Ünite 7: Zaman ve Toplantı Yönetimi ile İlgili Kavramla

Zaman Kavramı ve Zaman Yönetimi

Zaman için söylenecek ilk şey durağan olmadığıdır. Evrende her şey hareket hâlindedir ve zaman içinde değişmektedir. En kısa tanımla zaman bir işlemin ya da eylemin geçtiği süredir. Yapılan her şey zaman gerektirir. Bu nedenle her iş için aynı şekilde kullanılmadığından son derece değerli ve eşsiz bir kaynaktır. Zaman tek evrensel koşuldur. Bütün işler zaman içinde ve zaman harcanarak gerçekleştirilir.

Bireysel ve örgütsel hayatta zamanın etkin ve verimli yönetilmesi her zaman önemlidir, özellikle 1990’lı yıllardan itibaren pek çok insan ve özellikle yöneticiler zamanlarını nasıl harcadıklarına geçmişe oranla daha fazla dikkat etmeye başlamışlardır. Zaman yönetimine gösterilen bu ilginin 4 ana sebebi vardır, bunlar:

• Hedefler: Bireysel anlamda insanların işlerinde ulaşmayı umdukları hedeflerin artması. Örgütsel anlamda ise her yıl geçmiş yıla göre daha iyisini başarma hedefleri.
• Çevre: Örgütün ya da insanların çevresi giderek artan şekilde karmaşıklaşmaktadır. Her geçen gün yasal yükümlülükler artmakta, çevre kirliliği ile ilgili yeni programlar ve kontroller getirilmektedir.
• Değişim Hızı: Teknolojinin hızına ayak uydurmak hem bireylerin hem de örgütlerin kontrol edebileceği sınırlar içinde tutmak gerçekten büyük bir çaba gerektirmektedir.
• Bireysel Özerklik: Örgütler büyüdükçe etkinlik alanları da genişlemektedir. Bunun sonucunda yöneticilerin ve çalışanların sınırlı alanı daha iyi kontrol etmesi gerekliliği ortaya çıkmaktadır.

Yönetim Fonksiyonları ve Zaman İlişkisi

Yönetim kısaca başkalarına iş gördürme süreci olarak tanımlanabilir. İşletmelere sistem yaklaşımıyla bakıldığında bir yanda kaynaklar/girdiler, diğer yanda yönetim sürecinin sonucu olan mal ve hizmetler/çıktılar vardır. Kaynakların mal ve hizmetler hâline dönüştürülmesi bir sürecin sonucudur. Bu süreçte girdiler ve faaliyetler planlanacak (planlama), sonrasında buna uygun bir yapı kurulacak (örgütleme), daha sonra bu yapı faaliyete geçirilecek (yürütme) ve bunlar yapılırken işlerin doğru olup olmadığı denetlenecektir (kontrol).

Planlama ve Zaman

Planlama yönetim fonksiyonlarının ilki ve en genelidir. Diğer yönetim fonksiyonları planlamanın devamı niteliğindedir. Planlama, en genel anlamda bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır.

Plan, işletmenin amacına ya da amaçlarına ulaşabilmesi için ne gibi işlerin yapılacağını bunların nasıl, ne zaman, ne biçimde, kimlerle ve ne kadar yapılması gerektiğini tasarlayan bir eylem biçimidir.

Örgütleme ve Zaman

Örgütleme işlevi, amaçlara uygun olarak işlerin gruplandırılması, bölümlerin kurulması, emir komuta ve sorumlulukların belirlenmesi yoluyla uygun işletme yapısının kurulması olarak tanımlanır. Örgütleme, başka bir deyişle işletmenin amaçlarına uygun olarak yapılandırılmasıdır. Planlar işletmelerde ‘ne’ yapılması gerektiğini söyler. Örgütleme de bunun ‘nasıl’ bir yapı ile gerçekleşeceğini açıklar.

Yürütme ve Zaman

İşletmelerde yönetim işlevi planlama ile başlar, örgütleme ile güçlenir ve yürütme ile devam eder. Planlama işlevi ile işletmenin gelecekte yapmayı planladığı faaliyetleri, kim, ne, nerede, ne zaman gibi sorulara cevap arayarak planlamış; daha sonra örgütleme işlevi ile yapılacak işlere uygun kişiler, araç ve gereçler seçilmiş, işi yapacaklara yetki ve sorumlulukları verilmişti. Bu işlevlerin tamamı bir süreç içerisinde işletme dâhilinde koordinasyon ile gerçekleştirilmektedir. Tüm yönetim fonksiyonlarında zaman kullanımı ve planlaması yapılmalı ve çizelgeleme ile süreçler kontrol altında tutulmalıdır.

Yöneticiler yürütme fonksiyonu içerisinde üst yönetim tarafından alınan kararları astlara aktarırken emir vermek zorundadır. Verilen emirler için üç gereklilikten söz edilebilir, bunlar;

• Emir yerine getirilebilir ve makul olmalıdır,
• Emir açık olmalıdır,
• Emir tam olmalıdır.

Kontrol ve Zaman

Kontrol, olması gerekenle olanın karşılaştırılmasıdır, bu karşılaştırma sonucunda çıkan olumsuz farkların ya da insanlar, bir işi yapabilmeleri için gerekli olana sahip olmalıdır. İnsanlar kendilerine verilen görevlerde yeterli zamanları olmaması durumunda şu üç seçenekten birine başvururlar:

• Bireyler kendi başlarına karar vermeye başlarlar,
• İşletme için fazla mesai ve yan ödemeler çıkartırlar,
• İşleri kestirmeden ve üstünkörü yaparlar.

Zaman Değerlendirme Yöntemi

İşini doğru yapabilmesi için çalışana yeterli zamanın tanınması gerekir. Yetersiz zaman çalışanların sıkıntıya girmesine neden olur. Ama çok fazla zaman olması da örgütü sıkıntıya sokar. Bunun için yönetici “zaman değerlendirme yöntemini” kullanmalıdır. Bu yöntemde yönetici rastgele zamanlarda işletme içinde dolaşarak üç izlenimini kaydeder, bunlar:

• Olumlu olarak çalışan sayısı
• Verilen işleri yapmayan kişi sayısı
• Yukarıdaki iki kategoriye girmeyen kişi sayısı (elinde dir dosya ya da malzemeyle bir yerden bir yere ağır ağır giden kişiler).

Etkinlik Mekanizmasının Analizi Yöntemi

Bu yöntemde her bir etkinliğin belirlenen zaman birimi içerisinde (gün, hafta, ay, yıl) kaç kez yapıldığını ve bu etkinliklerin iyi yapılabilmesi için ne kadar zaman gerektiğini belirlemek için bir inceleme yapılır. Tüm bu etkinlikler için gerekli toplam zaman hesaplanır ve daha sonra, her saat başına 48 dakika temel alınarak (% 80) bu etkinlikleri yerine getirebilmek için ne kadar insan gücüne gerek olduğu belirlenir.

80/20 Kuralı (Pareta İlkesi)

80/20 ilkesinin temelindeki model 1897 yılında, İtalyan ekonomisti Vilfredo Pareta tarafından bulundu. Pareta, 19. yüzyıl İngiltere’sinin servet ve gelir dağılımlarını incelemekteydi. Bulgularına göre, en fazla gelir ve servet azınlık bir kesime gidiyordu. Ancak, Pareta iki gerçek daha keşfetti. Bunlardan bir tanesi, (ilgili topluluğun tamamının bir yüzdesi olarak) insanların oranı ile sahip oldukları gelir ve servet arasında istikrarlı bir matematiksel ilişkinin varlığıydı. Bir başka deyişle, eğer insanların % 20’si, servetin % 80’ine sahipse, % 10’unun % 65’ine ve % 5’inin de % 50’sine sahip olduğu güvenilir bir şekilde tahmin edilebilmekteydi.

Kişisel Zaman Yönetimi

Zaman kontrol edilemeyen ve etkin kullanılsın veya kullanılmasın bireyin elinden akıp giden bir materyaldir. Bu sebeple bireyin zamanı kontrol altına almasından değil olsa olsa mevcut zaman dilimi içinde mümkün olan en yüksek verimi, elde etmeye çalışmasından bahsedilebilir. Bireylerin zamanı etkin ve verimli kullanmalarından amaç, kendi denetimleri altında bulunan zamanı etkin kullanabilmeleridir. Kişisel zaman yönetimini etkileyen belli başlı faktörler; kişisel hazırlık, kendini yönetme, kendini örgütleme, işte yoğunlaşma, başlanan işi bitirme/erteleme ve stres olarak karşımıza çıkmaktadır.

• Kişisel hazırlık; etkin bir zaman yönetimi uygulama niyeti içinde olan kişinin öncelikle başarılı bir zaman yönetimi uygulamasının, ancak kendi çabası ile mümkün olacağını kavraması gerekir. Bu bir yandan, kişinin kendisini değiştirmeden, çevresini değiştiremeyeceği, diğer yandan zaman yönetiminin temel şartı kişinin zamanını iyi kullanmaya kendisini hazırlamasıdır.
• Kendini yönetme; zaman baskısından kurtulabilmenin temel ilkesi, üretkenliktir. Üretkenlik, ne kadar fazla olursa o kadar fazla zaman olacağıdır ve üretkenliği arttırmanın temel ilkesi ise kendini yönetme tekniğini geliştirdikçe üretkenliğin artacağı ilkesidir. Bu planlama, örgütlendirme, uygulama ve kontrol etme gibi bazı becerileri gerektirir.
• Kendini örgütleme; örgütteki en önemli işlevlerinden biri faaliyetleri ve fiziksel kaynakları örgütlemek olan yönetici, bunları etkili şekilde yerine getirebilmek için öncelikle kendisini ve faaliyetlerini örgütleyebilmelidir.
• İşte yoğunlaşma; insanların işte yoğunlaşma süresi kısa bile olsa, dağınık kafayla uzun süre çalışmasından daha etkilidir. Ancak yöneticinin işte yoğunlaşmayı sağlaması kolay değildir. Bunu elde etmenin bir şartının kişiyi yoğunlaşmaktan uzaklaştıran faktör ve alışkanlıkları tespit etmektir.
• Başlanan işi bitirme/erteleme: Bir şeyi başarmak için yöneticinin işe başlaması ve onu bitirmesi gerekir. Bir işe başlamakta zorluk çeken yöneticiler başlamak için baskının artmasını, bitiş tarihinin yaklaşmasını beklerler. Bu yüzden işlerini sürekli ertelerler bu kişiler sürekli bir stres ve kriz halini yaşarlar ve bu durumu beraberinde çalıştıkları insanlara da aktarırlar.
• Stres; çalışma hayatında stres, bir yıpranma olarak tanımlanır ve motivasyonda azalma, kendine olan güveni kaybetme, iletişim bozukluğu, güvensizlik, iş arkadaşları ile ilişkilerde azalma ve başarı hırsının azalması gibi durumlar, stresin gözlenebilen etkileridir.

Kişisel Zaman Yönetimi Teknikleri

Belirli faaliyetler için ayrılan zamanın planlı ve bilinçli bir şekilde etkinlik ve verimliliği arttırmak amacıyla kontrol altına alınması süreci olarak tanımlanabilecek zaman yönetimi, genellikle örgüt ortamındaki çalışma faaliyetleri ile ilişkilendirilse de, genelde kişisel aktiviteleri de kapsayan bir süreçtir.

Düzenli Yaşama Yaklaşımı

Zaman yönetimi yaklaşımlarından biri “düzenli yaşama” veya “kendini toparla” yaklaşımıdır. Bu yaklaşıma göre, zaman yönetiminin sorun oluşturan yanı, bireyin hayatındaki düzensizliklerdir. Düzensizliğin, baş kaynağı ise bireyin amaçladığı şeyin zamanında gerçekleştirememesi sonucu diğer işlerinin de aksamasıdır.

Savaşçı Yaklaşım

“Hayatta kalma” ve “bağımsız üretim” olarak da anılan savaşçı yaklaşımı, insanların çalışma hayatı boyunca içinde bulunduğu veya karşılaştığı zorlayıcı koşullara karşı bir çeşit başkaldırıdır. İş ortamında zamana karşı yarışan kişi, sistemin onu yok edeceği korkusu ile üzerinde yoğun baskı hisseder. Bu yaklaşım, iş ortamının, yaşam temposu ve baskısı içinde bulunan insanın kendini korumak ve yeterince özgür çalışabilmek amacıyla zamana sahip çıkması konusuna odaklanmıştır. Savaşçı yaklaşım, zamana sahip çıkma amacı doğrultusunda şu teknikleri içerir:

• Kendini yalıtmak: Telesekreter kullanmak, ev işleri için yardımcı ayarlamak, çalışma alanı oluşturmak ve gereksiz görüşmeleri geri çevirmeyi başarmaktır.
• Yalnız kalmak: Çalışma performansını arttırma adına yoğunlaşmak ve verimli olabilmek için yalnız çalışma ortamı yaratmaktır.
• Yetki devretmek: Öncelikli ve önemli işleri yapabilmek için donanımlı personele işleri devretmektir.

Hedef Belirleme Yaklaşımı

“Başarı yaklaşımı” da denilen hedef belirleme yaklaşımı insanın hayatı süresince eylemleri için hedef belirlemesi ve bu hedefler doğrultusunda gayretle çalışması düşüncesine dayanır.

ABC Yaklaşımı

ABC yaklaşımı geleneksel olarak önemli işlere öncelik yaklaşımıdır. Hedef yaklaşımından esinlenerek çabalarınızı öncelikle önemli işleriniz üzerinde yoğunlaştırın der. Değerlerin açıklığa kavuşturulması ve görev sıralaması gibi teknikleri içerir.

Sihirli Araç Yaklaşımı

Bu yaklaşım, zamanın verimli kullanılması için sistem ve teknolojik araçların iyi kullanılmasını temel alan bir yaklaşımdır. Yaklaşım iyi işler, iyi araçlarla yapılır kuralına dayanır. Bu yaklaşımda doğru planlamanın, doğru takvimin, doğru bilgisayar programının, doğru masaüstü ya da dizüstü bilgisayarının bireye yaşam kalitesi sağlama gücü vereceği varsayımına dayanan bir yaklaşımdır.

Zaman Yönetimi 101 Yaklaşımı

Zaman yönetiminin temelde belli tekniklerin kullanılarak gerçekleştirildiği bir aktivite olduğunu savunur. Bu yaklaşıma göre, zaman yönetimi kişisel becerilere dayanmaktadır. Kişinin zamanını değerlendirmesi için planlı ve programlı olması, hedeflerini belirlemesi, yapılacaklar ile ilgili hazırlıklar yapması, önceliklerini belirlemesi gibi konularda kişisel olarak yetenek sahibi olması önemlidir

İyileştirme Yaklaşımı

Bu yaklaşım zaman yönetimi konusundaki sorunların çevresel, toplumsal, kültürel ya da psikolojik nedenlere bağlı olarak ortaya çıkabileceğini ve bireyin iç dünyasında sıkıntıya sebep olacağı varsayımına dayanır.

Kendini Akıntıya Bırakma Yaklaşımı

Kendini akıntıya bırakma yaklaşımı, telefon çalar, saatler tik tak eder, hatırlatıcılar da çeşitli sesler çıkarır ve tüm bunlar size ne yapmanız gerektiğini emreder. Oysa tüm bunlar kişinin, doğasına aykırıdır ve yaşamdan doyum almayı engeller. Bunlardan uzak, kendi içindeki doğal ritmin farkına varıldığında, örneğin, müzik dinlerken, yeni bir şeyler keşfederken yaşamdan alınacak tat daha farklı olacaktır der.

Örgütsel Zaman Yönetimi

Örgütün en değerli kaynaklarından biri zamandır. Ancak zamanı tüm personel için gerekli bir kaynak hâline getirebilmek, yöneticiye kalmış bir etkinliktir. Zaman olgusu her iş kolunun, her örgütün ve her iş görenin üzerine baskı yapan tek kaynaktır. Yapılacak her iş ve hizmet, doğası gerektiği zaman kullanmayı gerektirmektedir.

Örgütsel zamanın etkin yönetilmesini etkileyen faktörler şunlardır:

• • Öncelikleri belirleme ve planlama: Zaman yönetimi içinde en gerekli kavram ve dikkat edilmesi gereken konudur. Öncelikleri belirleyerek ve bu önceliklere göre işleri planlayarak zaman daha etkin ve verimli kullanılabilir.
• • Etkin iletişim: Hem kişilerarası hem de örgüt içinde iletişimin devamlı ve kesintisiz sağlanması bir gerekliliktir.
• Karar verme: Yöneticilerin ve astların kararsız kalmaması gereklidir.
• Yetki devri ve astların zamanını yönetme: Karar mekanizmasının doğru çalışması için yetki devri ve yetkinin devredildiği kişilerin kontrolü gerekmektedir.
• Üst yöneticiyi yönetme: Astların vermiş olduğu kararlar ve yetkilerini doğru kullanmasıyla üst yöneticiler de doğru yönetilmiş olmaktadır.
• İstisnalarla yönetim: Kimi durumlarda verilecek olan istisnai kararlar ile daha hızlı karar alınmaktadır. Bu durumlar genelde krizlerde ortaya çıkmaktadır.
• Krizi zamanla yönetme: Örgüt içi ya da dışı çıkması olası kriz veya krizlerin zaman içinde yönetilmesi gerekmektedir. Bu tip durumlarda ani dahi olsa krizler zaman içine yayılarak en az zararla atlatılmaya çalışılmalıdır.
• Kopuklukları ortadan kaldırma: Tüm iletişimlerde bilgi akışının kesintiye uğramadan devam edeceği bir yapı kurulmalıdır.
• Yöneticilerin sekreterle çalışması: Yöneticilerin sekreterle çalışması bir gereklilik haline gelmektedir. Bu bağlamda sekreterler yöneticilerin planlama ve koordinasyon işleri ile günlük işlerinde büyük bir yükü almaktadır.
• Zaman etüdü: Yapılan veya yapılmakta olan işlerde zamanın nasıl kullanıldığına dair bu etütlerin yapılması bir gerekliliktir.

Zaman Tuzakları

Zaman yönetiminde, üzerinde önemle durulan konulardan birisi de zaman tuzaklarıdır. Zaman tuzakları zamanı kullanma açısından karşılaşılan engeller ya da kesintilerin varlığıdır. Bunlar sosyal ilişkiler ile kişisel ve kültürel özelliklerden kaynaklanabilir. Zaman tuzakları, şöyle sıralanabilir:

• Gereksiz ziyaretçiler,
• Amaçsız toplantılar,
• Kötü iletişim,
• Yetersiz ve yeteneksiz astlar,
• Düzensiz çalışmak,
• Birden fazla işle uğraşmak ve bunları bitirmek veya bitirememek,
• Başkalarına yetki devretmemek ama sorumluluk vermek,
• Yanlış bilgi,
• Yolculuklar,
• Her işi bizzat yapmaya çalışmak,
• Hayır demeyi bilmemek,
• Krizler,
• Telefon görüşmeleri,
• Düzensizlik, disiplinsizlik,
• Yazışmalar,
• Ziyaretçiler,
• Uygun olmayan iş ortamı,
• Yetersiz denetim,
• Anlatılanları dinlememek.

Toplantının Tanımı

Günümüzde, iş yaşamı içerisinde toplantılar çok büyük bir zaman dilimini kapsamaktadır. Toplantılar, örgüt içinde vazgeçilmez bir yönetim tarzı hâlini almaktadır. Birlikte çalışma zorunluluğu ve karara katılım toplantıları gerekli kılan ögelerden bazılarıdır.

Toplantılarda yapılan en önemli hata katılımcılara “gündem” gönderilmemesidir. Etkili bir toplantı için toplantı yöneticisinin gözden kaçırmaması gereken bazı konular vardır, bunlar:

• Toplantı yapma nedenlerinin belirlenmesi,
• Toplantının türünün belirlenmesi,
• Toplantı öncesi hazırlık yapılması,
• Toplantı gündeminin belirlenmesi,
• Toplantının katılımcılara duyurulması
• Toplantı salonunun düzenlenmesi,
• Toplantı süresinin belirlenmesi,
• Kullanılacak iletişim yöntemlerinin belirlenmesi,
• Toplantı notlarının hazırlanması,
• Toplantıda yapılacak tartışmalar,
• Toplantının bitirilmesi.

Toplantı Çeşitleri

Toplantılar çok fazla kişinin bir araya gelmesiyle yapılabileceği gibi az sayıda insanın toplanmasıyla da yapılabilir. Toplantıları örgüt içi ve örgütler arası toplantılar ile kamusal toplantılar şeklinde ikiye ayırabiliriz.

1. Kamusal Toplantılar
   • Konferans: Yeri, zamanı, konusu ve konuşmacısı önceden ilan edilen, genellikle bir kişinin konuşmacı olarak katıldığı herkese açık toplantıdır.
   • Seminer: Belirli bir konunun uzmanı yönetiminde, mesleki bilgiyi aktarmak ve geliştirmek amacıyla yapılan toplantılardır.
   • Panel: Belirli bir konuda birden çok konuşmacının katıldığı ve toplumun büyük kısmını ilgilendiren ve üzerinde fikir birliğinin oluşması ile fayda beklenen toplantılardır.
   • Kongre: Bir konu üzerinde yapılmış olan araştırma, inceleme ve gözlemlerin sunulduğu toplantılardır. Belirli bir bilim dalında ya da bilim dallarında yapılan araştırmaların, araştırmayı yapan kişilerce diğer bilim insanlarına sunulması amacıyla yapılan tartışmalı toplantılara da kongre denir.
   • Forum: Bir konuda sorunların çözümlenmesi için görüş birliğine varmak üzere düzenlenen toplu tartışmadır.
   • Brifing: Belli bir konuda ayrıntılı bilgi vermek amacıyla yapılır, konunun uzmanı tarafından bilgilendirilmesi gereken kişilere yönelik gerçekleştirilir.
   • Açık oturum: Toplumu yakından ilgilendiren güncel bir konunun değişik görüşlerdeki uzman kişiler tarafından izleyici grubu önünde tartışılmasıdır.
   • Sempozyum: Bir dinleyici topluluğu karşısında özellikle bilim, sanat ve fikir ağırlıklı konularda değişik konuşmacıların önceden hazırladıkları konuşmalarını yapmalarıdır.
   • Çalıştay (Work-shop): Ön hazırlık yapmak üzere bir konuda bilim adamları ve uzmanların katıldığı inceleme ve değerlendirme toplantısıdır.
   • Kurultay: Ulusal düzeyde yapılan toplantılardır. Bir kurum ya da kuruluşun temel işlevini konuşmak üzere belli sürelerle veya gerek duyuldukça yapılan toplantı şeklidir
   • Miting: Gösteri, propaganda veya bir olaya dikkat çekmek için genellikle açık havada yapılan toplantıdır.
   • Şura: Konuşma yeri, danışma meclisi şeklinde de söylenebilen şura, bir alanla ilgili olarak oluşturulan danışmanların yaptığı toplantıdır.
   • Basın toplantısı: Herhangi bir kişi kurum veya kuruluş temsilcisinin, sanatçı veya politikacının belli bir konuda gazetecilere bilgi vermesidir.
2. Örgüt İçi ve Örgütler Arası Toplantılar.
   • Başlangıç toplantısı (Kick-off Meeting): Bir projenin veya daha sonra yapılması düşünülen bir organizasyonun ilk aşamasında konu hakkında katılımcılara bilgi sunmak, tarafların görüşlerine başvurmak,karar vermek veya satış ve pazarlama yapmak amacıyla iletişim kurulmak istenen bir grubun da davet edilmesi ile düzenlenen toplantılardır.
   • Emir toplantısı: Üst yönetim tarafından alınan kararların astlara ve diğer çalışanlara duyurulmasının gerçekleştirildiği toplantılardır. Genellikle tartışma olmaz, yönetim tarafından verilen kararlar doğrultusunda alınacak önlemler, personelin tutum ve davranışları, çalışanlara bu tür toplantılarda iletilir.
   • Danışma toplantısı: Herhangi bir konuda katılımcıların fikirlerini almak amacıyla düzenlenen toplantılardır. Katılımcılar fikirlerini söyleyerek toplantıya katılmalıdırlar. Toplantı sonrasında herhangi bir karar alınması beklenmez.
   • Koordinasyon toplantısı: Birimler, çalışanlar ve yöneticiler arasında bilgi paylaşımını sağlamak ve belli bir düzen içinde uyum gerektiren konuları dile getirmek ve bunu sağlamak için gerekli ilkeleri belirlemek amacıyla düzenlenir.
   • Kurul toplantısı: Farklı grupların üyeleri ortak bir karar verebilmek amacıyla toplanırlar, kararlar tartışıldıktan sonra oylama yapılarak alınabilir.
   • Takım toplantısı: Herhangi bir görevi veya projeyi yürütmek üzere kurulan bir grubun, programlı olarak veya herhangi bir zamanda bir araya gelmeleri şeklinde düzenlenir.
   • Heyet toplantısı: Heyet toplantıları, aynı veya benzer düzeydeki uzmanların bir araya gelerek, belirli bir konu üzerinde fikir alış verişinde bulunmaları ve toplantı sonunda bir karar almaları şeklinde yapılır.
   • Örgütler arası toplantılar: Günümüz iş yaşamında etkileşimin artması gereği olarak bu tür toplantılar farklı örgütlerden gelen katılımcıların bir araya gelerek, farklı amaçlarla yapmış oldukları toplantılardır.
   • Pazarlık toplantısı: Ortak çıkarları olan iki grup arasında uzlaşma amacıyla yapılan toplantılardır. Ortak bir noktada uzlaşıldığında toplantı sona erer, taraflar fikir birliğine vardıkları konuları kabul etmek ve uygulamak durumundadır.
   • Beyin fırtınası: İnsanların fikirlerini rahatlıkla ifade ettikleri tartışma tekniğidir. Örgütlerde bu tip toplantılar yeni bir ürün, hizmet ya da fikir geliştirmek için yapılır. Konusunun uzmanı farklı kişiler bir araya gelerek bu tip toplantılar gerçekleştirilir. Günümüzde farklılık ve yaratım için yapılması gereklilik halini almıştır.
3. E-Toplantılar
   • Günümüzde yukarıda saydığımız birçok toplantı çeşidi elektronik ortamda da yapılabilmektedir. İletişim alanındaki hızlı gelişmeler ile herkesin bir masa etrafında toplandığı veya insanların bir konuşmacıyı dinlediği toplantı şeklinin değişmeye başladığı söylenebilir. Video konferans, internet destekli telekonferans, sohbet odaları ve diğer canlı bağlantı uygulama ve programlarının kullanılarak toplantı yapıldığı günümüzde görülmektedir. Uzak mesafedeki büro ya da çalışanlarla bu tip toplantılar yapılmaktadır.

Toplantı Kuralları

Toplantıyı düzenleyenlerin ve toplantıya katılanların uyması gereken belirli kurallar vardır. Toplantılarda her tutum ve davranışın da bir anlamı bulunmaktadır. Örneğin; oturma düzeni, konuşma sırası, katılımcılara sunulan eşyalardaki farklılıklar, ikramlar tamamının bir anlamı bulunmaktadır. Genel olarak toplantı kurallarını sıralayacak olursak:

• Toplantıya tam zamanında gelinmelidir,
• Toplantıya katılanlarla yakın bir iletişim kurulmalıdır,
• Toplantının amacı kısaca özetlenmelidir,
• Demokratik ve katılımcı bir ortam oluşturulmalıdır,
• Çözümlenmesi zor konular toplantının başında ele alınmalıdır,
• Birleştirici, uzlaştırıcı bir rol üstlenilmelidir,
• Sıklıkla teşekkür edilmelidir,
• Tüm katılımcılarla göz teması kurulmalıdır,
• Eleştiriler kişiye değil, görüşlere yapılmalıdır,
• Olumsuz ve saldırgan davranışlara izin verilmemelidir,
• Toplantı süresi, gereksiz yere uzatılmamalıdır.

İyi bir toplantı yöneticisi, şu özelliklere sahip olmalıdır:

• Sorumluluk almaya hazır ve isteklidir,
• Yeni fikir düşünce ve önerilere açıktır,
• En az denetimle çalışır hata yapmaktan korkmaz,
• Tehlikeye girmeyi ve risk almayı sever,
• Yüksek düzeyde standartlara sahiptir,
• Yöntemden çok amaca odaklıdır.

Toplantılarda sıkça karşılaşılan ve toplantının başarılı geçmesini engelleyen bazı davranışlar ve durumlar da şu şekilde sıralanabilir:

• Fiziki ortamın toplantı amacına uygun olmaması,
• Oturma düzeninin uygun olmaması,
• Kişisel çatışma ve sürtüşmelerin toplantıya yansıması,
• Toplantıda gündemden uzaklaşılması,
• Toplantı yöneticisinin, grupların veya kişilerin karşılıklı suçlama ve eleştiriler yapması,
• Yöneticinin grubu yönetme güçlüğü çekmesi,
• Katılımcıların kendi arasında konuşması,
• Kontrolün devamlı eleştirenlerin eline geçmesi,
• Karşılıklı güvensizlik oluşması,
• Katılımcıların görüş ve önerilerinin dikkate alınmaması.

Toplantı Yönetim Süreci

Toplantı yönetim süreci, yönetim fonksiyonlarındaki süreçlerle birebir aynıdır. Yani toplantılarda da planlamaya, örgütlemeye, yürütmeye ve kontrole ihtiyaç vardır. Bu fonksiyonların gerçekleştirilmesi için öncelikle yönetici tarafından toplantı yapılması kararı alınmalıdır. Eğer yapılacak toplantı rutin bir toplantıysa sadece yönetici asistanına gündem gönderilerek tüm fonksiyonların yapılması sağlanır.

Toplantının Planlanması

Toplantının yapılması talimatı alındıktan sonra toplantının yapılacağı yer, tarih ve başlangıç, bitiş zamanı belirlenir. Bunu yaparken başka toplantıların zamanlarının yapılacak olan toplantıyla çakışmamasına dikkat edilmelidir. Toplantıya kimlerin katılacağına toplantı yöneticisiyle karar verilmelidir. Verilen karar doğrultusunda toplantı duyurusu gerekli kişilere yapılmalıdır. Duyuruda toplantının gündemi mutlaka bulunmalıdır. Gündemde toplantı zamanı ile ilgili bilgiler ve görüşülecek konu başlıkları duyurulmalıdır (Mısırlı,2013). Toplantı gündeminde şu bilgiler kesinlikle bulunmalıdır:

• Toplantının tarihi,
• Toplantının yeri,
• Toplantının başlama ve bitiş saatleri,
• Toplantının genel ve ayrıntılı amacı,
• Toplantıda görüşülecek tartışılacak konuların sırası,
• Toplantıya katılacak kişiler,
• Varsa toplantı öncesinde gerçekleştirilecek etkinlikler,
• Varsa toplantı sonrasında gerçekleştirilecek etkinlikler,
• Toplantı organizasyonda görevli kişi ya da kişilerin iletişim bilgileri.

Toplantıda Yer Seçimi ve Fiziki Düzen

Toplantıların gerçekleştirilmesi için gerekli olan fiziki ortamlar ve özellikler, toplantının katılımcılarının ve toplantı sahibinin beklentilerine cevap verecek şekilde seçilmelidir. Toplantı salonunun, katılımcı sayısına göre büyük olması durumunda katılımcılar, dağınık bir şekilde oturacaklar ve dikkatleri dağılacaktır.

Toplantıda Örgütleme ve Kontrol

Toplantı yerinin hazırlanması işlemi, toplantı sorumlusu asistan veya asistanın emriyle ilgili görevliler tarafından gerçekleştirilebilir. Toplantı düzeni, kişi sayısına göre masa düzeninin tespit edilmesiyle başlar. Masa düzeni belirlenirken, tüm katılımcıların birbirleriyle göz teması kurabilecekleri masa düzenin en uygun masa düzeni olduğu unutulmamalıdır. Sonrasında hangi katılımcının, nereye oturacağının belirlenmesi gereklidir. Bunun için katılımcı, isim kartları önceden masaya yerleştirilmelidir.

Toplantının Yürütülmesi

Toplantının başlamasından az bir zaman önce toplantı görevlisinin toplantıyı yürütme görevi başlamaktadır. Öncelikle toplantı salonu için yönlendirme levhalarının yerlerinin kontrol edilmesi ve salon görevlilerinin veya karşılama görevini yapacak olan kişilerin bilgilendirilmesi gerekir. Gündemin bir kopyası, katılımcılara daha önce gönderilmiş olmasına rağmen, masalara bırakılmalıdır. Toplantıların yürütülmesi sırasında yaşanacak olaylarla ilgili bilgiler, toplantı kuralları başlığı içinde sıralanmıştır

Toplantıda Koordinasyon

Toplantıda katılımcılardan, yaptıkları işler benzer veya yakın olanlar, yan yana oturtulmalıdır. Böylelikle, görüşülen konular hakkında kısa da olsa, aralarında fikir alış verişi yapabilirler. Toplantıda kullanılacak donanımların kim tarafından kullanılacağı veya ayarlanacağı ile ilgili görev dağılımı yapılmalıdır. Toplantıya ara verip verilmeyeceği belirlenmelidir. Ara verilecekse ara sırasında ikramlar ve bu ikramları da kimin yapacağı belirlenmelidir.

Toplantı Sonrası

Yapılacaklar Toplantı sonrasında toplantı sorumlusunun yapması gerekli ilk işlem salonun toplantı öncesi hâline döndürülmesini sağlamaktır. Yerleştirme işlemine toplantıda, kullanılan tüm dokümanların dosyalanması işlemi de dâhildir. Diğer bir işlem ise toplantı tutanağının hazırlanması, sonraki toplantı tarihinin bilgileriyle birlikte ilgili birimlere ve kişilere iletilmesinin sağlanmasıdır.

Toplantı ve Zaman Yönetimi

Toplantı her yöneticinin sık sık yapmak zorunda olduğu en önemli görevlerden biridir. Yöneticiler toplantılarla görev dağılımı, yetki ve sorumluluk paylaşımı, karar alma, iletişim kurma, motivasyon, yönetime katılma, yaratıcılığı ortaya çıkarma gibi bir çok işlevi yerine getirebilir. Örgüt içerisinde yukarıya çıkıldıkça toplantıların sayısı artmaktadır. Bu nedenle yöneticiler de toplantı yoğunluğundan bunalmaktadır. Kimi zaman toplantılar nedeniyle iş yapamadıklarından da yakınmaktadır.