Ünite 7: Tatbikat İzleme, Değerlendirme ve Raporlama

Giriş

Tatbikatları değerlendirmenin amacı afet ve acil durumlarda koordinasyonun sağlanması, gerçekleşebilecek senaryoların tatbik edilmesi, afet sırasında yaşanan ani değişimlere karşı personelin hazırlanması ve plan ve prosedürlerin test edilmesi, güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesine imkan vermektir.

Tatbikat İzleme ve Değerlendirme

İzleme, tatbikat sırasında sergilenen işlerle ilgili çıktı, etki ve tepkilerin gözlemlenebildiği ve tatbikat süresi boyunca da sürekliliği olan bir süreçtir. İzleme, sayesinde değerlendirme için gerekli olan göstergelere/verilere ait durum bilgileri tespit edilir.

Değerlendirme, tatbikat sırasında müdahalelerin ve tepkilerin gözlemlenmesi ve kaydedilmesi, katılımcıların performanslarının tatbikat amaçlarıyla kıyaslanması ve güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesidir.

Değerlendirmenin Amacı

Tatbikat değerlendirmenin amacı; kritik görevlerdeki performansların değerlendirilmesi, karşılaşılabilecek güçlükleri görme/tanıma ve iyileştirme için gereken alanları belirleme, hazırlıklı olmayı iyileştirme olarak sıralanabilir.

İyi bir değerlendirme;

1. Acil durum hareket planlarının, yönetmeliklerinin ve kılavuzlarının geliştirilmesine,
2. Acil durum yönetim sisteminde gerekli değişikliklerin yapılmasına,
3. Eğitim ve personel eksikliklerinin ortaya çıkmasına,
4. Tatbikatın hedeflerini yakalayıp yakalayamadığının anlaşılmasına,
5. Gerekli ekipmanın olup olmadığına karar verilmesine,
6. Plan ve müdahaleler açısından tatbikatların tekrarlanma sürelerinin belirlenmesine, olanak verir.

Başarılı Bir Değerlendirme İçin Göz Önüne Alınması Gereken Hususlar

Başarılı bir değerlendirme için göz önüne alınması gereken hususlar aşağıdaki gibidir:

1. Değerlendirmede kullanılacak olan izleme göstergelerinin gerçekçi ve doğru olması gerekmektedir.
2. Değerlendirme, tatbikatın ölçeğine göre, yeterli sayıda uzman kişiden oluşan değerlendirme ekibi tarafından yapılmalıdır.
3. Tatbikat sırasında karşılaşılan eksiklerin, hata ve sorunların “başarısızlık” olarak değerlendirilmesi gibi bir yaklaşımdan ziyade; geliştirilmesi, değiştirilmesi ve eklenmesi gereken unsurlar olduğu düşünülmelidir.
4. Değerlendirme, plan ve prosedürlerdeki işleyen ve işlemeyen yönleri test etmek ve ihtiyaç varsa gerekli düzenlemeleri yapabilmek adına önemli bir basamak olarak düşünülmelidir.

İzleme ve Değerlendirme Sürecinde En Sık Karşılaşılan Sorunlar

Tatbikat izleme ve değerlendirme aşamasında sıklıkla karşılaşılan sorunlar aşağıdaki gibidir:

1. Tatbikat izleme ve değerlendirme sürecinde en çok karşılaşılan sorunlardan birisi gerçekçi izleme ve değerlendirmenin yapılmamasıdır.
2. Tatbikatta görev alan katılımcılar, yeteri kadar istekli değillerse çoğu kez tatbikat asıl amacının dışında sadece bir gösteri özelliği taşıyan ve yönetici konumdakiler için sergilenen bir tiyatro olarak kalabilir. Dolayısıyla da tatbikattan beklenen ve amaca uygun olarak gerçekleştirilmesi gereken göstergeler, ikna etmek amacıyla baştan savma ve yanlış veriler üzerine şekillenebilmektedir.
3. Değerlendirme yapan kişi/kişiler alana inmeden, uzaktan masa başında, gerçekçi olmayan değerlendirme yapabilirler.
4. Gerçekçi ve amaca uygun izleme ve değerlendirme yapılsa bile elde edilen sonuçlar dikkate alınmayabilir.
5. Tatbikat sırasında ortaya çıkan hatalar, sorunlar izleme ve değerlendirme aşamasında gizlenebilir.

Değerlendirmeciler/Değerlendirme Ekibi

Tatbikat sürecinin değerlendirme aşaması için, bir değerlendirme ekibinin oluşturulması gerekmektedir. Değerlendirme ekibinde yer alacak kişiler ilgili birimler, paydaş kurum ve kuruluşlar, öğretim elemanları, yerel hizmet grupları, sivil toplum kuruluşları gibi farklı gruplardan katılımcılarla oluşturulabilir.

Tatbikat sırasında değerlendirmecinin rolü;

• Yürütülen müdahaleleri ve oyuncuların aldıkları kararları yakından gözlemlemek ve buna bağlı olarak hazırlanacak raporda tatbikat sırasında neyin doğru neyin yanlış gittiğini saptamaktır.

Değerlendirme ekibi, izleme ve değerlendirmede aşağıda belirtilen hususlara dikkat etmelidir (Patriot Services Exercise Evaluation Presentation-Vatanseverlik Hizmetleri Tabikat Değerlendirme Sunumu):

• Süreci en iyi dinleyecek ve görebilecek konumda olunmalı ve tatbikata müdahale edilmemelidir.
• Ayrıntılı not alınmalıdır: Kim, Ne, Nerede, Ne zaman, Neden, Nasıl
• Senaryo başladıktan sonra plan ve uygulamalardan sapmalar olup olmadığına dikkat edilmelidir.
• Zamanlamanın nasıl kullanıldığı takip edilmelidir.
• Senaryo olayları izlenilmeli ve değerlendirilmelidir.
• Komuta ve kontrol ile ilgili gözlemler yapılmalıdır.
• Tatbikat sırasında sergilenen yaratıcı problem çözme kabiliyeti değerlendirilmelidir.
• Oyuncu performanslarını etkileyen planlar veya prosedürler göz önüne alınmalıdır.
• Oyuncu performanslarını etkileyen ekipman sorunları değerlendirilmelidir.

Değerlendirme ekibinde yer alacak olan kişiler için beklenen beceri ve kişisel özellikler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Beceriler

• Değerlendirme konusunda teknik uzmanlık
• Plana aşina olma
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri
• Organizasyon becerileri
• Olaylar ve amaçlar arasındaki ilişkiyi görme becerisi

Özellikler

• İnsani ilişkiler, duyarlılık
• Tarafsız olma
• Kendi kendini yönlendirebilme
• Değişen durumlara hızlı uyum sağlama
• Yardıma istekli olma
• Dürüstlük ve güvenilirlik: Olayları doğru bir şekilde rapor edip, bilgileri gizli tutma (Egzersiz ve Tatbikat Tasarımı, s:8-5)

Değerlendirme Yaklaşımı

Değerlendirme, tatbikat amaç ve hedeflerinin belirlendiği tatbikat planlama aşamasında başlar.

Etkin ve amaca hizmet eden bir değerlendirme yapılabilmesi için henüz senaryo geliştirilirken, tatbikatınamacı/amaçları değerlendirme araçlarının dayandırıldığı küçük parçalara bölünür. Tatbikatın doğru bir şekilde değerlendirilebilmesi için “Tatbikat Değerlendirme Ekibi” tatbikat planına, tatbikat senaryosuna, değerlendirme araçları ve diğer dokümanlara sahip olmalıdır. Gerekli olan bu dokümanlar; tatbikatın amaç ve hedeflerini, tatbikat akışını, kritik eylemleri, tatbikat katılımcılarını ve değerlendirilecek işlevler ve faaliyetleri içermelidir.

Değerlendirme ekibi tatbikattan önce eğitime/ toplantıya alınarak tatbikatın amacı ve hedefleri ile katılımcıların ve değerlendirmecilerin rolleri ve sorumlulukları da dahil bilgilendirilmelidir.

Değerlendirme süreci boyunca izlenecek yol;

1. Değerlendirmenin planlanması ve organize edilmesi
2. Tatbikatın gözlemlenmesi ve verilerin toplanması
3. Tatbikat ile ilgili elde edilen verilerin analizi
4. Tatbikat sonrası, taslak “Tatbikat Sonuç Raporu” hazırlanması
5. Oyunculardan ve değerlendirmecilerden mevcut bilgileri almak için toplantı yapılması
6. Gelişmelerin/iyileştirmelerin belirlenmesi
7. “Tatbikat Sonuç Raporu”nun tamamlanması
8. İyileştirmelerin takip edilmesi

Raporlama

Tatbikatın etkinliğine ilişkin belgeler “Tatbikat Sonuç Raporu” şeklinde bellekler daha tazeyken bir iki hafta içinde hazırlanmalıdır. Bu raporun amacı, ileride hazırlanacak tatbikatlar için temel oluşturmak, Acil Durum Eylem Planı’nı geliştirmek ve düzeltmektir.

Rapor, etkin bir iletişim, denetleme ve bilgi sunma aracı olarak kullanılmaktadır. Raporlar genel olarak, yönetimde karar vermek, uzmanlardan ve danışmanlardan bilgi ve görüş almak, alt birimlerin çalışma ve faaliyetlerini izlemek ve kontrol etmek, yapılan uygulamaları ve çalışmaları ölçmek ve değerlendirmek, iş görenleri denetlemek amacıyla sık kullanılan bir yönetim aracıdır (Büro Yönetimi ve Sekreterlik Raporlama s: 9).

Raporlamanın Önemi

Raporlama tatbikatlar açısından şeffaflık ve sergilenen işlemler açısından hesap verilebilirlik sağladığı için son derece önemlidir. Doğru yapılan raporlama ile yönetsel kararların isabetliliği artırılmış, düzenleyici ve önleyici faaliyetler tespit edilmiş ve sergilenen tatbikata ciddiyet katılmış olacaktır.

Başarılı Bir Raporlama İçin Göz Önüne Alınması Gereken Hususlar

Başarılı bir raporlama için göz önüne alınması gereken hususlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Tatbikat ile ilgili alan uzmanı olmak,
• Tatbikat amaç ve hedeflerini iyi kavramış olmak,
• Değerlendirme verilerini iyi analiz etmek,
• Elde edilen değerlendirme çıktılarını etkili ve doyurucu nitelikte hazırlamak,
• Objektif davranmak,
• Raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak,
• Raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde açıklamak,
• Raporları belli bir plân dahilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek,
• Gereksiz ayrıntılara girmeden amaçlar ve hedefler doğrultusunda raporu sınırlandırmak,
• Açık ve net bir ifade kullanmak, yanlış anlaşılmaya meydan vermemek.

Raporlamada En Çok Karşılaşılan Sorunlar

Raporlamada karşılaşılan sorunlar aşağıdaki gibidir:

• Raporda yer alan açıklamaların yetersizliği
• Rapor konusunun kapsamı dışına çıkmak
• Net ifadelerin kullanılmaması
• Raporları usulen/formaliteden yazmak

Tatbikat Sonuç Raporu İçeriği

Tatbikat Sonuç Raporu’nun içeriği için standart bir rapor biçimi bulunmamaktadır. Bununla birlikte raporda genellikle aşağıdaki başlıklar yer almaktadır:

• Tatbikatın Tarihi ve Yeri
• Tatbikatın Konusu ve Amacı
• Tatbikata Katılan Kişi/Kurum ve Kuruluşlar
• Tatbikat Değerlendirme Süreci
• Sonuç ve Öneriler.