Ünite 6: Kongre Turizmi

Giriş

Sanayi devrimi sonrasında giderek yaygınlaşan ve önem kazanan uluslararası kongreler, II. Dünya Savaşı sonrasında önemli bir pazar olarak ortaya çıkmıştır. Daha sonraki dönemlerde kongre etkinlikleri, içerdiği turistik unsurlar nedeniyle alternatif bir turizm türü olarak ele alınmaya başlanmış ve pek çok turizm ülkesinin gündeminin üst sıralarına yerleşmiştir.

Kongre Kavramı ve Kongre Endüstrisi

Kongre, çeşitli ülkelerden yöneticilerin, elçilerin ve delegelerin katılımıyla yapılan toplantılardır.

Literatürdeki başka bir tanıma göre kongre, birçok insanın aynı anda, politik, etnik, ekonomik, bilimsel konularda, önceden belirlenen bir süre içinde bilgi alışverişinde bulunmasıdır. Uluslararası Dernekler Birliği’ne (UIA) göre dünyada ilk uluslararası kongre (1681) Roma’da tıp alanında yapılmış, Viyana Kongresi (18.07.1814- 09.06.1815) ise modern anlamda bilinen ilk kongre olarak kayıtlara geçmiştir.

Kongre pazarı; pazarlama, satış, altyapı, uygulama ve hizmette nitelik ve ihtisaslaşma gerektiren önemli bir endüstridir. Kongre sektörü, bir hizmetler bütününün en iyi şekilde tanıtılması, pazarlanması ve icra edilmesi ile mümkün olabilmektedir. Bu taleplere cevap verebilen dolayısı ile kongre sektörü için tercih edilen bir destinasyon olabilmek, pazarlama, altyapı ve hizmet noktalarında kalite, üstün hizmet ve gelişmişliği gerektirmektedir.

İnsanların bir kongreye katılabilmeleri; ulaşım, konaklama, yiyecek, içecek gibi turizm hizmetlerinden yararlanarak mümkün olabilmektedir. Bu nedenle kongreler bir turizm segmentidir. Toplantı ve kongre nedeniyle yeni yerleri görme arzusu, toplantı ve tatil sürelerinin denk getirilmesi sonucu, toplantıdan önce veya sonra tatil yapma isteği de kongre turizminin gelişmesini sağlayan etkenlerdendir. Kongre amaçlı seyahat eden bireyler, destinasyonlarda kendilerine sunulan turistik imkanlardan memnun kalırlarsa, tatil amaçlı destinasyon seçimlerinde farklı turizm türlerine aileleri ile birlikte katılmayı tercih edebilmektedirler.

Kongre Turizmi

Kongre turizmi, “kişilerin daimi konakladıkları veya çalıştıkları yerler dışında uzmanlık gerektiren bilimsel alanlarda veya meslek kollarında, belirli bir konuda bilgi alışverişi yapmak amacıyla bir araya gelmelerinden ortaya çıkan seyahat, konaklama olay ve ilişkilerinin tümü” olarak tanımlanmaktadır. Kongre turizminin temel amacı, kongrenin bir türevi olarak turizm olayını ortaya çıkarmaktır.

Kongre turizmine katılanlara delege denir. Delegeler, çalışmakta oldukları şirket veya kuruluşları temsilen veya bilgi alışverişinde bulunmak amacıyla kişisel olarak kongrelere katılmaktadırlar. Kongre katılımcısı, aslında bir kongre turisti olarak turizme katkı sağlamaktadır.

Kongre turizmi, işletme ve faaliyet odaklı özel bir turizm türüdür. Kongre turizmi etkinlikleri küresel ekonomideki dalgalanmalardan ve istikrarsızlıklardan diğer turizm türleri gibi etkilenmemektedir.

Sık seyahat eden ve bu seyahatlerinde büyük harcamalar gerçekleştiren kongre delegelerinin sağladıkları gelir, tatil turizmine katılanlardan çok daha fazladır.

Kongre Turizminin Sınıflandırılması

Kongre turizmi yalnızca kongre amaçlı seyahatlerden oluşmamakta, seminer, sempozyum vb. toplantı türleri de kongre turizmi kapsamı içerisinde değerlendirilmektedir. Kongre, seminer, sempozyum, meeting, konvansiyon, konferans gibi kavramlar birbirini kapsayan ve çoğu zaman birbiri yerine kullanılabilen kavramlardır. Toplantılar katılımcı sayısına göre sınıflandırılır (S:141, Tablo 6.1).

Kongre ve toplantı türleri şunlardır:

• Toplantı: Birden fazla insanın ortak amaçlarla bir araya gelmeleridir.
• Meeting: İngilizce toplanma, toplantı anlamına gelen kavramdır.
• Konferans: Teknik ve bilimsel alanlarda yapılan ve düzenli bir periyot göstermeyen toplantılardır.
• Forum: Bir yönetici başkanlığında panelistlerin bir konu hakkında derinlemesine yaptıkları tartışmalardan oluşan toplantılardır.
• Sempozyum: Birçok uzmanın bir konu ile ilgili tebliğler sunduğu toplantılardır.
• Seminer: Seçilen konu ile ilgili bilgi vermek, konuyu yetkililerin bulunduğu ortamda tartışmaya açmak üzere yürütülen çalışmalardır.
• Workshop (Çalıştay): Yalnızca spesifik problem ve konular ile ilgili olarak yapılan küçük grup toplantılarıdır.
• Panel: İki ya da daha fazla konuşmacının görüşlerini ya da uzmanlık alanlarını anlattıkları toplantılardır.
• Zirve: Üst düzey resmi görevlilerin katıldıkları toplantılardır.
• Kolokyum: Uzman akademisyenlerin belirli bir konuda konuşmalar yaptıkları ve ilgili soruları cevaplandırdıkları, katılımcı sayısının genellikle 50 kişinin altında olduğu ve içeriğinin katılımcılar tarafından da belirlenebildiği toplantılardır.
• Konvansiyon: İnsanların içinde yaşadıkları toplumdan bireysel ya da küçük gruplar halinde ayrılarak, ortak bir amaç için belirli bir yerde yüzlerce ya da binlerce insanla bir araya gelmeleridir.
• Sergi ve Fuar: Birçok ürün veya hizmetin bir sergi veya fuar alanında aynı anda bir araya geldiği, sergilendiği ve konu ile ilgili profesyonellerin veya halkın da davet edildiği organizasyonlardır. Fuar, belirli bir amaç için gerçekleştirilen ticari sunumu tanımlamak için kullanılır.
• Şura: Daha çok resmi kurumlar tarafından düzenlenen, kurum yetkililerinin yanında o alanda faaliyet gösteren diğer kurum, kuruluş ve uzmanların da katılımı ile resmi genel politikaların ve stratejilerin tartışıldığı toplantılardır.

Kongre Turizminin Etkileri

Kongre pazarı, topluma başka yollarla elde edilemeyecek bir finans kaynağı ve birçok olumlu değerin kazandırılmasını sağlamaktadır. Kongre turizminin etkileri, ekonomik etkiler, sosyo-kültürel etkiler ve diğer etkiler şeklinde sınıflandırılır.

Ekonomik etkiler: Kongre turizminin ekonomik etkileri kapsamında gelir getirici, istihdam yaratıcı ve mevsimsellik özelliğini azaltıcı etkiler söz konusudur.

Kongreye katılma ve kongreyi düzenleme harcamaları, kongre sırasında ve sonrasında katılımcıların yaptıkları harcamalar gelir getirici etkidir. Diğer bir etki, kongre turizminin gerek turizm sektöründe gerekse bağlantılı diğer sektörlerde yeni iş alanları meydana getirerek istihdam kapasitesini arttırmasıdır. Kongre turizminin dağılımında mevsimselliğe doğru dikkat çekici bir eğilim görülmektedir. Kurumsal ve dernek toplantılarının çoğu ilkbahar ve sonbahar aylarında gerçekleştirildiği için yurtdışı kongre katılımcıları düşük sezon dönemlerinde turizm bölgeleri için önemli bir kaynak sağlamaktadır.

Sosyal ve kültürel etkileri: Kongre turizmi, farklı ulusları birbirine yaklaştırarak, birbirlerini tanımalarına yardımcı olmaktadır. Sosyal gelişmelere, bölge halkının kültürünün artmasına ve dünya görüşlerinin değişmesine olumlu katkılar sağlamaktadır. Kongreler, toplum katmanları arasındaki kaynaşmayı sağlayarak sosyo-kültürel gelişimi arttırmaktadır.

Diğer etkileri: Özellikle uluslararası kongrelerin ülke imajı üzerinde olumlu etkileri bulunmaktadır. İyi organize edilmiş kaliteli hizmet sunumları ve turistik etkinlikler olumlu bir destinasyon imajı yaratmakta, bölgeye yönelik turistik varışları arttırabilmektedir. Aynı zamanda, kongre katılımcıları, bir ülke veya bölge ve onun sunumları konusunda başka insanları etkileme gücüne sahip kanaat önderleridir.

Kongre Turistleri

Kongre turizmine katılanların profillerini belirlemeye yönelik araştırmalarda, kongre turistlerinin sosyoekonomik konumlarına bağlı olarak alım güçlerinin normal turistlerden 4–5 kat daha fazla olduğu, dünyanın her yerini gezen ve seyahat kültürü yüksek kişilerden oluştukları ifade edilmektedir. Aynı zamanda severek ayrıldıkları bir kongre destinasyonuna gelecekte iş bağlantısı, arkadaş ve iş grupları ile dönme potansiyeline de sahiptirler.

Kongre turistlerini kongre ürünlerini satın almaya yönelten güdülerin, beklentilerin ve isteklerinin neler olduğunun, kongre ürünlerini nasıl, ne zaman ve niçin satın aldıklarının bilinmesi kongre etkinliklerinin başarısında oldukça önemlidir. Potansiyel bir delege, bir kongreye katılma kararı verirken genellikle iki soru ile karşı karşıyadır:

1. Kongreye katılıp katılmayacağı? Katılım, kongrenin amacına yönelik ilgi düzeyine ve etkinliğe verilen önceliğe bağlıdır.
2. Hangi kongreye katılacağı? Bireylerin çok sayıda üyeliğinin olabileceği durumunda bütün kongrelere katılma olanağı bulunmayacağından çok geniş kongre yelpazesi arasından seçim yapmak zorundadırlar.

Kongre katılımcılarının karar verme sürecinde etkili olan motivasyon kaynakları şunlardır:

Lokasyon: Kongre lokasyonunun “erişilebilirlik ve çekiciliği” kongre katılım kararlarında en önemli unsurdur.

Diğer önemli hususlardan biri de delegenin ikametgâhı ve kongre destinasyonu arasındaki mesafedir. Mesafe seyahat maliyetlerini ve seyahat süresini etkilemektedir.

İletişim ve etkileşim fırsatları: Katılımcılar yeni insanlarla tanışmak, olumlu ilişkiler geliştirmek vb. amaçlarla kongre tercihlerini yapmaktadır.

Kişisel/profesyonel gelişim: Kongrelere katılma konusunda potansiyel delegeleri motive eden profesyonel gelişime yönelik unsurlar bulunmaktadır.

Maliyetler: Özellikle katılımcıların kendi harcamalarını üstlendikleri durumlarda, kongre maliyetleri karar verme sürecinde oldukça önemlidir.

Zaman ve uygunluk: Kongre katılımını kolaylaştıran üç temel boyut; ekonomiklik ve zamanın uygunluğu, mesafe ve ulaşım kolaylığı ile aile/eş durumu ’dur.

Sağlık ve güvenlik: Gidilecek olan destinasyonda sağlık ve güvenlik koşullarının istenilen seviyede olması, turist sağlığını ve güvenliğini tehdit edecek olumsuz koşulların olmamasıdır.

Kongre Turizminde Örgütlenmeler

Kongre turizminin yapısal özellikleri ve ortaya koydukları ekonomik yararlar, bazı örgütlenmelerin (kamu kuruluşları, sivil toplum örgütleri, özel teşebbüsler) var olmasını zorunlu kılmaktadır. Günümüzde kongre turizmi ile ilgili faaliyet gösteren kuruluşlar şunlardır:

• Ulusal turizm kuruluşları: Turizm Bakanlığı gibi bazı ulusal turizm kuruluşlarının bünyelerinde oluşturduğu kongre birimleri; kongre faaliyetlerinin tanıtımı, pazarlanması vb. gibi faaliyetleri yürütür.
• Kongre büroları birlikleri: Kongre merkezlerini temsil etmek üzere kurulmuş örgütlerdir. Bu kapsamda özellikle kongre ve ziyaretçi büroları, pazarda kendi destinasyonları için uygun bir imaj geliştirme görevini yürütürler.
• Kongre merkezlerini pazarlayan ve yönlendiren kuruluşlar: Kongre ve konferanslar hakkında bilgi veren, eğitim faaliyetleri düzenleyen, kongre destinasyonlarının seçimi vb. görevleri yerine getiren uluslararası birliklerdir.
• Profesyonel kongre organizatörleri (PCO): Son yıllarda kongre turizminin gelişmesi ve önem kazanmasıyla birlikte ön plana çıkan PCO; pazarlama, reklam, bütçeleme, bilimsel-sosyal program düzenleme vb. konuları tam olarak bilen ve uygulayan kişi veya kuruluşlardır. Görevlerinden bazıları; organizasyon komitesinin çalışmalarına ve ön bütçe hazırlanmasına yardımcı olmak, sponsor aramak, organizasyon yapısını belirlemek, bilimsel ve teknik programları desteklemek, bildirileri takip etmek, konuşmacı bağlantılarını yapmak ve delegelerin ulaşımını sağlamak gibi.

Kongre Hizmetleri Yönetimi

Bir kongre organizasyonunun, düzenlenme önerisinden değerlendirme toplantısına kadar olan süreçte planlama, koordinasyon ve kontrollerinin önceden belirlenmiş ve hazırlanmış olması gerekmektedir. Kongre hizmetlerinin başarılı bir şekilde yönetilebilmesi için kongre öncesi, kongre esnası ve kongre sonrasında gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler şu şekilde sınıflandırılır:

Kongre Öncesi Faaliyetler

• Kongre irtibat bürosu ve sekretaryasının kurulması
• Banka hesaplarının açılması
• Programların hazırlanması
• Resmi izinler ve duyuruların yapılması
• Bütçe ve finansal kontrol
• Kongre öncesi toplantılar

Kongre Esnasındaki Faaliyetler

• Karşılama hizmetleri
• Rezervasyon işlemleri
• Müşteri odaları ve donanımları
• Oda dağılımı ile ilgili çalışmalar
• Check-in ve check-out işlemleri
• Toplantı yer ve salonların düzenlenmesi
• Toplantılardaki yerleşim düzenleri
• Yiyecek-içecek hizmetleri
• Kongre teknolojisi
• Sergilerin kurulması
• Turlar, eğlenceler ve rekreasyon faaliyetleri

Kongre Sonrasındaki Faaliyetler

• Ödemelerin yapılması ve kongre hesaplarının kapatılması
• Değerlendirme toplantısı ve raporun hazırlanması

Kongre Turizminde Planlama ve Pazarlama Faaliyetleri

Bir kongrenin çekiciliğini belirleyen temel faktörler iyi bir kongre altyapısı, kongre destinasyonuna kolay ulaşım, yüksek kaliteli otel altyapısıdır. Bu unsurlar aynı zamanda, gastronomi, müzeler, gece yaşamı, farklı turizm türleri gibi turizm ürününün diğer önemli elemanlarıyla desteklenmelidir. Kongre düzenlemesi kapsamında kongre organizatörleri kongre şehri, kongrenin düzenlenme zamanı, mekân, ulaşım, kongre delegelerinin özellikleri vb. unsurları göz önünde bulundurmak zorundadırlar.

Alternatif bir turizm çeşidi olan kongre turizmi pazarından istenilen payın elde edilmesi ve satışların arttırılması uygulanacak olan etkili pazarlama faaliyetleri ile sağlanabilir. Kongre pazarlaması sürecinde, ihtiyaçlar ve motivasyonlar doğrultusunda çekicilikler yaratacak faaliyet programları ve destekleyici hizmetler yaratılmalı ve devam ettirilmelidir.

Kongre Turizminde Planlama Faaliyetleri

Başarılı bir kongre planlaması için, kongre faaliyetlerini gerçekleştiren taraflar açısından en yüksek faydayı sağlamaya yönelik en uygun yöntemlerin belirlenmesi gerekmektedir. Kongre planlama sürecinde gerçekleştirilen çalışmalar şunlardır:

• Kongre Ülkesi ve Şehri Seçimi: Kongrelere katılımların arttırılması büyük ölçüde kongre yerinin doğru seçilmesiyle bağlantılıdır. Bir ülke veya şehrin kongre destinasyonu olabilmesi için, ulaşım, altyapı, konaklama, kongre salonu ve imkânları, personel, güvenlik, turistik çekicilikler vb. özelliklere sahip olması büyük önem taşımaktadır.
• Kongre Zamanı ve Mekânı Seçimi: Bir kongre organize edilirken gerek katılımcılar gerekse kongreyi düzenleyen kişi ve kuruluşlarca en uygun zamanın seçilmesi gerekmektedir. Kongrelerin düzenleneceği tesislerin belirlenmesinde organizatörler, daha çok tesisin genel görünüşü, personelin davranışları, ulaşım kolaylığı ve imaj gibi hususları değerlendirmektedir.
• Kongre Süresinin Belirlenmesi: Kongrenin süresi ile büyüklüğü doğru orantılıdır. Ulusal kongreler uluslararası kongrelere oranla daha kısa sürelidir.
• Kongre Katılımcı Sayısının Arttırılması ve Slogan Seçimi: Daha önce görülmemiş, yeterli doğal, tarihi ve kültürel çekiciliklere sahip bölgelerde düzenlenen kongrelere katılım daha fazla olmaktadır. Kongrenin konusuna, kongre için belirlenecek destinasyonun imajına ve gerçekleştirilmek istenen amaca uygun slogan seçimi de son derece önemlidir.
• Tanıtma Faaliyetleri: Kongrelerin katılımcı sayısının yüksek olması, büyük ölçüde kongre ile ilgili reklam ve tanıtım faaliyetlerinin (dış ve iç basın ilanları, üniversiteler aracılığıyla tanıtım, tanıtıcı posterlerin basımı, duyuruların potansiyel katılımcılara gönderilmesi, kongre web sayfaları vb. gibi) başarısına bağlıdır.
• Personel İhtiyacı: Günümüzde bir destinasyonun kongre yeri olarak tercih edilmesinde, eğitilmiş personel bulunması ve bu personeli çalıştırabilmek için ödenecek ücretlerin seviyesi önemli etkenlerden biridir.
• Doküman İhtiyacı: Kongre faaliyetlerinin başarısının bağlı olduğu unsurlardan biri de kongre içeriği ve dokümanların (davetiyeler, basın bildirileri ve ilanlar, delegelerin isim listeleri, yaka kartları ve rozetler, dosyalar, blok notlar, kalemler, kongre kitabı vb. gibi) zenginliğidir.

Kongre Turizminde Pazarlama Faaliyetleri

Kongre turizm pazarı, “kongre organizasyonları düzenlemek isteyen teşebbüsler ve katılımcıları ile bu hizmeti sunan kongre organizasyon işletmelerinin bulunduğu ortam” olarak tanımlanabilir.

Kongrelerin pazarlanması, kongre katılımcılarına ulaşma ve motivasyonlarını belirleme, potansiyel turistlerin ihtiyaçlarına uygun ürün geliştirme, kongre amaç ve hedeflerini vurgulayacak iletişim programlarının oluşturulması sürecidir. Bir turizm işletmesinin rakip işletmelere karşı kullanabileceği en güçlü silah olan pazarlama karması , bir işletmenin toplam pazarlama çabaları ve arzıdır. Kongre turizmi hizmetlerine yönelik her türlü pazarlama çabası da pazarlama karması içerisinde incelenebilmektedir. Kongre hizmetleri için uygulanabilir pazarlama karması unsurları:

• Ürün: Konaklama, ulaşım ve yiyecek - içecek gibi hizmetleri, kongrenin düzenlendiği destinasyonu, çeşitli fiziksel nesneleri ve kongre katılımcılarının yararlandıkları ya da satın aldıkları her türden etkinliği içerir.
• Fiyat: Kongre hizmetlerinin parasal değerini ifade etmektedir.
• Paketleme/Dağıtım: Bir kongre ürünü katılımcılara bireysel ürün ya da paket ürün olarak sunulabilmektedir. Bireysel ürün, kongre kayıt ücreti, konaklama, ulaşım, sosyal aktiviteler gibi çeşitli hizmetlerin ayrı ayrı katılımcılara sunulduğu, her hizmetin farklı dağıtım kanallarından temin edildiği üründür. Paket ürün ise tek bir fiyatla kayıt ücreti, konaklama, ulaşım gibi birden fazla hizmetin bir bütün olarak katılımcılara sunulmasıdır.
• Tutundurma: Kongre turistlerinin kongre ürün ve hizmetlerini satın alma konusunda ikna edilmelerine yönelik iletişim faaliyetleridir.
• İnsan: Kongre katılımcıları (delegeler), kongre organizatörleri ve kongre personelini ifade eder.
• Mekân: Kongrelerin gerçekleştirileceği tesislerdir.
• Fiziksel Kanıtlar: Kongre personelinin ve katılımcılarının algılamalarını ve davranışlarını geliştirmek için kongre planlayıcıları tarafından kontrol edilebilen nesnel fiziksel faktörleri içermektedir.
• Süreç: Kongrenin başlangıcından sonuna kadar gerçekleşen bütün aktiviteler ve süreçler, katılımcıların genel deneyimlerini ve algılamalarını etkilemektedir.

Dünya’da ve Türkiye’de Kongre Turizmi

Kongre turizmi, günümüzün en hızlı büyüyen ve turizm sektörünün en önemli pazarlarından biri olarak kabul edilmektedir. Özellikle yurtdışı kongre katılımcıları turizm sektörünün en değerli unsurları haline gelmiştir.

Dünyada 100 milyona yakın kişi toplantı, iş ve kongre amaçlı turizm hareketinde bulunmaktadır ve bu dünya turizm gelirlerinin üçte birine karşılık gelmektedir. Uluslararası toplantı ve kongreler birliği (ICCA) tarafından hazırlanan rapora (2014) göre, toplantıların yapıldığı en popüler ülke ABD olurken, bunu sırası ile Almanya, İspanya ve İngiltere takip etmektedir. Türkiye ise 19. sırada yer almaktadır. Şehirler olarak bakıldığında en fazla toplantı Viyana başta olmak üzere Madrid, Berlin, Barcelona’da gerçekleştirilmiştir. Aynı listede İstanbul 9. , Antalya 81. sıradadır. Dünya kongre pazarının kıtalar ve ülkeler arası dağılımında ise Kuzey Amerika ve Batı Avrupa ülkelerinin belli bir doygunluğa ulaşmış olduğu, buna karşılık Doğu Avrupa, Akdeniz, Orta Doğu ve Asya Pasifik ülkelerinin kongre pazarından aldıkları payın her geçen yıl arttığı gözlenmektedir.

Turizm pazarında önemli bir yer edinmek isteyen ve bu pazardan pay almak isteyen Türkiye’de, kongre turizminin gelişmesi için önemli faaliyetler gerçekleştirilmektedir. Kongre turizminde bugüne kadar gerçekleştirmiş oldukları toplantı ve etkinlikler çerçevesinde ön plana çıkan iller İstanbul, Antalya ve İzmir’dir. Uluslararası kongrelerde İstanbul, ulusal kongrelerde ise Antalya ön plandadır.

Türkiye’de normal bir ziyaretçinin bıraktığı döviz miktarı 700$ civarında iken, bu rakam kongre merkezinde 2200$ civarındadır. Diğer yandan ziyaretçilerin yaptıkları harcamalar, konferans ve kongre pazarı yerel ekonomiye doğrudan katkı sağlarken, yapılan bu direkt harcamaların dolaşımı, üretim ve işçilik gelirleri de dolaylı bir etki sağlamaktadır.