Ünite 1: Lojistik Bilişim Sistemlerine Giriş

Giriş

Lojistik kavramının gelişimi 19. Yüzyılda başlamış ve bu tarihten itibaren özellikle I. ve II. Dünya Savaşı’nda önemini ve etkisini hissettirmiştir. Global anlamda öneminin anlaşılmasından sonra, 1970’li yıllardan itibaren işletmelerde rekabette lojistiğin önemini dikkate alarak lojistik süreçlerini geliştirmeye başlamışlardır. Lojistik süreçlerini geliştirmede kullanılması gereken en önemli araçlardan biri ise bilişim sistemleridir. Lojistik bilişim sistemleri de zaman içinde farklı süreçlerde birbirinden bağımsız olarak gerçekleşmekte iken zaman içinde tüm tedarik zincirine yayılmış ve Internet ortamında gerçekleşmeye başlamıştır. Lojistik sektörü yapısı itibariyle farklı mekânlarda farklı paydaşları bir araya getirmekte ve teknolojik gelişmelerden maksimum düzeyde yararlanmaktadır.

Lojistikle İlişkili Kavramların Tarihsel ve Teknolojik Açıdan Gelişimi

Lojistik kökeni Yunanca lojistikos kelimesine dayanmaktadır. Lojistikos hesap yapma bilimi , hesap yapma becerisi anlamlarına gelmektedir. Lojistiğin geçmişi insanlığın geçmişi kadar eskidir. İlk lojistik firması 1840’larda Amerika Birleşik Devletleri’nde kurulmuştur. Lojistik kavramının tarihsel gelişimine bakıldığında, askerî kökenli bir kavram olduğu söylenebilir. İlk kez, 1905 yılında ordulara ait malzeme ve personelin taşınma, tedarik, bakım ve yenilenmesi faaliyetlerini kapsayan işlemlerin bütününü tanımlamak üzere kullanılmıştır.

Malların daha hızlı taşınması, gerektiği kadar depolanması, ihtiyaç anında hazır olması, raf ömrünü kaybetmemesi, geri dönüşlerinin sağlanması gibi lojistik yönetiminin temel esasları ortaya çıkmıştır. İkinci Dünya Savaşı’nda bu kavramları kullanan kişiler barış döneminde yaptıkları islerde lojistik yönetiminin esaslarını sorgulamaya başlamışlardır.

1950’lerden sonra teknolojik ve ekonomik ihtiyaçlar hızla değişerek 1956-1995 arasındaki dönemde bütünleşik lojistik kavramı ortaya çıkmaya başlamıştır. Bu dönemde dünyanın ekonomik yapısı ve değişen eğilimler, lojistik kavramının gelişmesi için önemli fırsatlar yaratmıştır. Bu on yıllık dönem içerisinde ortaya çıkan 4 temel gelişim, lojistik işlevinin kavramsallaşmasını güçlendirmiştir. Söz konusu gelişmeler:

• Toplam maliyet analizi gelişimi
• Sistem yaklaşımı uygulamaları
• Müşteri hizmetlerine önem verilmesi
• Pazarlama kanalları üzerindeki çalışmaların tekrar gözden geçirilmesidir.

Bütünleşik lojistik, işletmenin gelen ve giden tüm lojistik faaliyetlerinin toplam maliyetin en aza indirilmesi, koordinasyonun arttırılması, verimliliğin yükseltilmesi vb. amaçlar çerçevesinde bütünsel bakış açısıyla yönetilmesidir. 1970’li yıllardaki ekonomik belirsizlikler ve krizlerden sonra 1980’li yıllarda bilişim teknolojilerindeki gelişmeler lojistiğin önemini artırmıştır. Lojistiğin tarihsel gelişimi en genel hatlarıyla 4 dönemde incelenmektedir:

1. Dönem : Planlamanın olmadığı, üretim faaliyetlerinin ön planda olduğu, depolama, dağıtım gibi operasyonel faaliyetlerde hiçbir kontrolün sağlanamadığı ilk lojistik faaliyetler ile başlamıştır.
2. Dönem : Askerî alanda lojistik desteğin öneminin anlaşılmasıyla, askerî lojistik faaliyetler başlamıştır.
3. Dönem : Ticari alanda, teknolojik ve ekonomik ihtiyaçların hızla değişmesiyle lojistiğin tüm faaliyetlerini içeren yeni oluşumlar ortaya çıkmaya başlamıştır. Gelişen teknolojiyle beraber, entegre edilebilen fonksiyonlara daha geniş bir perspektifle bakılmaya başlanmıştır. Bu dönem, materyal yönetimi ile fiziksel dağıtımın bağlantısını da kapsamıştır. Bu dönemde yaşanan en büyük gelişmelerden biri de lojistiğin bilgi alanındaki yaklaşımının, fiziksel yaklaşımı kadar önemli olduğunun farkına varılması olmuştur.
4. Dönem : Lojistik faaliyetlerin modernize olmasıyla, yönetimsel ve operasyonel düzeyde uygulanmaya başlamıştır. Yönetsel lojistik, tedarik ve lojistik yönetimi olarak iki farklı boyutta ele alınmıştır. Operasyonel lojistik; materyal, üretim-operasyon ve dağıtım yönetimi olarak üç boyutta uygulanmıştır. Lojistiğe ticari bakış açısının gelişmesiyle birlikte operasyonel ve yönetsel lojistiğin temel faaliyetleri önem kazanmıştır. Bu yaklaşımla birlikte lojistik formülle ifade edilmeye başlanmıştır.

“Lojistik = Tedarik + Materyal Yönetimi + Dağıtım” olarak ifade edilmektedir. Formülde vurgulandığı şekilde; lojistiğin malların tedarik kaynağından üretim yerine ve sonra da tüketim noktasına uygun bir maliyet ile dağıtılması ve müşteriye kabul edile-bilir bir servis sağlayabilmesi gereklilikleri ön plana çıkmıştır. Lojistiğin tarihsel gelişiminde 4. Dönem detaylı olarak incelendiğinde önemli kilometre tasları:

• 1960 ve 1970’lerde fiziksel dağıtım kavramı gelişim göstermiştir. Aynı zamanda nakliye, depolama, mal elleçleme, paketleme gibi bir dizi fiziksel aktivitenin varlığı ortaya konmuş ve bu aktivitelerin birbirine bağlanarak daha efektif bir şekilde yönetilebileceği anlaşılmıştır. Ayrıca birçok fonksiyonun toplam maliyet ile ilişkisi fark edilmiştir.
• 1980’lerde taşımacılık endüstrisinin yeniden düzenlenmesi, şirketlere çeşitli seçenekler sunmuştur ve tasıma şekilleri arasındaki rekabeti artırmıştır.
• 1990’lı yıllarda akademisyenlerin lojistik ile ilgili araştırmalara ilgisinin artmasıyla birlikte lojistik sistemlerin tamamen yenilenmesi ile ilgili teoriler ortaya atılmaya başlanmıştır. Tedarik zinciri yönetimi kavramı ön plana çıkmış ve lojistik faaliyetlerin bütünleşme içinde olduğu bir dönem olmuştur.
• 2000 yılı sonrası, bilişim teknolojilerinin rolü artmıştır.
• İnternet birçok lojistik faaliyetin gerçekleşmesinde etkili olmuş, stratejik tedarik zinciri kavramı yaygınlaşmaya başlamıştır.

1960’lardan sonra lojistiğin gelişimi yönetim merkezî ve örgütsel tasarım boyutlarıyla verilmiştir (S:5, Tablo 1.1).

Lojistik, “ürünlerin, hizmetlerin ve onlarla ilgili bilgilerin, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak için üretim noktası ile tüketim noktası arasında etkin bir biçimde ileriye ve geriye akısını planlayan, uygulayan ve kontrol eden tedarik zinciri sürecinin bir ögesi” olarak tanımlanabilir.

Lojistik yönetimi, tedarik zinciri yönetimini, satın almayı ve fiziksel dağıtımı da içine alan geniş kapsamlı yönetsel bir süreçtir.

Bilişim teknolojilerindeki hızlı gelişime paralel olarak elektronik ticaret (e-ticaret), değişik alanlarda ve dünya üzerinde her geçen gün daha hızlı bir şekilde yaygınlaşmaktadır. Her sektör gibi lojistik sektörü de bu alanda meydana gelen gelişmelerden maksimum fayda sağlamanın yollarını aramaktadır. Bu bağlamda, lojistik sektörü iki yönlü bir değişim içindedir. Lojistik sektörü, diğer sektörlerde de olduğu gibi, bilişim teknolojilerindeki gelişmeler ve elektronik ticaretin getirdiği hizmeti en verimli ve hızlı bir şekilde yerine getirebilmeli, bunun yanında bu ihtiyaçtan doğan yeniden yapılanmayı ve teknolojiyi kendi bünyesine adapte edebilmelidir.

Benimsenen lojistik paradigması çoğunlukla fiziksel malzemelere atıf yapmakla beraber aynı zamanda bilginin yönetimi için de geçerlidir. Lojistik sistem, malzemeleri ürünlere dönüştürür ve müşteriler için değer yaratırken aynı zamanda bilişim sistemi yönetimsel karar vermeyi destekleyecek şekilde veriyi bilgiye dönüştürmektedir. Bilgi karar verme için kullanılırken lojistik süreçlerin etkinliğini, verimliliğini ve esnekliğini sağlamaktadır. Günümüzde sadece ürünlerin akısı değil, bilgi akısı da çok önemli hâle gelmiştir. Bir yönetici, “Lojistik gittikçe daha çok bilgiye bağımlı hâle geliyor; hatta lojistik bilgidir” demiştir. Bu yargı, lojistik performansı için bilişim sistemlerinin oynadığı anahtar rolü göstermektedir. Lojistik süreçlerde malzeme, bilgi ve finansal akış olmak üzere 3 farklı akış bulunmaktadır.

Bir lojistik hizmet sağlayıcıdaki süreçler depolama, dağıtım, müşteri hizmet, stok ve lojistik yönetimi olmak üzere 4 kategoride incelenmektedir. Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve tüm tedarik zinciri üyelerinin artan karmaşıklığı yönetmesinde önemli faydalar sağlamaktadır. Dağıtım ve müşteri hizmeti arasındaki ilişkiyi göstermek için 4 temel fonksiyon arasındaki malzeme ve bilgi akısı S:7, Şekil 1.1’de gösterilmiştir. Depo ve dağıtım sistemleri arasında malzeme akısı gerçekleşirken bilgi akısı açıklanan 4 kategorinin entegre edilmesi için gereklidir. Lojistik sistemlerdeki bilgi akışı fiziksel akış ile ilişkilerine göre 2 kategoriye ayrılmaktadır. Birinci kategori sipariş ve teslimat gibi doğrudan malzeme akısı ile ilgili bilgidir. Bu bilgi kategorisi üretim ve lojistik sistemdeki konular için gereklidir. İkinci kategori bilgi ise fiziksel akış ile dolaylı olarak ilişkilidir. Müşteri tatmini, talepler ve pazar eğilimleri ile ilgili bilgiler günlük lojistik operasyonlar için birincil derecede önemli değildir.

Yöneticilerin bilişim teknolojisi kullanımını engelleyen faktörler ileri teknoloji maliyeti, uygulama sırasında örgütte meydana gelebilecek hasarlar ve az sayıda ispat edilen başarı örnekleri olarak belirtilmektedir. 1980’lerde ileri teknoloji maliyeti bilişim sistemi kullanımını engelleyen en önemli faktör iken, yıllar içinde teknoloji maliyetlerinin düşmesi ve bilişim teknolojisi ile ilgili gerçekleştirilebilecek faaliyetlerin artması firmaları artan oranlarda teknoloji kullanımına yönlendirmiştir. Günümüzde birçok lojistik işletmesinde farklı oranlarda kullanılan bili- sim sistemleri ve teknolojilerinden elde edilen faydaların bazıları aşağıda açıklanmaktadır.

• Tedarikçi işletmelerde çalışanlarla herhangi bir iletişim kurmadan, doğrudan sağlanan çevrimiçi hizmet ile müşterilerin ürünleri seçmesine ve sipariş vermesine olanak sağlanmaktadır.
• Taşıma sırasında gönderilen siparişlerin ve taşıt araçlarının takip edilmesine ve izlenmesine olanak sağlamaktadır.
• Teslimatın gecikmesi, stok kontrolü, teslimat veya sipariş zamanlarının değiştirilmesi gibi nedenlerle ortaya çıkan sorunlar hakkında müşteriler ve alıcılara eş zamanlı olarak iletişim kurma fırsatı vermesi ve bu durumun işletme veri tabanında görülmesi sağlanmaktadır.
• Dünya çapında, zaman ve mekân kısıtı olmaksızın müşterilerle iletişim olanağı sağlamaktadır.
• Sipariş veren işletmelere, verdikleri siparişin durumunu her aşamada ve sürede kendi işletmelerinden kontrol etme ve bilgilenme olanağı sağlamaktadır.
• Müşteri ilişkileri konusunda yaşanabilecek her türlü sorunsalın etkin bir biçimde çözülmesinde önemli bir destek unsurudur.
• Etkileşimli iletişim kanalları sayesinde, müşterilere işletme ile ilgili bütün birimlere doğrudan ulaşabilme fırsatı sunarak müşterilerin işletmeye güven duymalarını sağlamaktadır.
• Siparişe göre üretilen ürünlerde ya da teslimat sürecinde meydana gelebilecek her türlü değişikliği anında taraflara iletebilme olanağı sağlamaktadır.
• Ödemelerin elektronik ortamda yapılmasına, hesapların ve borç durumunun kontrol edilebilmesine olanak sağlamaktadır.
• Müşterilerle olan her türlü iletişimin işletmeye getireceği maliyet yükünün azaltılması ve verilen her türlü hizmetin etkinliğinin artırılması sağlanmaktadır.
• İşletmelerin uluslararası pazarlara açılması ve iletişim kurmasına olanak sağlamaktadır.
• İşletme lojistiği bağlamında dağılımı yapılacak ve/veya toplanacak ürünlerin en etkin bir şekilde programlanmasına olanak sağlamaktadır.

Lojistikte Bilişim Sistemlerinin Önemi, Rolü ve Bileşenleri

Lojistik fonksiyonlarda katma değer yaratmak için kullanılan en önemli faktörlerden biri bilişim teknolojileridir. Bilişim teknolojileri ve bilişim sistemleri tedarik zinciri ve lojistik yönetiminde farklı roller oynamaktadır. Bu rollerden bazıları veri elde etme ve veri analizi, karar vericileri desteklemek, tedarik zinciri işlemlerini kontrol etmek, tahminleme yapmak, tedarik zinciri elemanları arasında iletişimi kolaylaştırmak ve lojistik operasyonun tüm bileşenlerini koordine ederek lojistik fonksiyonların entegrasyonunu sağlamaktadır. Lojistik ile ilgili bilgi 2 önemli işlevde kullanılmaktadır.

Bunlar;

1. Planlama ve koordinasyon
2. Operasyonlardır.

Tedarik zinciri operasyonlarının temel referans noktası pazarlama ve finansal amaçlar-dan türetilen stratejik amaçlardır. Referans alınan amaçlar ürün ve hizmetlerin müşteri tercihleriyle uyumlaştırılmasını sağlamaktadır. Bahsedilen amaçlarla ilgili olarak müşteri özellikleri, ürün özellikleri, hizmet özellikleri ve tanıtımlar önemli bilgi kaynaklarıdır. Stratejik planların finansal açıdan incelenmesinde ise stok, alacak, makine, kapasite ve tesisler ile ilgili kaynakların detaylandırılması yer almaktadır.

Doğru ve güncel bilginin bir diğer amacı ise lojistik operasyonların gerçekleşmesini kolaylaştırmaktır. Lojistik tedarik zinciri gereksinimlerinin yerine getirilmesini sağlayacak şekilde stokları teslim almalı, islemeli ve dağıtmalıdır. Operasyonlar; sipariş isleme, sipariş atama, dağıtım, stok yönetimi, ulaştırma, nakliye ve tedarik aşamalarından oluşmaktadır.

Lojistik bilişim sistemleri girdi, veri tabanı ve çıktı olmak üzere 3 temel bileşenden oluşmaktadır.

Girdi aşamasında birçok farklı kaynaktan bilişim sisteminde islenmek üzere veri toplanmaktadır. Girdi aşamasında toplanan veriler müşteriler, firma kayıtları, yayınlanmış veri, yönetim öngörümleridir.

Veri Tabanı Yönetimi, Bir bilişim sisteminin en önemli parçası olup verinin islenerek bilgiye dönüşümünü sağlamaktadır. Veri tabanı yönetiminin veri seçme, veri analizi ve veri isleme olmak üzere 3 önemli fonksiyonu bulunmaktadır. Veri tabanında gerçekleştirilecek işlemler aşağıdaki 4 sorunun cevabına bağlıdır:

1. Bir lojistik firmasında yöneticilerin alacağı önemli kararlar nelerdir?
2. Ne hızla bilgi elde edilmelidir?
3. Ne sıklıkla bilgi elde edilmelidir?
4. Elde edilen bilgiyi forma dönüştürmek için ne miktarda çaba gereklidir?

Bir bilişim sisteminin çıktısı son kullanıcıya sunulan kullanıcı ara yüzüdür. Lojistik bilişim sisteminde çıktılar raporlar, hazırlanan dokümanlar ve matematiksel ve istatiksel modellerden elde edilen sonuçlar olmak üzere 3 gruba ayrılmaktadır.

Lojistik Bilişim Sistemleri ve Alt Sistemleri

Lojistik bilişim sistemi, lojistik ile ilgili verilerin toplanması, saklanması ve işlenmesini sağlamaktadır. Lojistik bilişim sistemleri aynı zamanda coğrafi olarak farklı konumlarda gerçeklesen lojistik faaliyetlerin entegrasyonunu sağlamaktadır. Lojistik bilişim sistemleri yöneticilere lojistik ile ilgili geçerli, doğru ve güncel bilgiyi sunmaktadır.

Lojistik bilişim sistemleri ile tedarik zincirinde stok ile ilgili kullanılan bilgi erteleme ve sürekli yenileme gibi zaman tabanlı stratejilerin uygulanmasını sağlayarak performansın artmasında, müşteri hizmet düzeyinin geliştirilmesinde ve maliyetlerin azaltılmasında önemli bir rol oynar. Lojistik bilişim sisteminin temel fonksiyonları:

1. Günlük gerçeklesen lojistik süreçleri desteklemek,
2. Lojistik hizmet düzeyi, performans ölçümü ve kaynak kullanımı ile ilgili kontrolü sağlamak,
3. Lojistik süreçlerin koordinasyonunu sağlamak,
4. Karar verme ve stratejik planın gerçekleşmesini desteklemektir. Lojistik bilişim sistemi alt sistemlerden oluşmaktadır.

Her işletmede değişmekle birlikte genelde lojistik bilişim sistemlerinde olan sistemler:

• Planlama sistemleri
• Sipariş sistemleri
• Depo sistemleri
• Ulaştırma sistemleri olarak sayılabilir.

Planlama sistemleri giderek karmaşıklaşan süreçler-de hızlı, doğru ve esnek kararlar verilmesinde önemli destek sağlamaktadır. Lojistikte kullanılan planlama uygulamaları aşağıdaki gibidir:

1. İstatiksel Envanter Kontrol
2. Malzeme İhtiyaç Planlaması
3. Dağıtım İhtiyaçları Planlaması
4. Kurumsal Kaynak Planlaması

Sipariş yönetim sistemi siparişle başlayan lojistik bilişim sistemidir ve müşteriyle ilk buluşma noktasıdır. Sipariş yönetim sistemi ürünün mevcudiyetinin belirlenmesi açısından depo yönetim sistemi ile ilişkilidir.

Depo yönetim sistemleri, ürünlerin depoya kabulünden, sipariş emirleri alındıktan sonra sevk edilmesine kadar geçen tüm süreçleri yönetmek amacıyla tasarlanmış sistemlerdir. Bu süreçler en genel hatları ile:

• Gelen ürün ya da iade malzemelerin depoya kabulü,
• Stok kayıtlarının güncellenmesi,
• Belirlenen kurallara göre depo içerisinde uygun yerlere yerleştirilmesi,
• Stok miktarları ile uyuşacak şekilde siparişlerin alınması,
• Ürün özelliklerine göre sevk edilmesi gereken en uygun ürünün belirlenmesi,
• Operatörlerin uygun ürünleri raflardan toplaması,
• Sevkiyat işleminin tamamlanarak stok bilgilerinin güncellenmesini kapsar.

Ulaştırma yönetim sistemleri, nakliye sürecinin yönetiminde ve takibinde tüm seviyelere (stratejik, taktik, operasyonel) destek olmaktadır.

Ulaştırma yönetim sistemlerinin temel işlevleri aşağıda belirtilmektedir:

• Karasal taşıma rotalarının planlanması ve optimize edilmesi
• Taşıma modu ve nakliyeci seçimi
• Hava ve deniz taşımalarının yönetilmesi
• Gerçek zamanlı araç takibi
• Servis hizmetlerinin kalite kontrolü
• Araç yük ve rota optimizasyonu
• Nakliye giderlerinin optimizasyonu
• Siparişlerin konsolide edilmesi
• Maliyet kontrolü
• Rotalama
• Yükleme izleme
• Kontrat yönetimi
• Filo yönetimi