Ünite 1: Yönetim ve Büro Yönetimi İle İlgili Kavramlar

Yönetim İle İlgili Temel Kavramlar

En yalın ifadeyle “yönetim, grupların ortak amaçlarını gerçekleştirebilmesi için yürütülen faaliyetlerin tümü” olarak tanımlanabilir. Yönetim, ortak amaçların belirlenmesi, bu amaçlara ulaşmak için insanların örgütlenmesi, insanların motive edilmesi, amaçları gerçekleştirmedeki başarının kontrol edilmesi gibi sistematik bir süreci kapsamaktadır. Yönetim, kâr amacı güden ya da gütmeyen tüm örgütlerde söz konusudur. Yönetim tanımında üç temel unsur bulunur:

• Yönetim ilişkisinin gerçekleşebilmesi için en az iki insan (yöneten ve yönetilen),
• İnsanın tek başına üstesinden gelemeyeceği tüm grup tarafından paylaşılan bir amaç ve
• Yönetim planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarından oluşan bir süreç söz konusudur.

Yönetim Süreci

Yönetim fonksiyonları;

• Planlama.
• Örgütleme
• Yöneltme
• Koordinasyon
• Kontrol

Yönetim Bilim midir, Sanat mıdır?

Bilimin sınıflandırmaları arasından en uygunu temel olarak konularına ve ulaştıkları sonuca göre üç ana grupta toplanan sınıflandırmadır:

• Formal bilimler,
• Normatif Bilimler,
• Pozitif (Olgusal) Bilimler.

Pozitif bilimlerin kullandıkları deneysel yöntem dört aşamalıdır.

Bu aşamalar;

• Varsayımların (hipotezlerin) oluşturulması,
• Araştırma konusunun betimlenmesi,
• Deneylerin yapılması,
• Sonuçlandırma başka deyişle kuram ya da yasaların oluşturulmasıdır.

Pozitif bilimleri kendi içinde doğa olaylarını inceleyen bilimler ve insan ile ilgili (sosyal) olayları inceleyen bilimler olarak ayırmak uygun olacaktır.

• Doğa Bilimleri
• İnsan (Sosyal) Bilimler

Yönetim Kademeleri, Yönetici Rolleri ve Yetkinlikleri

Örgüt hiyerarşisinin çeşitli kademelerinde birçok yönetici bulunmaktadır. Bu yöneticilerin sayısı ve sahip olması gereken yetkinlikler örgütteki yönetim kademelerine göre farklılık göstermektedir. İşletmede çalışanlar yönetici olan ve olmayan iş gücü olarak ikiye ayrılabilir:

• Üst Kademe (Tepe) Yöneticileri,
• Orta Kademe Yöneticileri,
• Alt Kademe Yöneticileri.

Yöneticinin Rolleri

Mintzberg (2009) yöneticilik işini, üç temel grupta sınıflandırabilen on farklı role ayırmıştır:

Kişiler Arası Rol: Bu rolün kapsamında yönetici; işletmeyi dışarıya tanıtma, diğer işletmelerle ilişkileri düzenleme, çalışanları işe alma, eğitme, yükseltme, cezalandırma ve güdüleme görevlerini üstlenmektedir. Bu rol kendi içinde temsilcilik, liderlik ve irtibat rolleri olarak üç alt role ayrılmaktadır:

• Temsilcilik (figurehead) rolü,
• Liderlik (leader) rolü,
• İrtibat (liaison) rolü.

Bilgi Sağlama Rolü: Bilgi sağlama rolü diğer işletmelerden bilgi toplama, yeni yayınları okuma ve gelişmeleri izleme, rakiplerin yaptıklarını öğrenme gibi görevleri kapsamaktadır. Bu rol kendi içinde gözlemci, bilgi yayma/duyurma ve sözcülük olmak üzere üç alt role ayrılmaktadır:

• Gözlemci (monitor) rolü,
• Bilgi Toplama ve Yayma / Duyurma (disseminator) rolü,
• Sözcülük (spokesperson) rolü.

Karar Verme Rolü: Karar verme rolünde yönetici; girişimci, sorun çözen, kaynak bulan ve müzakereci alt rollerini yerine getirmektedir.

Yönetici Yetkinlikleri

Yöneticilerin görevleri karmaşık ve çok boyutludur. Çalışanları yönetmek ya da çeşitli görevlerin yapılmasını sağlamak birtakım yetkinliklere sahip olmalarını gerektirmektedir. Yetkinlik (ing.capability), üstün bir performans elde edebilmek için bilgi, beceri ve tutumları kapsayan gözlemlenebilir davranışlar bütünüdür.

Kavramsal Yetkinlikler

Örgüt ve çevresiyle ilişkilerini bir bütün olarak kavrayabilme yeteneğidir. Kavramsal yetkinlik, yöneticilerin düşünme, bilgiyi kullanma süreçleri ve planlama gibi zihinsel faaliyetlerini kapsamaktadır.

Beşerî Yetkinlikler

Beşerî yetkinlikler; insanlarla verimli çalışabilme, iletişim kurabilme, onları motive edebilme ve yöneltebilme yeteneğidir. Yöneticilerin motive etme, koordine etme, iletişim sağlama ve çatışmalara çözüm getirme becerileri ve insanlarla iletişim kurmadaki başarıları sahip oldukları beşerî yetkinlik düzeyine bağlıdır.

Teknik Yetkinlikler

Teknik yetkinlikler; mühendislik, üretim ve finans gibi spesifik fonksiyonları içeren ekipmanların, tekniklerin ve yöntemlerin verimli bir şekilde yönetilebilmesini içermektedir. Bilgi elde etmeyi, farklı disiplinlerde problem çözme tekniklerini kullanma gibi yetkinlikleri de kapsamaktadır. Örneğin bir makineyi kullanabilme, finansal tablo ya da bir bilgisayar programıyla dosya, rapor vb. hazırlayabilme teknik yetkinliklerdir.

Yönetim Felsefesi ve Yönetimin Tarihçesi

Yönetim felsefesi (ing.administrative philosophy) de bireylere ve topluma bağlı olarak yöneticilerin değerlerini, gerçekleştirdikleri insan eylemlerini yönlendirmek başta olmak üzere örgütlenmesinin, ortak paydalarda buluşarak harekete geçmesini, kültürünü ve her boyuttaki ilişkilerini inceleyerek yönetimin ilgi alanlarını ifade etmektedir. Yönetim insanların etkileşimiyle oluşan bir kavramdır. Dolayısıyla insanlığın var olduğu ilk zamanlardan beri vardır.

Yönetim felsefesinden ilerleyerek yönetimin tarihçesini Klasik, Neo-Klasik ve Modern Yönetim dönemlerine ayırarak incelemek mümkündür.

Büro Kavramı Ve Büro Yönetimi

Fransızca “bureau” sözcüğünden Türkçeye geçen büro, yazıhane ya da ofis bir örgütte insanların işlerini yapmaları için tahsis edilen çalışma ortamıdır. Ofis, Fransızca “office”; “makam, görev, görev yeri” sözcüğünden alıntıdır. Ofis sözcüğünün kökü Latince “opus” sözcüğüdür ve Latince “opus facere” yani “iş yapmak, bir görevi yerine getirmek” deyiminden türetilmiştir. Türk Dil Kurumu sözlüğüne göre “büro, ofis, daire, danışma ve kayıt tutma işlerinin yürütüldüğü iş yeri”dir.

Kamu sektöründe yer alan kuruluşlar başka deyişle devlete ait (ing.govermental) kurumlar eğitim, sağlık gibi birtakım ürün ya da hizmetleri, vatandaşların faydalanabilmesi amacıyla kâr amacı taşımadan yerine getirmektedir.

Devlet dışı örgütler (non-govermantal organizationsNGO) ise, kâr elde etmek gibi ekonomik bir amacı değil, sosyal içerikli bir amacı gerçekleştirmeye çalışmaktadırlar. Deniz kirliliğini önlemek, insan haklarını korumak gibi sosyal amaçlarla kurulan dernekler ve vakıflar kâr amacı olmayan örgütlere örnek olarak verilebilir.

Sivil toplum örgütlerini detaylıca incelemeden önce, sivil toplum kavramına değinmemiz gerekir. Sivil toplum, devlet iktidarının yönetimi ya da denetimi altında olmayan gönüllü üyelerden oluşan insanlar topluluğudur. Günümüzde sivil toplumun, demokratikleşmenin, toplumsal ve ekonomik gelişmenin önemli ve güçlü bir aktörü olduğu fark edilmiştir.

Özel sektör, kâr amacı olan ve mülkiyetin ve sermayenin özel kişilere ait olduğu tüm ekonomik girişimleri başka deyişle işletmeleri ifade etmektedir. Herhangi bir sektörde faaliyet gösteren ekonomik değere sahip bir ürün/hizmet üretimi ve/veya pazarlamasını yapan işletmeler bu grupta yer almaktadır.

Büro Türleri

Örgütlerdeki geleneksel büro türlerini uzmanlık alanına, kâr amacı olup olmadığına ve yerleşim biçimine göre sınıflandırabiliriz.

Kâr amacı olan ve olmayan bürolar, kamu ve özel sektör kuruluşlarındaki ofislerdir. Açık ya da kapalı ofis kullanımları da bulunmaktadır. Yerleşim biçimine göre ise genel olarak kapalı ve açık ofislerden bahsedebiliriz:

• Kapalı ofisler, ses ve gürültüden uzak kişiye özel araç gereçlere sahip ideal olarak doğal aydınlatmadan yararlanılan eski tip geleneksel ofislerdir.
• Açık ofisler ise adın da anlaşılacağı gibi duvarsız iletişime izin veren ve belirli düzeyde mahremiyet sağlayan ofislerdir.

Büro Yönetimi

Büroda yer alan çalışanların temelde ofiste yapmaları gereken iki farklı tür iş bulunmaktadır. Bunlar:

• temel ya da rutin fonksiyonlar,
• yönetimsel fonksiyonlardır.

Basit ya da rutin fonksiyonlar; bilgi alma ve toplama, toplanan bilgilerin kaydedilmesi, düzenlenmesi ve iletilmesi işlerini kapsamaktadır. İç kaynaklardan (farklı departmanlar, bölümler gibi) ve dış kaynaklardan (devlet, finansal kurumlar, üniversiteler vb.) bilgiyi almak ve toplamaktır. Toplanan bilgilerin kaydedilmesi kurum prosedürlerine uygun şekilde gereken tüm bilgileri içerecek uygun bir formatta saklanmasıdır. Bilginin düzenlemesi, gerekirse formatının değiştirilerek grafik, tasarım ya da dosya hâline dönüştürülmesidir. Çünkü bütün dosyalar aynı şekilde alınamazlar. Düzenlenmiş ve kaydedilmiş bilgilerin iletilmesi, uygun formatlara getirilen bilgilerin ilgili departmanlara yönlendirilmesidir.

Çalışma Dünyasının Değişen Trendleri

21. yüzyıl iş dünyasında işletmeler, yeni kuşakların ihtiyaç ve beklentilerinin değişmesi, teknolojinin gelişim hızı ve buna bağlı olarak ürün/hizmetlerin ve iş yapma şekillerinin değişmesi gibi nedenlerle çalışanlarına iş ve özel hayatlarına dair sorumlulukları dengelemeleri konusunda özen göstermektedir.

• Esnek Çalışma Saatleri
• Ev Ofis (Evden Çalışma, Ev Büroları)
• Paylaşımlı Ofisler

Yönetimde Güncel Teori Ve Uygulamalar

Küreselleşme hızının artışı, teknolojik gelişmeler ve iş hayatında daha fazla yer alan milenyum kuşağının farklı ihtiyaçları yönetim sürecinde de farklı uygulamalar gerektirmiştir.

Çağdaş Yönetim Teorileri

Çağdaş (ing.contemporary) kelimesi, aynı çağda yaşayan, bulunulan çağın koşullarına uygun olan, aynı yıllarda olmuş olan şeklinde tanımlanabilir. Kuram veya teori (ing.theory) ise, bir konuyla ilgili geçerliliği ve güvenirliği bilimsel yöntemlerle saptanmış genel bir açıklama düzlemi ya da kapsamlı, detaylı, sistemli açıklamalar ve kurallar bütünüdür.

Çağdaş yönetim teorileri:

• Kaynak Bağımlılığı
• Örgütsel Strateji
• Vekâlet
• İşlem Maliyeti
• Kurumsallık
• Örgütsel Ekoloji

Çağdaş Yönetim Uygulamaları

Değişen çevre koşulları, müşteri talepleri, teknolojik gelişme gibi çeşitli değişkenler doğrultusunda rekabet üstünlüğü sağlayabilmek için işletmeler çeşitli yönetim uygulamaları geliştirmektedir. Bu yönetim uygulamalarının ortak özelliği, “işletme yönetiminin bir sorunu, durumu veya olayı ele alış biçimini, bakış açısını” ortaya koymalarıdır.

Bu bağlamda yönetimde karşımıza çıkan güncel yönetim uygulamalarının en etkili olanları şunlardır:

Toplam Kalite Yönetimi: Toplam kalite yönetimi (total quality management), işletme çalışanlarının “kaliteli mal ve/ veya hizmet üretmek” olarak tanımlanan ortak bir amacı benimsemelerini ve bu amaç doğrultusunda hareket etmelerini gerektirir. Toplam kalite yönetimi “kaliteye hizmet etme” düşüncesi ile ürün/hizmet kalitesinin yanı sıra örgütün kalitesinin artırılmasıdır.

Altı Sigma: Altı sigma (six sigma) günlük faaliyetlerin izlenmesini, kaynakların doğru ve en uygun şekilde kullanılmasını destekleyen bir yönetim uygulamasıdır. İlk defa 1986 yılında Motorola tarafından uygulanan altı sigmayı benimseyen işletmeler; müşteri beklentilerine, piyasadaki değişikliklere ve yeni teknolojilere daha hızlı uyum sağlayabilirler. Toplam kalite yönetimine bazı özellikleriyle benzeyen altı sigma, sadece iş süreçlerinde değil, yönetim süreçlerinde de iyileştirmeler öngörmektedir. Verimliliğin ve etkinliğin artırılması ancak müşteri memnuniyetinden vazgeçilmemesi açısından da önemli sonuçlar yaratmaktadır.

Kıyaslama: Kıyaslama (benchmarking), daha yüksek işletme performansına ulaşabilmek amacıyla, “en iyi iş süreçlerinin arandığı ve işletmeye kazandırıldığı” bir yönetim uygulamasıdır. Başka deyişle, kendi sektörünün en iyisi olan işletmelerin iş süreçlerinin incelenmesi ve bu inceleme sonucunda belirlenen farkın kapatılması için, en iyisi olarak kabul edilen uygulamaların seçilerek kendilerine uyarlanmasını içeren sistematik bir süreçtir.

Temel Yetenek: Temel yetenek (core competence), örgütü diğerlerinden farklı kılan ve rekabet üstünlüğü sağlayan, rakipleri tarafından anlaşılması ve taklit edilmesi zor (hatta olanaksız) bilgi, beceri ve yetenekleri ifade eder. Buna göre, örgüt kendisine rekabet avantajı sağlayabilecek temel yeteneklerini belirlemeli ve geri kalan faaliyetlerini dış kaynaklara vermelidir.

Dış Kaynaklardan Yararlanma: Dış kaynaklardan yararlanma (outsourcing), işletme yönetimin belirlediği temel yetenek alanlarının dışında kalan işlerin, başka işletmelerden edinilmesidir. Bu uygulamayı kullanan işletme, yararlanacağı dış kaynağa işin sonunda nasıl bir sonuca ulaşmak istediğini belirtir ancak işin yapılma sürecine karışmaz ve bu süreci konusunda uzmanlaşmış olan diğer işletmeye bırakır.

Küçülme, Kademe Azaltma ve Doğru Ölçeği Bulma: Küçülme ya da kademe azaltma dış kaynaklardan yararlanmadan farklıdır. Bu uygulamalarda işletme hiçbir dış kaynak kullanmadan çalışan sayısını, kademe sayısını kendisine daha uygun olacak şekilde azaltmaktadır. Küçülme (downsizing), iş gücü maliyetinde gerçekleştirilecek azalma doğrultusunda verimlilikte artış sağlama düşüncesine dayanan bir yönetim uygulamasıdır. İşletmeler temel yeteneklerinin dışında kalan faaliyetleri dış kaynaklardan temin etmekte ve bu bağlamda, örgüt yapılarını küçülterek rekabet üstünlüğü kazanmaya çalışmaktadırlar. Örgütsel küçülme, “doğru boyuta gelme uygulaması” (rightsizing) olarak da değerlendirilmektedir. Küçülme sonunda işletmenin hiyerarşik kademeleri ve hatta bölüm sayısı azalır. Böylece; maliyetleri azaltabilme, hızlı karar verebilme, çevreye kolay uyum sağlayabilme, müşteri beklentilerine odaklanabilme, yaratıcı düşünceyi destekleyebilme, çalışanları sorumlulukları doğrultusunda izleyebilme gibi performansı doğrudan destekleyen yönetim uygulamaları daha kolay gerçekleştirilebilir.

Personeli Güçlendirme: Personeli güçlendirme (empowerment), örgüt bünyesinde çalışanların bilgi ve yetkinlikleri doğrultusunda inisiyatif alma ve sorun çözmeye yetkili kılınmaları ve bu bağlamda, çalışanların bilgi, beceri ve motivasyon düzeylerinin yükseltilerek otoritelerini kullanabilme yolunun açılması olarak tanımlanabilir. Güçlendirme uygulamalarının başarısı örgütün yapısı ve işleyişiyle doğrudan ilgilidir. Bu bağlamda;

• Hiyerarşik kademelerin azaltılarak daha yalın bir örgüt yapısının oluşturulması,
• İletişim kanallarının artırılması ve yüz yüze iletişim engellerinin ortadan kaldırılması,
• Çalışanlar için sürekli eğitim ve geliştirme ortamının yaratılması ve bilgi paylaşımının özendirilmesi,
• İş dizaynı ve iş süreçlerinin oluşturulmasında esnekliğe önem verilmesi,
• Güçlendirmenin kapsamının ve kurumsal performans üzerindeki etkilerinin açıkça ortaya konulması gerekir.

Değişim Mühendisliği: Değişim mühendisliği (reengineering), iş süreçlerinin yeniden tasarlanmasıdır. Değişim mühendisliği, mevcut iş süreçlerini iyileştirme ya da bu süreçleri geliştirme anlamında dar kapsamlı düşünülmemelidir. Bu yönetim uygulaması, süreçlerin performans artışı doğrultusunda yeniden tasarlanması, gerekiyorsa tamamen değiştirilmesi anlamına gelmektedir. Bu bağlamda; maliyet, kalite, hız, müşteri memnuniyeti gibi çeşitli performans kriterleri doğrultusunda iş süreçlerinin yeniden (sıfırdan) düşünülmesi ve radikal olarak yeniden tasarlanması işidir.