Ünite 8: Büro Donanımlarının Seçimi, Satın Alınması ve Etkin Kullanımı

Giriş

Bürolarda çalışan kişilerin ilgili işleri etkili ve verimli bir şekilde yürütebilmeleri için birçok farklı özellikte donanıma ve malzemeye gereksinim duyulmaktadır. Bu donanım ve malzemelerin seçimi, sözü edilen işlerin kapasitesine uygun bir biçimde yapılabilmesi açısından büyük önem taşımaktadır. Satın alınacak donanım fiyat-performans oranı açısından düşük düzeyde, yani daha ucuz maliyetle daha verimli işlerin ortaya çıkarılmasına olanak sağlayacak düzeyde olmalıdır. Ekonomiklik, verimlilik gibi özelliklerinin yanında donanım, yerel ve küresel ölçekte gerekli standartlara uygun olarak seçilmeli ve tedarik edilmelidir. Bunlara ek olarak, donanımların şirket içi ve dışı iletişimine uygun ortam sağlayacak şekilde belirlenmelidir. Unutulmamalıdır ki gelişen teknolojiler ve buna paralel olarak piyasadaki ürünlerin eskiye nazaran çokluğu, satın alınacak olan büro donanımlarının hızla güncelliğini yitirmesine sebep olacaktır. Bu sebeple satın alma sürecinde, donanımın moda olmasından öte sağladığı özelliklere önem vermek gereklidir.

Büro donanımlarının seçiminde kişi kendisine bazı sorular sormalıdır. Bu sorular, seçim kriterlerini daha akılcı bir şekilde işe koşmayı kolaylaştıracaktır. Bu sayede, seçim sürecinde akılcı tercihler yaparak gereksinim duyulan malzemeleri tedarik etmenizi sağlayacak ve aynı zamanda var olan sınırlı kaynaklarınızın verimli bir şekilde değerlendirilmesine olanak sağlayacaktır.

Büro Ortamlarında Etkinlik ve Verimlilik

Çalışma hayatının birbirini tamamlayan iki boyutu etkinlik ve verimliliktir. Etkinlik, “doğru işi yapmak” ile tanımlanırken verimlilik “işi doğru yapmak” olarak tanımlanmaktadır. Etkinlik kavramına detaylı olarak bakılacak olursa, kavramın hedeflere ulaşma derecesi ile ilgili olduğunu söyleyebiliriz. Belirli amaçlar için faaliyetler üreten organizasyonlarda, bu amaçların yerine getirilmesi için faaliyetlerde kullanılan araçların/stratejilerin diğerlerine nazaran daha başarılı olduğu durumlar görülmektedir. Böylesi bir durumda, sözü edilen araç/strateji diğerlerine nazaran etkindir. Örnek olarak, üç farklı tahminleme stratejisi arasından bir tanesinin, nihai sonuçlar açısından diğerlerine nazaran en yakın tahminlemeyi vermesi, o stratejinin etkinlik özelliğini ortaya çıkarmaktadır. Verimlilik ise belirli bir amaca ulaşmak için yapılan işin yürütülmesinde kullanılan kaynaklarla ilgili bir kavramdır. Teknik bir bakış açısıyla verimlilik, belirli bir dönem içerisinde elde edilen somut (para, maddi kazanç gibi) veya soyut (zihinsel çaba, zaman gibi) özellikteki çıktıların girdilere oranı olarak tanımlanmaktadır. Satış personeline mesleki gelişim etkinlikleri sunularak satış performansının arttırılması, verimlilik artışına bir örnek olarak gösterilebilir.

Organizasyonlarda gerçekleştirilecek faaliyetlerin hem etkinlik hem de verimlilik özelliğine yanıt vermesi ideal olan durumdur; ancak her zaman süreç bu şekilde işlemeyebilir. Böylesi bir durumda, yöneticilerden beklenen etkinlik ve verimlilik konusundaki bilgileri doğru bir şekilde işleyip karar verme sürecinde her iki durumun da doğuracağı sonuçlara göre dikkatli adım atmalarıdır. Bu bakış açısıyla, yöneticiler, çıktı değerinin girdi ve işlem maliyetlerinden yüksek olduğu durumları kendilerine yol olarak çizerlerse daha verimli bir organizasyona (büroya) sahip olacaklardır.

Büro Donanımının Seçiminde Göz Önüne Alınması Gereken Unsurlar

Büro donanımlarının seçilmesi sürecindeki hassasiyet, bu malzemelerin seçiminde bazı kriterlerin işe koşulması gerekliliğini önemli kılmıştır. Satın alma ve tedarik sürecinde hata yapmamak için göz önüne alınması gereken kriterler,

\1. Donanıma ilişkin faktörler

\2. Satıcılara ilişkin faktörler ve

\3. Servis ve bakıma ilişkin faktörler

olarak üç ana başlıkta incelenmektedir. Büro araçlarının seçimi sürecinde araçların özelliklerine ilişkin faktörler, donanıma ilişkin faktörler olarak tanımlanmaktadır. Donanıma ilişkin faktörlerin başında büro gereksinimlerinin analizi gelmektedir. Bürolara donanım satın alma sürecinin ilk basamağında, kapsamlı bir gereksinim analizi süreci işe koşulmalıdır. Öncelikle büronun gereksinim duyduğu araca neden ve hangi özellikleri çerçevesinde gereksinim duyulduğuna ilişkin betimlemeler yapılmalıdır. Böylelikle, işletmelerin işlevsel gereklilikleri üzerine yoğunlaşılacak; kullanılmayan araç özeliklerini barındıran donanımdan uzaklaşılacaktır. Bir başka faktör, uygun aracın belirlenmesidir. Kapsamlı bir araştırma yapılarak gereksinime yanıt verecek uygun aracın seçiminin yapılması gerekmektedir. Bu süreçte piyasada aynı işi yapabilen birçok ürün olması durumu göz önüne alınarak satın alınacak ürünün güvenilirliğine, sahip olduğu özelliklerin uygunluğuna, maliyetine, ürünle birlikte kullanılacak sarf ve yardımcı malzemelerin özelliğine, güvenliğine, esnekliğine, kullanım kolaylığına, hız ve gürültü seviyesine, çalıştırma maliyetine, kullanıcıların düşüncelerine, standardizasyonuna ve ergonomik özelliklerine dikkat edilmelidir.

Satıcılara ilişkin faktörler, satıcıların belirli kriterlere göre değerlendirilmesini; böylelikle satış işleminden sonra karşı karşıya kalınabilecek sorun durumlarının baştan önlenmesine olanak sağlamasını içermektedir. Satıcılar değerlendirilirken satıcı firmanın yaşı, büyüklüğü, toplum içerisindeki saygınlığı ve sağladığı hizmetlerin ve ürünlerin kalitesi gibi satıcının ün faktörünü etkileyen özelliklere dikkat edilmesi önemlidir. Özellikle satış işleminden sonra üretici veya satıcı firma tarafından sağlanan eğitimler büyük önem arz etmektedir. Kullanacak personelin eğitilmesi, personel sağlığı ve işletme verimliliği açısından büyük etkiler yaratma potansiyeline sahiptir. Bunların yanında satıcıların büro aracını, çok kısa sürede temin ve teslim edecek kapasitede olması da satıcılara ilişkin faktörler içerisinde önemli bir yer kaplamaktadır.

Büro donanımının seçilmesi konusunda önem arz eden bir diğer konu ise servis ve bakıma ilişkin faktörlerdir. Donanımın tedarik edilmesinden sonra donanım ile ilgili ortaya çıkabilecek sorunlara ilişkin müdahalelerin hızlı ve etkili bir biçimde yapılması büronun işleyişinin aksamadan yürüyebilmesi açısından elzemdir. Servis sağlayacak olan firmanın hızlı bir biçimde sorun ile ilgilenecek altyapıda olması, müdahale maliyetinin düşük olması, fiziksel olarak büroya erişimin kolay olması gibi özellikleri, seçim sürecinde servis sağlayıcı firma açısından üstünlük yaratacaktır. Bürolarda kullanılan bazı araç ve gereçler, diğerlerine nazaran daha yoğun bir şekilde kullanılmaktadır. Bu durum sözü edilen araç ve gereçlerin bakımlarının diğerlerine göre daha sık bir miktarda olmasını gerekli kılmaktadır. Bakım açısından kolay ve hızlı bir süreç gerektiren malzemelerin seçilmesi, herhangi bir sorun durumunda bürolardaki işlerin aksamaması açısından büyük önem arz etmektedir.

Karşılaştırmalı Ürün Analizi

Teknolojideki hızlı gelişmeler, belirli bir amaca hizmet eden birçok çeşitli ürünün piyasaya sürülmesi konusunda üreticilere olanak sağlamıştır. Piyasalardaki çeşitlilik ile birlikte, günümüzde bir gereksinime yanıt veren birçok aracın kullanılabileceği görülmektedir. Bu araçların seçiminde, araç özelliklerini dikkatle değerlendirmek, geniş araç tedarik yelpazesinden gereksinimimize en uygun donanımı seçmemiz konusunda bize yardımcı olacaktır. Bu aşamada, alınması planlanan donanıma ilişkin farklı teklifler incelenmeli ve karşılaştırmalı ürün analizi tablosu oluşturulmalıdır. Hazırlanacak karşılaştırmalı ürün analizi tablosu, ürünün modeli, fiyatı, teknik özellikleri, deneme süresi, garanti süresi, servis olanakları gibi ürünün gereksinim açısından sahip olması gereken konulara göre değerlendirmelerin yapılmasını olanaklı kılacak şekilde hazırlanmalıdır.

Büro Donanımlarının Seçiminde Analitik Teknikler

Büro donanımlarının seçimi süreci, dikkat gerektiren bir süreçtir. Bu sürece ilişkin alanyazında farklı sayısal analizlere dayalı analitik teknikler bulunmaktadır. Bunlardan Fayda/Maliyet Analizi ve Başabaş Analiz bu kitabın bağlamında ele alınacak tekniklerdir.

Fayda/Maliyet Analizi (F/M Analizi), bir organizasyonda yatırım, proje ya da bir faaliyet gibi bir değişimin başlatılması konusunda ayrıntılı değerlendirmeler yapmaya yarayan basit bir tekniktir. Yönetici, F/M Analizi sayesinde değişimle sağlanacak verimlilik, kâr gibi faydaların, değişimin maliyeti (harcanan para, istifa eden personel gibi) ile oranına bakarak bazı akılcı karşılaştırmalar yapar. F/M Analizi, değişimin akla düştüğü ilk andan itibaren başlayan, değişim projelerinin işe koşulmasıyla devam eden ve akılcı seçimlerin yapılması ile son bulan bir sürecin tamamını kapsar. Bu süreçte, değişimin sürdürülebilirlik çerçevesinde değerlendirilmesini de göz önünde bulundurur. Örneğin, ürünün ileriki yıllardaki organizasyon genişleme planları dahilinde işe yarayıp yaramayacağını ve paranın zaman içerisindeki alım gücünün değişimini göz önünde bulundurmak gerekli olacaktır. Yönetici süreçte F/M oranlarını belirlerken elde edilecek faydaların bugünkü değerinin maliyetleri bugünkü değerine bölünmesi denklemini kullanmaktadır. Bu denkleme göre en yüksek F/M oranına sahip olan alternatif, üzerinde karar almak amaçlı düşünülmesi gereken alternatif olacaktır. Ancak yukarıda da belirtildiği gibi, yönetici organizasyonun gelecek yıllardaki durumları için de bu denklemi işe koşmalı ve bütüncül bir karar vermelidir. F/M Analizinin organizasyonlarda kullanım alanları oldukça geniştir. Bu alanlar; büro donanımı alımından ilave personel alımına; var olan tedarikçileri değiştirme konusundan bina, üretim ve hizmet birimlerini yenilemeye kadar birçok aşamada kendilerini gösterirler.

Başabaş Analizi, hangi üretim yada faaliyet düzeyinde maliyetlerin, elde edilecek gelir yada faydaya eşit olacağının belirlenmesine ilişkin yapılan niceliksel karar verme tekniğidir. Bu eşit olma durumunun sağlandığı nokta, başabaş noktası olarak adlandırılmaktadır. Başabaş noktasına ilişkin çözümlemelerin yapılabilmesi için birim hizmetin sağlayacağı katkı, birim hizmetin maliyeti ve sabit maliyetler konusunda verilere ihtiyaç duyulmaktadır. Burada, birim gelir olarak da ifade edilen birim hizmetin sağlayacağı katkı, organizasyonun işin tamamlanması ile elde edeceği gelirler olarak tanımlanmaktadır. Birim hizmetin maliyeti ibaresi de değişken giderler olarak ele alınmaktadır. Değişken giderler, organizasyonda zaman zaman ortaya çıkan ancak bir sabitliği bulunmayan masraflardır. Sabit maliyetler ise, işin tamamlanıp tamamlanmamasından bağımsız olarak organizasyonun sürekli olarak sahip olduğu masraflardır.

Büro Donanımlarının Satın Alınması veya Kiralanması Kararları

Gereksinime yönelik ilgili büro araçlarının seçiminden sonra sıra bu araçları temin etmeye gelmektedir. Araçların temini için satın alma ve kiralama yollarından biri akılcı kararlar eşliğinde seçilecektir. Bir çok işletme donanımın satın alınması yönünde karar verecektir; çünkü büro malzemeleri, organizasyonlar açısından varlık olarak düşünülmektedir. Ancak bazı durumlarda işletmeler finansal kiralama yöntemini seçmektedirler. İngilizce’ de leasing olarak adlandırılan finansal kiralama yöntemi, bir yatırım malının mülkiyeti finansal kiralama şirketinde kalarak, belirlenen kiralar karşılığında kullanım hakkının bir süreliğine verilmesi ve sözleşmede belirlenen değer üzerinden kiracıya mülkiyetin geçmesini sağlayan bir finansman yöntemidir. Organizasyonların bu yöntemi seçmelerinin haklı nedenleri bulunmaktadır. Bunlardan ilki yeni kurulmuş bir organizasyonun halihazırdaki sermayesini daha öncelikli işlere ayırması düşüncesidir. Bir diğeri ise kiralama işlemlerinin her türlü vergi resim ve harçtan muaf olmasıdır. Aynı zamanda kiralama şirketleri de bu yöntem sayesinde, kiralamak için satın aldıkları malzemeler için daha düşük KDV öderler. Finansal kiralama yöntemi aracılığıyla hangi araçların elde edilebileceği düşünüldüğünde, her türlü taşınır ve taşınmaz malın bu kapsamda değerlendirilebileceği söylenebilir. Ancak elbette bazı istisnalar vardır. Paten hakkı, sınai haklar, bilgisayar yazılımı gibi maddi olmayan konular için finansal kiralama yapılamamaktadır.

Organizasyonların gereksinim duydukları donanımı temin ederken satın alma ya da finansal kiralama yöntemlerinden hangisini kullanmaları gerektiğine ilişkin bir yol haritası çizilmek istenirse, aşağıda bahsedilen faktörlerin göz önüne alınması yeterlidir:

• Alınması düşünülen büro aracının teknolojisinin değişme hızı

• Büro aracının maliyeti

• Finansal kiralama koşulları

• İş süreçlerinin istikrarı

• Birim maliyet.

Büro Donanımlarının Kayıt Altına Alınması, Kullanılması ve Bakımı

Bürolarda kullanılmak üzere alınan araçların sayısının artması, bu araçların kayıt altına alınması, kullanılması ve bakımı süreçlerinde daha hassas olunmasını önemli kılmaktadır. Herhangi bir sorun yaşamamak ve süreçte verimliliği düşürmemek adına bazı konular üzerinde daha dikkatli tedbirler almak gerekir. Bu tedbirler;

• Uygun yazılımlar ile birlikte her aracın meta-datalarını içeren bir kart tutunuz. Bu kartları, aracın servis tarafından bakımının yapılması durumunda kolayca bulunacağı bir şekilde saklayınız ve her bir servis sonrası yeni durumlara ilişkin bilgileri kaydediniz.

• Büro araçlarının, bu araçları kullanım konusunda eğitim almış deneyimli kişiler tarafından kullanılmasına önem gösteriniz.

• Büro araçlarını kullanırken gerekli özeni gösteriniz.

• Büro araçları hakkında önceden bilgiler edinilmeli ve bu sayede karşılaşılabilecek ufak sorunlar için servise haber vermeden çözüm sunabilmelisiniz.

• Büro araçlarının fiziksel olarak bakımını kullanım talimatlarında bahsedildiği şekilde yapmalısınız.

• Büro araçları için bakım ve servis planı oluşturarak düzenli bir şekilde kontrolden geçmesini sağlamalısınız.

Büro Malzemelerinin Temini ve Stoklanması

Bürolarda sürecin aksamadan yürütülebilmesi için büro donanımlarının; bu donanımların gereksinimi olan sarf malzemelerinin ve yedek parçaların kolayca erişilebilir bir yerde uygun miktarlarda bulunması gerekmektedir. Ancak bu stoklama işlemi gerekli olduğu kadar maliyetlidir. Bu sebeple, hizmeti aksatmayacak bir şekilde stok bulundururken bu durumun organizasyonlar için yarattığı maliyete de dikkat etmek gerekmektedir.

Stoklarla ilgili üç temel maliyet bulunmaktadır:

\1. Stok bulundurma: Stokları elde bulundurmaktan dolayı ortaya çıkan maliyetlerdir. Bu maliyetler içerisinde malın satın alınma parası haricinde bekleyen stokların güncelliğini yitirmesi, bozulması ve fire vermesi gibi durumlar bulunmaktadır.

\2. Sipariş verme: Sipariş verme, satın alma ve teslimi sürecinde ortaya çıkan giderlerdir. Bu giderler, sipariş verirken harcanan iletişim, zaman gibi masraflar kapsamında incelenebileceği gibi donanımın özelliklerine ilişkin kontrolleri için harcanan masraflar kapsamında da incelenmelidir.

\3. Stok bulundurmama (stok kopması): Gereksinim duyulan malzemelerin bulunmaması durumunda ortaya çıkan maliyetlerin bütünüdür. Burada maliyetler, sadece gerekli malzemenin tedarik edilmesi için oluşacak maliyetler değil aynı zamanda gerekli malzemenin bulunmamasının doğurduğu sonuçlar sebebiyle oluşacak maliyetlerdir. Örneğin; baskı makinesinin toneri olmaması durumunda işin gecikmesinden kaynaklanan maliyetler.

Stoklarla ilgili maliyetlerin makul düzeye indirilmesi için stok kontrolünün düzenli bir şekilde yapılması önem arz etmektedir. Stok kontrolü basitçe geçmiş deneyimlerden elde edilen veriler ışığında gelecekteki kullanım durumlarına ilişkin tahminlerde bulunma yolu olarak tanımlanabilir. Daha teknik bir tanımlama ile stok kontrolü, malzemelerin stok düzeyleri konusunda sipariş verilip verilemeyeceğine, verilecekse sipariş büyüklüğünün (miktar) ne olacağına karar verilmesine yönelik sistem ve faaliyetlerdir.

Stok kontrolü işlevine benzer bir işlev de stok izlemedir. Organizasyonların bünyesinde birçok farklı malzeme türünün ve aynı zamanda çok miktarda malzemenin olduğu durumlarda, sözü edilen malzemelerin durumlarını takip etmek zor olacaktır. Bu noktada yöneticiler, malzemelerin sayımını sürekli yapma veya belirli aralıklarla yapma gibi farklı niceliksel yöntemler izleyebilmektedirler. Gereksinim duyulan malzeme miktarlarının stoklarda düştüğünü gören bir yöneticiden, hızlı ve pratik bir şekilde bu malzemelere ilişkin sipariş vermesi beklenir.

Stok izleme sürecinin aksamayacak şekilde işe koşulması için organizasyonlar bünyesinde bulunan malzemelerin özelliklerine göre sıralanması önemlidir. Küresel ölçekte etkin bir şekilde kullanılan barkod uygulaması sayesinde, her malzemenin kendine ait bir tanımlayıcısı bulunmaktadır. Her bir ürün için tek bir kodun olması ve bu kodun dünya üzerinde başka bir üründe olmaması stok izleme süreçlerini kolaylaştırmaktadır. Stoklama sürecinde, stoktaki malzemeleri, önem dereceleri ile orantılı bir şekilde sınıflandırmak da sürecin etkin yürütülmesi için işe yarar bir teknik olacaktır. Bu teknik, A/B/C Sınıflandırma Sistemi olarak adlandırılmaktadır. A/B/C Sınıflandırma Sisteminde, malzemeleri önem derecesine göre sıralarken yıllık kullanım değeri göz önüne alınmaktadır. Bu değer yıllık kullanım miktarının birim fiyat ile çarpılmasıyla ortaya çıkar. Ancak büronun özelliklerine göre farklı kriterler de kullanılabilir.

Bürolarda yoğunlukla kullanılan araç-gereçler sarf malzemeleridir. Bu malzemeler; kağıt, kalem, yazıcı toneri, depolama birimleri gibi maliyet açısından düşük gibi görünen malzemeler olsalar da kullanım yoğunluklarına ve işlevlerine bakıldığında bürolar açısından büyük önem arz ettikleri açıkça görülmektedir. Bu nedenle sarf malzemelerinin miktarlarını izlemek için mutlaka bir plan çerçevesinde düzen kurmak yararlı olacaktır.

Tüm bu yukarıda sözü edilen büro malzemelerinin gerekliliğinin belirlenmesi ve ilgili analizlerin yapılmasından sonra satın alma işlemleri için yetkililerce girişimler yapılır. Bu satın alma işlemi, organizasyonun büyüklüğüne göre büro elemanlarınca ya da satın alma merkezlerince yürütülür. Etkili bir tedarik politikası doğru malzemenin doğru zamanda ve en düşük fiyatla teminini sağlayan politikadır.

Ancak unutulmamalıdır ki büroların temel bileşeni bireydir. Ne kadar verimli büro teknolojileri ile donatılmış bir büronuz olursa olsun, bu teknolojilerden yararlanarak sorunları çözecek ve işlerin tamamlanmasını sağlayacak kişiler, orada görev yapan personeldir.