Ünite 8: Apartman/Site/Toplu Yapı Yönetimi ile İlgili Belgeler

Apartman/Site/Toplu Yapı Yönetimine ilişkin Belge, Sözleşme ve Dilekçeler

Hizmet adımları ve bunlara ilişkin hazırlanacak belgeler ve uygulamalar şunlardır:

• Site sakinlerini bilgilendirme ve site tanıtım el kitabının hazırlanması ve dağıtılması
• Web sitesinin kurulması yönetimin şeffaflığının sağlanması
• Site yönetim planının değerlendirilmesi ve uygulanması
• Site işletme projesinin yapılması ve tüm kat maliklerine tebliğ edilmesi
• Yıllık olağan ya da olağanüstü toplantıların düzenlenmesi
• Site sakinleri memnuniyet araştırması ve değerlendirmesi
• Siteyle ilgili tüm resmi evrakların kabulü, yazışmaların yapılması dosyalanması
• Yıllık faaliyet raporunun hazırlanması ve yıl sonunda genel kurula sunulması

Anagayrimenkulün Hukuki Yönetimine İlişkin Belgeler

Komşuluk hukuku ile iyi niyet ve dürüstlük kuralları içinde uzlaşılamayan durumlarda ve yönetim planında hüküm bulunmayan hallerde, kat mülkiyeti hukuku, medeni hukuk, borçlar hukuku ve ilgili yasa hükümleri uygulanır. Yönetim planının KMK. ve ilgili yasalara uygun yapılması gereklidir.

Bütçe Yönetimine İlişkin Belgeler

• Site resmi defterlerinin yıllık noter tasdiklerinin yaptırılması
• İşletme projesinde belirtilen avans ve aidatların takip ve tahsilâtı
• Bina yönetimi ve 3. şahıslarla ilgili ödemelerin yapılması
• Site personelinin tüm yasal işlemleri yapılması ile ücretlerinin ödenmesi
• Site gelir ve giderlerinin muhasebeleştirilmesi
• Her ay borç alacak çizelgelerinin blok panosunda duyurulması
• Kat malikleri ve denetim kuruluna 3 aylık faaliyet raporunun sunulması
• Yıllık faaliyet raporunun yıl sonunda genel kurula sunulması
• Resmi defterlerin yıl sonunda notere kapattırılması

Güvenlik Yönetimine İlişkin Belgeler

• Risk analizi ve sitenin profilinin çıkartılması
• Giriş çıkış kontrolü ve ziyaretçi karşılama
• Standart devriye, gözetim ve kontrol
• Nokta güvenliği
• Kameralı güvenlik, tesis, bina ve çevre kontrol
• Günlük, haftalık, aylık denetim ve raporlama

Teknik yönetime ilişkin;

• Elektrik, mekanik ve sıhhi tesisat sistemlerinin bakım ve kontrolünün yapılması
• Aydınlatma, yangın ve doğalgaz alarm sistemlerinin kontrolünün sağlanması
• Merkezi ısıtma ve sıcak su sistemlerinin periyodik bakımlarının gerçekleştirilmesi
• Asansörlerin bakım anlaşmaları ve rutin bakımlarının yapılması
• Santral ve telefon sistemlerinin bakım ve onarımının sağlanması
• Elektrik trafo, jeneratör ve hidroforların bakımının gerçekleştirilmesi
• Arıtma sistemleri, su kuyusu, havuz dairesi bakımının sağlanması
• Klima sistemleri ve bina otomasyon sistemleri bakımının yapılması
• Yangın söndürme tüplerinin periyodik bakımı ve dolumu işlemlerinin yapılması
• Diğer işlerin bakım yapım ve kontrolüne ilişkin belgelerin hazırlanması gereklidir.

Temizlik yönetimine ilişkin;

Blokların günlük temizliği, ortak alanların günlük temizliği, otoparkların temizliği, çöplerin toplanması, sert zeminlerin cilalanması, genel koruyucu temizlik ve ilaçlama, inşaat sonrası genel ve detaylı temizlik, dış cephe cam temizliği, haşere ilaçlama, su deposu temizliği ve baca temizliği gibi çalışmaların yapılması gereklidir.

Havuz bakım yönetimine ilişkin;

Filtrasyon sistemi kontrolü, filtrasyon pompasının temizlenmesi, havuz dip temizliği, havuz yüzey temizliği, savak kanallarının temizliği, tesisatın kontrolü, havuz suyu kimyasallarının değerinin ölçülmesi ve havuz suyu kimyasallarının havuza atılmasına ilişkin uygulamalar yapılmaktadır.

Bahçe bakım yönetimine ilişkin;

Ekim, biçim, budama, sulama, ilaçlama, gübreleme, tanzim ve düzenlemelerdir.

Kiralama yönetimine ilişkin;

• Kira kontratının yapılması
• Kira ve depozitonun tahsilatının yapılması veya bankaya yatırılmasının sağlanması
• Su, elektrik ve doğalgaz faturalarının takibinin yapılması
• Site ortak gider ödemelerinin takibinin yapılması
• Kiracının ulaşabileceği acil destek hattının kurulması
• Gayrimenkulün tapu işlemlerinin yapılması
• Emlak vergi beyannamesinin hazırlanması ve takibinin yapılması
• Kiracı tahliye taahhütnamesinin hazırlanması gereklidir.

Sigorta yönetimine ilişkin;

Konut hizmetleri, yangın, dahili su, terör, yangın, 3.şahıs sorumluluk ve emniyeti suiistimal sigortaları yapılabilir. Bu sigorta kapsamında sitenin oyun parkı, asansör, merdiven, kazan dairesi gibi paylaşılan alanlarının göreceği zararlar da teminat altındadır.

Sosyal tesis yönetimine ilişkin;

Sosyal tesis, fitness, jogging, spor tesisi, havuz, sauna, yeşil alan, site kafeterya çalışma ve kullanım kurallarına uyulması gereklidir.

Belge Örnekleri

Kitabınızın 8. Ünitesinde aşağıdaki başlıklarda belge örneklerini inceleyebilirsiniz:

1. Apartman yönetim planı örneği
   a. Genel hükümler
   b. Kat maliklerinin hakları ve borçları
   c. Genel ve ortak masraflara katılma
   d. Yönetim organları ve kat malikleri kurulu
   e. Site Yönetimi; yönetici ve denetçiler
2. Yönetim kurulu faaliyet raporu örneği
3. Denetim kurulu faaliyet raporu örneği
4. Toplantıya davet mektubu
5. Vekaletname örneği
6. Kapıcı-Kaloriferci Talimatnamesi Örneği
7. Personel ihbarname örneği
8. Borçluya dava dilekçesi örneği
9. Haksız müdahale dilekçesi
10. Borcunu ödemeyene ipotek dilekçesi
11. Komşu rahatsızlık dilekçesi
12. Ortak yere tecavüz dilekçesi
13. Mahkemeden yönetici atanması istek dilekçesi
14. Yönetim planını imzalamayan kat malikine karşı açılacak dava dilekçesi