Ünite 5: Rekreasyon Etkinliklerinin Planlaması

Etkinlik Kavramı

Etkinlik; insanların spesifik bir amacı gerçekleştirmek üzere, politik, kültürel, sosyal, eğlence, eğitim vb. amaçlarla katıldıkları olaylardır. Etkinliklere; konferanslar, mezuniyet törenleri, bayram ziyaretleri, nişan ve düğün organizasyonları, siyasi mitingler, ürün tanıtımları ve festivaller örnek olarak verilebilir.

Rekreasyon etkinlikleri ise, bireylerin tamamen boş zamanlarında, kendi iradeleriyle ve bir tatmin duygusu sağlamak amacıyla katıldıkları etkinliklerdir. Rekreasyon etkinlikleri; basit eğlenceler, zihinsel (düşünsel) etkinlikler, spor etkinlikleri, müzik, resim ve dans etkinlikleri, hobiler, oyunlar, rahatlama, sosyal etkinlikler, insani hizmetler ve açık hava etkinlikleri olarak sınıflandırılmaktadır.

Etkinlik Türleri

• Sosyal Etkinlikler ; Genellikle davet ile katılımı gerektiren, kutlama veya anma amacıyla yapılan, kültürel, toplumsal ve sosyal içerikli, özel etkinliklerdir
• Eğitim ve Kariyer Etkinlikleri; Genellikle bireylerin ilgili eğitim ve kariyer alanlarındaki gelişimlerini desteklemek amacıyla organize edilen etkinliklerdir.
• Sportif Etkinlikler ; Bireysel veya grup halinde, açık veya kapalı bir alanda ve bir veya daha fazla spor dalında gerçekleştirilen, genellikle müsabakaya dayalı etkinliklerdir.
• Politik Etkinlikler ; Siyasi partiler, siyasi topluluklar, belediyeler ve ulusal hükümet kuruluşları tarafından organize edilen etkinliklerdir.
• Şirket Etkinlikleri ; Yönetim fonksiyonları, kurumsal bağlantılar, eğitim, pazarlama, teşvik, personel ilişkileri ve müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi gibi işletme hedeflerinin desteklenmesi amacıyla gerçekleştirilen etkinliklerdir.
• Dinsel ( Dini ) Etkinlikler ; Bireylerin inanışlarına göre, bireysel ya da toplu olarak gerçekleştirdikleri dini ritüeller ve etkinliklerdir.
• Para Toplama veya Herhangi Bir Amaca Yönelik Olarak Gerçekleştirilen Etkinlikler ; Yardım amacıyla kurulmuş veya bir amaca hizmet eden bir gruba, gelir toplamak, desteklemek ve/veya farkındalık yaratmak için organize edilen etkinliklerdir.
• Eğlence ve Rekreasyon Etkinlikleri ; Bir kereye mahsus veya periyodik olarak gerçekleştirilen, katılımcıların belirli bir ücret ödeyerek veya ücretsiz olarak katılabildikleri etkinliklerdir.

Etkinlikler birçok farklı şekilde sınıflandırılabilmektedir. Burada unutulmaması gereken nokta bir etkinliğin birden fazla amaçla gerçekleştirilebileceğidir. Etkinlikler, özelliklerine bağlı olarak ise, şu başlıklar altında sınıflandırılabilir;

1. Düzenlenme Amacına Göre Etkinlikler
2. Düzenlenme Şekline Göre Etkinlikler
3. Faaliyet Türüne Göre Etkinlikler

Rekreasyon Etkinlikleri ve Türleri

Rekreasyon etkinlikleri, bireylerin boş zamanlarında gönüllü olarak açık veya kapalı alanlarda bireysel veya toplu olarak kar amacı gütmeden ve fiziksel, zihinsel veya duygusal bir tatmin sağlamak amacıyla katıldıkları aktivitelerdir. Etkinlik ise, programın sıradan işleyişi dışında kalan, bir proje ya da ilgi çekecek herhangi bir tür özel "olay" olarak tanımlanabilir.

Rekreasyon etkinlikleri genellikle bazı belirgin özelliklere sahiptir ve bu özelliklerden en çok öne çıkanı, kalabalık insan topluluklarının ve medyanın ilgisini çekmesi şeklindedir. Rekreasyon etkinlikleri birçok şekilde sınıflandırılmaktadır. Ancak bu etkinliklerin genel olarak aşağıdaki şekilde sınıflandırıldığı görülmektedir;

• Basit Eğlenceler
• Zihinsel (Düşünsel) Etkinlikler
• Spor Etkinlikleri
• Müzik, Resim ve Dans Etkinlikleri
• Hobiler
• Oyunlar
• Rahatlama
• Sosyal Etkinlikler
• İnsani Hizmetler
• Açık Hava Etkinlikleri

Planlama

Planlama, bir iş ya da etkinliğin gerçekleştirilmesi amacıyla, belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için yapılacak eylemlerin belirlenmesi, tasarlanması, düzenlenmesi, tarihlerinin tespit edilmesi ve uygulamaya hazır hale getirilmesi şeklinde tanımlanabilir. Genel olarak bir planlama süreci; misyon ve vizyonun belirlenmesi, amaç ve hedeflerin belirlenmesi, amaçlara ulaştıracak alternatiflerin belirlenmesi ve karşılaştırılması ve alternatifler arasından en uygununun seçilerek planın yapılması olmak üzere dört aşamadan oluşmaktadır.

Rekreasyon Etkinliklerinde Planlama Süreci

Bir rekreasyon etkinliğinin planlama süreci ise, temel olarak yedi aşamadan oluşmaktadır. Bu aşamalar;

• Amaçların belirlenmesi,
• Fizibilite çalışmalarının yapılması,
• Planların, bütçelerin ve etkinlik takviminin oluşturulması,
• Organizasyon yapısının belirlenmesi,
• Detaylı planlama aşaması,
• Etkinliğin gerçekleştirilmesi
• Sonuçların değerlendirilmesi aşamasıdır

Bir etkinlikten istenilen sonuçların elde edilebilmesi için amaçların ve bu amaçlar doğrultusunda ulaşılması gereken hedeflerin açık bir şekilde ortaya konulması gerekmektedir. Amaçların belirlenmesinden sonra yapılan fizibilite çalışmaları sonucunda etkinliğin gerçekleştirilmesi kararı alınıyor ise planlar hazırlanarak, bütçeler oluşturulmalı ve bir etkinlik takvimi hazırlanmalıdır. Sonraki aşamada bir organizasyon yapısı oluşturularak, etkinlikte görev alacak her bir çalışanın görev ve sorumlulukları net bir şekilde belirlenmelidir. Organizasyon yapısının belirlenmesinin ardından, detaylı planlar hazırlanmalı ve bu planlar dâhilinde etkinlik gerçekleştirilmelidir. Etkinliğin gerçekleştirilmesinden sonra ise son aşama olan değerlendirme aşaması gelmektedir. Bu aşamada ise etkinlikten elde edilmesi beklenen sonuçların gerçekleşip gerçekleşmediği tespit edilmektedir.

Rekreasyon Etkinliklerinin Planlamasında Ortaya Çıkan Temel Problemler

Verimli ve hatırlamaya değer bir rekreasyon etkinliğini yürütmek için daha önceki etkinliklerde ortaya çıkan problemleri değerlendirmek akıllıca olacaktır. Rekreasyon etkinliklerinin planlamasında ortaya çıkan çeşitli problemler şu şekilde sıralanabilir;

Şeffaflık ve Objektiflikten Yoksunluk: Organizasyon yapısının ve amaçların yetersiz bir biçimde alt birimlere iletilmesidir.

Yetersiz Yönetim ve Yetersiz Planlama Süresi: Yazılı kayıtların verimli şekilde tutulması etkinliğin başarısını önemli derecede etkilemektedir.

Zayıf Organizasyon Yapısı ve Koordinatörle Görüşmeme: Komite ve birim yapısının gereğinden büyük ya da dar olması hantal işleyişe yol açmaktadır. Diğer sıklıkla karşılaşılan durum ise sadece tek bir kişinin gereğinden fazla sorumluluğa sahip olmasıdır.

Potansiyel Problemlerin Tahmin Edilmesindeki Başarısızlıklar: Beklenmeyen problemlerin ortaya çıkma olasılığı her zaman vardır.

İhtişamdan Uzak, Profesyonel Olmayan Bir Etkinliğin Düzenlenmesi: Kötü etkinlikler genellikle profesyonel bir sunumdan yoksundurlar ve bu nedenle de akılda kalıcı birer deneyim olmazlar.

Etkinliği olumsuz yönde etkileyecek problemler şu şekilde sıralanabilir;

• Amaçların açık olmaması,
• Zayıf bir koordinatör ve bölüm şeflerinin olması,
• Etkisiz sunucular,
• Yetersiz personel ile yetersiz yiyecek ve içecek,
• İlk yardım ekibinin unutulması,
• Hava durumuna karşı alternatif planların olmayışı,
• Basına yeterli açıklama yapılmaması,
• Çöp kutularının atlanması,
• Aktiviteler arasında duraklamaların olması ve belirlenen takvime uyulmaması,
• Ziyaretçilerin misafirperverce karşılanmaması,
• Dağınık ve özensiz bir sunum,
• Etkinliğin renk, ihtişam ve duygudan yoksun olması.