Ünite 2: Lojistikte Bilişim Sistemlerinin Kullanımı

Giriş

Küreselleşme süreci ve e-ticarette görülen gelişme lojistik sektöründe büyük bir değişimi ortaya çıkarmıştır. Lojistik operasyonların yürütülmesinde karşılaşılan uluslararası rekabet bilişim teknolojilerinin önemini artırmış ve etkin kullanımını zorunlu kılmıştır. Bilişim sistemleri ; verilerin toplanması, islenmesi, biriktirilmesi ve bilgisayar ağları üzerinden hedeflenen noktaya verilerin korunarak kullanıcılara iletilmesi, hizmete sunulmasında kullanılan donanım, yazılım ve bilişim teknolojilerini entegre eden sistemlerdir.

Lojistik Bilişim Sistemleri

Taşıma, depolama, envanter yönetimi, tedarik ve dağıtım yönetimi, vb. gibi lojistik faaliyetler yürüten işletmelerde iş akışlarının kontrolü, takibi, ekonomik değerlerin etkin bir şekilde kullanılması sürecinde lojistik bilişim sistemleri firmalara çözüm odaklı bakış açıları sunmaktadır. Lojistik bilişim sistemleri mantıksal ve fiziksel yapılar kümesi olarak ifade edilmektedir. Mantıksal yapılar; algoritmalar, kurallar, önemli çalışma prensipleri, yöntemler, teknolojiler, prosedür, kanun ve ilkeler gibi sistemin esaslarını temsil ederken fiziksel yapılar ; bilgisayarlar, barkod okuyucuları, iletişim araçları, yazılımlar ve denetimi sağlayan araçlar gibi ürünlerin varlığı ile ilgili olarak oluşan sistemleri açıklamaktadır. Lojistik bilişim sistemleri, lojistiğin yapısal modelindeki farklı lojistik seviyeleriyle tüm lojistik faaliyetler arasında es zamanlı olarak verinin edinilmesini, depolanmasını, islenmesini, ilişkilendirilmesini ve iletilmesini sağlar. Lojistik bilişim sistemleri lojistik firmalarının müşterilerine ilişkin detaylı bilgilerin yanı sıra, müşterilerden gelen siparişler ile ürün, ham madde ve yarı mamullere ilişkin envanter bilgilerinin toplanması, islenmesi ve saklanması gibi uygulamaları kapsamaktadır. Aynı zamanda bu bilgilerin gereksinim duyulan her bir süreçte kullanılabilmesi, stok planlama ve talep tahminlerinin daha kolay ve etkin bir biçimde gerçekleştirilebilmesini sağlar. Bilişim sistemleri sayesinde bir tedarik zincirinde gerçeklesen her bir fonksiyonun koordinasyonunun sağlanması, toplam etkinlik ve verimlilik düzeyini artırırken toplam maliyetlerin azaltılmasını mümkün hale getirir.

İngilizcede Enterprise Resource Planning (ERP) olarak tanımlanan Kurumsal Kaynak Planlaması en geniş anlamıyla bir kurumda süregelen tüm bilgi akışının bütünleştirilmesini sağlayan ticari yazılım paketleridir. Türkçede Kurumsal Kaynak Planlamasının baş harfleri ile KKP olarak da ifade edilebilmektedir. ERP ile işletmelerde bir is süreci ile diğer iş süreçleri arasında gerçek zamanlı bağlantı kurulmaktadır. ERP, yöneticilere aylık raporları beklemeden ve diğer aylık raporlarla çapraz kontrole gerek kalmadan kendi bilgisayarlarından gerçek zamanlı işletme bilgilerini görme olanağı verir.

Firmaların, faaliyet ve organizasyonel yapılarını daha iyi planlamak için iş akışlarını düzenleme ve kaynaklarını verimli bir şekilde kullanma ihtiyacından doğan Kurumsal Kaynak Planlamasının kökleri 1960’lı yılların öncesinde kullanılan Malzeme Listesi (Bill of Material-BOM) kavramına dayanmaktadır. ABD’de 60’lı yılların sonuna doğru imalatın hızla geliştiği bir dönemde Malzeme İhtiyaç Planlaması (Material Requirement Planning-MRP) ortaya çıkmıştır. MRP, hedeflenen üretimi gerçekleştirmek için gereken alt ürünler, parçalar ve ham maddelerin miktarını; bu ihtiyaçların zamanlama ve planlaması ile tedarikini sağlamaktadır.

Ekonomide ve tüketim eğilimlerinde ortaya çıkan sonraki gelişmeler 70’li yılların sonlarında pazarın daha ağırlıklı biçimde müşteri tarafından belirlenir olması sonucunda MRP çerçevesinde kurulan ve aynı zamanda üretim planlama, ana üretim programı hazırlama ve kapasite ihtiyaç planlaması gibi diğer ek fonksiyonları da içeren MRP II sistemleri ortaya çıkmıştır.

90’lı yıllarda MRP II geliştirilerek mühendislik, finans, insan kaynakları, dağıtım, proje yönetimi gibi bir firmanın bütün fonksiyonlarını içerecek şekilde yapılandırılmıştır. Bu sisteme de Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) ismi verilmiştir. Günümüzde lojistik bilişim sistemleri genel olarak Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) olarak değerlendirilebilmektedir.

Kurumsal Kaynak Planlamasının genel özellikleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• Tüm sektörleri hedef alan ve kurulumu esnasında özelleştirilebilen standart yazılım paketleridir. İlaveler (addion) ile sektörel çözümler de geliştirilebilir.
• ERP, bir veri tabanı yönetimi yazılımı, ara katman yazılımı veya bir işletim sisteminden ziyade, bir uygulama yazılımıdır. Uygulama, veri tabanı ve sunucu olmak üzere üç katmandan oluşan bir istemci/sunucu mimarisinde çalışır.
• Hem ana verileri hem de iş süreçlerine ait verileri tutan bütünleşik veri tabanına sahip bir uygulamadır.
• Temel iş süreçlerine, sahip olduğu en iyi iş uygulamaları ile çözüm önerileri sunar.
• Üretim, satış, pazarlama vb. kuruma ilişkin tüm fonksiyonları desteklemeyi hedeflediğinden dolayı işlevsel bir yapıya sahiptir.
• ERP paketleri dünya genelinde, ülke ve bölge kavramlarından bağımsız çözümler sunmak üzere tasarlanmıştır. Ülkeden ülkeye farklılık gösteren yerel mevzuata tabi muhasebe işlemlerinin, özel belgelerin oluşturulması ve insan kaynakları yönetimi gibi işlevlerin, yerel gereksinimlere uygun olarak yapılmasına olanak sağlar.
• ERP yazılımları, dünya ölçeğinde kullanım olanağı sağlayan işlevsellik sayesinde, tüm sektörlerde uygulama olanağı bulabilir.
• ERP paketleri; tedarik yönetimi, sipariş yönetimi ve ödeme işlemleri gibi tekrar eden ve sürekli olan is süreçlerini destekler.
• Tüm uygulama alanlarında birbiriyle tutarlı grafik arayüzlere sahiptir.
• İşletim sistemi ve donanımdan bağımsız olmakla birlikte, ERP’yi tedarikçinin önerdiği ve onayladığı donanım ve yazılımlar ile kullanılması, olan riskleri en aza indirir.
• Yönetiminin karmaşık olması ERP yazılımlarına özgü olmamakla birlikte bu sistemler kadar kritik öneme sahip sistem sayısı da azdır.

Lojistik firmalarını ERP uygulamalarına yönelten nedenler aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• Arka plandaki (back office) işlerin otomasyonu,
• İş süreçleri arasında daha iyi bir koordinasyon için müşteri sipariş bilgileriyle finansal bilgilerin bütünleştirilmesi, üretim süreçlerinin ve insan kaynaklarının standartlaşmasıyla servis kalite seviyesinin yükseltilmesi, bireysel ve organizasyoinel verimliliğin artırılması,
• Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arasında koordinasyon sağlanması
• Kurumun farklı birimleri arasında terminoloji birliğinin sağlanması,
• Bilişim teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı kolaylaştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüze sahip olması,
• Bilişim teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir sistemin varlığı,
• Stratejik işletme kararlarının iyileştirilmesi için veriye kolay erişim ihtiyacı,
• İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi,
• Süreçlerde müşteri katkısının artırılması beklentisi,
• Lojistik aktiviteler dahil olmak üzere işletmenin gerçekleştirdiği fonksiyonlar arasındaki bütünleşme gereksinimidir.

ERP yazılımı seçim süreci, ERP seçim ekibinin ve yöneticisinin belirlenmesi ile başlamaktadır. Lojistik firmaların farklı sektörlere dönük çözümler için ihtiyaç duydukları hizmetleri elde etmek için yapması zorunlu gerekişinim analizi ile saptadıkları ihtiyaçlar için ayrı ayrı özel talep listelerinin (Request For Proposal-RFP) geliştirilmesi gerekmektedir.

İngilizcede Distribution Resource Planning (DRP) olarak ifade edilen Dağıtım Kaynakları Planlaması, periyotlar boyunca dağıtım depolarının gereksinimlerinin projeksiyonunu yapar ve ana depodan planlanmış siparişler oluşturur. DRP; üretim kapasitesinin ve stokların etkin bir şekilde tahsis edilmesini sağlamak, müşteri servis düzeyini yükseltmek ve stok yatırımlarını düşürmek için üretim ve dağıtım yöneticileri tarafından ihtiyaç duyulan bilgi akışını sağlar. DRP sistemi aşağıdaki unsurları dikkate alarak çalışır:

• Taşıma araçları ve teçhizatları
• Yükleme/indirme alanı
• Depolama alanı ve hacmi
• Ürünlerin birbirine göre taşıma ve depolama özellikleri
• Taşımadaki tonaj
• Zaman kısıtları

DRP, ERP’nin bir bileşeni olup, sisteme entegre edilmesi elde edilecek performans açısından önem arz etmektedir.

Müşteri İlişkileri Yönetim Sistemi (MİY), firmaların satış ve dağıtım hacimlerini genişletmek için dizayn edilmiş, müşteri memnuniyetini gelir kaynağına dönüştürmek üzere kullanılan sistemler olarak tanımlanmaktadır. Müşteri ilişkileri yönetim sistemi esas olarak organizasyonların içindeki insanlar, müşteriler ve firmanın müşteri hizmetleri arasındaki ilişkiyi yönetmektedir. Müşteri İlişkileri Yönetimi günümüz pazarlama alanında yaşanan gelişmelerin etkisiyle ortaya çıkmıştır. Bilgisayar teknolojilerinin toplumun tüm kesimine etkin bir biçimde yayılmasının etkisiyle, iş dünyasında hızla gelişen olgulardan biri olarak karşımıza çıkan Müşteri İlişkileri Yönetimi, lojistik işletmelerinin kendilerini tam anlamıyla müşteri odaklı organizasyonlara dönüştürmesine olanak tanımaktadır. Müşteri İlişkileri Yönetimi, lojistik işletmelerinin rakiplerine karsı müşterileri için farklılık yaratmasına yardımcı olmaktadır. MIY, pazarlama, satış ve müşteri hizmetleri süreçlerini bütünleştiren ve bunlar arasında kurumsal bir sistem oluşturmak için kullanılan bir bilişim teknolojisi olarak tanımlanmaktadır. MIY’nin üç temel unsurunu oluşturan insan, süreç ve teknoloji yapılandırmasını da insan (çalışanlar), müşterinin beklentilerini anlayıp, standart prosedürlerin ötesinde çözümler üretirken süreç, çalışanların ilettiği müşteri taleplerini hızlı süreç değişimi ile müşteri odaklı yapılanmaya dönüştürmektedir. Teknoloji ise müşteri bilgilerinin tüm bağlantı noktalarından takip edilmesine ve farklı müşteri isteklerine hızlı çözüm üretilmesine imkân tanıyacak şirket içi otomasyonu sağlamaktadır. MIY’nin lojistik işletmelerinde iyileştirilmesini hedeflediği süreçler;

• Müşteriyi tanımak, ne istediğini tespit etmek ve müşteri memnuniyeti yaratmak,
• Müşteriyi elde tutmak,
• Müşteri sadakatini arttırmak,
• Müşteriden elde edilen kârı arttırmaktır.

Taşıma yönetim sistemleri; taşıma türlerinin seçimi, yüklerin planlanması, yüklerin diğer nakliyelerle birleştirilmesini sağlayan; maliyetleri azaltan, araçların güzergâhını belirlemeyi ve en uygun kullanımının sağlanmasını içeren sistemler olarak tanımlanmaktadır. Günümüzde taşımacılıkta kullanılan sistemler içinde; trafik veri toplama ve ayrıştırma sistemleri, şebeke kontrol sistemleri, terminal ve liman bilişim sistemleri, yük ve araç tak ip sistemleri, akaryakıt takip sistemleri coğrafi bilgi sistemleri, bakım yönetim sistemleri ve sürücü takip sistemleri gibi sistemler yer almaktadır.

Araç Takip Sistemleri, araçlarda içinde bir yazılım olan mobil terminal bulunmaktadır. Ayrıca merkez takip sunucusu üzerinde de hem Internet hem de araçlarla haberleşen özel bir yazılım söz konusudur.

Coğrafi Bilgi Sistemleri, (Geographical Infromation Systems-GIS), her ölçekteki doğal ortam ile insan, zaman özellikleri ve ilişkilerine ait bilgi toplama, depolama ve analiz çalışmalarını kapsayan ve kendine özgü bir yöntemi olan yapı olarak tanımlanmaktadır.

Lojistik alanında faaliyet gösteren firmaların en temel ihtiyaçlarından birisi olan Bakım Yönetim Sistemleri, firmaların araçlarının kontrolünü sağlamaktadır.

Filo yönetiminde araç ve operasyon sayısı arttıkça taşıma operasyonundan sorumlu tek kişi olan sürücünün takibi lojistik işletmeleri için önem arz etmektedir. Bu konuda sürücü takip sistemleri ve araç içi kamera sistemleri büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Tanımlama lojistik süreçte çok önemli bir yere sahiptir. Otomatik tanımlama yöntemleri, verilerin otomatik olarak elde edilmesi ve bir araya getirilmesini sağlayan, teknoloji tabanlı işlemler bütünüdür. Otomatik tanımlama yöntemlerinden en çok kullanılan sistemiler arasında barkod sistemi, radyo frekanslı veri iletişimi ve tanımlama (Identification-ID) ile sesli veri toplanması gösterilebilir.

Otomatik yükleme ve boşaltma sistemleri bir yükü (palet, sepet ya da koli) önceden tanımlı olan adreslere istifleyen ve istendiğinde yükü raftan indiren robotik sistemlerdir. Lojistik işletmeler müşterilerinin ihtiyaçlarına göre süreçlerde verimlilik sağlayarak operasyonel giderleri azaltmak ve hizmet kalitesini artırmak amaçlı Otomatik Depo Sistemlerinin (Automated Storage and Retrieval Systems-ASRS) palet ve sepet elleçleyen modellerini mevcut operasyonlarında kullanmaktadır

RFID, nesneye ait verileri içeren mikroişlemci ve bu mikroişlemciye bütünleştirilmiş anten ile donatılmış etket taşıyan bir nesnenin, bu etikette taşıdığı bilgiler ile hareketlerinin izlenebilmesine, analiz edilebilmesine ve yöneltebilmesine imkân veren; veri alışverişin radyo frekansları le sağlayan otomatik nesne tanımlama ve takip teknolojisidir.

RFID etiketlerine bilgi yazılması ve bu bilgilerin gerektiğinde okunması radyo dalgaları ile yapılır. En yaygın olarak kullanılan pasif etiketler RFID okuyucu tarafından yayılan enerji ile aktive olurlar ve üzerlerindeki bilgiyi okuyucuya gönderirler. RFID okuyucular etiketlerden topladıkları bilgileri direk olarak ya da şebeke (network) üzerinden, bilgiyi işleyecek olan denetleyicibilgisayar-yazılım sistemine iletirler. Gelen bilgi, aynı barkod sistemlerinde olduğu gibi kullanıcının istediği işlemlere uygun bir şekilde işlenerek kullanılır ya da depolanır.

Barkod sistemlerinden biri olan; kısaca bir bilgi standardı tanımlama ve uygulama sistemi olarak anılabilecek EANUCC Sistemi, merkezi Brüksel’de bulunan EAN International tarafından geliştirilmekte ve tüm dünya çapında yönetilmektedir. Türkiye’deki EAN Numaralama Organizasyonu Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği-Millî Mal Numaralandırma Merkezidir (TOBB-MMNM). EAN Numaralama Organizasyonlarının uyguladığı kurallar doğrultusunda oluşturulan tanımlama numaraları ve bu numaraları içeren barkodlar, dünyanın her yerinde geçerli olup uluslararası tüm ticari işlemler ve tedarik zinciri uygulamalarında herhangi bir değişikliğe gerek kalmaksızın kullanılabilmektedirler. Verinin otomatik olarak, hatasız bir biçimde başka bir ortama aktarılması için kullanılan barkod, değişik kalınlıktaki çizgilerden ve bu çizgiler arasındaki boşluklardan oluşmaktadır (Sayfa 33, Şekil 2.8).

Sanal depolama kavramı, sadece dünya çapında dağıtım merkezleri kullanarak etkin ve doğru performanslar sergilemeyi sağlayan bir yaklaşımdır. Söz konusu sistem karma algoritmalardan faydalanan dinamik ve sürekli malzeme lojistik işlevlerinin altından kalkabilen bir evrensel sistem olarak tanımlanmaktadır. Kavramın temelini; gerçek zamanlı olarak, dünya çapındaki veri tabanlarındaki büyük miktarlardaki verilerin işlendiği sanal alanlar oluşturur.

E-Ticaret ve Lojistik Bilişim Sistemleri

Kurumlar arası elektronik ticaret (e-ticaret) birçok alıcı ve satıcı firmanın elektronik ortamda bir araya gelip alım satım işlerini gerçekleştirdikleri yeni ticaret şekli olarak tanımlanmaktadır. Kurumlar arası e-ticaret eski tarihlerde bu iş için geliştirilmiş özel program ve ağ yapılarıyla bazı sektörlerde büyük hacimli iş yapan firmalar arasında Elektronik Veri Değişimi (EDI-Electronic Data Interchange) ile yapılmaktaydı. Günümüzde ise İnternetin hızla gelişmesi ve veri alışverişinin şirketler arası ağ yapıları üzerinden oldukça ucuza sağlanabilir olması kurumlar arası elektronik ticaretin hızla gelişmesine yol açmıştır. Firmalar bu teknolojilerin sunduğu imkânlardan yararlanarak geleneksel iş modellerini yeni ekonominin hızlı ve dinamik yapısına uygun hale getirmektedirler. Eticaretin lojistik işletmelerine sağladığı yararlar aşağıdaki gibidir:

• Gerekli ürünlerin temini,
• Ürünlerin koşullara uygun yerlere konumlandırılması
• Ürünlerin rekabet edilebilir fiyatla sunulması
• Ürünlerin ihtiyaç duyulduğu sırada kullanılır halde bulundurulması,
• Ürünlerin müşterilere doğru zamanda teslim edilmesidir.

Elektronik Veri Değişim (EDI-Electronic Data Interchange); Farklı kuruluşlardaki uygulamalar arasında yapısal veri değişimdir. İş dünyasında kullanılan kâğıt belge değişiminin yerine geçmektedir. Bu yönü sebebiyle Elektronik ticaretle de alakalıdır. EDI organizasyonlar arası bilgi paylaşma ve değişim yeteneğine sahip olan bir iletişim paket kullanılarak, bir bilgisayar ve diğer arasında elektronik olarak bilgi değişiminin yapıldığı bir sistemdir.

E-lojistik faaliyetleri işletmenin her yönetim düzeyi açısından önemli görevler üstlenmektedir. Alt düzey yönetim için e-lojistik faaliyetleri iş süreçlerine ve işlemlere destek vermektedir. Orta düzey yönetimde; işletmenin karar verme sürecine yardımcı olmaktadır. Üst düzey yönetimde ise rekabet avantajı sağlama stratejilerinde önemli bir rol oynamaktadır. Ancak söz konusu bilgilerin stratejik kararlara dönüştürülmesinde yöneticilerin deneyimleri ve yönetim kültürü de önemli unsurlar arasında bulunmaktadır.

E-lojistik faaliyetleri işletme içi yeni operasyonlara imkân vermektedir. Bilgi, işletme operasyonları üzerinde koordinasyon ve kontrol kabiliyetini yükseltir. Böylelikle lojistik işletmesinin performansını arttırarak işletmenin hızlı çözüm üretebilmesine imkân tanınmaktadır. Elojistik uygulamalarının lojistik işletmelerine sağladığı birçok fayda bulunmaktadır.

Etkin ve hızlı hizmet sunan devlet çağdaş toplumların temel beklentisi haline gelmiştir. Genel olarak açıklamaya çalıştığımız e-devlet kavramının çeşitli eserlerde de farklı unsurları ön plana çıkarılarak tanımlandığını görmekteyiz. Bu çerçevede yapılan bir tanıma göre e-devlet çağdaş toplumlarda devlet ve birey ilişkilerinde, devletin vatandaşa karşı yerine getirmekle yükümlü olduğu görev ve hizmetler ile vatandaşların devlete karşı olan görev ve hizmetlerinin karşılıklı olarak elektronik iletişim ve işlem ortamlarında kesintisiz ve güvenli olarak yürütülmesi demektir.