Ünite 7: Powerpoint Sunumu Hazırlama

Sunum Nedir?

İletmek istediğimiz mesajları, düşünceleri, projeleri bir kişi ya da topluluğa yazılı, işitsel ve görsel malzemeleri kullanarak anlatabilme yöntemi olarak tanımlayabiliriz.

Bir sunum hazırlarken dikkat edilmesi gereken birçok aşama vardır. Bunlardan ilki iyi bir planlamadır. Anlatmak istediğimiz konuyla ilgili, düşüncelerimizi destekleyici metinleri, görsel ve işitsel malzemeleri; sade, anlaşılabilir ve dinleyicileri ilgisini çekecek şekilde bir araya getirmemiz gerekmektedir. Metinleri gerektiğinden fazla uzun tutmamalı, görsel malzemeler eşliğinde dinleyicilerin dikkatini dağıtmayacak şekilde bir arada kullanmalıyız.

Yapılan bazı araştırmalara göre sunum sırasında %55 görsel, %38 işitsel, %7 metinlerin etkili olduğu anlaşılmaktadır. Bu araştırmanın sonucuna göre görselliğin ne kadar önemli olduğu bir kez daha ortaya çıkmaktadır.

Sunumu oluşturan diğer etmen kişinin kendisidir. Kişi kendisini tartmalı, yani giyiminden saç ve sakal tıraşına kadar, konuyla ilgili bilgi yeterliliğine, iletişim becerisine bakmalıdır.

• Sunulacak konuya ne kadar egemenim?
• Bu konuyla ilgili gelebilecek sorulara bilgim yeterli mi? gibi soruları kendisine sormalıdır.

Son olarak, sunumun yapılacağı mekan da önemlidir. Bir saat önceden salona giderek sunumun yapılacağı yerin konumu, havalandırma, ses ve görüntü sistemlerinin düzgün çalışıp çalışmadığını kontrol etmesi vakti de varsa sunumun provasını yapması kendisi açısından faydalı olacaktır.

Powerpoint Nedir?

PowerPoint sunum için görüntüleri, sesleri ve metinleri biraraya getirmemize ve sunmamıza yardımcı olan bir program, yani, “Uygulama Yazılımı” dır (Application Software). Kısaca kullanıcıların işlerine çözüm sağlayan örneğin muhasebe kayıtlarını tutan, banka hesaplarını kayıt altında tutan, uydu görüntülerini işleyip bilgiler sunan programlar vs. gibi yazılımlar olarak tanımlanabilir.

PowerPoint programıyla, bir sunum gerçekleştirebilmek için, öncelikle yardımcı ekipmanlara gereksinim vardır. Bunlardan en önemlisi, sunum amaçlı kullanılan projeksiyon cihazıdır. Projeksiyon: Herhangi bir görüntü cihazından (bilgisayar, DVD, Tv vs.) alınan görüntü ve seslerin beyaz bir perde veya duvara büyütülerek yansıtılmasıdır. Diğer ekipmanlar ise;

• Mikrofon
• Anfi
• Ses hoparlörleridir.

Powerpoint Kullanıcı Arayüzü

Başlat > Programlar > Microsoft Office >PowerPoint programını açtığımızda ana menülerin olduğu başlangıç arayüzü (interface) karşımıza çıkar. Kısaca arayüz kavramı Kullandığımız program ile bizim aramızdaki etkileşime yardımcı olan, menüler (komut satırları), Mouse (fare), klavye vs. tüm etmenler olarak ifade edilebilir. Başlangıç arayüzü üç ana pencereden oluşur:

1. Sunuyu hazırlarken kullanacağı mız araçların olduğu “giriş, ekle, tasarım, animasyonlar, slayt gösterisi, gözden geçir, görünüm” düzenleme penceresi
2. Hazırlayacağımız boş slayt satırlarının olduğu, slayt ekleme ve silme işlemlerini yaptığımız “slayt” penceresi
3. Slaytların ekran üzerinde düzenlemesini yapacağımız ve ön izleme yapabileceğimiz “görünüş” penceremiz yer almaktadır.

Giriş Ana Bölümü

Başlangıç arayüzüne detaylı bir şekilde bakarsak; aktif olarak açılan “Giriş Bölümü” karşımıza çıkar. Giriş bölümünün hemen üzerinde yer alan panelde disket formunda imleci olan “Kaydet” seçeneği, yanında yaptığımız işlemden bir önceki işleme geri dönmeyi sağlayan “Geri Al” seçeneği ve son yaptığımız işlemi tekrarlamak içinde “Yinele” seçeneği bulunur.

Giriş ana bölümü;

• Pano
• Slaytlar
• Yazı
• Tipi,
• Paragraf,
• Çizim ve Düzenleme

araçlarının olduğu altı menü ve onlarında alt bölümlerinden oluşur.

Ekle Ana Bölümü

Ekle ana bölümü; slayta tablo, resim, video, ses, grafikler eklememize yarayan araçların olduğu bölümdür. Bu bölüm içerisinde,

• Tablolar
• Çizimler
• Bağlantılar
• Metin
• Medya klipleri

alt bölümleri bulunur.

Tablolar alt bölümünde; sütun ve satır sayılarını seçerek grafiksel olarak girdiğimiz tablo oluşturma aracımız bulunmaktadır. Çizerek tablo oluşturduğumuz ve üzerinde düzenlemeler yaptığımız “Tablo Çiz” aracımız bulunur. Son olarakta; yine bir Microsoft Office uygulaması olan Excel sayfasını tablo olarak eklenmesini sağlayan ve excel ayarlarını barındıran “Excel Elektronik Tablosu” aracı bulunmaktadır.

Çizimler alt bölümünde; “resim, küçük resim, fotoğraf albümü, şekiller, smart art, grafik” araçları bulunur.

“Resim” aracıyla; kayıtlı herhangi bir resim dosyasını slayt’a ekler ve üzerinde düzenlemeler yaparız. “Resim düzenleme” araçlarıyla; resmin renk ayarlarını değiştirebilir, resim stilleriyle çerçeve ayarlarını yapabilir, yerleştirme ve boyut ayarlarını değiştirebiliriz.

Bağlantılar bölümünde “Köprü” aracıyla; web sayfası, mail adresi, bir programa yönelik bir bağlantı oluşturmamıza yarar. Aynı bölümdeki “Eylemler” aracıyla; faremiz ile slayta vereceğimiz komutları ayarlarız. Örneğin: Fare ile slayta, bir şekle tıkladığımızda ya da üzerine geldiğimizde başka bir slayta geçme, bir videoyu oynatma veya ses dosyasını çalıştırma gibi eylemleri gerçekleştirebiliriz.

İlerleyen bölümde slayta; metin kutusu, üst ve alt bilgi, dekoratif harf eklemeye yarayan “word art, tarih ve saat, slayt numarası, simge ve nesne” girişleri yapabildiğimiz araçların bulunduğu “Metin Bölümü” mevcuttur.

Ekle ana bölümünde son olarak karşımıza çıkan “Medya Klipleri” bölümünde; slaytımıza video ve ses eklememize yarayan ve bunların ayarlarını yapabileceğimiz araçlar mevcuttur.

Tasarımlar Ana Bölümü

Slaytlarımızın sayfa düzenini oluşturduğumuz (boyut, yatay, dikey) “Sayfa Yapısı” bölümü, üzerinde değişiklikler yapabildiğimiz (renk, yazı tipleri, efektler) hazır temaların olduğu “Temalar” bölümü, son olarakta bu temaların arka plan stillerini değiştirebileceğimiz ve arka plan grafiklerini gizleyebileceğimiz “Arka Plan” bölümü yer alır.

Animasyonlar Ana Bölümü

Animasyonlar Ana Bölümünde; ön izleme yapabildiğimiz, özel animasyonlar, slaytlar arası geçişlere özel efektler ekleyebildiğimiz bölümler yer alır.

Slayt gösterisi Ana Bölümü

Slayt gösterisini başlatmaya yarayan araçların olduğu “Slayt Gösterisini Başlat” bölümü, konuşma kaydet ve prova araçlarının olduğu “Ayarla” bölümü, son olarakta; ekran çözünürlüğü ayarlarını yaptığımız, tam ekran sunumu izlediğimiz “Monitörler” bölümü yer alır.

Gözden Geçir Ana Bölümü

Gözden geçir ana bölümünde; metinlerin ve slaytların sunum öncesi genel kontrolünü yaptığımız araçlar mevcuttur.

Görünüm Ana Bölümü

Görünüm Ana Bölümünde; sunu üzerinde genel ayarlamalar yapabileceğimiz araçların olduğu “Sunu Görünümleri” bölümü, çizim yaparken veya slayt üzerine resim, grafik gibi şekil eklerken kaynak olarak kullanabileceğimiz cetvel ve kılavuz çizgilerini açıp kapamaya yarayan araçların olduğu “Göster/Gizle” bölümü, slayt üzerindeki çalışma alanımızı yakınlaştırıp uzaklaştıran ve pencereye sığdırmamıza yarayan “Yakınlaştır” bölümü, slaytın renkli mi? siyah beyaz mı? yoksa gri tonlamalı mı? sunulacağını belirlediğimiz “Renkli/Gri Tonlamalı” bölümü, pencereler üzerinde değişiklikler yapabildiğimiz “Pencere” bölümü ve son olarak da; “ Makro ” çalıştırabileceğimiz, ekleyebileceğimiz, silebileceğimiz “Makrolar” bölümü yer alır.

Slayt Ana Bölümü

Slaytları sıraladığımız “Slayt” penceresi ve üçüncüsü slaytlar üzerinde çalıştığımız “Görünüş” pencerimiz üzerinde durulmaktadır.

1. Slayt penceresi; Faremizin sağ düğmesi ile yeni boş slaytlar oluşturduğumuz, seçili slaytı kopyaladığımız, çoğalttığımız, sildiğimiz, gizlediğimiz, düzenlediğimiz, sıraladığımız, görünüm penceresinde görünmesini sağladığımız araçların yer aldığı penceredir.
2. Görünüm Penceresi; Slaytımızı hazırladığımız, eklemeler-çıkartmalar yaptığımız, yazılarımızı yazdığımız, formları çizdiğimiz ekranımızdır. Bu pencere üzerinde düzenlemeler yaparız. Resimlerimizi, videolarımızı bu pencere üzerinde yerlerine yerleştiririz. Büyültme ve küçültme işlemini faremizin sol tuşu ve shift tuşuna aynı anda basarak orantılı bir şekilde yapabiliriz.

Son olarak dikkat etmemiz gereken hususlardan birisi de; hazırladığımız bir powerpoint sunusunu nasıl kaydetmemiz gerektiğidir. Ana pencerede “Office” ikonuna tıklayarak “Farklı Kaydet” (bir ve iki numaralı ikon) seçeneğine geliyoruz. İlk olarak sunumuzu hazırlarken çalışma aşamasında kaldığımız yerden devam etmek için; menülerde “PowerPoint Sunusu” nu (üç numaralı ikon) seçip bilgisayarımızda ya da taşınabilir hard diskimizde bir dosya belirleyip kaydediyoruz. Bu şekilde kaydettiğimiz sunuyu çağırarak üzerinde değişiklikler yapabilir, kaldığımız yerden çalışmaya devam edebiliriz.

Diğer bir seçenek; sunuyu bitirdiysek ve sununun bitmiş halini izlemek istiyorsak PowerPoint Gösterisi (dört numaralı ikon) olarak kaydediyoruz. Sunumu gerçekleştireceğimiz yere de bu dosyayı götürebiliyoruz.

Dikkat edilmesi gereken hususlardan birisi de; sunuyu hazırlarken farklı bilgisayarlarda çalışacaksak “PowerPoint 97-2003 Sunusu” (beş numaralı ikon) olarak kaydedin ve yanınızda götürün. Bu şekilde kaydetmemizin amacı farklı “office” sürümlerinde karşılaşılabilecek sürüm uyumsuzluğuna karşı alınabilecek önlemdir.