Ünite 5: Hastane Afet ve Acil Durum Planı (HAP)

Giriş

Afet yönetimi bakımından hastaneler can kaybının önlenmesi başta olmak üzere topluma sağladıkları hizmet, destek ve katkıyla başka kurumlarla karşılaştırılamayacak derecede önemli bir yere ve role sahiptir. 2014 yılında T.C. Sağlık Bakanlığı Acil Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü Afet ve Acil Durum Yönetimi Daire Başkanlığının koordinasyonuyla sağlık sektörü ve afet yönetimi alanındaki bilgi, deneyim ve uygulamaları bir araya getiren, katılımlı bir ekip çalışması başlatılmış; bu çalışma sonucunda ulusal kılavuz özelliği taşıyan Hastane Afet ve Acil Durum Planı (HAP) Hazırlama Kılavuzu hazırlanmış ve uygulamaya girmiştir.

Hastane Afet ve Acil Durum Planı (HAP)

Hastane Afet ve Acil Durum Planı (HAP), mevzuattaki tanımla;“ülke genelindeki tüm hastanelerin, afetlere ilişkin önlem almalarını, yurt içinde meydana gelen afet ve acil durumlarda sunulacak sağlık hizmetleri konusunda gerekli hazırlıkları önceden yapmalarını ve ilk 72 saat boyunca hastane dışından hiçbir yardım almaksızın kendi kendine yeterli olmalarını sağlamak” üzere yapılan planlama ve hazırlık çalışmasıdır (Hastane Afet ve Acil Durum Planları (HAP) Uygulama Yönetmeliği, Resmi Gazete 20.3.2015/29301).

HAP amacı ve çerçevesi: Hastane Afet ve Acil Durum Planı (HAP) ile amaçlanan; hastanelerin yapı, donanım ve fonksiyon vd. yatırım ve faaliyetleri dikkate alınarak afet ve acil durum risklerinin önlenmesi ve azaltılması, afet ve acil durumlara karşı hazırlıklı olmasıdır. HAP Hazırlama Kılavuzu’nda bu amaç doğrultusundaki temel hedefler şöyle sıralanmaktadır:

• Afet risk azaltma
• Afete hazırlık
• Afete müdahale
• Genel sağlık müdahalesine ve halk sağlığını korumaya yönelik temel çalışmalara katkıda bulunmak.

HAP yaklaşımı hastanelerde afet ve acil durum yönetimini geliştirmek, hastanelerin fiziksel ve fonksiyonel (işlevsel) olarak afete hazırlıklı ve dayanıklı olmasını sağlamak üzere, çerçeve olarak şu temel başlıklara dikkat çekmektedir:

• Afet ve acil durum yönetiminin hastanenin olağan işleyiş ve faaliyetleriyle olabildiğince bütünleştirilmesi, tüm çalışanların bilgilendirilmesi ve süreçlere aktif katılımının sağlanması,
• Afet tehlikeleri ve afet risklerinin tanımlanmasında, hastanenin kurulu bulunduğu ve hizmet vermekle yükümlü olduğu yerleşim, nüfus, bölge ile bir bütün olarak ele alınması,
• Hastane afet risk değerlendirmesinin düzenli olarak yapılması, yapısal, yapısal olmayan ve fonksiyon engelleyici mevcut risklerin azaltılmasına, yeni risklerin önlenmesine dönük önlemlerin belirlenmesi ve uygulanması,
• Afetin olası etki, kayıp ve zararlarını azaltmak üzere zamanında, hızlı ve etkili müdahale için yeterli hazırlık yapılması; müdahale planlarının afet türünü, ortamın ihtiyaç ve özelliklerini dikkate alması,
• Afet sonrası iyileştirme amaçlı geçici süreli (ön iyileştirme) ve sürekli (kalıcı) önlem ve uygulamaların önceden planlanması.

Hukuki dayanak: T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından 20. 06. 2012 Tarihli ve 6331Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında hazırlanan İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği (Resmi Gazete 29.12.2012/28512) ve İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik (R.G. 18.06.2013/28681) ülkemizde, hastaneler dahil, işyerlerinin afet ve acil durumlara hazırlanması konusunda önemli adımlar olarak değerlendirilmiştir.

HAP Kurumsal Çerçevesi

Afet ve acil durumlarda bir ildeki hastanelerin ayakta ve çalışabilir, hatta kapasitesini artırabilir olması söz konusu il düzeyinde sağlık afet yönetiminin başarılı yürütülmesinin en önemli göstergelerinden biridir. Dolayısıyla il düzeyi sağlık afet ve acil durum planlamasının işlevli, gerçekçi, uygulanabilir şekilde hazırlanması ve uygulanabilmesi bakımından il kapsamındaki hastanelerin HAP hazırlıkları belirleyici bir öneme sahiptir.

HAP kapsamı ve işleyiş: Hastane Afet ve Acil Durum Planları (HAP) Uygulama Yönetmeliği (R.G. 20.3.2015/29301) uyarınca ve idari işleyiş çerçevesinde HAP hazırlık ve uygulamasına dönük başlıca görevlendirme, yetkilendirme, düzenlemeler ve yükümlülükler (mükellefiyetler) şu şekilde özetlenebilir:

• Sağlık Bakanlığı ve bağlı kuruluşlarına, üniversitelere, özel hukuk tüzel kişilerine ve gerçek kişilere ait yataklı tedavi hizmeti sunan tüm hastaneler Bakanlık tarafından belirlenen HAP hazırlamakla görevlidir.
• HAP Uygulama Yönetmeliği’nde yataklı tedavi hizmeti sunmayan sağlık tesisleri kapsam dışı bırakılmıştır ve yataklı tedavi hizmeti sunmayan sağlık tesisleri Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığınca yayınlanan İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik (R.G. 18.06.2013/ 28681) kapsamında acil durum planları hazırlamakla yükümlüdür. Yataklı tedavi hizmeti sunmayan sağlık tesislerinin acil durum planlarını hazırlarken HAP Hazırlama Kılavuzu’nun ilgili bölümlerinden (afet risk azaltma, afete müdahaleye hazırlık, müdahale aşamaları, Olay Yönetim Sistemi, Olaya Özel Planlar ve diğer ilgili bölümlerinden) yararlanmaları tavsiye edilmektedir.
• HAP hazırlanırken hastanenin tüm faaliyetleri ve kurulu bulunduğu yerleşimin/ilin fiziksel ve nüfus özellikleri, sağlık hizmetleriyle ilgili talep ve karşılama kapasitesi, karşı karşıya olduğu afet risklerinin ve afete müdahaleye hazırlık ihtiyaçlarının göz önüne alınması; İl Sağlık yöneticileri başta olmak üzere sağlık sektörünün diğer paydaşları ile koordine (eşgüdümlü) bir şekilde çalışılması esastır.
• Hastane Afet ve Acil Durum Planı, HAP Hazırlama Komisyonu tarafından hazırlanır. Komisyon, hastanenin en yetkili kişisi (hastane yöneticisi veya başhekimi) başkanlığında (HAP Başkanı), HAP Uygulama Yönetmeliği’nde belirtilen personelin görevlendirilmesiyle oluşturulur; görevlendirme, personele tebliğ ve tebellüğ (resmi bildirim yapma/bildirimi alma) edilir.
• HAP’ın hazırlanması, güncellenmesi, uygulanması süreçlerinde HAP Başkanı’na bağlı olarak çalışacak, yardımcı olacak, sekreterya ve temas noktası görevini üstlenecek birim oluşturulur. HAP ofisi/birimi/temsilciliği çalışmalarını kalite denetim ofis/birim/temsilciliği ile işbirliği içerisinde yürütür. Hastanelerin personel işleriyle ilgili birimleri her türlü personel değişikliğini hastanenin HAP Ofisi/birimi/ temsilciliğine bildirmek zorundadır.
• HAP ve HAP çerçevesinde ilgili yıl içerisinde gerçekleştirilmesi planlanan yapısal ve yapısal olmayan iyileştirme, güncelleme, eğitim ve tatbikatları kapsayan yıllık HAP eylem planı, hastanede HAP Başkanı tarafından onaylandıktan sonra, Yönetmelik uyarınca hastanenin bağlı bulunduğu ve HAP ve yıllık HAP eylem planının incelenmesinden sorumlu kuruma/ makama gönderilir. HAP incelemesinden sorumlu makam, inceleme sonucunda uygun gördüğü planları onaylanmak üzere her yıl 1 Şubat tarihine kadar İl Sağlık Müdürlüğüne gönderir.
• HAP’ın Bakanlık tarafından belirlenen standart denetleme formuna uygunluğu İl Sağlık Müdürlüğünde afetlerde sağlık hizmetlerini yürütmekle görevli şube (ya da ilgili birim) tarafından kontrol edilir, uygunluğu halinde İl Sağlık Müdürü tarafından onaylanır. Onaylanan HAP ve yıllık HAP eylem planı, hastane ölçeğine göre hastanede bulunan HAP ofisi/birimi/temsilciliğinde dijital ortamda ve basılı olarak bulundurulur, Acil Servis ve hastanenin ilgili diğer birimleri ile paylaşılır (iç paylaşım).
• Planlama hazırlıklarına yol gösterici HAP eğitimleri esas olarak Eğitici Eğitimi ve Uygulayıcı Eğitimi olarak düzenlenir. HAP Eğitici Eğitimleri merkezi olarak, illerden belirli ölçütlere göre seçilen sağlık temsilcilerinin katılımıyla düzenlenir. HAP Eğitici Eğitimleri Sağlık Bakanlığı Acil Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından verilir ve eğitimde Genel Müdürlük tarafından hazırlanan standart eğitim içeriği kullanılır.
• HAP eğiticileri bulundukları illerde; hastanelerde plan hazırlığının HAP Hazırlama Komisyonları tarafından yapılması, güncellenmesi ve incelenmesinde görev alacak uygulayıcı personelin eğitim ihtiyacının belirlenmesi, il düzeyinde HAP Uygulayıcı Eğitimi içeriğinin ve eğitici ekibin oluşturulması konularında Bakanlık Acil Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü ile koordinasyonu sağlar. Eğitim programları dışında hastanelerden HAP Hazırlama Kılavuzu çerçevesinde gelebilecek soru ve açıklama isteklerini karşılamakla görevlidir.
• HAP Uygulayıcı Eğitimleri yerel olarak, İl Sağlık Müdürlüğü’nün afetlerde sağlık hizmetlerini yürütmekle görevli şubesi/birimi tarafından düzenlenir. Eğitimde Bakanlık Acil Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan standart eğitim içeriği esas alınır. HAP Uygulayıcı Eğitimlerine ildeki hastanelerin HAP Hazırlama Komisyonu üyeleri ve incelemeden sorumlu kişiler ile hastanelerin ek olarak belirlediği kişiler katılabilir.
• HAP’ın uygulanabilirliği yılda en az bir kez masa başı tatbikatı, bir kez de saha tatbikatı ile gözden geçirilir. Tatbikatlarda her yıl farklı bir senaryo uygulanır. İlk tatbikatlarda basit ve tek konu içeren senaryo uygulanması, daha sonra karmaşık ve birden çok konu içeren karmaşık senaryolarla devam edilmesi öngörülmektedir. Her tatbikat önceden belirlenen kurallara uygun olarak rapor ile kayıt altına alınır.

Paydaşlar ve toplumla ilişkiler: HAP Hazırlama Kılavuzu’nda hastanenin afet ve acil durum planlamasının hastane dışındaki paydaşlar ve toplum ile ilişkilendirilmesi konusunda başlıca şu bilgiler yer almaktadır: HAP hazırlanırken afet ve acil durumlarda sağlık hizmeti sunmaya devam edebilmesi ve hastane kapasitesinin desteklenmesi bakımından diğer hastane ve kurumlarla işbirliği dikkate alınır. Diğer hastanelerle işbirliği konusunda planlama yapılırken önce faaliyete geçirilmesi gereken işbirliği mekanizmalarının neler olduğuna karar verilir. Kapasitenin etkin kullanımını sağlamak üzere, diğer hastaneler ile işbirliği planlamasının il düzeyinde düşünülmesi, değerlendirilmesi esastır. Hastanenin afet ve acil durumlarda sağlık hizmetini sürdürebilmesi için hastaneler dışında ildeki hangi kurumlar ile hangi konularda işbirliği yapabileceğinin plan dahilinde önceden belirlenmesi gerekmektedir.

• HAP ve yıllık HAP eylem planı onaylandıktan sonra ilgili bilgilerin işbirliği yapılan/ yapılması planlanan kurum ve kuruluşlarla paylaşılması (dış paylaşım) hastanede afet risk azaltma ve acil durumda doğru ve etkili müdahale bakımından özellikle önemlidir.
• Toplumun hastane tarafından HAP konusunda bilgilendirilmesi önemlidir. Toplumun yerleşimdeki hastanenin afet ve acil durum planlarından, hazırlıklarından haberli olması acil durumlarda söz konusu hazırlıklara uygun davranmasına yardımcı, dolayısıyla hastanenin faaliyetlerini, acil sağlık hizmeti sunumunu kolaylaştırıcı olabilecektir. Hastanenin hizmet verdiği yerleşimde yaşayanlar afet güvenliği bakımından hastane tarafından yapılan işler konusunda genel olarak ve planın kendilerini doğrudan ilgilendiren bölümleri itibarıyla bilgilendirilebilir.

HAP çerçevesinde topluma dönük düzenli bilgilendirmenin nasıl yapılacağı, kim tarafından yapılacağı, zamanı, süresi ve hangi konuların paylaşılacağı planda mutlaka belirtilmelidir. Bilgilendirme için mevsim özelliklerine göre afetlere dönüşebilecek doğa kaynaklı tehlikeler ile 17 Ağustos, 12 Kasım gibi bölge ve iller için afet farkındalığı bakımından anlamlı tarihler özellikle dikkate alınmalıdır.

HAP Yaklaşımı ve İçerik

HAP Hazırlama Kılavuzu’nda öngörülen Hastane Afet ve Acil Durum Planı yaklaşımı hastanenin ve kurulu bulunduğu yerleşimin öncelikle fiziksel, sosyal ve sağlık hizmeti bakımından özelliklerini, tüm afet tehlike ve risklerini, küçük büyük her ölçekteki afeti, afet yönetiminin afet öncesi, sırası ve sonrası tüm aşama ve süreçlerini, hastanenin tüm birimlerini, çalışanlarını ve kurum dışı işbirliklerini dikkate alan kapsayıcı bir nitelik, bir çatı plan özelliği taşımaktadır.

HAP temel yaklaşımı: HAP Hazırlama Kılavuzu’nda ayrıntılı biçimde belirtildiği üzere, sağlık sisteminin en önemli unsurlarından olan hastaneler herhangi bir işyeri değildir. Sağlık kurumlarında olağan işleyiş sırasında ve mesleki bakımdan gerçekleşebilecek riskleri değerlendirme, önleme ve güncelleme uygulamaları mevzuatla belirlenmiştir, olağan faaliyet ve hizmet standartları kapsamındadır ve tüm sağlık sektörü çalışanlarını ilgilendirmektedir. Hastanenin olağan işleyişinde karşılaşılabilecek mesleki ve diğer risklerin yönetiminin yanı sıra afet risklerinin yönetimi de her aşamada temel bir yaklaşım olmalıdır, çünkü hastanede afet risklerinin azaltılması ve afete hazırlık başka hiçbir kurumla karşılaştırılmayacak kadar önemlidir.

Hastanelerde, afet ve acil durum güvenliği bakımından temel hedefler öncelik sırasıyla şu şekilde belirtilebilir:

• Hayatın korunması: Çalışanların, hastaların ve ziyaretçilerin can güvenliğini korumak.
• Yatırımın korunması: Yapı, tesis, donanım, ekipman ve malzemenin zarar görmesini önlemek, dolayısıyla ekonomik kayıpların ve faaliyette aksamaların önüne geçmek.
• Fonksiyonun (işlevin) ve işleyişin korunması: Sağlık hizmet ve faaliyetlerinin her durumda kesintisiz sürdürülebilmesini sağlamak.

HAP içerik başlıkları: HAP Hazırlama Kılavuzu üç Ana Bölüm ve Ekler kısmından oluşmaktadır. Kılavuzda yer alan çerçeve (ana başlık ve alt başlıkları) HAP hazırlığında göz önünde bulundurulmalıdır. HAP Hazırlama Kılavuzu (2016) bölüm başlıkları şöyledir:

• Birinci Bölüm: Hastane Afet ve Acil Durum Planı (HAP)
• İkinci Bölüm: Hastane Afet ve Acil Durum Müdahale Yönetimi
• Üçüncü Bölüm: Olaya Özel Planlar
• Ekler Bölümü: Olay Yönetim Araçları ve Değerlendirmeyi Destekleyici Araçlar

HAP Uygulamaları

Hastane Afet ve Acil Durum Planı (HAP) Hazırlama Kılavuzu’nda temel sistem, kavram, süreç ve uygulamalarla ilgili bilgi ve örnekler verilirken afet tehlike ve riskleri, afet güvenliği ihtiyaçları ve kaynakları bakımından her yerleşimin ve hastanenin farklı özellikler gösterebileceğine işaret edilerek, hazır plan taslağı (şablon) verilmemektedir. Kılavuz çerçevesinde, her hastanenin afet tehlike ve riskleri bakımından kendi konumunu ve özelliklerini dikkate alarak, Sağlık Bakanlığının merkezi ve yerel düzeyde ilgili birimlerinin, HAP Eğitici Eğitimleri ve Uygulayıcı Eğitimleri kapsamında paylaşılan rehber ilkelerin ve kontrol listelerinin yol göstericiliğinde, kendi HAP hazırlığını yapması istenmektedir.

HAP ve afet risk azaltma: Hastanelerde afet güvenliği bakımından öncelik sırasıyla hayatın korunması, yatırımın (tesis ve donanımın) korunması, fonksiyonun (işlevin) korunması hedeflenmektedir. Bu hedeflerin sağlanması ise hastanenin tüm faaliyetleri ve kurulu bulunduğu yerleşim, nüfus ve bölgenin özellikleri dikkate alınarak, afet risklerinin sürekli ve kapsamlı biçimde değerlendirilmesi, yapısal, yapısal olmayan ve fonksiyonlarla ilgili afet risk önleme ve azaltma adımlarının etkili ve sürekli biçimde atılması ile mümkündür.

HAP Hazırlama Kılavuzu’nda, hastane afet risk değerlendirmesi ve afet risk azaltma süreçleri ve uygulamalarının hastanenin olağan işleyişiyle bütünleştirilmesi gerektiğini vurgulamaktadır. Kılavuzda, Dünya Sağlık Örgütünün (WHO) uluslararası kabul gören Güvenli Hastane yaklaşımı da göz önünde bulundurularak, hastanelerin tehlike ve risklerini değerlendirme konuları (kontrol listeleri), birbiriyle bütünlük içerisinde sırasıyla şu başlıklar altında toplanmaktadır:

• Bulunduğu coğrafi, fiziksel, çevresel, sosyal ortamda hastanenin güvenliğini, afet ve acil durum yönetimindeki rolünü etkileyebilecek tehlikelerin belirlenmesi,
• Hastane binası ve çevresini oluşturan yapısal elemanların güvenliği,
• Hastanenin yapısal olmayan elemanlarının güvenliği,
• Hastanenin afet ve acil durum yönetimi bakımından fonksiyonel kapasitesinin ve iş sürekliliğinin güvence altına alınması.

Hastane binası ve çevresi ile ilgili değerlendirme hastanenin mevcut ve potansiyel afet tehlike ve riskleri karşısında sırasıyla yapısal elemanları, yapısal olmayan elemanları, afet ve acil durum yönetim fonksiyonları bakımından zarar görebilirlik düzeylerinin belirlenmesini ve önlemlerin geliştirilmesini içermelidir. HAP hazırlanırken bu kapsamda dikkat edilmesi gereken uygulamalar aşağıdaki şekilde özetlenebilmektedir:

• Yapısal risklerin azaltılması
• Yapısal olmayan risklerin azaltılması
• Fonksiyon engelleyici risklerin azaltılması

HAP ve afete müdahale: Hastanede afet ve acil durum yönetimi bakımından belirleyici önem taşıyan aşamalı uygulamaların HAP hazırlanırken özellikle müdahaleye hazırlık bakımından değerlendirilmesi gereklidir. Acil Müdahale Planı (AMP) afet ve acil durumda hastanenin müdahale yönetimi ve organizasyonu-müdahale aşamaları, olay yönetim sistemi, yönetim ekibi, yönetim merkezi, yönetim araçları– ile ilgili işleyiş, standart ve kuralları kapsamaktadır. HAP Hazırlama Kılavuzu’nda hastanenin afet ve acil durum yönetimi ile ilgili organizasyon şemasında beş temel fonksiyon yer almaktadır: Yönetim, Operasyon, Planlama, Lojistik, Finans. Hastane Olay Yönetim Sistemi (OYS) bu temel fonksiyonlara dayanır ve hastane Olay Yönetim Ekibi (OYE) bu temel fonksiyonları yerine getirmek üzere görevlendirilir. OYE’nin görev ve sorumlulukları önceden belirlenir ve OYE hastanenin Acil Müdahale Planı (AMP) etkinleştirildiğinde faaliyete geçer.

HAP çerçevesinde beş temel fonksiyonun (pozisyon) özellikleri kısaca şu şekilde tanımlanabilir:

1. Yönetim (HAP Başkanı): Yönetim işlevi, olay yönetiminin tüm sorumluluğunun üstlenilmesi, acil müdahalenin başlangıcından sonlandırılmasına kadar tüm stratejik direktiflerin verilmesi, tüm personelin ve süreçlerin yönetimini kapsar.
2. Planlama şefi: Bu işlev kapsamında olayla ilgili ve Olay Eylem Planı oluşturmak için bütün bilgiler toplanır ve analiz edilir; olası gelişmeler öngörülerek asıl ve alternatif müdahale stratejileri birlikte geliştirilir.
3. Operasyon şefi: Olayla başa çıkmaya dönük faaliyetlerin doğrudan belirlenmesi ve uygulanmasını kapsar. Olaya yönelik müdahale stratejilerinin etkisi değerlendirilir ve gerekirse yeni Olay Eylem Planı oluşturmak/geliştirmek için geri bildirim sağlanır.
4. Lojistik şefi: Operasyonlar için gereken tüm tedarik, materyal yönetimi ve dağıtım faaliyetlerinin, talep edilen malzeme, tesisler ve hizmetlerin sağlanması ile ilgilidir.
5. Finans şefi: Müdahale faaliyetlerinin finansmanı için gereken kaynakların sağlanması, kullanımı ve tüm kayıtların düzenlenmesini kapsar.

Hastanede Olay Yönetim Merkezinin (OYM) yeri HAP kapsamında önceden belirlenir. OYM başta haberleşme olmak üzere destekleyici lojistik ekipmanla donatılır ve kullanıma hazır bulundurulur. OYM olağan durumlarda tatbikatlar için, afet ve acil durumlarda ise görevli temel pozisyonların (Olay Yönetim Ekibi-OYE) toplanma ve yönetim merkezi olarak kullanılır. OYM olarak belirlenen yerin zarar görme olasılığına karşı alternatif bir alan da belirlenir. Olay Eylem Planı, Acil Müdahale Planı’nın etkinleştirilmesiyle olay süresince tanımlanan zaman dilimlerinde müdahale hedef ve stratejilerinin belirlenmesi, gerçekleştirilen eylemlerin değerlendirilmesi, uygulamaların her aşamada gidişata göre geliştirilmesi için yapılan plan(lar) Olay Eylem Planı (OEP) olarak adlandırılır.

Olaya Özel Planlar hastanenin Acil Müdahale Planı’nda yer alan genel işleyiş, standartlar ve kuralların yanı sıra olayın türüne, özelliğine, etkenlerine göre yapılması gereken, spesifik (olaya özgü, özellikli) hazırlıkları içeren planlardır.

HAP ve olay yönetim araçları: Olay Yönetim Araçları, esas olarak afet ve acil duruma hazırlık ve müdahaleye yönelik olarak hazırlanan doküman ve materyallerdir. Aşağıda örneklerine yer verilmiştir:

Standart Operasyon Prosedürü (SOP) , spesifik (özellikli) bir işin yapılmasını sağlamak için kurulan bir organizasyonun işlevini, bu işlevin etkili, uyumlu ve sonuç alıcı biçimde nasıl yürütüleceğini, bu amaçla kimin, nerede, ne zaman, ne yapması gerektiğini, bilginin nasıl paylaşılacağını, neyin nasıl kayıt altına alınacağını, kime ne zaman ve nasıl rapor edileceğini önceden ve ayrıntılı biçimde belirten yazılı kurallardır. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve raporlama için zaman çizelgesi hazırlanır.

İş Akış Talimatı (İşAT) , spesifik (özellikli) bir görevi yerine getirmek üzere yapılacak işlerin gerçekleştirilme adımlarını açıklayan, gidişatı tanımlayan uygulamaya yönelik olarak, faaliyetlerin ne zaman, nasıl, kiminle koordine edilerek yapılacağını ayrıntılı açıklayan dokümandır.

Departman/Servis/Birim Müdahale Prosedürü , Hastanede departmanlarda (servis, birim olarak da adlandırılabilmektedir) sunulan sağlık hizmetleri, yönetim yapıları ve işleyişleri açısından farklı özelliklere sahiptir. Müdahale Prosedürü departman/servis/birimler tarafından kendi faaliyetlerini organize etmek amacıyla geliştirilen, yürütülen tıbbi işlem ve diğer hizmetlerin nerede, ne zaman, nasıl, kim tarafından yapılacağını, gerektiğinde nasıl kontrol edileceğini açıklayan yazılı dokümandır.

Formlar , HAP kapsamında formlar hastanede afet ve acil durum yönetimi ile ilgili karar verme süreçlerine yardımcı olmak, hizmetlerin hızlı şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla bilgilerin düzenli olarak kaydedilmesi, paylaşılması, verilerin standartlaştırılması amacıyla kullanılan, sürekli geliştirilmeye açık, basılı belgelerdir.