Ünite 8: Rekreasyonda Proje Yönetimi

Rekreatif Proje

Rekreatif proje tanımlamasını yapmadan önce projenin genel bir tanımının verilmesi ve projede olması gereken özelliklerin ifade edilmesi daha doğru olacaktır. Proje, belirli bir başlangıç ve bitiş noktası olan, amacı, kapsamı, bütçesi açıkça tanımlanmış ve bir defaya mahsus gerçekleştirilen aktiviteler bütünüdür (Tekir, 2006). Ancak projenin aşağıdaki faktörlerden en az birini sağlaması gerekmektedir;

• Değişiklik yaratmalı
• Stratejik planları hayata geçirmeye yönelik olmalı
• Taraflar arasında sözleşmelerle mutabakat sağlanmalı
• Belli başlı problemlerin çözümünde etkili olmalı

Her projede mutlaka;

• Faaliyetler
• Kaynaklar
• Kısıtlar

olarak belirlenmiş üç faktör mevcuttur.

Her proje bir diğerinden yönetimsel anlamda farklılık göstermektedir. Bunlar;

Amaç : Her proje bir ihtiyaç ve gereksinimi karşılamak amacıyla ortaya çıkar

Zaman Programı : Projenin başlaması ve bitmesi gereken belli zaman aralıkları vardır.

Karmaşıklık : Proje ürününün gerektirdiği teknoloji projenin karmaşıklaşmasında etkili olabilir.

İşlerin Büyüklüğü ve Doğası : Projeler belirli aşamalar takip edilerek tamamlanabilir. Bu aşamaların büyüklüğü ve detayı proje planlamasını ve kontrol sürecini doğrudan etkileyecektir.

Kaynaklar : Projede ihtiyaç duyulan kaynakların organize edilmesi ve koordinasyonu, projenin başarısında çok önemlidir.

Organizasyonel Yapı : Projelerin yönetilmesinde proje takımı içindeki kaynakların, yetki ve sorumlulukların baştan tanımlanması hem iletişimi kolaylaştıracak, hem de kaynakların faaliyete kolayca atanmasını sağlayacaktır.

Bilgi ve Kontrol Sistemleri : Projelerde planlamanın en önemli amacıdır. Kontrolü zamanında ve doğru bir şekilde gerçekleştirebilecek bilgi akışı sistemleri gerekir (Tekir, 2006).

Rekreatif Proje Yönetimi

Proje yönetimi, yönetimin yeniden yapılandırılmış bir metodu, özel yönetim tekniklerinin adaptasyonu, daha iyi kontrolün elde edilmesi ve mevcut kaynakların kullanımı ile karakterize edilmektedir. Günümüzde proje yönetim sürecinin gelişimi, organizasyonun stratejik planına yönelik tüm proje çabalarına ve hem proje yönetim araçları/teknikleri hem de projenin tamamlanması için insanlar arası ilişkilerin organize edilmesi üzerine odaklanmıştır. Bu bağlamda proje yönetimi, belli bir hedefi gerçekleştirmek için insanların, kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli kullanılması ile ilgili bir bilim olarak tanımlanmaktadır. Proje yönetimi bilimi şu konuları kapsar:

Başlama : Projenin doğasının ve kapsamının belirlenmesi ile ilgili olan süreçtir.

Planlama : Bireysel faaliyetleri ve gerekli kaynakları belirlemek de dâhil projenin tamamlanması için yapılması gereken işleri anlama ve daha sonra proje planlama diyagramı (ya da ağı) gibi grafiksel gösterimler yoluyla mantıksal bir düzen içerisinde yapılacak olan faaliyetlerin planını geliştirmektir.

Programlama : Çalışma faaliyetlerinin ne zaman bitmesi gerektiğini onaylamaktır. Bu bölüm proje için, başlayacak ve bitecek olan her bir faaliyet için uygun görülen zaman dilimini detaylı olarak ifade etmektedir.

Kontrol Etme : Proje hayata geçtiğinde projenin ilerleyişini izleme, performansını analiz etme ve daha sonra sorunların çözümünü bulmaktır. Bu aynı zamanda durum raporlarını da kapsamaktadır (Doğan ve Güler, 2006).

Kapatma : Projenin resmi olarak kapatılmasıdır. İdari aktivite dosyalarının arşivlenmesini ve proje esnasında öğrenilen derslerin yazılı hale getirilmesini içermektedir. Proje yönetimi;

• Gereksinimlerin tanımlaması,
• Açık ve başarılabilir amaçların oluşturulması,
• Kalite, kapsam, zaman ve maliyet için rekabet taleplerinin dengelenmesi ve
• Çeşitli paydaşların beklentilerine ve farklı ilgi alanlarına yönelik yaklaşımların özelliklere ve planlara adapte edilmesidir (PMI, 2004).

Rekreasyonda proje yönetimini, boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından ürün olarak sunulan rekreatif proje aktivitelerinin performans, maliyet, zaman ve kapsam hedeflerine ulaşması için var olan kaynakların en verimli şekilde planlanması, organize edilmesi, yöneltilmesi ve kontrol edilmesi süreci olarak tanımlamak mümkün olabilir.

Rekreatif Proje Yönetiminde “Başlama”

Rekreatif bir projenin ilk aşaması başlamadır. Bu aşamada rekreatif projenin doğası ve kapsamı belirlenmektedir. Eğer bu aşama iyi bir şekilde belirlenmezse rekreatif projedeki iş ihtiyaçlarının karşılanmasında projenin başarılı olması pek muhtemel değildir. . Rekreatif bir projenin başlama aşaması şu başlıkları içerir;

• Ölçülebilir amaçlarda gerekli olan iş ihtiyaçlarını analiz etme
• Cari işlemlerin gözden geçirilmesi
• Bütçeyi içeren maliyet ve yararların finansal analizi
• Kullanıcıları ve projenin destek personelini içeren paydaşlar analizinin yapılması
• Maliyet, çıktılar, görevler ve zamanlamayı içeren proje tüzüğünün oluşturulması (Nathan ve Jones, 2003).

Rekreatif Proje Yönetiminde “Planlama”

Rekreatif proje yönetiminin planlanmasında ana amaç, yeterli düzeyde gerekli olan iş gücünü tahmin etmek ve projenin yürütülme esnasındaki riskleri etkili bir şekilde yönetmek için zamanı, maliyeti ve kaynakları planlamaktır. Rekreatif bir projenin planlanmasını oluşturan süreç şu şekilde ifade edilebilir.

• Planın nasıl yapılacağının belirlenmesi (detaylandırma düzeyi)
• Kapsam ifadesinin geliştirilmesi
• Planlama takımının seçimi
• Çıktıların tanımlanması ve iş kırılım yapısının oluşturulması
• Çıktıları tamamlamak için gerekli olan aktiviteleri tanımlamak ve mantıklı bir sıralama içerisinde aktivite ağının oluşturulması
• Aktiviteler için gerekli olan kaynakların tahminlenmesi
• Aktiviteler için zaman ve maliyetin tahminlenmesi
• Programın geliştirilmesi
• Bütçenin geliştirilmesi
• Risk planının oluşturulması
• İşe başlamak için onayın alınması (Kerzner, 2003)’den uyarlanmıştır.

Rekreatif Proje Yönetiminde “Programlama”

Proje planlamasının anahtar çıktısı, projeyle ilişkisi olan tüm gerekli faaliyetlerin zaman grafiği ile gösterildiği ileri proje programlaması ya da zamanlamasıdır (Cleland ve Ireland, 2002). Genel proje yönetiminde olduğu gibi rekreatif bir projede de aynı durum geçerlidir. Rekreatif bir projede programlamanın önemli noktaları şu şekilde ifade edilebilir;

• Rekreatif projede programlama proje takımının anlayabileceği şekilde dizayn edilmeli
• Rekreatif projede oluşturulan programlama kritik işleri ve görevleri tanımlama ve önem verme yeteneğini sergilemeli
• Rekreatif projedeki programlama, ihtiyaç duyulan yenilemeler ve uyarlamalar yapılmış ve uygulamada esneklik göstermeli
• Rekreatif projede programlama gerekli ayrıntıları, proje kaynaklarının kullanımının yönetilmesi ve değerlendirilmesinde belirleyici olmalı
• Rekreatif projede programlama doğru zamana dayandırılarak, kaynakların uygunluğu tahmin edilmeli
• Rekreatif projede oluşturulan programlama ortak kaynakları paylaşan diğer işletme planlarıyla uyumluluk göstermeli (Cleland ve Ireland, 2002).

Tüm programlama tekniklerinin temel amacı faaliyet ağını meydana getirmek ve projedeki görevler arasındaki ardışık ilişkileri gösteren grafikleri ortaya çıkarmaktır. Projenin programlama aşamasında oluşturulan ağın yararları şunlardır;

• Projenin planlaması, programlanması, izlenmesi ve kontrolü için sağlam bir çatı oluşturur.
• Projedeki tüm görevlerin, iş yüklerinin ve çalışma elemanlarının birbiri ile olan bağlılığını gösterir
• Projeyi gerçekleştiren işletmenin bölümleri ve fonksiyonları arasında uygun iletişimin sağlanmasına destek olur.
• Projede arzu edilen proje tamamlama süresini belirler, kritik uygulamaları tanımlar.
• Aksaklık oluşturan ya da ağır yürüyen faaliyetleri tanımlayarak önemli zamanlarda oluşabilecek zararları önler.
• Projedeki görevlerin ne zaman başlayabileceğini veya ne zaman başlaması gerektiğini belirtir.
• Kaynak ya da zaman çatışmasına karışmadan koordine edilebilen görevleri gösterir.
• Yürütülebilen ya da yürütülmesi gereken görevleri ve buna paralel olarak belirlenmiş olan proje tamamlama süresinin başarısını ortaya koyar.
• Açıkça tanımlanan iş bağlantıları ile bazı kişisel çatışmaları önler (Meredith ve Mantel, 2000).

Rekreatif Proje Yönetiminde “Kontrol”

Rekreatif proje yönetimde kontrol aşaması, projenin uygulanmasında oluşan ya da oluşabilecek sorunların zamanında fark edilerek düzeltici tedbirlerin alınması ve uygulamaların kontrol edilmesi amacıyla oluşturulan eylemlerin toplamıdır. Rekreatif bir proje değerlendirilmesinin nasıl yapılacağı proje takımı tarafından belirlenmelidir. Rekreatif projede yapılan etkinlik türüne göre ölçüm metotları geliştirilmelidir. Rekreatif bir projede değerlendirme ölçümlerinin sıklığı yapılan etkinliğin süresi ile ilişkilidir. Uzun sürecek olan bir etkinlikte değerlendirme sıklığının arttırılması önemlidir.

Rekreatif Proje Yönetiminde “Kapatma”

Rekreatif bir projenin kapatma aşaması projenin resmi olarak kapatılmasıdır. Bu aşamada en önemli konulardan biri proje süresince elde edilen deneyimlerden çıkarılan derslerin belgeler haline getirilerek arşivlenmesidir. Bunun sebebi bir sonraki rekreatif projede oluşabilecek aksaklıklara ya da eksikliklere önceden önlem alabilme şansını elde etmektir.

Rekreatif Proje Yönetimini Anlamak

Rekreasyonda proje yönetimini anlayabilmek için rekreatif anlamda bir iş tanımının verilmesi gerekmektedir. Rekreatif proje işi boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından sunulan ya da kamu /özel sektörün ihtiyacı doğrultusunda ortaya çıkan rekreatif etkinliklerin boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından yürütülmesi işidir.

Rekreatif Projenin Yönetim Süreci

Rekreatif bir projede karşılaşılan taleplerin, sorunların ya da uyumsuzlukların giderilmesinde planlama, organizasyon, motivasyon, koordinasyon ve kontrol mekanizmalarından yararlanılması gerekmektedir. Rekreatif proje yönetimi, yönetim ve proje yönetiminde olduğu gibi devam eden bir süreçtir. Projenin gerçekleştirilmesinden önce bir kişi ortaya çıkan yeni ihtiyaçları tatmin etmek, problemleri çözmek ve fırsatlardan yararlanmak zorundadır. Uygulamada bu kişi proje yöneticisidir. Proje yöneticisi, yaygın ve geni! olan problemler ve fırsatlar ağından oluşan karmaşık yumağı yönetmeyi öğrenmelidir.

Proje Yaşam Döngüsü

Proje yaşam döngüsü, genellikle sıralı ve bazen iç içe geçen proje fazları grubudur. Bu fazların adları ve sayıları; yönetim kadrosu, projeye dahil olan organizasyon ya da organizasyonların kontrol gereksinimleri, projenin doğası ve projenin uygulama alanı tarafından belirlenir. Bir yaşam döngüsü bir metodolojiyle belgelenebilir. Proje yaşam döngüsü, organizasyonun, sektörün ya da kullanılan teknolojinin kendine özgü özellikleriyle belirlenebilir ya da şekillenebilir. Her projenin kesin bir başlangıcı ve bitişi olmamakla birlikte, yaşam döngüsünde belli aşamalarda ortaya çıkan teslimatlar ve aktiviteler projeden projeye büyük değişiklikler göstermektedir (PMI, 2000). Yaşam döngüsü, projeyle ilişkili özel islerden bağımsız olarak, projenin yönetilmesine ilişkin temel çerçeveyi sağlar (PMI, 2009).

Proje Yaşam Döngüsü Aşamalarındaki Yönetimsel Uygulamalar

Proje yaşam döngüsü kavramsallaştırma (entelektüel bir modelin formülasyonu), dizayn (yapılanmanın gösterimi), geliştirme (örnek etkinliklerin testi) ve projenin teknik performansını (çıktılar/etkinlikler) uygulamaya koyan büyük adımlar serisini içermektedir. Bu büyük adımlar genellikle, iş paketleri olarak adlandırılır ve projenin yönetilmesinde anahtar rol üstlenirler. Her projede olduğu gibi rekreatif projede de proje yaşam döngüsü önem arz etmektedir. Proje yaşam döngüsünü oluşturan dört aşamanın rekreatif bir projede nasıl uygulanacağı ise şu şekilde ifade edilebilir. Projeye başlamak, Organizasyon ve hazırlık işleri, Proje işlerini yerine getirme, Projeyi kapatmak.

Rekreatif Proje Yönetiminde 7-S

Günümüzde proje yönetimi çerçevesinin oluşturulmasında en çok dikkat edilen konular, ihtiyaç olduğu düşünülen gündemdeki konuların kapsamlı bir şekilde oluşturulmasını, anlaşılmasını, görevlerin sınıflandırılmasını ve rollerin karmaşıklığının azaltılmasına yardımcı olan teorik bir çerçevenin oluşturulmasını kapsamaktadır. 7-S çok yaygın ve değişik durumlara kullanılan bir çerçevedir. Genel proje yönetiminde ifade edilen 7-S rekreatif proje yönetimi içinde geçerlidir. Rekreatif proje yönetiminde stratejinin bir çıktı ya da basit bir ifade olarak düşünülmesinden ziyade bir süreç olarak algılanmalıdır. Strateji, aktivite düzeyinin detaylarından ziyade proje ilkelerinin bir açıklaması olarak görülebilen amaçların yüksek düzeyde düşünülmesini içermektedir. Rekreatif projede başarı, projenin tüm safhalarında verilen kararlar ile ilgili olan bilgileri ortaya koyan ve kılavuz özelliği sergileyen rasyonel bir strateji süreciyle başlar. Rekreatif bir projede planlama, etkinliklerin oluşturulması ve uygulanması aşamasında emir komuta zinciriyle ilişkili olan insan kaynaklarının düzenlemesi ile ilişkilidir. Rekreatif bir projede sistemin oluşturulması, rekreatif etkinliğin düzenleneceği alandaki çalışma metodunun dizayn edilmesi, izlenmesi ve kontrolü ile sağlanabilmektedir. Rekreatif bir projenin uygulanmasında en önemli faktörlerin başında personel gelmektedir. Çünkü rekreatif etkinliklerin topluma ulaştırılmasında ya da uygulatılmasında aracı olan ana faktör personeldir.

Rekreatif Proje Yönetiminin Genel İlkeleri

Boş zaman ve rekreasyon endüstrisi içerisindeki hizmet sektörlerine, boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin yeni ve alternatif rekreasyon etkinliklerini ürün olarak geliştirmesi ve sunabilmesi için oluşturdukları projelerin yönetiminde belirli ilkelere uyması gerekmektedir. Bunlar;

• Boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından hazırlanan rekreatif projenin amacının belirlenmesi
• Boş zaman ve rekreasyon işletmesinin proje amacına varabilmesi için gerekli araçların seçilmesi
• Boş zaman ve rekreasyon işletmesinin geliştirmiş olduğu projenin plan ve programına göre ifade edilen amaçlara varılması için eldeki mevcut kaynakların akıllıca tahsis etmesi
• Boş zaman ve rekreasyon işletmesinin ortaya koymuş olduğu projeyi başlangıcından sonuna kadar bütün süreci kontrol etmesi olarak ifade edilebilir.

Rekreatif Projenin Başarısını Etkileyen Faktörler

1. Rekreatif proje amaçlarının ve kısıtlamaların açık ve net belirlenmiş olması
2. Rekreatif projenin planlanması ve personel organizasyonunun sağlanması
3. Kullanıcıların katılım
4. Proje kontrolü
5. Proje yöneticisinin etkinliği

Rekreatif Proje Yöneticisi

Rekreatif projenin merkezi ve sürükleyici gücü olarak, rekreatif proje yöneticisi zaman, maliyet, kalite ve kapsam faktörleri arasında ilerlemeyi sağlayarak, projenin başarısında kilit rol üstlenmektedir. Bu bağlamda, rekreatif proje yöneticisinin bu rolleri etkin bir şekilde gerçekleştirebilmesi kendisine verilen yetki ile doğrudan ilişkilidir. Proje yöneticisinin görevi, çeşitli yönlerden herhangi bir işteki yönetici görevlerinden önemli düzeyde farklılık göstermez. Her ikisi de insanlar ve kaynak aracılığıyla sonuç üretmekle yükümlüdür. Rekreatif proje yöneticisi işi bizzat yapan kişiler üzerinde doğrudan yetkiye sahip olmayabilir.

Rekreasyonda Proje Yönetimi İçin Genel Bir Model

Boş zaman ve rekreasyon alanında proje yönetiminin yeni yeni kullanılıyor olması rekreasyon uzmanlarının proje yönetimindeki bilgi ve deneyim eksikliğini daha da ön plana çıkarmaktadır. Bu durumda rekreasyon alanına özgü bir proje yönetimi modeli çıkarmak, alan içerisinde çalışacak olan rekreasyon uzmanları için faydalı sağlayacaktır. Rekreatif bir projenin yönetimi için temel bir modelin oluşturulması, projenin başlama aşamasında rekreatif proje yöneticisi ve proje takımı tarafından yapılmalıdır. Her rekreatif projede, proje modeli geliştirilmelidir. Bu sayede, rekreatif proje modeli, projenin genel bir takibini sağlarken rekreatif proje yöneticisinin de işini kolaylaştıracaktır.

Rekreatif Proje Tanımlama Dokümanı

Rekreatif proje tanımlama dokümanı, rekreatif bir projenin yazılı hale getirilmesi ve projenin kontrolü için oluşturulan bir araçtır. Bu doküman sayesinde proje hedefleri, kısıtları, varsayımları, riskleri vb. tanımlanacaktır. Proje tanımlama dokümanının yayınlanmasıyla, projenin başlangıcı resmiyet kazanmakta ve ilgili proje kaynaklarının yetki ve sorumlulukları tüm organizasyona duyurulmaktadır (Tekir, 2006). Rekreatif proje tanımlama dokümanının başarısı hem rekreasyon işletmeleri hem de rekreatif projenin sunulduğu işletmeler tarafından fikir birliğinin sağlanması ile gerçekleşmektedir. Rekreatif proje tanımlama dokümanının içeriği, projenin sunulduğu işletmenin de fikirlerini yansıtmalıdır.