Ünite 7: Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Giriş

Kurum ve kuruluşlarda gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin temelinde bilgi vardır. Söz konusu bu bilgiler, kurumların kuruluş aşamasından tasfiye aşamasına kadar olan tüm yaşam seyri boyunca, kuruluş sözleşmesi, yönetim kurulu kararları, üretim ve hizmetlere ilişkin belgeler, faturalar, çeşitli makbuzlar, personel kayıtları gibi pek çok evrak, doküman ya da belge aracılığı ile kurumsal bellek alınır. Böylece oluşturulan arşiv kurumların vazgeçilmez değerleri arasında yer alır. Kurum içinde üretilen ya da kurum dışından alınan evrak, doküman ya da belgelerdeki bilgilerin nasıl saklandığı, ihtiyaç duyulduğunda bu bilgilere nasıl ve ne kadar sürede ulaşılabileceği soruları bilginin ve belgelerin yönetimi konusundaki gerekliliği ortaya koymaktadır.

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak kurumların iş yapma biçimleri de değişmiş ve iş süreçlerinin pek çoğunda elektronik ortamlar kullanılmaya başlanmıştır.

Elektronik Belge Yönetimine İlişkin Kavramsal Çerçeve

Elektronik Belge Yönetimine Geçiş Süreci

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler özellikle 90’lı yıllardan sonra gerek özel işletmelerde gerekse kamu kurumlarında etkisini yoğun bir biçimde hissettirmiştir. Bu anlamda kurumların önemli bir unsuru olan bilgi ve belgelerinin düzenlenmesi, kullanılması ve saklanması konularında da geçmiş yaklaşımlardan farklı olarak elektronik ortamların kullanılması kurumların uygulama ve hizmetlerinin vazgeçilmez bir parçası olmuştur. e-ticaret, e-devlet gibi kavramlar bu gelişmelerin sonucudur. 3 Aralık 2003 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu oluşturularak atılmıştır. Bu adımla birlikte e-dönüşüm sürecine ilişkin eylem planı hazırlanarak hayata geçirilmeye başlanmıştır.

23 Ocak 2004’te yayınlanan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 23 Temmuz 2004’te yürürlüğe konulmuştur. Bu düzenleme ile elektronik imza “Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri” olarak tanımlanmıştır. Yine bu kanun kapsamında “Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir. Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılırlar” ibaresi, elektronik bilgi ve belge uygulamalarına hukuki boyut kazandırmıştır. Daha sonra yüksek planlama kurulu 24 Mart 2005 tarihinde “e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Eylem Planı”nı yayınlamıştır. Eylem planının 37. maddesi “Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır” biçimindedir. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Marmara Üniversitesi ile işbirliği yaparak çalışmalara başlamıştır. 13 Temmuz 2005’te “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.1.0)” DPT’nin düzenlediği bir toplantı ile kamu kurumlarının görüşlerine sunulmuş ve internet üzerinden paylaşıma açılmıştır. doğrultusunda referans model geliştirilmiştir. Nisan 2006 tarihinde Referans Model standart formatına dönüştürülerek TSE’ye sunulmuştur. Temmuz 2006 tarihinde gözden geçirilmiş ikinci versiyon “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.2.0)”yayına hazır hale getirilmiştir. Bu model Haziran 2007’de “TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi” standardı adıyla yayınlanarak TSE standardı haline gelmiştir. 16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Başbakanlık Genelgesi, “Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 no’lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını Devlet Arşivleri internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir” ifadesi ile standartlara uyulmasını zorunlu hale getirmiştir.

Temel Kavramlar

Belge: Herhangi bir bireysel ya da kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi amacıyla alınan ya da ilgili fonksiyonun sonucunda üretilen, biçim, içerik ve ilişki özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için kanıt durumunda olan kayıtlı bilgidir.

Doküman: Belgeye göre daha geniş kapsamlı bir kavramdır. Buna göre doküman, resmi belge niteliği taşımayan bununla birlikte kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde bilgi amaçlı kullanılabilen kayıtlı bilgi kaynakları olarak tanımlanabilir.

Kayıt: Konuyla ilgili en dar kapsamlı kavramdır. Kayıt, belge ya da dokümanların üretim aşamasında kullanılan bir girdi olup herhangi bir konudaki bilginin varlığını ya da yokluğunu belirtir. Kayıt, belge ya da dokümanda belirtilen konulara ait daha önceden üretilmiş herhangi bir belge ya da dokümanın olup olmadığına işaret eder.

Arşiv: Kurumlarda aktif kullanım dönemini tamamlamış, ancak çeşitli nedenlerle saklanması gereken belgelerin belirli kurallara göre belirli bir düzen içinde muhafaza edildiği yerdir.

Belge yönetimi: Kurumların faaliyetlerinin ya da kurumda yapılan iletişim ve alınan kararların içeriğini ortaya koyan tüm belgelerin, tasarım aşamasından arşivlerde depolanması aşamasına kadar geçen tüm yaşam evrelerinde, belgelerden doğru, etkin, ekonomik ve düzenli bir biçimde yararlanmak amacıyla belirli ilke ve kurallar çerçevesinde sistematik olarak gerçekleştirilen çalışmalar bütünüdür.

Elektronik belge: Herhangi bir elektronik ya da sayısal araç kullanılarak üretilen, gönderilen, alınan, kullanılan ya da depolanan belgelerdir.

Her belgenin belirli bir içeriği, bağlamı, yapısı ve sunumu vardır. Elektronik belge yönetiminde bu unsurların önemi biraz daha öne çıkmaktadır. Bu nedenle aşağıda elektronik belgelerde bu unsurların ne anlama geldiği kısaca açıklanmıştır.

• İçerik: Elektronik belgenin ana metnini oluşturan ve belge üretiminin asıl nedenini ifade eden bilgilerdir.

• Yapı: Daha önce belirtildiği gibi bir dokümana belge niteliği kazandıran özellik aynı zamanda resmiyet de kazandıran belirli biçimsel kurallardır. Bir belgenin söz konusu biçimsel kurallara uygunluğu, o belgenin yapısını ifade eder. Elektronik belgeler özel bir biçimsel yapıya sahiptir.

• Sunum: Bir belgenin içeriğini yansıtan, yapısını gösteren ve kullanımını mümkün kılan görünümdür. Elektronik belgelerde sunum bu üç unsurun birleşiminden oluşan yazılım ürünüdür.

İçerik ve yapı konusunda geleneksel belgelere benzer özellikler gösteren elektronik belgeler, bağlam özelliği açısından geleneksel belgelerden farklıdır.

Bağlam: Belgenin üretim yeri, üretim tarihi, üreten kişi ya da kurum bilgisi ve onaylama bilgileri gibi belge kimliğini, ayrıca belgelerin kurumsal faaliyetler içindeki yerini ve işlevini de ortaya koyan verilerden oluşan kayıtlardır. Söz konusu bu veriler elektronik belge yönetiminde üstveri kavramına karşılık gelir. Bu nedenle elektronik belgenin üstverisi aynı zamanda o belgenin bağlamıdır.

Elektronik imza: Elektronik belgenin üretim, iletim, kullanım, saklama ve imhasının sorumlu kişi veya kişiler tarafından gerçekleştirildiğini gösteren dijital bir işarettir. Bu işaret belgeye eklenmiş veya belge ile mantıksal olarak ilişkilendirilmiş olabilir.

Elektronik mühür: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alındığını veya okunduğunu sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.

Elektronik zaman damgası: Elektronik belgenin üretim, iletim ve alındısına ait tarih bilgilerinin fiziksel olarak belgeye eklenmesi veya belge ile mantıksal olarak ilişkilendirilmesidir.

Özel elektronik işaretler: Elektronik belgelere eklenmiş veya onlarla ilişkilendirilmiş dijital filigran, amblem, logo ve benzeri işaretlerdir.

Elektronik belge yönetimi, elektronik ya da sayısal araçlar yardımıyla üretilen ya da sözkonusu araçlara uyumlu hale getirilen elektronik belgelerin sahip olduğu içerik, bağlam ve yapısal özelliklerini koruyarak kaydedilmesini, uygun koşullar altında saklanmasını, herhangi bir araç ya da yazılım bağımlılığı olmaksızın farklı ortamlara aktarılmasını veya dönüştürülmesini, saklama planlarına uygun olarak ayıklama-imha işlemine tabi tutulmasını ve uzun süre saklanması gereken arşiv belgelerinin yine aynı ortamlar içinde değerini kaybetmeden korunmasını sağlayan ilke ve uygulamalar bütünüdür.

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS), kurum ve kuruluşlarda üretilen ya da alınan belgelerin oluşturulma, düzenlenme, kullanma, dağıtım ve saklama işlemlerini sistematik bir biçimde yerine getirmek amacıyla kullanılan özel ve bütünleşik yapılı, donanım, yazılım, programlar, ağ yapısı ve kurumsal politika ve prosedürler bütünüdür.

Fon: Elektronik belgeyi üreten kuruma ait seviye.

Birim: Kurum içindeki birimleri gösteren seviye.

Seri: Birimlerin birbiri ile benzerlik gösteren fonksiyonları sonucunda oluşan dosya ve klasörlerin tamamı.

Klasör: Konu bütünlüğü açısından bir arada bulunması gereken belgeler topluluğunun içinde yer aldığı nesne.

Belge: Tek bir işlemi gösteren ve bilgisayar literatüründe dosya olarak tanımlanan nesne.

Belge bileşeni: Bir elektronik belgeyi oluşturan çoklu ortam bileşenleri ya da bir belgenin ekleri.

EBYS kullanımında aşağıda verilen kullanıcı rolleri birçok kurum hiyerarşisine uygundur.

Sistem yöneticisi: EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıdır. Bilgisayar sisteminin düzenli ve kurumsal fonksiyonlara uygun olarak çalışmasından sorumludur.

Elektronik belge yöneticisi (uzman arşivci): EBYS içindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren uzmandır.

Arşivci: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumludur. Genel olarak elektronik belge yöneticisine bağlı olarak çalışır.

Kullanıcı: Sistem içinde kendi birimi ile ilgili elektronik belgelerin yer almasını ve kullanımını sağlamak üzere yetkilendirilmiş kişidir.

Misafir kullanıcı: Kendi birimi dışındaki birimlere ait elektronik belgeleri görme yetkisine sahip olan kullanıcıdır.

Üretici/Sahip: Elektronik belgelerin üretiminden ve dolayısıyla içeriğinden sorumlu kişi ve kurumlardır.

Elektronik Belgelerde Bulunması Gereken Özellikler

İster kağıt ister elektronik olsun herhangi bir dokümanın belge niteliği kazanabilmesi ve bu özelliğini koruyabilmesi için belgenin bir takım biçimsel, yönetsel, yasal ve teknik ilkelere göre üretilmesi, kullanılması ve saklanması gerekir. Elektronik belgelerde bulunması gereken özelliklerin belirlenmesinde kullanılan kaynaklar; ulusal arşivler tarafından hazırlanan elektronik belge yönetimi rehberleri, hukuksal düzenlemeler ve standartlar biçiminde sıralanabilir. Bu kaynaklara göre elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak dört başlık altında toplanmaktadır:

• Özgünlük,

• Güvenilirlik,

• Bütünlük,

• Kullanılabilirlik.

Özgünlük

Bir belgenin özgünlüğü herhangi bir değişikliğe uğramadan muhafaza edilmesini ifade eder. Özgün belge; hangi amaçla üretildiği ya da ne anlama geldiği, kim tarafından, ne zaman üretildiği veya ne zaman gönderildiği ispatlanabilen belge olarak tanımlanır.

Güvenilirlik

Güvenilir belge, yapılan faaliyeti bir bütün ve gerçek olarak yansıttığından emin olunan belgedir. Elektronik belgeler uzaktan erişime ve paylaşıma imkan sağlaması gibi yönleriyle geleneksel kağıt belgelerden daha kolay yapıdadır. Buna karşın belge üzerinde değişiklik yapılması, içeriğinin yok edilmesi ya da teknik nedenlerle erişilmez hale gelmesi gibi olasılıklar nedeniyle de geleneksel kağıt belgelerden daha hassas bir yapıdadır. Bundan dolayı elektronik belgelerin yasal olarak kanıt olabilmesi için güvenilirliğini arttırma konusunda daha fazla çaba harcanması gereklidir.

Bütünlük

Belge bütünlüğü, belgenin içeriği, yapısı ve bağlamı biçiminde sıralanan temel ögelerinin eksiksiz, tam olmasını ve bu ögelerin belgenin tüm yaşam evreleri boyunca bozulmadan korunmasını ifade eder.

Kullanılabilirlik

Kullanılabilirlik, kullanıcıların bütün unsurlarıyla özgün halinde korunmuş belgeye erişebilmesi ve belge üzerinde arama, görüntüleme, kopyalama, yazdırma, dönüştürme vb. işlemleri uygulayabilmesidir.

Elektronik Belgelerin Yaşam Evreleri

Elektronik belgelerin yaşam evreleri iki farklı bakış açısıyla değerlendirilmektedir. Bunlardan;

• Biri yaşam döngüsü modeli,

• Diğeri ise süreklilik modelidir.

Yaşam Döngüsü Modeli

Bu model elektronik belgenin çeşitli evrelerden sıralı olarak geçtiğini kabul eder. Buna göre ilk evrede belgeler yasal bir dayanağa ve belirli standartlara uygun bir biçimde üretilir. İkinci evre, belgelerin kurum içinde ya da kurum dışında kullanıldığı döneme karşılık gelir.

Süreklilik Modeli

Süreklilik modelinde herhangi bir evre ayrımı yapılmaksızın sürekli devam eden ve dinamik bir süreç içinde akan bir belge yönetimi söz konusudur. Bu modele göre, elektronik belgeler üzerinde uygulanacak belge yönetimine ilişkin tüm kurallar ve arşivsel ilkeler belge üretimi aşamasında değil, üretim aşamasından çok daha önce sistemin tasarımı aşamasında ele alınmalıdır.

EBYS’nin Kurulum Süreci

EBYS’nin kurulum sürecinin en önemli iki temel noktası;

• EBYS’nin amaçları ve

• EBYS’de bulunması gereken temel unsurlardır.

EBYS’nin Amaçları

Elektronik belge yönetim sisteminin temel amacını sağlamaya yönelik alt amaçlar dört başlık altında ele alınabilir:

• Güvenilirlik,

• Tamlık,

• Erişilebilirlik,

• Dayanıklılık.

EBYS’de Bulunması Gereken Temel Unsurlar

EBYS’de bulunması gereken temel unsurlar;

• Yönetsel unsurlar ve

• Teknik unsurlar olarak iki ana başlıkta ele alınır.

Yönetsel unsurlar, sistemi oluşturan kuramsal düzenlemeler ve prosedürlerdir. Sistemin işletimi sırasında yararlanılacak yönetim ilkeleri, sistemin kullanım koşulları, uygulanacak denetim ölçütleri ve sistem üzerinde tanımlanacak yetki ve sorumlulukların belirlenmesi kuramsal düzenlemeleri oluşturur.

Teknik unsurlar; donanım, yazılım, ağ bağlantısı ve depolama aygıtları biçimindedir. EBYS’nin donanım unsuru, sunucular, terminaller, tarayıcılar sayısal kayıt araçları gibi bilgisayar teknolojisi üzerinde işletilen çeşitli cihazlardan oluşmaktadır.

EBYS’nin Uygulanması

Elektronik belge yönetim sisteminde uygulanacak aşamalar; başlangıç aşaması, belge değerlendirme aşaması, belge depolama aşaması ve belgeye erişim-kullanım aşaması biçimindedir.

EBYS’nin Uygulama Aşamaları

Elektronik belge yönetim sisteminde uygulanacak aşamalar;

• Başlangıç aşaması,

• Belge değerlendirme aşaması,

• Belge depolama aşaması ve

• Belgeye erişim-kullanım aşaması biçimindedir.

Başlangıç Aşaması: Bu evre elektronik belgelerin üretimi için gerekli olan sistemin tasarımını kapsamaktadır. Elektronik belgelerin üretiminin etkin bir biçimde yapılabilmesi ve sürecin doğru biçimde yönetilmesi açısından gerekli kurallar ve prosedürler bu aşamada belirlenir ve sisteme uyarlanır.

Belge Değerlendirme Aşaması: Geleneksel kağıt belgelere ilişkin arşivsel işlevleri değerlendirme ve seçim ölçütlerini uygulama sorumluluğu genellikle bireysel çabalarla yürütülmekte ve bu nedenle belge değerlendirme ölçütleri arasında farklılıklar yaşanmaktaydı. Kişiye odaklı olduğundan bu sorumluluk, genellikle belgenin yaşam döngüsünün son evrelerine kadar ertelenmekte ya da hiç yapılmamaktaydı.

Belge Depolama Aşaması: Elektronik belgeleri depolama, arşivciler için oldukça zor ve tartışılmakta olan bir konudur. Geleneksel kağıt belgelerin depolanması, fiziksel olarak belgenin kendisinin depolanması diğer bir ifadeyle yalnızca belge kayıt ortamının muhafaza edilmesi anlamındaydı.

Belge Erişimi-Kullanımı Aşaması: EBYS’nin sunduğu en önemli hizmetlerden biri belgeyi arama ve bulma işlemidir. Çok çeşitli türden dosyaların bulunduğu sistem içerisinde üstveri bilgilerini kullanarak istenen belgeye hızlı ve kolay biçimde erişebilmek mümkündür.

EBYS’nin Avantajları ve Dezavantajları

Belge yönetimi konusunda EBYS’nin kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar şöyle sıralanabilir:

• Elektronik belgelerin yer ve zaman bağımlılığı olmayıp sınırsız bir hareketlilik yeteneğine sahiptir. EBYS ile istenilen belgeye, istenilen saatte istenilen her yerden erişim mümkündür.

• İhtiyaç duyulduğu an belgeye erişim geleneksel kağıt belgelere erişimden çok daha hızlı ve kolaydır.

• Belgelerin depolanması konusunda fiziksel yer sorunu yaşanmaz. Bilgisayarda sabit disk ya da diğer depolama araçlarına kolayca depolanabilir.

• İhtiyaç duyulduğunda, kısa sürede ve fazla çaba gerektirmeden çok sayıda çoğaltılabilir.

• Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim sağlanabilir.

EBYS sunduğu avantajlara karşın bazı dezavantajlara da sahiptir. Söz konusu bu durumlar şöyle sıralanabilir:

• Elektronik belgelere erişim ve üzerinde işlem yapmak için bilgisayar, ağ bağlantısı vb. teknolojik araçlara olan bağımlılık söz konusudur.

• EBYS’nin kurulumu için gerekli olan donanım ve yazılım için gerekli olan maliyet önemli bir parasal kaynak gerektirebilir.

• Elektronik ortama kaydedilen veriler kolay biçimde değiştirilebilir ya da imha edilebilir. Bu nedenle kağıt belgelere oranla elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak güçtür.

• Kullanılan depolama aygıtlarında herhangi bir arızanın olması durumunda verilerin kaybolması riski vardır.

EBYS Standartları

Elektronik belge yönetimini karmaşık bir yapıdan kurtarmak amacıyla, konu sistem yaklaşımı ile ele alınmış ve sistemi oluşturan öğelerin birbiri ile uyumlu çalışması için gerekli olan kuralların son hali, “TSE 13298/T1 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” adı altında bir standart olarak düzenlenmiştir. Söz konusu standartın belirlenmesinde referans model olarak önerilen model üç ana bölüm halinde tasarlanmıştır:

• Sistem kriterleri,

• Belge kriterleri ve

• Üstveri kriterleri (S:187, Şekil 7.1).

Sistem Kriterleri

EBYS standartının belirlenmesinde önerilen referans modelin ana bölümlerinden ilki sistem kriterlerini içermektedir. Bu bölüm elektronik belge yönetimi sisteminin tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimlerin ele alındığı bölümdür. Bu bölümde yer alan kriterler elektronik belge yönetiminin asgari gereksinimlerini tanımlar. Sistem kriterleri bölümünün;

• Dosya Tasnif Planları,

• Saklama Planları,

• Elektronik Belgelerin Kayıt İşlemleri,

• EBYS Kullanım Özellikleri,

• Erişim Kontrolü ve Güvenlik ile

• Sistem Tasarımı ve Yönetimi biçiminde sıralanan alt bölümleri bulunmaktadır.

Belge Kriterleri

EBYS standardına ilişkin referans modelin ikinci ana bölümü belge kriterlerine ilişkindir. Bu bölüm elektronik belge özelliklerinin, sayısal görüntüleme sistemlerinin ve fiziksel ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu gibi konuların ele alındığı bölümdür. Bu kriterler elektronik belge yönetimi için zorunlu olmayan ancak olmasında büyük yarar olan gereksinimleri tanımlar. Belge kriterleri bölümünün;

• Belge özellikleri,

• Doküman yönetimi,

• Elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk ve

• Dijital görüntüleme sistemleri biçiminde sıralanan alt bölümleri bulunmaktadır.

Üstveri Kriterleri

Standardın bu bölümünde tüm sisteme ait üstveri gereksinimleri belirlenmiştir. Hatırlanabileceği gibi üstveri, sistemde yer alan veriler hakkındaki tanımlamalardır. EBYS kapsamında üstveri bilgilerinin yönetileceği bir üstveri modülünün de oluşturulması gerekir.