılacak kişilerin tanımlanması ve bu kişilerin birbirlerini kolayca tanıyabilmesinin sağlanmasıdır.
• Beşinci nokta, halkın bilgilendirilmesini içermektedir.

Bunların yanı sıra, tatbikat sırasında, tatbikatın sona erdirilmesi gereken durumlar oluşabilir. Bunun için de tatbikat planlama ekibi tarafından görevlendirilen kişi daha önceden belirlenen ve herkese duyurulan bir kod sözcüğü tatbikattakilere duyurarak, tatbikatı sonlandırabilir.

Diğer bir önemli nokta ise, gerçekleştirilecek kısa toplantılarla; tatbikat hakkında gerekli bilgilendirmeler, bir tartışma ortamında, tatbikata katılacaklara ve katılmayacaklara aktarılabilir. Bu toplantılar sırasında, farklı iletişim araçlarından yararlanılabilir. Tatbikatın hemen sonrasında; sıcağı sıcağına kısa bir toplantının, bir tartışma ortamı içerisinde gerçekleştirilmesi; tatbikat sonuçlarının doğru değerlendirilmesi açısından oldukça önemlidir.

Tatbikat Sonrası Süreç

Tatbikat sonrası süreç, tatbikatın en önemli aşamalarındandır. Çünkü tespit edilen eksiklik ve olumsuzluklar giderilerek, olası bir acil durumun yaşanması sırasında oluşabilecek riskler en aza indirgenmiş olacaktır.

Tatbikat sonrası değerlendirmelerle; tatbikat öncesi ve sırasında, tatbikatın işleyişinin nasıl geçtiğinin ve tatbikata katılanların tatbikat işleyişine katkılarının gözden geçirilmesi söz konusudur. Tatbikat öncesinde belirlenen ana amaç ve bu amaca yönelik hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının en önemli göstergesi, tatbikat sonucu değerlendirmelerle elde edilmektedir. Raporlama, olumsuzlukların önüne geçilmesini sağlaması yanında, kamuoyunun ilgili tatbikat hakkında bilgilendirilmesi açısından da oldukça önemlidir.

Tatbikat sonrası değerlendirme ve raporlamanın yapılmasından sonra, elde edilen çıktılara göre olası bir acil durumun meydana gelmesi durumunda alınacak tedbirler ve eylemlerin yer aldığı bir acil durum planının geliştirilmesi, acil durum sırasında sistematik bir biçimde hareket edilmesini ve böylelikle de risklerin azaltılmasını sağlayacaktır.

Acil Durum Tatbikatı Sonrası Değerlendirme

Tatbikat sürecinin en önemli aşamasını oluşturur. Çünkü yapılan değerlendirme sonucunda ortaya çıkan çıktılar, ilgili acil durum planlarının yenilenmesi veya geliştirilmesi açısından önemlidir. Acil durum tatbikat sonrası yapılan değerlendirmeyle, tatbikat sürecinin başından sonuna kadar işleyişi ayrıntılı bir şekilde analiz edilebilecek ve planlama ekibiyle, planlama ekibi tarafından görevlendirilmiş kişilerin süreç içerisindeki performansları, zayıf ve güçlü yönleriyle ortaya koyulabilecektir.

Acil durum tatbikat sonrası değerlendirmesi; tatbikat öncesinin, sırasının ve sonrasının dikkatle ele alınmasıyla etkin bir şekilde yerine getirilebilir. Acil durum tatbikat sonrası değerlendirme, başından sonuna kadar bir tatbikat sürecinin çıktılarının alındığı en önemli süreç olarak kabul edilebilir. Çünkü tatbikat yapmaktaki asıl amaç; herhangi bir acil durumun meydana gelmesi halinde, en etkin şekilde hareket edilerek, oluşabilecek zararların önüne geçmektir. Tatbikatın düşünce olarak asıl amacı; özellikle zayıf yönlerin tespit edilerek, bunların güçlü yönlere çevrilmesidir ki böylelikle oluşabilecek riskler en aza indirgenebilecektir. Acil durum tatbikat sonrası yapılacak değerlendirme, bir ekip tarafından ele alınmalıdır. Acil durum tatbikat sonrası değerlendirme sürecinin en etkin şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Değerlendirme süreci ortaya çıkan sonuçlar, gerçek bir acil durumun meydan gelmesi durumunda karşılaşılabilecek kayıpların en aza indirgenmesini sağlayacaktır. Bu nedenle, çıktıların kamuoyuyla paylaşılması ve olabildiğince çok kişiye ulaşması son derece önemlidir.

Tatbikatın hemen sonrası değerlendirme ekibi tarafından gerçekleştirilen toplantı veya toplantılar, tatbikat dışındaki kişilere ulaşabilmek ve yaratıcı bir tartışma ortamının yaratılabilmesi açısından oldukça önemlidir. Bunların yanı sıra, çeşitli medya araçlarının (afişler, broşürler, rehberler vb.) kullanımı ise; sonuçların daha çok insana ulaşmasını sağlayacaktır.

Acil Durum Senaryoları

Senaryo, acil durum tatbikatının en temel bileşenini oluşturmakta ve senaryo; kurgulanmış acil veya afet durumu sürecindeki birbirini izleyen aşamaları meydana getirmektedir. Senaryo, bir olayı, acil durumu veya krizi betimleyen, kurgusal olaylar zinciri olarak tanımlanabilir. Senaryolar, tatbikatları yönlendiren en önemli öğelerdir. Senaryo; afet odaklı, gerçekçi, akla yatkın ve biraz da zorlayıcı olmalıdır.

Senaryonun kurgulanması sürecinde ilk olarak senaryonun türü belirlenmelidir (S:203, Şekil 8.6). Sonraki aşamada ise; senaryonun nerede gerçekleştirileceğine karar verilmelidir. Her senaryonun kendine özgü güçlü ve zayıf yönleri bulunmaktadır. Bu güçlü ve zayıf yönler; acil durumdan korunma, risk azaltma, hazırlıklı olma, acil duruma tepki verme ve iyileşme süreçlerine ilişkin, ilgili tatbikattan çıktıların elde edilmesi sürecini yönlendirmektedir. Tatbikatı planlayan planlama ekibi, sonucunda etkin sonuçların alınabileceği senaryo kurguları üretmelidir. Senaryo, tatbikatın asıl amacına ve bu amaca ilişkin hedeflere yönelik kurgulanmalıdır. Senaryonun kurgulanması aşamasında dikkate alınması gereken bir diğer özellik ise, ilgili senaryoya ilişkin acil durum tatbikatının gerçekleştirileceği zamanın belirlenmesidir.

Tatbikatlarla İlişkili Diğer Faaliyetler

Acil durum tatbikatı sonrası, planlama ekibi tarafından basın işleri için görevlendirilmiş kişi veya kişiler, yazılı bir not hazırlamalıdır. Tipik bir bilgilendirme notunda, tatbikatın asıl amacı, bu amaca yönelik tanımlanmış hedefler, tatbikat sonucu beklenen olası çıktılar, tatbikatın kapsamı, süresi, gerçekleştirildiği yer, katılımcılar vb. yer almalıdır. Sosyal medya araçları ve görsel medya araçları da, kamuoyu bilgilendirilmesi için kullanılabilir. Son yıllarda, sosyal medya araçları, kamuoyu arasında oldukça popüler bir hale geldiğinden diğer medya araçlarına göre, halkın bilgilendirilmesinde, daha etkili olacaktır. Acil durum tatbikat sürecinin ve çıktılarının, tatbikat sonucu alınan derslerle birlikte kamuoyuna aktarılması; en az tatbikatın kendisi kadar önemlidir. Çünkü tatbikatın asıl amacı, eksikliklerin ve zayıf yönlerin tespit edilerek bunların giderilmesidir.