Ünite 7: Noterlik ve Mesleki Organizasyonu

Noterlik Dairesi

Noterliğin sürekli faaliyet gösterdiği ve noter çalışma makamı ile servisler, bekleme ve arşiv bölümlerinden oluşan noterlik dairesi, Noterlik Kanunu’nun 40. maddesinin birinci fıkrasının birinci cümlesi gereğince resmi daire sayılır. Noterlik dairesinin iş merkezlerine ve mümkün olduğu oranda mahkemelere ve bankalara yakın yerlerde açılması gerekir.

Noterlik dairesi aşağıdaki dört bölümden oluşur:

1. Noter Çalışma Makamı
2. Servisler Bölümü
3. Bekleme Bölümü
4. Arşiv Bölümü

Noterlikte tutulması zorunlu olan defterler; yevmiye defteri, emanet defteri, tescil defteri, muvazene defteri, değerli kâğıt defteri, teftiş defteri, muhabere defteri, zimmet defteri, personel sicil defteri, izin defteri, demirbaş eşya defteridir.

Noterlik dairesine gelen iş kâğıtlarının geliş sırasına göre numara verilerek yazıldığı deftere yevmiye defteri denir.

Emanet defteri , noterlik dairesine verilen emanetlerin kaydedildiği defterdir. Bu deftere emanetin miktar ve cinsi, varsa özel vasıfları ile emanet verene dair bilgiler ile emanetin verildiğini gösteren tutanağın tarih ve numarası kaydedilir.

Tescil defterleri , kanunlara göre tescilleri gereken işlemlerin yazıldığı defterlerdir. Tescil defterlerinin, belli bir süreyle bağlı olmaksızın noterlik arşivinde saklanması gerekir.

Noterlerin aylık gelir ve giderlerinin kaydedildiği deftere muvazene defteri denir. Muvazene defterinin, ait olduğu yılın bitimini izleyen yıldan itibaren on yıl süre ile noterlik arşivinde saklanması gerekir.

Değerli kâğıt defterine deftere Maliyeden alınan değerli kâğıtlar kaydedilir. Bu defterin, ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlayarak on yıl süre ile noterlik arşivinde saklanması gerekir.

Teftiş defteri , Adalet müfettişlerinin teftişleri sonunda yapacakları tenkit ve tavsiyelerin işlenmesine mahsus defterdir.

Noterlik dairesine gelen ve noterlikten gönderilen yazıların kaydedildiği deftere Muhabere defteri denir. Muhabere kelimesi haber kelimesinden geldiği için uygulamada bu deftere haberleşme defteri de denilmektedir.

Zimmet defteri , noterlik dairesinden gönderilen evrakın personel aracılığı ile diğer tarafa verilmesi veya teslim edilmesi halinde, teslim eden ve edilen kişilerin tespit edildiği defterdir.

Personel sicil defteri , noterlik dairesinde çalışan personele ait bilgilerin kaydedildiği defterdir.

İzin defteri , personel sicil defteri gibi çalışma mevzuatına göre tutulması zorunlu defterlerdendir. Bu defter çalışanların anayasal hakkı olan izin hakkının kullanılmasını gösteren bir defterdir.

Demirbaş eşya defteri , Noterlik Dairesindeki demirbaşların yazıldığı defterdir.

Noterlik dairesinde çalışan temel görevli noter ve varsa stajyerdir. Bunun yanında noterlik personeli de noterlik dairesinde çalışanların önemli bir kesimini oluşturur. Noterlik Kanunu’nun 42 inci maddesinin birinci fıkrası gereğince, noterin emri altında noterlik dairesinde çalışan kâtip ve hizmetlilere noterlik personeli adı verilir. Noterlik kâtip adayları ile en az bir yıllık belirli süreli hizmet sözleşmesi yapılmalıdır.

Noterlik Kanunu’nun 48 inci maddesi gereğince, noter ile kâtip ve hizmetliler arasındaki hizmet sözleşmesinden doğan ilişkiler, anılan kanunda aksine hüküm bulmadıkça çalışma mevzuatına tabidir. Noterlik kurumunun önemi göz önüne alındığında noterlik çalışanlarının en az Adalet Meslek Yüksek Okulu mezunu olma şartı aranmalıdır.

Noter Kâtipliği İçin aranan Genel Şartlar aşağıdaki gibidir:

1. Türk vatandaşı olmak
2. Devlet Memurları Kanunu’nun 40. maddesindeki yaş hadlerinde bulunmak
3. En az ortaokulu bitirmiş olmak
4. Kamu haklarından mahrum bulunmamak
5. Ağır hapis veya altı aydan fazla veyahut affa uğramış olsa bile zimmet, ihtilas, irtikâp, dolanlı iflas gibi yüz kızartıcı bir fiilden dolayı hapis cezası ile hükümlü bulunmamak
6. Askerlikle ilgisi bulunmamak
7. Görevini devamlı yapmasına engel olabilecek bir sakatlığı olmamak
8. Hizmet göreceği sınıf için Devlet Memurları Kanunu’nun 36. ve 41. maddelerinde belirtilen öğretim ve eğitim, kurumlarından birinde diploma almış olmak
9. Görev ve çalışma yönetmeliklerinde belirtilen diğer şartları haiz bulunmak
10. Ceza ve disiplin kararı ile meslekten çıkarılmamış olmak.

Kâtiplerin Çalıştığı Servisler arasında ilk sırayı başkâtiplik servisi alır. En az iki kâtip bulunan noterliklerde bunlardan biri başkâtiplik görevini yerine getirir. Noterlik dairesinde bulunan evrak, defter ve demirbaş eşyadan noterle birlikte başkâtip sorumludur.

İşlemler servisi noterlikte yapılması öngörülen bütün noterlik işlemleri ile görevli servistir.

Noterlik dairesinin gelir, gider, vergi ve sigorta gibi tüm hesap işleri ile vezne ve kasa işlerini ve noterin vereceği diğer işleri yürüten servise Hesap İşleri ve Vezne Servisi denir. Vezne işlerini yürüten kişiye veznedar denir.

Tebliği istenen kâğıdın noterlik dairesi aracılığı ile kanun ve nizamlara uyularak muhatabına ulaştırılması veya muhatabın ıttılaına en emin şekilde arz edilmesi ile görevli servise ise Tebligat Servisi denir.

Noterlik personelini oluşturan ikinci kısım görevliler hizmetlilerdir. Hizmetliler, kâtiplik görevi dışında, dairenin temizlik, bekçilik gibi işlerini görürler. Bunların kâtiplik görevinde kullanılmaları kesin olarak yasaklanmıştır.

Kanunda aksine hüküm bulunmayan hallerde noterlik personelinin çalışma mevzuatına tabi olması öngörülmektedir.

Noterlikte en az bir yıl hizmeti bulunan kâtip ve hizmetlilere aşağıdaki esaslara göre noter tarafından yıllık izin verilir:

• Bir yıldan beş yıla kadar (beş yıl dâhil) hizmeti bulunanlara onbeş gün
• Beş yıldan onbeş yıla kadar(onbeş yıl dâhil) hizmeti bulunanlara yirmi gün
• Onbeş yıldan fazla hizmeti bulunanlara ise bir ay.

Noter kâtiplerine ve kâtip adaylarına verilecek disiplin cezaları ‘uyarma’, ‘kınama’, ‘ücretten kesme’ ve ‘meslekten çıkarmadır.

Noterlik dairesinin herhangi bir nedenle boşalması durumunda noterlik dairesinin devredilmesi gerekir. Bu devir, duruma göre, noterden notere olabileceği gibi, noterden vekile, vekilden vekile veya vekilden notere de olabilir.

Noterin ölümü, kendi isteğiyle başka bir noterliğe atanması, meslekten çıkarılması, istifa etmesi, yaş tahdidine tabi tutulması veya sair sebeplerle emekli olması durumlarında noterlik dairesinin kesin alarak boşalması söz konusu olur.

Noterin tutuklanması, işten el çektirilmesi ve geçici olarak işten çıkarılması gibi nedenlerle noterliğin bir süre için boşalması durumudur.

Noterin hastalık veya izin gibi haklı bir nedenle görevinden kısa bir süre ayrılması durumudur.

Noter vekilleri, kanunlar, yönetmelikler ve genelgeler ile noterlere verilmiş görevleri yapmak, aylık iş cetvelleri ile aidatları ilgili süreler içinde Türkiye Noterler Birliği’ne ve sair mercilere göndermek zorundadırlar.

Boş ve noteri geçici olarak işten çıkarılan noterlikleri yöneten noter vekillerinin ayrıca, her ayın gelir ve giderini gösterir bir cetvel ile giderlere ilişkin belge örneklerini ve cetvelde gösterilen safi geliri, o ayı izleyen en geç on beş gün içinde Türkiye Noterler Birliği’ne göndermeleri gerekir.

Vekâletle yönetilen boş noterliklerde çalışan personele, ayrılan noterlerle yaptıkları sözleşmede yazılı ücret ve sair yan ödemeleri aynen ödenir. Ancak, sözleşme süresi sona eren personelin ücret ve sair yan ödemelerinde artırma yapmaya, Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu yetkilidir.

Noter Odaları

Noter odaları, Türkiye Noterler Birliği’nin mahalli organlarıdırlar. Her noter, bölgesi içindeki noter odasına kayıt olmaya mecburdur. En az üç veya daha fazla noterlik bulunan belediye sınırları içinde bir noter odası kurulur.

Noter odaları; başkan, yönetim kurulu ve genel kuruldan meydana gelir.

Noter odalarının görevleri genel olarak şunlardır:

• Noterlik mesleğinin gelişmesi için gereken tedbirleri almak,
• Noterlere kâtip, kâtip adayı ve hizmetliler arasındaki hizmetle ilgili anlaşmazlıkları, ilgililerden birinin başvurması üzerine çözümlemeye çalışmak,
• Açılacak noterliklerin yerinin tespitinde ve mevcut bir noterliğin yerinin değiştirilmesinde Adalet Bakanlığı’na düşüncesini bildirmek,
• Noterlik dairesinin iç düzeninin yönetmelik hükümlerine uygunluğunu temin etmek için yardımlarda bulunmak,
• Ölen noterin mirasçılarının haklarını korumak bakımından noterlik dairesinin devir ve tesellümünde gereken tedbirlere başvurmak,
• Türkiye Noterler Birliği Kongresine delege göndermek,
• Türkiye Noterler Birliği’nin vereceği görevleri yapmak,
• Kanunlarla verilmiş diğer görevleri yapmak.

Noter odası başkanı, genel kurul tarafından, verilen oyların çoğunluğu ile ve iki yıl için seçilir. Noter odası başkanının görevleri şunlardır:

• Türkiye Noterler Birliği Başkanının vereceği yetkiye dayanarak her türlü merci önünde Birliği temsil etmek,
• Protokolde noter odasını temsil etmek,
• Noter odası yönetim kuruluna başkanlık etmek ve verilen kararları uygulamak.

Noter odası başkanının bulunmadığı zamanlarda veya başkanlığın herhangi bir nedenle boşalması durumunda, başkana ait yetkilerin kullanılması ve görevlerin yerine getirilmesi, oda yönetim kurulunun meslekte en kıdemli üyesine aittir. Noter odası başkanlığı ücretsizdir.

Noter Odası Yönetim Kurulu, noter odası başkanı ile iki üyeden oluşur. Noter odası yönetim kurulunun görevleri şunlardır:

• Odanın gider bütçesi teklifini düzenlemek ve bunu genel kurulun onayına sunmak,
• Noter odası genel kuruluna çalışmaları hakkında rapor vermek ve genel kurul kararlarını yerine getirmek,
• Yetkili merci gösterilmeksizin odaya verilen görevleri yerine getirmek,
• Kanunlarla verilmiş diğer görevleri yapmak.

Genel kurul odaya kayıtlı noterlerden oluşur ve odanın en yetkili organıdır.

Türkiye Noterler Birliği ve onun mahalli organları olan noter odalarının her türlü faaliyetleri ile hesap ve işlemleri Adalet Bakanlığı’nın denetime tâbidir. Noter odaları ayrıca Türkiye Noter Birliği tarafından da denetlenir

Türkiye Noterler Birliği

Avrupa Birliği üyesi ülkelerde noterliklerin mesleki örgütlenmesinde genel olarak en altta Noterlik Daireleri bulunmaktadır. Noterlik Dairelerinin üstünde Noter Odaları yer almakta, en üstte ise noterliğin işleyişi ile noterlerin koordinasyonundan sorumlu olacak şekilde Noterlik Yüksek Konseyi kurulmaktadır. Türkiye’deki mesleki organizasyon Avrupa Birliği ülkeleriyle büyük ölçüde aynıdır. Tek farklılık Noterlik Yüksek Konseyinin yerini Türkiye Noterler Birliği’nin almış olmasındadır.

Türkiye Noterler Birliği’nin Kuruluşu ve Görevleri

Birlik tüzel kişiliği haiz kamu kurumu niteliğinde bir meslek kuruluşu olup, merkezi Ankara’dadır. Noterler, birliğin tabii üyeleridir. Yaş tahdidi nedeniyle meslekten ayrılan noterler, birliğin fahri üyesi olurlar. Birlik başkanlığı, başkan yardımcılığı, genel sekreterliği ve saymanlığı görevleri ücretlidir.

Türkiye Noterler Birliği’nin görevleri şunlardır:

• Meslektaşlar arasında birlik ve yardımlaşmayı sağlamak
• Mesleğin gelişmesi için kitap ve dergi yayınlamak, konferanslar düzenlemek, milletlerarası toplantılara katılmak ve sair gerekli çalışmalarda bulunmak
• Noter kâtiplerini yetiştirmek için kurslar açmak
• Noterliği ilgilendiren konularda görüşünü yetkili mercilere kendiliğinden veya istek üzerinden bildirmek
• Uyulması zorunlu meslek kurallarına tespit ve tavsiye etmek
• Noter ve kâtiplerine, yönetmelikte gösterilecek belirli bir süre ve tutarda borç para vermek
• Üyelerinin ev sahibi olmaları, çocuklarının tahsillerini iyi şartlarla yapabilmeleri ve sair sosyal hizmetlerden yararlanmaları konularında tedbirler almak
• Her adli yılın açılmasından evvel kendi çalışmaları ve mesleki ihtiyaçları hakkında Adalet Bakanlığı’na rapor vermek
• Noterliklere ait evrakın korunması ve saklanması için ortak tedbirler almak
• Birliğin taşınır ve taşınmaz mallar ile paralarını Birlik amaçlarına uygun şekilde yönetmek ve işletmek
• Noterlerle kâtip ve hizmetliler arasında yapılacak sözleşmeler için tek tip sözleşme örneği hazırlamak
• Noterlik işlemlerinin Noterlik Kanunu’na uygun şekilde yapılmasını sağlamak ve özellikle kambiyo senetlerinin protestoları ile sair konularda noterler arasındaki rekabeti önlemek amacıyla ilgili resmi ve özel kuruluşlarla temas etmek, gerekirse varılan sonuçları tarafların uymakla yükümlü olduğu protokole bağlamak
• Noterlerin genel menfaatlerini ve mesleğin ahlak, düzen ve geleneklerini korumak
• Noter odalarını üye sayısı ve faaliyeti göz önünde tutulmak suretiyle noter odalarına Birlikçe verilecek ödenek miktarını ve ödeme şeklini belirlemek
• Kanunlarla verilmiş diğer görevleri yapmak

Türkiye Noterler Birliği Başkanı’nın görevleri şunlardır:

• Türkiye Noterler Birliği’ni mahkemeler ve diğer merciler önünde ve protokol temsil etmek
• Başkanlık Divanına ve Yönetim Kuruluna başkanlık etmek ve kararlarını yerine getirmek
• Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulunun, Birliğin mallarını idare etmek, iktisap ve iltizam (kazanma ve borçlanma) hususlarında verdiği yetkiye dayanarak Birlik adına iktisap ve iltizamda bulunmak, yüklenmelere girişmek, Birliğe yapılan bağışları kabul etmek ve bütçeyi uygulamak
• Yabancı noter birlikleri ve hukuk kurumları ile ilişkiler kurmak ve yürütmek
• Kanunlarla verilmiş diğer görevleri yapmak

Noterler Birliği Başkanlık Divanı, Birlik Başkanı, Başkan Yardımcısı, Genel Sekreter ve Saymanın noter olmaları şart değildir. Bunlar dışarıdan ücretle tutulmuş kimseler de olabilir.

Birlik Başkanı, başkanlık divanı toplantılarına başkanlık eder ve kararlarını yürütür.

Başkan yardımcısı, başkanın bulunmadığı zamanlarda veya başkanlığın herhangi bir nedenle boşalması halinde başkana ait yetkileri kullanır ve görevleri yapar. Başkan yardımcısının da yokluğunda bu görevleri yerine getirmek ve yetkileri kullanmak Yönetim Kurulunun meslekte en kıdemli üyesine aittir.

Sayman, Birlik mallarını ilgili kurulların vereceği kararlar gereğince yönetir. Para alıp verme, bütçe uygulaması ve bunlar dair her türlü saymanlık işlerini yürütür ve gözetir.

Birlik Yönetim Kurulu toplantılarına ait tutanakların düzenlenmesi, Birlik iç çalışmalarının ve yazı işlerinin yönetilmesi, Birlik merkez teşkilatına gerekli direktiflerin verilmesi ve düzenli çalışmasının sağlanması işleri ile Kanun ve yönetmelikle başka merci, makam ve şahsa verilmemiş Birliğin her türlü sevk ve idaresi ve personel özlük işlerinin kurullar kararları ve özel yönetmeliğe göre yürütülmesi Genel Sekretere aittir.

Başkanlık Divanı, Başkanın davetiyle toplanır. Divan, kararlarını çoğunlukla alır. Oyların eşitliği halinde Başkanın bulunduğu taraf üstün sayılır.

Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu, Kongre tarafından dört yıllığına seçilen yedi asıl ve dört yedek üyeden oluşur. Aynı noter, Birlik Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu ile Oda Yönetim Kurulu üyeliklerinden birden fazlasına seçilmez.

Yönetim Kuruluna seçilen üyelerin meslekte en az beş yıllık kıdemlerinin bulunması gerekir; haklarında noterliğe engel bir suçtan dolayı son soruşturma açılmasına karar verilmiş veya geçmiş beş yıl içinde Disiplin Kurulunca verilerek kesinleşmiş bir kararla para veya geçici olarak işten çıkarma cezalarıyla cezalandırılmış olanlar Yönetim Kurulu üyesi seçilmezler. Seçilme yeterliğini kaybeden üyelerin görevi kendiliğinden sona erer.

Kongre tarafından seçilen Yönetim Kurulu, seçimini izleyen bir toplantısında aralarında gizli oyla yapacakları seçimle Başkan, Başkan Yardımcısı, Genel Sekreter ve Sayman üyeyi seçerler. Seçilen Başkan aynı zamanda Türkiye Noterler Birliği Başkanı’dır.

Yönetim Kurulu ayda bir defa olağan toplantı yapmak zorundadır. Bunun yanında, Başkan veya üyelerden birinin isteği ile Kurul acele hallerde her zaman olağanüstü toplantıya çağrılabilir. Belgeye bağlanmış haklı bir engele dayanmaksızın üst üste üç toplantıya gelmeyen üye bu görevinden istifa etmiş sayılır,

Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulunun görevleri şunlardır:

• Her noter odasının kendisine ait bütçe tekliflerini inceleyerek Türkiye Noterler Birliğinin bütçesini düzenlemek ve bunu Kongrenin onayına sunmak,
• Kongreye çalışmaları hakkında rapor vermek ve Kongre kararlarını yerine getirmek,
• Türkiye Noterler Birliğinin mallarını idare etmek, iktisap ve iltizam hususlarında Başkana yetki vermek,
• Yönetim Kurulu üyelerinin istifaları hakkında karar vermek,
• Birlik Kongresi gündemini hazırlamak,
• Birliğin ücretli memurlarının özlük işlerini düzenlemek ve yürütmek,
• Noter odaları ve noterler üzerinde gözetim ve denetimde bulunmak,
• Yerli ve yabancı kongrelere gidecek delegeleri seçmek,
• Meslek hakkında ilgili makamlara rapor vermek,
• Yetkili organ gösterilmeksizin Türkiye Noterler Birliğine kanunla verilen görevleri yapmak,
• Kanunlarla verilmiş diğer görevleri yapmak.

Türkiye Noterler Birliği Disiplin Kurulu, Türkiye Noterler Birliği Kongresi tarafından ve kendi üyeleri (noterler) arasından dört yıl için seçilen beş asıl ve üç yedek üyeden oluşur. Kurul, seçiminden sonraki ilk toplantısında kendi üyelerinden birini Disiplin Kurulu Başkanlığına seçer. Disiplin Kurulu ayda bir defa olağan toplantısını yapar. Belgeye bağlanmış haklı bir engele dayanmaksızın üst üste üç toplantıya gelmeyen üye istifa etmiş sayılır.

Türkiye Noterler Birliği’nin en yüksek karar organı kongredir. Birlik Kongresi, noter odaları genel kurulları tarafından seçilen ikişer noter ile noter odaları başkanlarından kurulur. Noter sayısı ondan fazla olan noter odaları, ondan fazla her on noter için ayrıca bir delege seçerler.

Birlik Kongresi her yıl Haziran ayının ilk haftası içinde olağan olarak toplanır. Toplantı günü, yeri ve gündem Türkiye Noterler Birliği Başkanı tarafından en az otuz gün önce gazetelerle ilân edilir ve noter odalarına bildirilir.

Birlik Kongresinin seçimle ilgili toplantısına katılmak ve oy kullanmak zorunlu olup geçerli bir mazereti olmaksızın katılmayanlar Birlik Disiplin Kurulu tarafından cezalandırılırlar.

Birlik Kongresi Başkanlık Divanı, bir başkan, bir başkan vekil ile dört kâtipten kurulur. Birlik Yönetim Kurulu Başkan ve üyeleri Birlik Kongresi Başkanlık Divanına seçilemezler.

Birlik Kongresinin görevleri şunlardır:

• Yönetim Kurulunun faaliyet raporunu incelemek, kabul etmek ve faaliyetini tasvip etmediği takdirde yeniden seçim yapmak,
• Bütçeyi görüşmek ve onaylamak
• Türkiye Noterler Birliği’nin görevlerine giren diğer işleri, gündeme dayanarak veya üyelerin teklifi üzerinde görüşüp karara bağlamak,
• Birlik Yönetim ve Disiplin Kurulu üyelerini seçmek,
• Noterlerin ödeyecekleri giriş paralarını ve aidatlarını tespit etmek,
• Birlik Başkanı, Başkan Yardımcısı, Genel Sekreter ve Saymanın ücretleri ile Yönetim ve Disiplin Kurulları üyelerine verilecek huzur hakları miktarını ve ödeme şeklini tespit etmek,
• Kanunlarla verilmiş diğer görevleri yapmak.